中小企業存貨管理問題及對策

方愛珺 南平武夷新區投資開發集團有限公司

一、相關概念的界定

（一）存貨的概念

存貨指的是一個公司為進行正常的生產經營所持有的、能夠進行出售的產成品或商品，且包括生產這些商品所需的原材料及包裝物等。

（二）存貨管理及目標的概念

存貨管理就是對倉庫的物料或產品進行盤點、數據處理、保管、發放等進行日常性管理的事物活動。

存貨管理的目標，就是在保證生產或銷售經營需要的前提下，最大限度地降低存貨成本。

二、南方制藥存貨管理現狀分析

（一）概況

南方制藥是一家股份有限公司，自2001年成立以來，專注紫杉烷類及其他類抗腫瘤原料藥、醫藥中間體等藥物的研究，是一家集研發、生產、銷售于一體的制藥公司[1]。

（二）經營情況

南方制藥近幾年來發展較為穩定，資產總額從2017年3.97億元逐年增長到2020年底 的近6億元。隨著需求的增長，流動資產也隨之增多。營業收入從2017年的1.24億元增長到2019年的1.44億元，凈利潤也隨之增長。但2020年收入及利潤均出現下滑趨勢。

（三）存貨概況

1.存貨結構分析

原材料、庫存商品、半成品占據南方制藥存貨的大部分（如表1所示）。自2019年后，庫存商品和半成品的數量逐年增加，且存貨總量在2020年也上漲到14,457.05萬元，這將導致存貨管理成本的增加。一方面，南方制藥作為制藥公司存貨數量必然存在囤積，且近幾年來不斷研發原料藥和新藥品，產生一定數量的存貨；另一方面，由于市場大環境的影響，導致庫存積壓。因而公司應當著手處理存貨囤積現象，完善存貨管理相關工作[2]。

表1 2017-2020年存貨結構（單位：萬元）

2.存貨周轉效率分析

存貨周轉率越高，資金回流較快且運行良好，相反，存貨周轉率較低就表示公司可能存在資金難以周轉的情況。南方制藥存貨占比較大，存貨周轉率低，資金流動性較弱。《中國統計年鑒》統計了過去5年醫藥制藥行業的存貨周轉率平均水平在3.2左右，而南方制藥近4年的存貨周轉率都在0.5左右，遠低于行業平均水平，因此，存貨管理需要進一步改進。

三、南方制藥存貨管理存在的問題分析

（一）存貨采購環節分析

1.采購計劃不合理

南方制藥一般在每年年底確定下一年度的生產經營指標，通過銷售部門制定銷售計劃，再由各部門根據銷售計劃對生產成本、原材料采購等情況進行合理估計，交由采購部門制定計劃進行采購。但是，由于銷售部門對于市場以及自身銷售情況的了解并不深入，以及市場不確定性因素增加，而無法制定合理的采購計劃，這也是近年來庫存積壓的很大一部分原因[3]。

2.供應商選擇和后續考核不嚴謹

由于制藥行業的特殊性，對于供應商的選擇尤其重要。因而，南方制藥為此建立了供應商選擇小組。首先對于市場供應與需求環境進行調查研究分析，根據選擇供應商的目標原則等列出可供選擇的供應商名單，再通過供應商報價是否合理、生產能力以及產品質量等多方面多角度進行考核，進而挑選出最符合公司標準的供應商。雖然對于供應商的挑選工作做得比較完備，但在實際操作過程中，仍有部分供應商存在延期供貨、以次充好和抬高價格的情況，因而，制定合理的績效考核制度，對供應商供貨質量以及速度等進行考核評分，對供應商進行動態管理就尤為重要[4]。

（二）存貨倉儲環節分析

1.企業監管機制不夠完善

公司首先在原料入庫方面就存在如存貨分類混淆、入庫與倉儲人員分工不明確、原材料入庫未能妥善保管等問題。倉儲人員與采購人員交接時，也存在如對訂購單與采購發票上原材料單價未能仔細核對，或是對于貨到單未到的原材料單價預估不準確，甚至出現原材料入庫未能嚴格驗收的情況。存貨入庫以后，倉儲管理也存在如部分藥材未按特定的溫度濕度要求保管且未做到定期抽查檢測原材料質量的紕漏[5]。

2.存貨分類管理制度存在缺陷

南方制藥現有原材料庫和成品庫，根據原材料和成品儲存要求的不同，還可以細分為冷凍、冷藏以及常溫三種類型。由于倉儲人員的文化水平和受教育程度普遍不高，即使通過崗前培訓，但是對于一些特殊藥品的儲存標準并不能充分了解，因而很有可能因為隨意移動存貨的位置而使藥品的批次、種類等被混淆。若再加上未能按時進行存貨盤點和質量檢測，監管部門工作不到位，那么這樣的錯誤就不能被及時發現，會直接影響藥品的質量進而影響其價值。另外，倉儲人員對于藥品原材料與成品的價值未能正確認識，錯將價值性差異很大的藥品長期堆放在一起，長此以往就會忽視價值高的藥品，以致藥品的丟失或毀損。

（三）存貨發出環節分析

1.出庫核驗工作不嚴謹

存貨在出庫的過程中，公司倉儲部門通常只按照提貨單據發出存貨，未將銷售合同與提貨單據進行比對，很有可能導致存貨出庫數量、型號等與客戶實際需求不匹配。盡管南方制藥會定期核對倉庫發貨單和銷售單的數量，但是核對頻率較低和重復耗費人力物力，導致有些問題難以及時發現，影響倉庫倉儲狀況且增加管理成本[6]。

2.運輸監管力度較弱

南方制藥產品主要有經銷商或配送商模式。經銷商模式下，企業向經銷商銷售藥品，向其開具銷售發票，并收取貨款，再由經銷商進行分銷給醫院；而在配送商模式下，企業產品通過配送商向醫院或者終端客戶銷售藥品，并向其開具銷售發票。兩者都需依靠外部物流運輸，由于藥品的特殊性，藥品運輸過程中濕度、溫度、密封性等都有嚴格的要求，這種情況很可能對于產品運輸速度有一定影響。同時，倉儲人員與物流配送人員協調性不高，對于配送產品的質量和數量難以核實，外包的物流公司人員很難做到對于藥品濕度、溫度等嚴格要求的把控，更有甚者很可能為了節約成本而用普通的運輸車運輸藥品[7]。

（四）存貨退回環節分析

存貨的日常銷售免不了出現產品退貨的狀況，但是，由于企業難以確定產品退回的原因，相關部門職責界限不清且相互推諉，導致產品退回難以進行分類處理。例如僅外包裝破損的藥品與超過保質期的藥品、未能特殊溫度濕度保存導致腐爛的藥品集中處置，然而處理人員專業能力、操作流程是否完善，是否重視再利用等這些人為原因也將造成很大程度的浪費，影響企業的存貨管理能力[8]。

四、南方制藥存貨管理問題的改進策略

（一）采購環節優化措施

1.建立供應商績效后續考核制度

選擇合適的供應商對原材料、產品生產管理格外重要。原材料的質量、進貨成本與生產產品的質量和成本有著密不可分的關聯。當然，各種原材料的價格也會隨著市場變化隨之變化，這說明市場預測也非常重要，選擇合適的供應商更為重要[9]。

評估供應商的業績時，南方制藥應將供應商的基本情況、質量指標、供應指標、財務指標、服務指標等作為績效考核的評分，建立供應商分級管理制度，將供應商劃分等級進行后續評估，對于那些考核評級不高的供應商，盡可能減少合作的次數和頻率，甚至終止合作。另外，通過對供應商實行合理的分級管理，可以提升企業的議價能力，通過深度談判降低存貨采購成本。

2.完善授權管理審批制度

目前南方制藥合同管理制度不夠健全，對于大額采購或銷售合同，公司應當明確審批管理權限，完善相應的管理審批制度，完善合同審批的流程；對簽訂的合同進行備份和檔案存檔。此外，負責合同簽訂、審核以及簽署人員應當做到權責分離，對于重大金額或是重要事項的合同需要進行后續追蹤[10]。

3.加強供應鏈管理

加強供應鏈管理，就是協調原材料供應商和經銷商建立同盟關系并進行信息共享，在內部實施聯合庫存管理法，以便對市場變化和消費需求能夠共同分析作出精準預測。制定合理采購計劃，按公司的生產線提供小批量多批次原材料，減少庫存產品數量，實現同步供貨能夠有效減少存貨成本，縮短資金周轉時間，實現盈利增長。

（二）倉儲環節優化措施

1.加強原材料入庫復核工作

針對原材料入庫出現問題，除了倉儲人員應當比較訂單和原材料實際入庫數量外，還應安排復核人員對入庫的原材料實行數量及質量的復查。此外，還應當加強負責人員的定期培訓，提升他們專業處理能力，增強倉儲人員的責任意識。

2.完善問責監督機制

南方制藥員工在處理原材料入庫問題中沒有做好細致分類，很大程度是因為公司內部問責機制不完善。所以，公司應當完善問責監督機制，加強對員工的監管力度，做到責任到人，對于違反企業規定的員工加大懲戒力度，做到賞罰有度。

3.改進存貨倉儲方法

南方制藥存貨種類主要有天然紫杉醇、半合成紫杉醇等幾十種醫藥原料和中間體，這些藥品種類繁多，且單位價值相差較大，若采用傳統倉儲方式，不能綜合考慮存貨價值，所以，南方制藥應當改進存貨倉儲方法，根據存貨金額占比大小和藥品的綜合價值，將存貨分為A、B、C三類進行管理。

由ABC存貨管理理論可知，A類存貨往往在存貨總量占比較少，但是資金占比高達70%；B類存貨相比A類存貨總量相似，但是資金占比遠低于A類；C類存貨數量最多，占比達到60%以上，而資金占比只有10%左右。對于這三類存貨南方制藥的管理要求具體如下：A類盡可能減少存貨數量，避免因存貨數量較多而導致公司資金流轉較慢，并且要加強安全防護，定期盤查；B類存貨要積極根據市場變化調整產品數量，按照類別進行分類管理；C類存貨總體數量最多而單價金額較少，應選擇集中大批采購的方式降低采購成本。

4.完善存貨盤點制度

考慮到當前存貨盤點制度存在缺陷，南方制藥應當健全存貨盤點制度，及時召開管理層會議或員工代表大會來制定明確的存貨盤點制度，明確存貨盤點的范圍和頻率，并且保證監督管理。針對A、B、C類存貨，倉儲部門應當按照每3～5天、每月或每年的頻率進行存貨盤查。

（三）發貨環節優化措施

1.強化存貨出庫管理

按照存貨出庫順序，南方制藥應當采用先進先出法領用原材料，盡可能減少原材料因囤積時間久而變質。同樣，產成品出庫也應當考慮先進先出原則按照時間批次發貨，在產品發出時，負責出庫的人員應當對交貨文件和產品質量進行嚴格審查，確保出庫存貨的準確性，避免錯發漏發和產品損毀等。

2.加強物流管理

在選擇物流運輸公司時，要嚴格把控可選擇公司的運輸資格，對是否能夠保證藥品運輸過程中所需的濕度和溫度進行監控。此外，倘若能與運輸公司建立長期合作關系，便能更好的監督管理物流運輸，并且能夠一定程度提高運輸效率。對于選擇的物流運輸公司后續績效有必要進行跟蹤評估，一旦出現問題，及時解決。

（四）退貨環節優化措施

1.完善質量管理體系

產品的退貨率將會影響公司的經營業績和信譽，完善的質量管理體系可以保證對企業存貨全方位、多環節質量監控，更加精準地發現和解決問題，促進公司日后更好的發展。此外，對于產品修復、問題解決，還需要有關專業人員進行檢驗，加強公司內部各環節人員溝通和協作能力，保障產品質量的同時增強公司凝聚力。

2.明確退貨責任，權責分離

對于南方制藥而言，產品退回后的處理能力也非常重要。原材料生產過程中的問題，就應當優化生產環節和監管力度，并且加強庫存管理工作；銷售過程中的問題，就應當問責相關負責人；物流運輸過程中的問題，補償客戶的同時，加強第三方物流運輸公司的監督管理。針對不同環節出現的問題，明確責任到人，進而根本上降低藥品退貨率。