淺談集中采購

陳奇　管聲啟　朱澤愧

摘要：隨著企業的發展，傳統的采購模式已經無法滿足現代企業的需求，本文主要分析了集中采購的模式，優缺點和對集中采購中出現的問題提出了自己的一些建議供采購工作者進行參考。

Abstract： With the development of enterprises， the traditional procurement mode has been unable to meet the needs of modern enterprises. This paper mainly analyzes the centralized procurement mode， the advantages and disadvantages of centralized procurement， and proposes some suggestions on the problems in centralized procurement for reference of the purchase workers.

關鍵詞：集團公司采購；模式；優勢；缺陷；發展方向

Key words： group purchasing；mode；advantage；defect；development direction

中圖分類號：F253.2 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2016）30-0060-03

0 引言

所謂集中采購（Centralized Procurement）是指集團企業為了盡可能的減少采購渠道和更大的價格折扣而在其內部管理層建立專門的采購機構從而來統一其分布于世界各地的采購業務的批量采購方式。集中采購體現了企業集團的權利、利益、意志、品質和制度，有利于和其合作的供應商之間建立長期穩定的合作關系，是企業集團降低進貨及物流成本、贏得市場競爭的勝利、控制市場節奏、保護知識產權、核心技術和商業秘密、提高經濟效益、取得最大利潤的戰略手段。

在企業最求利潤最大化的今天，傳統的采購模式已經不能滿足現在的企業需求，作者將傳統采購模式與集中采購模式作對比，指出集中采購的優缺點，并且對集中采購的缺點提出了自己的建議供參考。

1 集中采購的模式

由于各集團公司的業務不盡相同，為了更好的實現對各子公司業務需求的掌控，集中采購也有相應的模式可以選擇使用。

集中采購的典型模式有以下幾種：集中定價、分開采購；集中采購后調撥；集中訂貨、分開收貨、集中付款等，集團可能只采用一種集中采購模式，也可能會同時存在多種集中采購模式，具體采用哪種模式與該集團的物料特性、稅收等有直接關系，集團會依據自身情況選擇適應自身發展的一種或者多種集中采購模式。

1.1 集中采購后調撥模式

采購中心將分子公司提出的采購申請，進行匯總、分析、調整，并根據調整后的結果下達采購訂單，最后完成后面的收貨、入庫、外部貨款結算等業務。接下來，采購中心根據各分子公司的采購申請，啟動內部調撥流程，制訂相應的調撥訂單并調撥出庫，各分子公司根據本公司的調撥訂單做相應的入庫，然后分公司和集團總部之間最后作內部結算處理；或由各分子公司自行到總部進行領料，直接辦理內部結算。具體的采購模式見圖1。

1.2 集中定價、分開采購

由集團總部和各大供應商商談價格策略和全年的的訂貨總量，各分公司和供應商之間按照制定的價格和訂貨量進行結算業務處理。具體的采購模式見圖2。

1.3 集中訂貨、分開收貨、集中付款模式

這種采購模式是集團總部或采購中心負責選定供應商和制定采購價格方面的策略，并且負責全面的采購訂貨工作。采購中心將分子公司提出的采購申請，進行匯總、調整，并根據調整結果下達采購訂單，然后將收貨通知單發放給各個分子公司，分子公司根據各自的收貨通知單進行收貨和入庫；這種方式主要是由集團總部匯集各個分子公司的入庫單與外部供應商進行貨款結算，并根據各分子公司的入庫單與各分子公司分別進行內部結算。這種模式具體見圖3。

2 相比傳統采購集中采購的優勢

傳統采購的工作重心是放在和供應商的商業交易活動上，其最重要的特點是通過采購招標吸引供應商，然后供應商競標出價，采購中心根據需求選擇對自己較有價格優勢的供應商。雖然質量、交貨期、交貨準時率也是采購過程中的重要的考慮因素，但在傳統的采購方式下，質量、交貨期、交貨準時率都是可以通過事后想辦法進行控制的，從而將整個商業活動的重心放在采購價格的談判上。因此，采購中心在確定供應商之前的主要工作是與供應商之間進行報價、詢價、還價多個回合之間的談判，并且這個活動是與多個供應商之間同時進行的，最總，從多個供應商中選擇價最合適的供應商簽訂合同。

集中采購是為了降低傳統采購的選擇風險的時間成本。集中采購模式是集團總部設立專門的采購機構和專職采購人員統一負責商品采購工作，通過集中采購，加大企業在市場進行價格、質量、服務談判的籌碼，提高其在供應鏈節點上作為核心企業的位置，擺脫供應鏈上各自為戰、分散對外的被動局面，充分發揮聯合優勢，實現統一對外，提高抗風險的能力，最大限度降低成本，達到效益最大化目標。集中采購的優勢有以下幾個方面：

2.1 有利于發揮采購的規模化優勢

通過集中采購集團公司可以整合分散在各個分公司的采購資源，從而加大了采購的規模而獲得價格優勢，通過集中采購一方面可以避免同種物品的重復采購和降低同種物品的采購的頻率降低采購成本提高采購的效率，另一方面還可以避免分撒采購帶來的人力、物力和財力的浪費降低了企業運作的成本。

2.2 有利于規范企業的采購行為

通過采購需求、時間、人員、地點和供應商的適度集中，將分散性決策變為集中決策，增加了采購活動的透明度，降低了各分子公司的不合理的采購主張，并且減少了分子公司和供應商接觸的環節和機會，明確了各個部門的分工，規范了采購行為，并且有利于監督采購行為，有效的防止了企業里的腐敗行為。

2.3 有利于優化和完善企業的供應鏈

供應鏈是指產品生產和流通過程中所涉及的原材料供應商、生產商、分銷商、零售商以及最終消費者等成員通過與上游、下游成員的連接（linkage）組成的網絡結構。通過集中采購可以吸引更多的優秀的供應商加入到供應鏈中，他們以各自的產品為紐帶，把夸企業的業務聯合起來，可以共同降低經營風險、經營成本和提高企業的競爭力，有利于與供應鏈的企業之間建立長期良好的戰略合作關系。

2.4 有利于采購標準化和信息化的建設

實施批量性的集中購，有利于歸并同類產品需求計劃，促進形成同類產品和服務從而建立起一套科學的采購文件標準。通過集中采購更容易實現采購工作的標準化、信息化，提高采購和供應環節的準確性、及時性和匹配性。

2.5 有利于采購到高質量的物資和高質量的服務

集中采購可以很大程度上提高企業采購的技術水平，可以采購到優秀的品牌和以后的服務質量，獲得高質量、高性能和高效率的產品和服務。

3 集中采購存在的不足和缺陷

集中采購會給企業的經營帶來諸多優勢，但也不否認集中采購也會有些不足之處，主要體現在以下方面：

①集中采購的采購計劃是在集團總部匯集了各個分子公司的采購計劃的基礎上匯總編制的，很難準確的知道各分子公司的第一需求，所以編制的采購計劃難免會不是很準確。為了避免采購計劃的失真，建議集團總部可以安排相應的工作人員到各分子公司進行調研，做到對各分子公司的采購申請心中有數，從而建立更加準確的采購計劃。

②由于采購的物資數量較多，涉及的資金數額也大，就難免會有多方的利益牽扯進來，比如會牽扯到政府部門，公司的上級領導和供應商發面，所以集中采購對采購人員要有較強的法律觀念，廉潔自律和較強的組織紀律。

③由于集中采購的采購周期較長，而對于一些價值較低的和一些比較零散的物資來說，集中采購效率很低，并且會因為一些物資的不能及時供應而影響企業的生產運作。

④集中采購容易造成集中到貨，由此可能出現采購庫存周期長、資金周轉率下降、采購風險及費用隨之增加。

4 企業進一步完善集中采購工作的幾點建議

①健全企業采購制度，保證采購工作規范運行。首先建立起科學，規范、具體、嚴謹的操作規范。采購計劃要相對的集中，對相同的采購項目集中統籌安排，避免重復的采購工作從而造成采購效率的低下。其次，采購招標計劃的文件要科學規范。最后還應該控制競標的供應商的人數，若競標的供應商的人數太多的話，就會延長采購的工作時間，同時還應該避免供應商的人數太少，太少會造成競標競爭力太弱，最終采購的質量低下。

②加強采購工作的監督管理。集中采購的采購數量比較大，涉及的錢財也較多必須建立起一套長期可行的監督機制。監督上要將人與崗、崗與事、事與責、責與利緊密結合起來，做到各個環節既相互促進又相互制約。還要將監督檢查結果和做為考核采購工作的指標之一，對于采購工作中發生的違反制度的行為要嚴肅的處理，一定要做到采購工作在陽光下進行。

③合理安排采購的時間和采購的內容。由于集中采購的周期較長，對于一些價值低和零散的物品可以在采購的時候多采購一些，可以避免采購的不及時而耽誤生產運行。

④合理安排貨物的到貨期。和供應商進行良好的溝通，根據自己的庫存量合理安排采購貨物的到貨期，可以減輕庫存的壓力和庫存的供應不足使生產順利進行。

5 總結

隨著時代的進步，經濟的快速發展，集中采購相比以前的傳統的采購方式優越性日趨突顯出來，正以其獨特的魅力吸引著越來越多的企業和政府機構加入其中，通過集中采購企業必將降低采購成本，提高成本，并且能夠從源頭上遏制腐敗，使企業能在保證采購質量的前提下，更好地實現企業的經營目標。

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