數(shù)字化檔案的保密管理問題與對策探討

馬 赫

（廣州市南方人力資源評價中心有限公司，廣東 廣州 510000）

0 引言

現(xiàn)階段，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)滲透到了各個領域的發(fā)展中，檔案管理行業(yè)也在這樣的浪潮中不斷探尋可以幫助自身轉(zhuǎn)型升級的路徑，數(shù)字化檔案建設與管理逐漸成為這一領域的重要形式。數(shù)字化檔案信息一旦泄露，會給相關單位帶來較大的風險，做好數(shù)字化檔案保密管理工作至關重要。基于這一情況，本文旨在分析數(shù)字化檔案管理存在問題的基礎上，探究出更適用于數(shù)字化檔案保密管理的有效手段。

1 數(shù)字化檔案保密管理工作中存在的問題

1.1 數(shù)字化檔案保密管理人員管理環(huán)節(jié)保密問題

在對數(shù)字化檔案進行保密處理時，工作人員如果沒有做好有效的保密工作，在檔案信息的錄入以及掃描等多個環(huán)節(jié)都可能會出現(xiàn)檔案內(nèi)容的泄露。不僅如此，一些非密人員或低密級人員在處理一些高密級的數(shù)字化檔案時，出現(xiàn)違反保密規(guī)定現(xiàn)象的可能性較高。此外，一些數(shù)字化檔案保密管理人員沒有接受過專業(yè)的培訓，有些人員盡管接受過培訓，但是在培訓期間學習不到位，致使數(shù)字化檔案保密管理的質(zhì)量較差。

1.2 數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化環(huán)節(jié)保密問題

對于數(shù)字化檔案保密管理工作而言，其工作中的重要一環(huán)就是將原本的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的檔案信息。一些單位的工作人員不具備這樣的專業(yè)能力，因此，這些單位往往會委托專業(yè)的第三方公司來完成這項工作，從而提升檔案性質(zhì)轉(zhuǎn)變的效率。這種方法雖然有一定的好處，但同時也面臨著較大的風險。外包公司在處理檔案時，其公司中的工作人員和處理設備是否具有保密的能力，轉(zhuǎn)變期間怎樣保證涉密檔案的安全性都是值得深思的問題。即使一些單位在轉(zhuǎn)變檔案的過程中由內(nèi)部檔案部門的工作人員來完成這項內(nèi)容，但怎樣確保涉密檔案轉(zhuǎn)化環(huán)節(jié)的安全也是一個重點問題。

1.3 數(shù)字化檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)保密問題

由于數(shù)字化檔案本身的形式特殊，因此，其流轉(zhuǎn)只需要借助網(wǎng)絡就可以實現(xiàn)內(nèi)部流傳，并且信息的共享和復制也更加容易。所以，如果在數(shù)字化檔案的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)沒有做好保密工作，一些非密人員就可能接收到一些涉密信息，或者是一些還沒有經(jīng)過專業(yè)部門審批的方案資料，一旦出現(xiàn)這種情況，就意味著涉密的數(shù)字化檔案發(fā)生了超范圍擴散的現(xiàn)象。

2 解決數(shù)字化檔案保密管理問題的對應策略

根據(jù)2021年的（Risk Based Security CRBS）數(shù)據(jù)泄漏報告內(nèi)容，世界范圍內(nèi)，已經(jīng)被公開的數(shù)據(jù)泄漏事件，達到了4 145起，這些事件導致了超過227億數(shù)據(jù)被泄漏。在此背景下，國內(nèi)推行了《數(shù)據(jù)安全法》，同時，各個領域，也開始推陳出新，使用各類高新信息安全技術(shù)，來防止信息安全事件的發(fā)生，經(jīng)過權(quán)威預測，在2025年，會有超過60%的機構(gòu)，采用云計算、商業(yè)智能等，隱私更強的信息技術(shù)，來實現(xiàn)自身的信息化建設。但即便如此，信息安全事件依然頻繁發(fā)生。為此，有權(quán)威機構(gòu)對信息安全事件做出了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)在2019年，有30%的數(shù)據(jù)泄漏問題，源于內(nèi)部人員的保密工作不當，而且控制一件源于內(nèi)部人員的安全隱患，平均需要花費77天的時間。基于此，在數(shù)字化的背景下，務必要做好檔案管理人員保密管控措施，由此才能有效規(guī)避源于內(nèi)部人員的安全隱患，保證數(shù)字化檔案的信息安全。

首先，應規(guī)劃出一套高效的檔案管理人員保密教育方案，并應當注意，由于數(shù)字化檔案保密管理人員的身份應當為涉密人員，所以要按照這一身份相關的保密管理規(guī)定對其開展培訓，在通過考核取得相應資質(zhì)之后才可以參與到數(shù)字化檔案的保密工作中。

其次，再設計一套嚴謹?shù)姆旨壒芾矸桨浮Ｔ诜桨冈O計中，需涉及檔案的掃描、錄入、查詢、管理以及信息維護等多項工作內(nèi)容，每一項工作內(nèi)容的性質(zhì)和特征都存在著較為明顯的差異化特點，因此，就可以按照工作類別對檔案管理人員進行分級管理。一些工作內(nèi)容需要接觸一些機密級的檔案，而另一些工作內(nèi)容可能接觸的是內(nèi)部信息和非機密級檔案。基于此，就可以將檔案保密管理人員按照相應的標準進行劃分。

再次，要根據(jù)上述方案，完善配套的管理制度、工作細則，指導管理人員，準確、嚴謹?shù)赝瓿筛黜椆ぷ鳎档褪д`、錯誤操作出現(xiàn)的幾率，控制內(nèi)部風險，提升數(shù)字化檔案保密管理水平[3]。在此過程中，還要注意，需根據(jù)數(shù)字化建設進程、現(xiàn)狀，結(jié)合管理者實際工作情況，對制度、細則進行相應的調(diào)整和優(yōu)化，確保保密管理工作的平穩(wěn)、高效開展，推動數(shù)字檔案保密工作水平的提升。此外，還要注意做好數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化環(huán)節(jié)保密管控措施，進一步強化保密管理工作的嚴謹性。在將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案資料的過程中，如果單位選擇聘請外包公司進行轉(zhuǎn)化的方式，一定要選擇一些已經(jīng)具備保密資質(zhì)的企業(yè)，并與合作的外包公司簽訂具有法律效力的保密條約，并編制出適用于整個轉(zhuǎn)化環(huán)節(jié)的保密管控措施和相應的計劃。

最后，在數(shù)字化檔案保密管理中融入更多現(xiàn)代化技術(shù)手段，從技術(shù)角度提升保密管理質(zhì)量，可以嘗試引入的技術(shù)手段主要有三種形式：

第一，人臉識別與USB密匙雙因子雙重認證。這一技術(shù)手段在實際應用到數(shù)字化檔案保密管理工作中時，其實現(xiàn)加密處理的方法基本是借助3D結(jié)構(gòu)光面部識別技術(shù)。具體來說，首先通過一種特殊光攝——近紅外激光，將這種光在物體的表面進行投射，這樣一來，物體的信息就可以在紅外攝像機的幫助下進行識別和讀取，當確認識別和讀取到的物體信息與既定的標準相匹配之后，保密管理系統(tǒng)就可以自動開啟；如果物體信息與既定的標準不相符，系統(tǒng)就會發(fā)出相應的提示，當提示的次數(shù)達到一定程度之后，系統(tǒng)還會自動報警，并將系統(tǒng)內(nèi)部的防控裝置自動開啟，這可以為檔案資料的安全性提供有效的保障，防止一些非法用戶將檔案中包含的資料和內(nèi)容進行竊取。但是，這種方法在實際應用期間也存在一些問題，雖然入侵者難以通過雙因子雙重認證的屏障，但其能夠再次設置一個雙重認證，致使檔案擁有者也無法使用檔案。

第二，USB KEY技術(shù)。該技術(shù)中包含著多種不同形式的技術(shù)手段，對于一些核心和重點的數(shù)字化檔案保密管理而言，這一技術(shù)可以發(fā)揮重要的作用，其中比較典型的幾種技術(shù)形式有人臉識別技術(shù)、密碼技術(shù)、智能卡技術(shù)以及USB技術(shù)等多項內(nèi)容。這一技術(shù)比較典型的一個領域是網(wǎng)銀，即網(wǎng)上銀行，用于保障用戶利益，并為銀行節(jié)約了大量的成本。具體而言，USB KEY技術(shù)的特點主要有四方面：（1）雙因子認證。這一技術(shù)特征得以實現(xiàn)的支撐力量主要是PIN碼和USB密匙，該技術(shù)在實際應用期間，每一個PIN碼都有一個與之相對應的USB密匙，PIN碼配備在USB密匙上，對其進行有效的保護。如果想要進入一個指定的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，僅僅知曉一項密碼是無法成功登錄的，需要同時掌握兩項密碼，才可以對數(shù)字化檔案進行使用，這種形式可以有效避免一些非法人員偽造身份對數(shù)字化檔案進行利用。（2）存儲空間安全性高。通常情況下，USB密匙的本身所具備的存儲空間能夠達到8～128K，與此同時，存儲空間內(nèi)部有大量密匙和數(shù)字證書存放其中。但這并不意味著用戶在從中調(diào)取數(shù)字化檔案的過程中會導致其他檔案泄露，原因在于會有特定的系統(tǒng)操作規(guī)范對調(diào)取環(huán)節(jié)產(chǎn)生制約作用，這可以實現(xiàn)數(shù)字化檔案安全性的有效維護[4]。（3）硬件加密算法。這一方法實現(xiàn)過程中用于支撐的兩項關鍵力量為智能芯片和CPU。其中，PKI系統(tǒng)中數(shù)字化檔案的加密操作、數(shù)字化檔案的解密操作以及簽名算法都囊括在這一范疇中。在這個過程中，USB秘鑰是執(zhí)行數(shù)字化檔案的加密操作和解密操作這兩項內(nèi)容的主要場所，在這一模式下，數(shù)字化檔案中包含的內(nèi)容以及用戶的密鑰信息等內(nèi)容都不會在計算機設備的內(nèi)存中留下蛛絲馬跡。與此同時，黑客等非法人員也無法將用戶的密鑰信息進行攔截。除此之外，3DES、SSF33算法、DES算法以及RSA算法等多種算法都可以在USB秘鑰的支持下進行有效的應用，其本身不僅具備著攜帶方便的特點，并且可靠性和安全性都可以達到一個較高的水準。（4）身份認證。在進行身份認證的過程中，這一目的得以實現(xiàn)的主要技術(shù)為人臉識別技術(shù)，這也是數(shù)字化檔案保密管理期間保密性和安全性都較高的一項關鍵舉措。檔案的使用者在對數(shù)字化檔案進行調(diào)取的過程中，往往需要在3D人臉識別系統(tǒng)的支持下對自身面部進行掃描，當系統(tǒng)確認無誤之后，還需要由使用者輸入相應的USB密匙，才能夠真正登錄數(shù)字化檔案保密管理系統(tǒng)的內(nèi)部，從而對檔案進行翻閱、調(diào)取以及下載等。

第三，RSA算法。1977年，RSA算法誕生于美國，在歷經(jīng)了十年之后的1987年7月首次公布，該算法是現(xiàn)今社會最常用且影響力最大的一種公鑰加密算法。這一算法以一個非常簡單的數(shù)論事實作為基礎，即將兩個大質(zhì)數(shù)相乘面臨的難度較低，但是在將得到的乘積進行分解時卻需要面臨較高的難度，所以，可以將乘積公開作為秘鑰。這種算法在對數(shù)字化檔案進行加密期間，主要是借助加密密匙和加密算法完成的。就對稱密匙而言，通常會編制一個統(tǒng)一且規(guī)范的密匙，來對數(shù)字化檔案進行加密和解密，數(shù)字化檔案的接收雙方在傳輸和應用檔案的過程中只需要將相應的密匙進行交換就可以達成這一目的，這種方法的便捷程度和簡單程度都相對較高。就非對稱密匙而言，這一密匙在對數(shù)字化檔案進行加密和解密的過程中，往往會編制出兩個密匙：第一，公鑰，所有人都可以共享這一密匙的名稱；第二，私鑰，私鑰在使用的過程中需要進行嚴密的保護。由此可見，RSA算法在實際應用期間應當將加密處理的側(cè)重點放在公鑰之上，從而對數(shù)字化檔案進行更加有效的保護。總體而言，RSA算法本身具備極強的安全性，可以抵抗迄今為止大部分已知的密碼攻擊，但是，該算法在實際應用期間也有一定的劣勢，例如，密鑰的產(chǎn)生并不容易，素數(shù)的產(chǎn)生由于會受到技術(shù)的制約，實現(xiàn)一次一密的難度較低，不僅如此，RSA算法的速度也比較慢。現(xiàn)階段，RSA算法已經(jīng)實現(xiàn)了有效應用，例如，凌科芯安科技的LKT4201N等加密芯片已經(jīng)可以實現(xiàn)RSA1024和RSA2048的運行。

3 結(jié)語

綜上所述，在數(shù)字化檔案保密管理的過程中，檔案的建設環(huán)節(jié)、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、銷毀環(huán)節(jié)以及管理人員的管理環(huán)節(jié)都可能會產(chǎn)生一系列的問題，從而對數(shù)字化檔案的保密性帶來不利影響。基于此，在解決這些問題時，就可以從檔案保密管理人員、分級管理方案、配套制度和細則以及新型技術(shù)手段的角度入手，采取針對性措施進行徹底地解決，從而為數(shù)字化檔案的保密性奠定堅實的基礎。