教體局單位人事檔案管理策略研究與思考

甘金萍

摘要：現代化人事檔案管理機制和管理運行策略離不開信息技術支持，人事檔案需要進行理念創新，發揮面向內部管理的服務升級作用，為單位管理決策提供數據幫助。教體局作為分管教育體育的政府部門，在檔案管理方面面臨信息混亂、管理機制落后等問題。在后續的管理升級中，教體局需要不斷進行管理理念更新，通過引入信息管理技術，實現管理優化，提升管理效率和管理質量。

關鍵詞：教體局;政府部門;檔案管理;人力資源

人事檔案管理在現代檔案管理當中已經脫離了傳統單純信息記錄的管理方式，開始進入到重要的數據資源管理領域當中。傳統檔案管理機制除了需要對檔案管理模式等進行不斷革新，還需要進一步進行檔案管理理念的創新，認識到檔案管理的創新思路和其在現代化單位內部管理的重要支持價值，才能夠真正使人事檔案管理實現全面更新，更好地為單位高效管理提供服務。

一、教體局人事檔案管理的基本情況

教育體育局（以下簡稱“教體局”）使各地教育、體育工作的主管政府工作部門，在內部檔案管理當中涉及到的檔案環節眾多。由于分管類型較為特殊，檔案管理主要包含內部檔案和外部檔案兩個工作系統，其中外部檔案主要是指分管學校教育系統的信息檔案，內部檔案則是指內部人事檔案等。受限于傳統管理模式影響，紙質、人工檔案管理模式管理混亂復雜，導致管理效率不高，管理過程問題嚴峻。結合檔案管理實際情況，目前主要存在的人事檔案管理主要面臨幾個問題。

（一）傳統紙質檔案存在材料不全問題

目前教體局在人事檔案管理方面仍然沿用紙質檔案管理方式，部分檔案在存儲過程中由于調取、調閱不規范，導致容易出現檔案資料遺失，最終在進行人力資源統計中，常常出現資料不全的問題。

（二）檔案信息搜集整理不夠及時

紙質檔案管理模式中，檔案信息無法第一時間進行更新，對于調崗、離職或者新入職職員，檔案管理無法第一時間完成檔案數據的搜集和實時更新，檔案管理存在較強的滯后性問題，最終影響人事檔案管理的整體效率。

（三）檔案管理部門缺乏現代化檔案管理意識

檔案管理的 工作是一項內容繁瑣、細節眾多、標準化要求較高的工作，工作目標不僅僅是完成數據資料的檔案統計，更重要的是對于檔案信息的整理和優化，能夠及時進行檔案更新，能夠對檔案調用和檔案流動進行有效管理，保證檔案使用中各個細節能夠在管理掌控之中。但就目前教體局內部的檔案管理工作情況來看，大部分檔案管理人員存在人浮于事現象，缺少對于檔案管理工作的正確認知，為形成管理價值觀，很難投入管理熱情。人事檔案管理項目則較為被動，管理人員很難主動積極參與到檔案的搜集和管理當中，導致檔案管理較為混亂。檔案管理意識的缺失也是造成其他檔案管理環節問題的根本問題。

二、教體局需進行人事檔案管理的重新認識

（一）人事檔案管理需要有信息化支撐

人事檔案是重要的管理決策型檔案，對于單位內部來說，人事檔案能夠為后續內部管理決策提供數據支持，新時代檔案管理需要注重質效同步，利用積極的技術創新來推進管理機制創新。教體局單位內部的檔案管理混亂，需要引入信息化技術手段來進行檔案管理機制的建設和創新，通過信息技術來為人事檔案管理提供高效率的基礎性支持，使人事檔案管理能夠實現面向整體人力資源的統籌規劃，合理安排。

（二）充分發掘人事檔案管理的決策價值

人事檔案管理不是冷冰冰的孤立數據，而是能夠參與到管理決策當中的信息支持，教體局政府單位在內部管理方面應當充分學習借鑒現代化企業管理經驗，認識到人力資源在崗位運行和內部戰略實現方面 重要價值，進而將人事檔案管理與內部戰略決策進行相互整合，例如從人事檔案管理角度出發，開展內部職員的績效考評，結合教體局的服務工作成績和戰略目標，來實現人員管理的優化，降低不合理問題出現的頻率，更好地實現管理機制的創新。

（三）持續優化內部配置

教體局在管理改革當中應當以內部結構優化為前提，利用人事檔案管理的創新方式，來實現配置層面的優化、一方面，教體局人事檔案主要對當前人力資源情況進行全面記錄，通過人事檔案能夠對當前職工工作情況和未來的崗位職能配置等進行管控，體現人力資源配置的科學性和前瞻性;另一方面，依托不同的人才特點，制定相應的發展策略，幫助人才實現自我價值提升，引導人才能夠更好地投入到崗位工作當中，實現人力資源的崗位能力優化。

三、教體局人事檔案管理優化可采取策略

（一）進行數字化檔案管理技術應用

數字化檔案管理作為現代信息技術的重要成果，教體局需要將其應用到認識檔案管理當中，為檔案管理優化提供服務。首先，教體局需要進一步完善歸檔服務，利用信息技術開展程序層面的細節優化，檔案管理人員需要結合教體局的實際工作情況，利用數據庫平臺，進行檔案的搜集和不斷更新。其次，要建立起檔案匯報制度，檔案管理人員在開展數字化檔案管理當中，需要利用內部通信平臺進行實時的信息回報和反饋，通過與相關負責人進行溝通，提升負責人對于檔案管理工作的重視程度，引導單位內部形成良好的人事檔案管理氛圍。

（二）開展依托人事檔案管理的內部信息建設

數字化人事檔案管理系統建設需要與之配套的內部信息化管理系統，針對類別系統來實現技術優勢推進。教體局在內部管理方面可以學習借鑒現代企業管理當中所采用的內部控制機制，通過加強部門之間的聯系，利用共享數據平臺的方式，打破部門之間的信息壁壘。教體局在進行建設中，也可以根據人事檔案和所涉及到的部門信息需要，搭建內部信息系統，利用規范化的數據平臺，來實現及時的內部管理信息數據溝通。相關部門能夠依托平臺數據第一時間完成數據上傳，并利用后臺管理機制，針對性開展檔案管理信息的數據比較。教體局在后續的管理當中可以搭建信息化服務閱覽室，針對各個部門的檔案數據信息閱覽需求，為其提供信息調用和信息更新上傳服務，使人事檔案的信息化管理更具流通性，也更為便利。

結束語

人力資源管理在教體局的檔案管理當中舉足輕重，人事檔案在管理當中應當以人力資源管理和內部管理決策為導向，進行管理模式創新，為教體局在管理決策方面提供優化策略，奠定教體局政府服務職能不斷升級的基礎。

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