《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》中科研檔案定義的缺陷與完善

康蠡 曾榮

摘? 要：2020年9月公布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》對(duì)科研檔案的界定，納入了信息技術(shù)和科研工作發(fā)展對(duì)科研檔案定義的新要求，豐富了科研檔案的樣態(tài)，但其與相關(guān)法律、規(guī)范存有不一致的地方，未能完全吻合科研檔案工作的實(shí)際，很好地解決其中的問題。為此，需就來源、本質(zhì)屬性等要素對(duì)科研檔案定義進(jìn)行改進(jìn)和完善。

關(guān)鍵詞：《規(guī)定》;科研檔案定義;缺陷;完善

Abstract： The definition of scientific research Archives in the regulations on the management of scientific and technological research Archives published in September 2020 incorporates the new requirements of the development of information technology and scientific research work on the definition of scientific research Archives， enriching the form of scientific research Archives， but it is also inconsistent with relevant laws and standard， which does not fully conform to the reality of scientific research Archives work and solve the problems existing in it. Therefore， the definition of scientific research Archives needs to be further improved on the elements such as source and essential attribute.

Keywords： ‘Regulations’; Definition of scientific research archives; Defects; Perfection

2020年9月國家檔案局、科技部聯(lián)合公布《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）以后，學(xué)者們分別從不同的角度對(duì)其展開了解讀和分析，但這些解析多為意義、內(nèi)容等方面的闡釋，對(duì)《規(guī)定》所存問題尚欠缺足夠的反思和審視。鑒于此，本文結(jié)合相關(guān)理論和實(shí)踐，剖析《規(guī)定》中科研檔案定義的缺陷，并提出相應(yīng)的改進(jìn)建議，以為《規(guī)定》的完善提供參考。

1 《規(guī)定》關(guān)于科研檔案的定義

目前圍繞科研檔案的定義大致形成了五種觀點(diǎn)。一是廣義的科研活動(dòng)論，將包括科研管理和科研實(shí)踐活動(dòng)在內(nèi)的整個(gè)科研活動(dòng)視為科研檔案的來源，認(rèn)為其是在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。[1]二是狹義的自然科學(xué)研究活動(dòng)觀，認(rèn)為科研檔案僅產(chǎn)生于自然科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)，它是在自然科學(xué)技術(shù)研究中形成的科技檔案。[2]三是“人員+科研活動(dòng)”視角的定義，強(qiáng)調(diào)科研檔案是人們（也有指科研人員）在從事科學(xué)研究活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值并歸檔保存的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。[3]四是“機(jī)構(gòu)+科研活動(dòng)”視角的界定，將研究機(jī)構(gòu)及其科研活動(dòng)看成科研檔案的源頭，判定科研檔案是科研機(jī)構(gòu)在日常科學(xué)研究中形成的有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息資料。[4]五是以科研項(xiàng)目為聚焦點(diǎn)，定義科研檔案為科研課題（項(xiàng)目）研發(fā)過程和成果產(chǎn)出的真實(shí)記錄，[5]是記錄科研項(xiàng)目活動(dòng)全過程的文獻(xiàn)材料。[6]

由于視角和立場(chǎng)不同，這幾種定義對(duì)科研檔案內(nèi)涵和外延的揭示各有側(cè)重，存在一定的差異。《規(guī)定》主要采納了第一種和第五種定義的觀點(diǎn)，其第三條指出：科研檔案是指科研項(xiàng)目在立項(xiàng)論證、研究實(shí)施……過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標(biāo)本、樣本等實(shí)物。[7]

從形式上看，遵循檔案界常用的概念界定法則，該定義采用“屬+種差”和直觀描述的方式，指出了科研檔案的領(lǐng)域來源、形成過程及展現(xiàn)形態(tài);同時(shí)考慮到表達(dá)的簡(jiǎn)潔性，省去了科研檔案形成的主體，體現(xiàn)出與原規(guī)定（即《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》，以下簡(jiǎn)稱《暫行規(guī)定》）一脈相承的特點(diǎn)。但與《暫行規(guī)定》中的定義相比，有兩點(diǎn)比較明顯的變化：一是在科研檔案的來源方面。《暫行規(guī)定》采取了相對(duì)寬泛的做法，將其界定為科學(xué)技術(shù)研究過程;而《規(guī)定》則放棄了《暫行規(guī)定》的主張，將其從原來的科研活動(dòng)調(diào)整為科研項(xiàng)目，強(qiáng)調(diào)科研檔案是在具體的科研項(xiàng)目過程中形成的，是科研項(xiàng)目生命周期的記錄和伴生物。二是科研檔案的形式。由于出臺(tái)時(shí)間較早，受當(dāng)時(shí)技術(shù)水平和人的認(rèn)知等條件的限制，《暫行規(guī)定》中的科研檔案定義偏重于指文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等傳統(tǒng)形式的文件材料，并未涉及電子科研檔案，也未涵括科研活動(dòng)中產(chǎn)生的實(shí)物材料。而《規(guī)定》確定的科研檔案形式則更加廣泛多樣，不僅包括了文字、圖表、數(shù)據(jù)和聲像等模擬態(tài)的材料，還包括了音頻、視頻等數(shù)字形態(tài)的科研材料;并且，科研項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的標(biāo)本、樣本等實(shí)物也被增補(bǔ)為科研檔案。

2 《規(guī)定》中科研檔案定義的缺陷

綜觀比較，《規(guī)定》對(duì)科研檔案定義的新提法緊跟信息時(shí)代檔案工作變革的趨勢(shì)，納入了技術(shù)躍遷對(duì)科研檔案定義的新要求，體現(xiàn)出與時(shí)俱進(jìn)的立法品質(zhì)，有利于豐富科研檔案的形態(tài)，提升科研檔案工作的現(xiàn)代化水平。但是，對(duì)照實(shí)際，其有關(guān)表述與相關(guān)法律、規(guī)范文件也有不一致的地方，特別是對(duì)科研檔案來源的界說，與當(dāng)下科研檔案工作的實(shí)情并不全然相符，難以很好地解決科研檔案工作中存在的問題。

2.1 未能充分反映科研檔案工作實(shí)際。這一點(diǎn)主要指《規(guī)定》在界定科研檔案時(shí)未能根據(jù)日常習(xí)慣區(qū)分科研檔案與科研項(xiàng)目檔案，而是將科研項(xiàng)目中產(chǎn)生的各種材料和實(shí)物指代科研檔案，窄化了科研檔案的范疇。定義科研檔案，首先是要確定科研檔案的形成來源，以明曉科研檔案的保管范圍，使所有反映科研職能活動(dòng)的檔案能夠得到妥善保存，而根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)科研檔案形成來源的界分只有清晰明確并且符合約定俗成的習(xí)慣才能有效地指導(dǎo)具體的檔案管理業(yè)務(wù)。[8]按照約定俗成的習(xí)慣，實(shí)踐中的科研檔案與科研項(xiàng)目檔案是兩個(gè)既相聯(lián)系又有歧義的概念，但觀乎《規(guī)定》，似乎忽略了二者的區(qū)別。

依據(jù)學(xué)者們的解釋，科學(xué)研究項(xiàng)目乃是研究者為了特定的科學(xué)研究需要，在規(guī)定的時(shí)間、預(yù)算、資源等限制性條件內(nèi)，利用特定的組織形式完成的一系列科研活動(dòng)或任務(wù)。[9-10]循此說法，所有組織、團(tuán)體和個(gè)人為實(shí)現(xiàn)科研目標(biāo)所實(shí)施的科研活動(dòng)似乎都可看作是科研項(xiàng)目。然而，以科研管理的實(shí)踐來看，日常習(xí)慣中的科研項(xiàng)目并非上述寬泛意義的學(xué)理概念，而是有著具體的指涉——其一般是指由政府部門、企事業(yè)單位或社會(huì)組織、國際組織等因經(jīng)濟(jì)社會(huì)或單位發(fā)展所需而立項(xiàng)的各類項(xiàng)目。這些項(xiàng)目根據(jù)來源不同可分為縱向項(xiàng)目與橫向項(xiàng)目，在研究類型上則分為基礎(chǔ)研究項(xiàng)目、應(yīng)用研究項(xiàng)目和綜合研究項(xiàng)目等，[11]因?yàn)榉N種原因，經(jīng)常也被稱為科研課題。所謂科研項(xiàng)目檔案，就是指圍繞特定科研項(xiàng)目形成的有價(jià)值的文件資料集合，[12]是記錄和反映科研項(xiàng)目各階段活動(dòng)及成果的原始材料。

由于科研工作的復(fù)雜性、艱巨性及其在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的突出地位，當(dāng)今世界的科研活動(dòng)多以各種形式的項(xiàng)目展開，這就使科研項(xiàng)目檔案成為科研檔案的主體。但與此相對(duì)，在上述有組織的“項(xiàng)目”之外，高校、科研院所、社會(huì)組織等機(jī)構(gòu)也存在大量基于個(gè)人興趣和需要、不依托于特定項(xiàng)目的學(xué)術(shù)探索活動(dòng)，以及為促進(jìn)科學(xué)研究而開展的講座、培訓(xùn)、宣傳等管理活動(dòng)，這些零散或日常的科研活動(dòng)在科研管理實(shí)踐中通常并不被視為或難以稱為真正意義的“科研項(xiàng)目”，然其卻會(huì)產(chǎn)生許多對(duì)科研管理和科學(xué)研究很有價(jià)值的材料，如論文、著作、專利、培訓(xùn)證書等，這些材料同樣有轉(zhuǎn)化為檔案的可能和必要。

盡管科研項(xiàng)目檔案構(gòu)成了科研檔案的主體，但并不表示其就是科研檔案的全部。換言之，科研項(xiàng)目檔案和科研檔案之間并非完全等同的關(guān)系，習(xí)慣上完整意義的科研檔案范疇其實(shí)要大于科研項(xiàng)目檔案：其構(gòu)成除了科研項(xiàng)目檔案外，還應(yīng)包括“非項(xiàng)目”來源的檔案。《規(guī)定》在定義科研檔案時(shí)，將科研檔案的形成來源單指為科研項(xiàng)目，而把科研項(xiàng)目之外的材料拒之法外，這將使不少有價(jià)值的科研材料得不到有效收集和保存，給科研檔案的完整性和科研工作的發(fā)展帶來不利影響。

2.2 容易引起與其他科研材料的混淆。事實(shí)證明，對(duì)檔案特點(diǎn)的認(rèn)識(shí)是探討其管理方法的起點(diǎn)，檔案的管理方式只有與該類別檔案的自身屬性相符合才能實(shí)現(xiàn)檔案工作的科學(xué)化。[13]給科研檔案下定義，根本目的是為了揭示科研檔案的本質(zhì)屬性，呈現(xiàn)科研檔案的獨(dú)特之處，使其與“非科研檔案”區(qū)分開來，從而為科研檔案工作提供科學(xué)依據(jù)和指導(dǎo)。從屬性上研判，科研檔案是帶有檔案性質(zhì)的科研文件材料集合，是屬于“科研”這個(gè)特定領(lǐng)域的檔案，其自然具有檔案的本質(zhì)屬性。何為檔案的本質(zhì)屬性？對(duì)此，當(dāng)前主流的觀點(diǎn)認(rèn)為是“原始的歷史記錄”，這一點(diǎn)不僅體現(xiàn)在相關(guān)的著作和教材中，在法律上也得到了確認(rèn)。1987年，首次頒布的《中華人民共和國檔案法》（以下簡(jiǎn)稱舊《檔案法》）就規(guī)定：檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。[14]其后，在舊《檔案法》的兩次修正版（1996年、2016年）和2020年的修訂版（以下簡(jiǎn)稱新《檔案法》）中均沿用了相同的判斷，規(guī)定檔案是“直接形成（原始）……的歷史記錄”。[15-17]

按理說，為提高法律在施行過程中的接受度，同時(shí)兼顧下位法服從上位法的立法原則，作為下位法的《規(guī)定》應(yīng)當(dāng)充分吸納關(guān)于檔案概念的主流觀點(diǎn)的意見，并體現(xiàn)作為上位法的檔案法的有關(guān)精神。考慮到這一點(diǎn)，《規(guī)定》在第一條也指出其是依據(jù)新《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)制定的。但令人遺憾的是，《規(guī)定》在定義科研檔案時(shí)，僅將其定為科研項(xiàng)目中形成的有保存價(jià)值的各種文件材料及標(biāo)本、樣本等實(shí)物，并沒有突出它的“直接”性即原始記錄性，也沒有突出它的歷史特征，而后者恰恰是科研檔案和科研文件的區(qū)別所在。顯然，這種沒有明確昭示科研檔案本質(zhì)屬性的做法在實(shí)踐中是難以將科研檔案與其他科研材料很好地區(qū)分開來的，由此存在的科研檔案與現(xiàn)行科研文件材料等界限不清，勢(shì)將給科研檔案的管理造成困擾，而且也會(huì)使科研檔案的法律范圍超出新《檔案法》框定的檔案的界限，導(dǎo)致與新《檔案法》在法理上構(gòu)成抵觸。

2.3 與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定存在抵牾。《規(guī)定》對(duì)科研檔案的定義，除了未能充分反映科研檔案的根本屬性，與新《檔案法》關(guān)于檔案定義的精神構(gòu)成抵觸外，與有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定也存有讓人困惑的地方。為了規(guī)范科研課題檔案的管理，1992年國家檔案局專門出臺(tái)了《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T2-1992，以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》），其中對(duì)科研課題檔案的定義是“具有保存價(jià)值的歸檔的科研課題文件”，也就是“在科研課題研究活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的歸檔的文字、圖樣、聲像等不同形式和載體的記錄”。[18]

按照日常習(xí)慣上的理解，這里的科研課題也可置換為科研項(xiàng)目，這樣一來就出現(xiàn)了科研項(xiàng)目檔案和《規(guī)定》里的科研檔案這兩個(gè)不同概念（至少字面上如此）在定義上極為相似的情況。誠然，可以認(rèn)為，《規(guī)定》只是面向科研課題檔案管理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，僅有業(yè)務(wù)上的參考作用，并不具備特定的法律效力，并且在執(zhí)行《規(guī)定》時(shí)也可用“后法優(yōu)于前法”的法律適用原則對(duì)以上情況加以澄明。但值得注意的是，《規(guī)范》和《規(guī)定》都是由國家檔案局制定出臺(tái)的，在《規(guī)范》修改或廢止之前，同一部門的兩個(gè)文件對(duì)兩個(gè)概念使用如此相近的定義，就不能不讓人心生疑惑：到底科研檔案和科研項(xiàng)目檔案是不是同一事物？如果是，那么《規(guī)定》中的定義就會(huì)面臨上文指出的覆蓋面不全的問題;如果不是，為何《規(guī)定》和《規(guī)范》中兩個(gè)不同概念的定義卻又幾乎一模一樣？

3 《規(guī)定》中科研檔案定義的完善

綜上可見，作為著眼于新時(shí)代科研檔案工作的法規(guī)文件，《規(guī)定》對(duì)科研檔案的定義，既有與時(shí)偕行、革故鼎新的一面，也存在些許不足，需要做出修補(bǔ)和調(diào)整。

3.1 完善《規(guī)定》中科研檔案定義的原則。結(jié)合上文所析科研檔案法律定義存在的問題，筆者認(rèn)為，要有效彌補(bǔ)《規(guī)定》中科研檔案定義的缺陷，當(dāng)須做好以下工作：

一是要充分呼應(yīng)實(shí)踐的要求。對(duì)科研檔案的定義必須充分體現(xiàn)實(shí)踐的需求，為了增強(qiáng)《規(guī)定》的普適性，其條文表述在力求清晰、準(zhǔn)確的同時(shí)，還需盡量體現(xiàn)全面性和涵容性。由上文可見，現(xiàn)有法律層面的科研檔案定義僅指涉科研項(xiàng)目檔案是有悖于事實(shí)和日常習(xí)慣的，無法涵蓋科研檔案的全部。要矯正這一偏差，較為可行的辦法就是要打破項(xiàng)目制的思維慣性，對(duì)科研檔案的形成來源采用相對(duì)寬泛的“科研活動(dòng)”的說法，而不宜將其局限為科研項(xiàng)目，如此便可將“非科研項(xiàng)目”檔案也納入立法監(jiān)管、保護(hù)的范圍。

二是要體現(xiàn)科研檔案與科研文件的區(qū)別。由實(shí)際來看，科研檔案大部分是從科研文件轉(zhuǎn)化而來的，二者在邏輯上有著前后相承的關(guān)系，這種一前一后的轉(zhuǎn)化順序，正好顯示出科研文件與科研檔案的區(qū)別：前者是正在發(fā)揮現(xiàn)行作用的現(xiàn)行物，后者則是對(duì)過去的科研活動(dòng)的反映，是一種非現(xiàn)行物。為了增強(qiáng)定義的操作性，避免二者相混淆，這一點(diǎn)在科研檔案的界定中應(yīng)當(dāng)?shù)玫椒从场?/p>

三是要與相關(guān)的檔案法律法規(guī)協(xié)調(diào)統(tǒng)一。前文揭示的《規(guī)定》中科研檔案定義與新《檔案法》等確定的檔案概念存在抵牾的情況，凸顯出處理好《規(guī)定》與其他檔案法律法規(guī)關(guān)系的重要性。而從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，化解這種局面的關(guān)鍵則是，在兼顧其他規(guī)范性文件要求（或?qū)ζ渥龀鲂抻啠┑耐瑫r(shí)，要切實(shí)遵循“下位法服從于上位法”的法律適用原則，尊重新《檔案法》作為上位法的權(quán)威和指引作用，使其所限定的檔案的內(nèi)核與邊界在《規(guī)定》中得到靈活遵守和體現(xiàn)。

3.2 完善《規(guī)定》中科研檔案定義的具體建議。基于以上思路，我們建議，在后續(xù)修改《規(guī)定》時(shí)，將其中的科研檔案定義為：科研活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的歷史性文件材料以及標(biāo)本、樣本等實(shí)物。

如此界定，最大限度地保留了《規(guī)定》和既往定義中的合理要素，盡管也有值得商議的地方，但同現(xiàn)行定義相比有如下改進(jìn)：一是更準(zhǔn)確地呈現(xiàn)了科研檔案的來源，有益于促進(jìn)科研檔案的系統(tǒng)與完整;二是更準(zhǔn)確地反映出科研檔案的本質(zhì)，從而可將其與現(xiàn)行、半現(xiàn)行的科研材料區(qū)分開來;三是與新《檔案法》對(duì)檔案概念的判定更加一致，體現(xiàn)了下位法服從于上位法的立法原則，有利于貫徹新《檔案法》的有關(guān)精神，助推新《檔案法》在科研檔案管理領(lǐng)域的落實(shí)。

本文系海南省自然科學(xué)基金項(xiàng)目“高校教師數(shù)字科研信息生態(tài)位構(gòu)建機(jī)制與評(píng)價(jià)：以海南為例”（編號(hào)：2019RC252）研究成果。

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（作者單位：海南省社會(huì)治理創(chuàng)新與人才培養(yǎng)研究基地，海南政法職業(yè)學(xué)院 來稿日期：2021-09-24）