淺析水利工程聲像檔案管理工作

李肖男 常文娟 陳偉民

(山東省調水工程運行維護中心東營分中心，山東 廣饒 257300)

水利工程聲像檔案是指在水利工程建設前期、實施過程及竣工驗收等各建設階段中形成的，以照片、磁帶、光盤等不同形式為載體，以聲像為主要內容并輔以文字說明的具有保存價值的歷史記錄[1]。同傳統檔案相比，聲像檔案具有超強的時空感、形象直觀的紀實效果以及體積小、信息量大、便于攜傳、容易復制[2]、方便使用、受眾面廣等優點，以及即時性、動態性、不可重復性等特點。然而，當前水利工程聲像檔案管理工作卻嚴重滯后于水利工程檔案管理工作的整體水平，作為工程檔案信息化建設的重要一環，加強新形勢下水利工程聲像檔案收集、整理工作至關重要。

1 存在的問題

1.1 聲像檔案缺失

工程建設重要階段、重大事件、事故，必須有完整的聲像材料歸檔[3]。當前，聲像檔案的缺失現象依舊存在，主要表現為以下兩種形式：一種是沒有聲像檔案，近年來隨著檔案管理工作的逐步加強此類情況已較為少見，大部分水利工程或多或少都有聲像資料，但有些趕工期的應急工程，仍會缺少聲像資料。另一種是聲像檔案“管理性缺失”，此類現象在當前水利工程檔案管理工作中較為常見，如有些工程盡管在建設中拍攝了聲像資料，但散落于個人或不同部門，隨著工程建設人員的流動、部門的調整，聲像檔案無法及時有效歸檔。按規定歸檔的聲像材料必須是原版原件、底片正片相符，而有的現場人員卻只移交了照片，底片流失，底片與照片內容不符的情況也時有發生。此外，聲像檔案的安全性也令人擔憂，有的影像資料未使用檔案級光盤進行存儲，影響了保管期限；有的聲像檔案未及時備份，隨著計算機、存儲設備等的損壞、丟失而遺失；有的為方便編輯未使用不可擦除型光盤，使其內容真實性存疑。

1.2 聲像檔案收集混亂

聲像檔案收集工作雜亂無章，檔案資料要么不全、要么“過全”。當前，聲像檔案收集工作多側重于工程竣工后拍攝，而忽略了開工前的原貌拍攝、輕視了施工過程中的跟蹤拍攝，使得某些關鍵部位和重要環節的影像缺失，從而降低了聲像檔案的完整性，無法全面反映工程建設情況[4]。此外，聲像檔案的拍攝缺乏針對性，照片、錄像過多過雜，沒有代表性，聲像內容缺乏系統性和有機聯系，無法客觀全面地反映工程建設的全過程，給后期的篩選、剪輯增加了工作量。

1.3 聲像檔案質量較差

歸檔的聲像資料必須圖像清晰[5]、聲音清楚，畫面完整、端正，能夠系統、客觀地反映主題內容。然而，在現實工作中聲像檔案的質量很多情況下仍舊達不到要求。一方面，缺少專業拍攝設備或設備過于陳舊，使拍攝的照片、錄像畫面清晰度太差；甚至有的參建單位為節省成本及便利，在工程中全程用手機拍攝，導致拍攝效果不佳。另一方面，拍攝人員不夠專業、技術不高，拍攝位置與拍攝時間選取不到位，拍攝的內容雖然基本齊全，但拍攝不夠深入細致。此外，有的現場拍攝人員工作態度不端正，拍攝前懈于調試設備，容易造成照片重影、畫面晃動等問題。這些問題都大大降低了聲像檔案的信息承載量與可用性，制約了其紀實效果的發揮。

1.4 聲像檔案整理不規范

一是聲像資料缺少必要的文字說明，時間、地點、內容、人物、背景、攝影者等信息標注不全甚至張冠李戴，在長周期工程中，若不及時標注，極易遺忘、混淆其中的人物名稱及當時所在單位與職務信息；二是聲像資料編輯不合理，在收集過程中為便于區分與篩選而進行初期處理時直接在底片、原件上進行水印標注，破壞了其原始信息的完整性與真實性；三是后期技術處理中粗暴的剪輯手段也常使被拍攝主體出現失真變形，原真性受損；四是聲像檔案系統性不強，分類組卷混亂、主次不明，聲像內容缺乏與其他載體檔案之間的有機聯系，如照片互見號編寫混亂，有的甚至整冊照片采用了一個互見號，大大降低了照片的價值發揮。

2 原因分析

2.1 “檔案意識”不夠強

“重建設輕檔案”的思想由來已久，工程檔案管理對單位發展的推動效益不如工程建設顯著，單位多將其作為輔助性工作來對待。檔案管理人員的“聲像檔案意識”還比較低，聲像檔案工作起步較晚，很多檔案工作人員對聲像檔案概念模糊、標準不明、方法滯后，聲像檔案工作處于被動狀態[6]。加之聲像檔案要求較高、成本較大、在工程檔案中占比卻較小，“重紙質輕聲像”的錯誤觀念隨之而生，聲像檔案管理工作和管理人員在單位也自然被邊緣化。

2.2 硬件建設難以保障，設備使用管理混亂

由于聲像檔案不能創造直接的效益，且投入較大，很多基層水利單位不愿在聲像檔案上投入過多人力、物力，硬件設備配置不足，設備使用缺乏制度保障。硬件建設上，一方面，聲像采集及技術處理設備配置不足、更新緩慢，制約了聲像資料的成像質量和剪輯效果；另一方面，工程一線缺少移動硬盤等存儲設備，限制了聲像資料的采集數量與篩選余地。使用管理上，一方面，未建立相關設備的更新使用、維修養護制度，出入庫程序不完善，很多設備或封存于倉庫、或散落于個人之手、或因缺乏維護而損壞，無法有效使用；另一方面，未進行相關使用規則與技術培訓，設備無人會用時只能束之高閣。這些制度、程序上的建設不足都大大降低了設備使用率。

2.3 部門協調性差

當前，水利工程建設中聲像檔案管理缺乏統一領導，責任分工不明確、人員配置不到位、檔案管理體系單一，更缺乏既懂工程又懂檔案的復合型人才和聲像編輯處理的專業人才[7]。與此同時，檔案管理人員與現場技術人員之間缺乏有效的工作互動和專業互補。而各參建單位聲像檔案管理標準不一，水平參差不齊，特別是在跨流域大型水利工程中，參建單位眾多、所涉專業領域及建設內容不盡相同，無論是標準的制定還是執行上都很難做到完全統一[8]。

2.4 管理模式落后

“補檔案”的錯誤觀念由來已久，聲像檔案管理還更多地停留在事后驗收把關上，聲像檔案的拍攝、收集、整理缺乏事前計劃，嚴重滯后于施工現場千變萬化的建設進度，而聲像檔案的即時性和不可逆性更是徹底斷絕了后期“補檔案”的可能。聲像檔案的拍攝多由現場技術人員完成，而現場技術人員對檔案知識和聲像檔案歸檔要求模糊，又缺乏相應的拍攝技術，導致了聲像檔案的拍攝質量較低。同時，施工現場未明確拍攝分工，拍攝者多為臨時兼職協助，隨機性大，加之現場人員流動性強，給聲像檔案的收集工作帶來了很大困難。檔案管理人員缺乏必要的工程知識和建設經驗，脫離施工一線，在后期編輯整理時對聲像檔案內容與工程實際的信息對應掌握不足。

3 對策與建議

3.1 提高檔案意識，增加硬件投入

基層水利單位要轉變傳統觀念，將“檔案管理”同 “工程建設”放在同等位置、將“聲像檔案”同 “紙質檔案”放在同等位置，正確樹立“檔案意識”和職業意識。特別是單位領導應正確認識聲像檔案管理工作的性質和意義，加強對聲像檔案管理工作的支持度和領導力。加大資金投入，支持檔案室建設，配備移動硬盤、消磁柜等存儲設備，對照相機、攝影機等拍攝設備進行必要的升級換代，筑牢聲像檔案管理的硬件基礎，營造良好的外部環境，從而充分調動從業人員的工作積極性和主動性。

3.2 完善工作制度，改進工作方法

聲像檔案的拍攝、收集、整理、保存與利用是一個不可分割的連續過程，應宏觀看待各個環節，實現閉環管理(見圖1)，徹底改變“補檔案”的錯誤觀念和事后驗收把關的工作方式。第一，做到事前計劃，在工程立項之初就制定工作計劃和聲像檔案管理辦法，明確收集范圍、技術要求、歸檔時限、移交程序等[9]。第二，做好過程控制，工程檢查時將工程檔案列入重要內容同時進行檢查，并形成備忘記錄，銷號處理。第三，建立動態協調機制，通過建立通信錄和微信工作群，加強各參建單位間聯系交流，及時解決新問題新困難。第四，同步跟蹤，檔案管理人員應多深入工地一線，掌握工程進展和建設信息，督促指導跟蹤拍攝，及時收集，確保聲像資料定期歸檔。第五，驗收把關，各類歸檔資料應由所涉及的各個部門的經辦人及負責人就歸檔內容進行全面審核，提出意見并簽字，方可辦理移交手續。第六，開發利用，積極開發利用檔案信息資源，為工程建設服務。

圖1 聲像檔案管理工作模式

3.3 強化監督檢查，加強過程管理

把聲像檔案管理納入工程的合同管理，在簽署每一份合同時，均明確提出聲像檔案管理的有關內容與要求，從源頭上保證聲像檔案的管理。把檔案管理納入工程計量管理，把能否提供符合歸檔要求的、與工程進度相對應的檔案資料作為工程計量支付(撥款及結算)的條件之一[10]。同時，通過設計交底會議及歷次的工程大檢查等途徑進一步具體落實檔案管理辦法，掌握聲像檔案工作的主動權。

3.4 明確責任分工，建設專業隊伍

明確各參建單位、參建人員責任分工與職責劃分，并簽訂責任書。構建“專職檔案員、工地兼職檔案員、現場技術人員”三級管理體系(見圖2)，并根據職能劃分強化專業技能，培養專業隊伍。專職檔案員負責聲像檔案的編輯、整理與驗收把關工作，重點加強檔案專業知識與聲像編輯能力；工地兼職檔案員在現場管理人員中指定，負責聲像資料的收集匯總與優選、重點部位與關鍵工序的聲像拍攝及對現場人員日常拍攝的指導工作，重點加強工程管理知識與聲像拍攝技能提升；現場技術人員流動性、隨機性大，指定專人負責拍攝并不現實，因此，現場技術人員負責根據工程進展情況及時聯系工地兼職檔案員跟拍，避免因搶工、趕工等出現忘拍、漏拍情況。

圖2 聲像檔案管理體系

3.5 開發利用與創新，實現良性循環

以“圍繞工程建設，服務參建人員”為出發點，以“管用結合”為目標，以信息化為抓手，努力提高聲像檔案資料的利用效率。編制照片、錄像等專題檔案檢索工具，開展多種形式的檔案咨詢服務，以管理平臺、借閱檔案等形式為利用者查閱、復制檔案資料提供便捷、準確的服務。圍繞水利工程的重點、熱點問題，充分結合聲像檔案超強時空感、形象直觀紀實效果和受眾面廣等優勢做好水利工程在文明工地創建、宣傳教育、項目質量評價、事故處置、難題攻堅、后期運行管理和科學研究等方面的資源開發。充分挖掘聲像檔案潛在價值，盤活檔案資產，改變傳統檔案“重藏輕用”的局面。將聲像工程檔案的潛在價值轉化為激勵檔案管理人員的內在驅動力，使聲像檔案工作逐步進入良性發展軌道。

4 結 語

聲像檔案作為水利工程檔案的重要組成部分，與紙質檔案、電子檔案相互聯系、互為補充，從不同形式、多種角度共同反映和印證著水利工程的建設情況。水利工程聲像檔案收集是否齊全、完整，內容是否真實、準確，整理是否規范、標準，將對工程建設管理的各個環節起著重要的憑證和依據作用，對其他相關工程也有著重要的借鑒與參考價值。因此，要正確認識當前水利工程聲像檔案管理工作中存在的問題與不足，以問題為導向，通過思想提升、方法轉變、強化監督、體系完善和資源開發等方式，全力破解聲像檔案管理難題，推動水利工程聲像檔案管理工作的可持續發展。