高校利用信息化平臺加強經濟合同內部控制管理的思考

徐 穎

(南京財經大學，江蘇 南京210003)

0 引言

2020 年7 月15 日,《教育部關于進一步加強高等學校法治工作的意見》正式出臺,關于推進高等學校治理體系和治理能力現代化,進一步加強高等學校法治工作提出了10 條具體意見。 其中明確提出,學校應健全合同管理制度,加強對學校及下屬機構對外簽署合同的審查[1],足見規范合同管理是高校依法治校的重要內容體現。 經濟合同貫穿于高校經濟活動始終,是高校合同管理中尤其需要關注的,經濟合同管理直接關系著高校經濟活動的規范運行,由于缺乏科學有效的管控手段,會對高校的運行管理帶來風險。 目前,高校在進行經濟合同管理過程中仍存在一些問題,因此,如何通過信息化平臺,加強高校經濟合同管理的內部控制,對高校持續健康的發展尤為重要。

1 高校合同管理概述

本文所述的合同特指高校經濟合同,是指為實現特定的目的,以學校或學校授權的職能部門或學院為主體,與其他平等主體的自然人、法人及其他社會組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系所訂立的書面協議。 目前,高校經濟合同主要包括招標與采購合同、培訓合同、科研合同、租賃合同、借款合同、人事合同等[2]。

高校的合同管理是指學校對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查和監督等一系列行為的總稱[1]。 合同管理必須是依法依規、全方位、全過程、系統性、動態管理。 合同管理的目的是為了使得合同內容、合同審批、簽訂合同形式以及合同簽訂后的相關執行事項合法合規,防范合同風險,確保合同內容能得到履行。

2 高校經濟合同內部控制管理存在的主要問題

2.1 制度不健全，多數未形成完善的合同管理體系

目前,大部分高校已逐漸意識到經濟合同管理的重要作用,但各高校的經濟合同管理水平仍參差不齊,部分高校關于經濟合同的制度不健全不完善,主要表現為制度內容過于空泛,沒有對合同簽訂、執行、驗收等環節的管控實操性流程進行詳細規定,缺乏實踐指導意義。 另外,校內各部門之間在合同管理流程上欠缺溝通機制,導致合同管理相對混亂。 此外,制度內容相對單一,多側重合同簽約與審批,對于合同其他執行、支付、驗收等環節的細則不明確,這會導致合同管理存在盲區、漏洞,權責不清,與之伴隨的就是內控風險。

2.2 經濟合同未實現歸口管理

所謂歸口管理是指將高校的合同實現合理化分類,相應的管理部門即為歸口管理部門[3]。 但當前大多高校都缺乏合理的歸口管理機制,缺乏統一的歸口管理部門對各類經濟合同業務進行分類管理。 在這種模式下,學校管理層無法從宏觀層面整體把控合同的簽訂和執行情況,呈現出合同管理無序混亂的現狀,匯總和統計合同數據較難,尤其是對經濟合同的歸檔保管、調閱查閱以及監督檢查均存在不足。

2.3 合同業務流程不科學或部分缺失

合同管理業務主要包括合同調查、合同正式簽訂、合同審核、合同文本擬定、變更、補充、合同實施、糾紛解決、后評估等幾個部分。 在合同簽訂管控環節,容易存在合同簽訂方資質審查、合同條款審查不嚴格、合同起草和審核不嚴格,審批耗時過長；合同內容違反國家法律法規和政策規定,合同內容和條款存在不完備、不嚴密、不合理或文字表述不清的情況,可能導致重大誤解或造成學校經濟損失。 簽訂的合同編號規則不統一,編號不連續,未設置合同臺賬,且各部門設置合同情況登記信息不統一。 在合同執行管控環節,經常會出現合同執行先于合同簽訂倒置現象。 在合同支付環節,如果缺乏科學的信息化管控手段,容易導致合同信息跟蹤管理不到位,合同的支付進度與執行進度不匹配。 在合同驗收及歸檔管控環節,實操中容易出現無合同驗收或驗收流于形式,會出現合同支付在驗收之前的情況,合同執行的績效難以得到保證[4]。

2.4 信息化水平不高，管理效能亟待提升

目前,已經有許多高校正積極地通過信息化系統進行合同管理,由于信息系統不完善或未及時更新,導致大部分合同仍然通過手工紙質形式在流轉,工作效率相對較低,各部門之間溝通和傳遞合同信息的難度仍然較大。 部分高校的財務系統和合同管理系統信息未關聯,合同相關信息不能實現共享,無法根據相關經濟合同對經濟活動進行有效的監督。 此外缺少信息化的抓手,對合同數據的查詢、統計分析相對較難,由于缺少多元化數據的整理加工,無法發揮出數據的預警功能,難以通過數據分析來提升管理的目的。

3 高校加強經濟合同內部控制管理的建議

3.1 制定完善的合同管理制度，形成完善的合同管理體系

首先學校在制定合同管理制度時,應在遵循《合同法》《行政事業單位內部控制規范》等有關法律、規章規定的前提下,根據本單位的實際情況,確定統一的歸口管理部門,該部門負責對全校的經濟合同進行統一指導并管理。 該部門應牽頭制定詳細的規章制度和流程來規范經濟合同管理,制定科學、合理、操作性強的合同管理制度。 在合同管理制度中,應包括以下幾個環節,分別為合同簽訂與履行、監督與評價、保管、審核以及責任追究制度,歸口管理部門還需定期檢查經濟合同管理中的薄弱環節,做好經濟合同歸檔保密工作等。

3.2 建立健全合同信息化管理體系

合同信息化管理體系包括合同對象選擇、合同訂立、合同支付、合同驗收、綜合查詢等功能模塊。 通過嵌入內部控制系統,規范合同審批流程,形成固定的合同管理流程模式,各環節責任分工明確,建立了合同動態化管理體系,將合同的訂立、審核、履行、監督與評價的各環節納入數字化管理程序中,實現信息化管理,能實時提供管理層所需的各類數據,并能與學校其他信息化管理模塊連接,實現資源共享,滿足各層次人員對信息的需求。

3.3 對合同管理關鍵環節進行管控

通過信息化手段,降低合同訂立、支付、驗收及歸檔主要環節風險。 第一,根據制度規定明確崗位權限,固化審批流程。 各高校可結合自身內部組織架構及相應的管理制度,在信息化平臺中設計若干審批權限崗位,通過搭建合同訂立、執行、驗收等各主要管控環節審批流程,通過在線系統操作,實現崗位權限審批過程清晰留痕,強化時限和責任意識。 第二,在合同管理系統中設定合同編號命名規則,所有已簽訂的合同根據既定規則自動生成編號,有效規避編號混亂的問題。 第三,通過信息化平臺數據傳輸功能,實現財務系統與合同管理系統相關信息共享。 第四,在系統中嵌入合同驗收管控環節,根據合同約定按時對合同執行結果進行驗收,強化合同績效管理,實現對合同全流程管控。

4 基于上述建議的案例淺析——以N 高校合同管理為例

借助學校建立內部控制體系的契機,N 高校確定了法制辦為合同管理的歸口部門,對合同事項進行了梳理,制定了學校合同管理制度,建立了合同信息化管理系統。 通過將合同管理模塊嵌入辦公自動化系統,確定了合同審批流程,明確責任分工,建立了合同動態化管理體系,同時加強對大數據系統的分析。

4.1 通過設置權限，明確職責，實現線上審批

根據學校合同管理制度,各部門明確合同經辦人、初審和分級復核名單,簽訂授權管理責任書,根據不同的審批流程在合同管理系統中明確職責和權限。通過線上審批,使得合同從起草到各環節審批均記錄完整,強化了各審批人的責任意識,減少或避免合同內容無人問津的現象。 如果復核人員發現合同存在問題也可以直接退回給初審經辦人,提升了審核的效率。

4.2 實現合同編號命名規則統一化管理

通過線上流轉,系統結合各部門和學院的簡稱,設置了科學的合同編號命名規則,合同簽訂審批后即可自動編號,每一份合同都可以生成唯一的合同編號,規避了編號不連續、重復混亂等風險,也方便對合同進行分類統計和查詢,比如通過系統查詢獲取某部門每年的合同量、合同簽訂情況。

4.3 合同支付環節的動態監管

合同管理系統實現了與財務系統對接的功能。在簽訂合同時,需要填寫經費代碼,從經費預算的角度保證合同事項能夠順利完成。 系統按照“先簽訂合同后申請支付”的原則設置資金支付程序,當經辦人申請支付資金時需將已蓋章的正式合同和發票上傳信息化平臺,財務人員首先審核合同簽訂日期和發票內容,避免出現發票開票日期先于合同簽訂日期的倒掛風險。 涉及分次支付的合同事項,經辦人需事先上傳支付資金的相關依據材料,財務人員審核合同支付條款和附件材料,能及時地根據合同執行進度完成支付。

4.4 實現合同數據的電子化管理

由于在合同支付環節需上傳已生效的合同文本,這就便于合同電子化查詢,提高合同信息跟蹤查詢的便利性,提高工作效率。 同時,也方便了N 高校對合同數據的查詢、統計、分析,實現了動態監控,便于學校不同管理者了解和掌控各個時期的合同管理情況,通過大數據建立科學合理的合同管控流程和風險防范機制,實現了合同的全過程管理。

5 結語

高校搭建合同信息化管控平臺,使合同管理更加制度化、流程化、安全化。 通過把所有合同管理細節和流程都嵌入進信息管理系統,提升合同簽訂辦理效率與質量。 通過將合同管理系統與其他管理系統進行對接,實現各部門間信息共享。 歸口管理部門負責對學校各類合同的統籌管理,不再單純地依賴于紙質檔案,在線上對合同檔案實現信息化編號,方便數據查閱,并能夠對合同數據做到統籌使用。 同時,利用信息化平臺跟蹤合同信息、定期監督檢查,及時發現問題、匯總可行性建議,實現對合同制度化流程化再造,促進合同制度化與信息化兩者相輔相成,著實提高高校內部控制管理效益和水平。