大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變化探究

摘要：隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)水平也在不斷地進步，現(xiàn)階段檔案種類和技術(shù)也越來越多，傳統(tǒng)的檔案整理模式比較落后，無法滿足社會發(fā)展的需求，因此在進行檔案管理時應(yīng)該更加采取更加科學(xué)化和專業(yè)化的管理制度。本文基于此，對大數(shù)據(jù)時代背景的影響下，我國檔案管理模式的變化進行研究分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;模式變化

引言：信息技術(shù)水平的不斷發(fā)展，我國也步入了大數(shù)據(jù)時代，人們?nèi)粘Ｉ睢⒐ぷ骱蛯W(xué)習(xí)都會受到大數(shù)據(jù)的影響，同時大數(shù)據(jù)也影響著世界的發(fā)展，而且工作模式也進行了創(chuàng)新和優(yōu)化。在大數(shù)據(jù)的影響下，檔案管理迎來了新的發(fā)展機會，但是也面臨著全新的挑戰(zhàn)，在進行檔案管理的過程中如何有效地利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，是當(dāng)前階段的研究方向，而且也推進了我國檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的特點

（一）適應(yīng)性

在大數(shù)據(jù)時代背景的影響下，檔案管理的適應(yīng)性較為突出，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：大數(shù)據(jù)與檔案管理的特點相同，目前檔案的種類和數(shù)量逐漸增加，但是單個檔案館的PB等級較少，我國目前人口基數(shù)較大，因此檔案包含了個人的全部數(shù)據(jù)，比如說教育和就醫(yī)等，所以電子檔案數(shù)量逐漸增加;目前檔案種類較多，不同行業(yè)和領(lǐng)域會建立不同的檔案數(shù)據(jù)，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也出現(xiàn)了非結(jié)構(gòu)化的檔案數(shù)據(jù)，如視頻、音頻或鏈接等;不同種類的檔案由于行業(yè)需求會出現(xiàn)檔案交叉的情況，但依然保持真實可靠的特點，而且現(xiàn)在檔案的利用率越來越高，其價制度也越來越高;為了跟隨時代發(fā)展的步伐，檔案管理設(shè)備更加先進，查詢時也更方便，而且在收集方面更全面化[1]。

（二）共享性

大數(shù)據(jù)時代最大的特點就是實現(xiàn)資源共享，檔案管理方面也同樣如此，在大數(shù)據(jù)的影響下，不同的檔案館通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立連接，實現(xiàn)了檔案的共享。實現(xiàn)檔案共享的前提是各檔案館之間共同建立檔案資源，打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，對于信息庫進一步擴展，同時對于信息源的收集范圍和檔案之間緊密結(jié)合在一起，建立檔案管理的完整體系制度，實現(xiàn)全面的資源共享。在建立數(shù)據(jù)源共享的過程中需要考慮到紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)，同時也需要對不斷產(chǎn)生的網(wǎng)絡(luò)檔案進行統(tǒng)計整理，主要是依靠大數(shù)據(jù)的云計算功能和語義分析技術(shù)等，進一步提升檢索速度。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變化分析

（一）檔案管理環(huán)境的變化

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，迎來了大數(shù)據(jù)時代，由于檔案管理的工作模式發(fā)生一定的變化，導(dǎo)致檔案管理環(huán)境也發(fā)生了改變。其主要因素有兩點，一個是受到檔案管理全新政策的影響，我國現(xiàn)在的發(fā)展過程明確了大數(shù)據(jù)的發(fā)展優(yōu)勢和作用，并且為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)的發(fā)展政府部門也出臺了相關(guān)的政策;另一個就是受到創(chuàng)新型檔案管理技術(shù)的影響，當(dāng)前檔案管理更加的信息化和自動化，檔案管理的發(fā)展也更加科學(xué)化和智能化，而隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理工作模式也在不斷地創(chuàng)新和改善，特別是在信息技術(shù)方面，在不斷的進步發(fā)展，使得檔案管理更加精準化和全面化。當(dāng)前階段，大部分的企事業(yè)單位都依托大數(shù)據(jù)建立更適合自身發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)，并以此為工作基礎(chǔ)，全面推進大數(shù)據(jù)時代的檔案管理發(fā)展。

（二）檔案管理主客體的變化

目前大數(shù)據(jù)時代在不斷地進步優(yōu)化，在檔案管理的主客體也發(fā)生了一定的改變。在傳統(tǒng)的檔案管理工作之中，更重視檔案文件的管理，而目前檔案信息資源的管理是工作的重點內(nèi)容。造成這種變化有以下兩個原因：1.隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對于檔案管理工作的方法提出了新的要求，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足社會需求，在進行檔案管理的過程中，檔案管理是檔案信息資源的主體;2.檔案文件的模式發(fā)生巨大改變，更加數(shù)字化和信息化，紙質(zhì)檔案的數(shù)量逐漸減少，出現(xiàn)了大量的電子檔案，也逐漸成為了檔案管理的客體。

除此之外，企事業(yè)在進行檔案管理的工作過程中，更加重視信息化管理方式和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，而且在管理模式之中開始普及應(yīng)用大數(shù)據(jù)思維模式和大數(shù)據(jù)理論方法，建立符合自身發(fā)展的數(shù)據(jù)中心，并且在檔案管理方面普遍應(yīng)用數(shù)據(jù)化管理方式[2]。數(shù)據(jù)化管理方式的主要特點是，檔案資源更全面，各數(shù)據(jù)之間建立緊密聯(lián)系，實現(xiàn)資源共享，管理空間逐漸擴大。

（三）檔案收集方式的變化

在傳統(tǒng)的檔案管理工作之中，信息技術(shù)發(fā)展比較落后，導(dǎo)致儲存方式和檔案收集方式受到限制，造成歷史檔案無法全部歸檔保存，只能按照范圍和保管期限進行歸檔，雖然這種方式將檔案進行了區(qū)分，也保證了各檔案之間的關(guān)聯(lián)性，但是如今檔案數(shù)量和種類不斷地增加，而且受到大數(shù)據(jù)時代的影響，檔案形成也發(fā)生了巨大的改變。傳統(tǒng)的檔案收集方法，已經(jīng)不能滿足當(dāng)前社會發(fā)展的需求，在收集的過程中無法保證檔案的完整性，并且在管理的過程中無法保證其科學(xué)性，這會造成信息資源不全面以及信息分類不科學(xué)的情況。因此在進行檔案收集的過程中需要積極利用信息化技術(shù)，擴大檔案收集范圍，保證檔案的完整性和全面性，并且利用電子檔案對收集的信息資源進行科學(xué)化的統(tǒng)計和分類，比如說按照檔案的種類、時間進行檔案分類和排序，這樣也更加便于檔案查詢。

（四）檔案保管形式的變化

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，多數(shù)是以紙質(zhì)的方式進行檔案保存，電子檔案（視頻、音頻等）的應(yīng)用率比較低，而且電子檔案一般保存在光盤之內(nèi)，在進行查詢時時間消耗較少。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案管理種類發(fā)生了巨大的變化，在檔案之中大多數(shù)是文本、視頻、音頻、圖片、網(wǎng)絡(luò)鏈接等，特別是網(wǎng)頁、圖片等半結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化的形式越來越多，因此傳統(tǒng)的光盤保存已經(jīng)無法滿足當(dāng)前檔案保管的需求。因此在現(xiàn)階段的發(fā)展中，大多數(shù)工作人員會將異構(gòu)數(shù)據(jù)進行相對的融合，以便更好地保存檔案，而且也可以節(jié)約查詢時間，降低檔案保管的成本。

結(jié)語：綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代的影響下，在進行檔案管理工作時，需要積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，并且對于檔案管理模式進行創(chuàng)新，改變檔案保管方式，并且充分利用信息化技術(shù)進行信息資源的收集，企事業(yè)單位也需要構(gòu)建符合自身的檔案管理系統(tǒng)，完善檔案管理模式，這樣可以推動檔案管理信息化的發(fā)展，提升工作質(zhì)量和效率。

參考文獻：

[1]黃鉞. 大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變化研究[J]. 管理學(xué)家， 2019（4）：2.

[2]蔣曉瑋. 對大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理模式變化的研究[J]. 卷宗， 2019， 009（004）：9.

作者簡介：蔡月海，男，1976.01，鹽城師范學(xué)院，從事工作：干部人事檔案管理