新時期檔案信息化保障體系建設舉措探討

盧丹

檔案信息化是推動檔案事業轉型發展和高質量發展的重要驅動力，是實現檔案現代化管理的根本保障。新修訂的《檔案法》增設“檔案信息化建設”專章，國家和省“十四五”檔案事業發展規劃作出專題部署，充分體現了推進檔案信息化建設的重要性和緊迫性，也為各地各部門檔案信息化發展提供了有利契機和廣闊舞臺。我們要深刻認識推進檔案信息化建設的重要意義，始終堅持問題導向和目標需求導向，加強頂層設計，完善政策措施，提升質量標準，強化服務利用，加快建成互相作用、協調配套、運行良好的檔案信息化保障體系，推動實現以信息化為核心的檔案管理現代化。

一、建立規范的制度保障體系

高標準建設檔案信息化保障體系，首先必須要夯實制度建設這個基礎，確保推進檔案信息化工作有章可循、有法可依。一要注重時效性。隨著時代發展和檔案管理方式變革，一些原有管理制度措施已經不能完全適應當前工作需要，特別是近年來國家和省對推進檔案信息化建設作出一系列安排部署，迫切需要對檔案信息化管理制度及時做出更新和動態調整，加快推進相關制度的“立、改、廢”，確保充分體現新時代新要求。二要注重針對性。圍繞當前制約檔案信息化建設的最迫切、最現實問題，研究制定涉及政務服務事項電子文件歸檔、數字檔案館（室）建設等既利當前、更管長遠的政策文件，確保把最解渴的政策送到檔案信息化建設急需的第一線，真正用務實管用的政策推動檔案信息化發展。三要注重協調性。將檔案信息化工作與本地本部門重點工作同部署、同推進，與本地本部門整體制度建設同部署、同推進，加快推動檔案信息化工作納入各地信息化發展全局，列入本地國民經濟和社會發展規劃、政務服務一體化平臺建設等，進一步強化檔案部門信息化工作職責，推動實現檔案信息化建設全面發展。

二、建立完善的質量標準體系

檔案信息化標準是對檔案信息化建設過程中出現的各種重復性事務和概念所作的統一規定，標準對象是隨著檔案信息化建設中的時間變化、技術更新而不斷變化的。加快建設檔案信息化保障體系，必須持續優化和不斷完善質量標準建設，確保實現對檔案信息化管理的有效指導和必要約束。一要立足時代特征，堅持適度超前的原則，充分考慮信息時代和網絡環境的變化，充分分析宏觀形勢對制定相關質量標準的影響，充分研判社會和技術的發展方向，根據當前檔案信息化發展階段和工作現狀綜合研判制定相關質量標準，確保經得起實踐和歷史的檢驗。二要考慮基本國情，堅持對標對表，充分研究我國信息化工作的基本方針和政策要求，在符合國家信息化發展方向的大前提下研究和部署檔案信息化標準制定工作，可進行適當有益的探索和創新，但決不能在大方向上搞偏差，決不能突破政策紅線，決不能在大框架外另起爐灶，確保檔案信息化工作的正確方向。三要參照國際標準，積極學習引進先進國際標準和相關專業的信息化標準，吸收借鑒蘊含其中的科技成果和管理經驗，加大甄別、研究、總結力度，根據自身實際情況進行定制、修改和擴展，增強同類標準之間的兼容性，持續加快檔案信息化建設與國際標準接軌的速度。

三、建立全面的開發利用體系

挖掘和發現檔案信息資源價值，及時滿足社會各界多種利用的需求，既是履行檔案部門工作職責的客觀要求，也是提升檔案信息化服務能力的現實需要。一要提升信息檢索能力。檔案檢索是查閱檔案的重要工具，高效的檢索體系能夠有效提高檔案資源的開發利用效率。要進一步規范檔案資料電子存儲及信息咨詢服務等一系列流程，推動開發高效信息技術及檢索工具，便于信息檢索的利用者能夠快速定向查閱有效信息，提升滿意度。二要提升長期保存能力。傳統的檔案管理方式已經無法滿足時代發展需求，不僅影響到工作效率，而且不利于檔案資源的開發利用。要持續加快數字檔案管理平臺系統與辦公自動化系統（OA）、產品數據管理系統（PDM）及工藝管理系統（MPMS）等的接口建設工作，確保電子數據無損傳輸，實現電子文件實時在線歸檔、審核、審批，積極推進“異地、異質備份”，提高電子檔案長期保存能力。三要提升服務管理能力。檔案服務管理是一項對信息化知識和綜合能力要求很高的工作，不僅要求檔案管理人員掌握傳統紙質檔案管理的相關知識和技術，更要掌握現代信息化知識和相關專業操作技術。要樹立人才資源是第一資源的理念，從戰略高度深刻認識培養檔案信息化人才的極端重要性，切實加強檔案信息化隊伍建設，深入做好專題學習、業務培訓、崗位練兵、以老帶新等工作，真正用高素質信息化人才隊伍為高質量檔案信息化工作保駕護航。

參考文獻：

[1]數字檔案管理與建設[M]長春：吉林教育出版社， 2019.

[2]黃富才， 現代檔案管理之窗[M].北京：中國商業出版社， 2019.

作者單位：秦皇島市機關事業單位養老保險中心