企業干部人事檔案在人力資源管理中的作用

□ 福建廈門 蔡 群

我國已經進入社會經濟快速發展時期，企業必須緊跟社會經濟發展腳步。企業加強人力資源管理可以為企業注入發展活力，在復雜市場環境下，可以把企業發展得更好、更快、更強。因此，企業發展過程中需要重視人力資源管理的重要性，從而為企業快速發展奠定基礎。而企業干部人事檔案管理則是有效提升人力資源管理成效的重要內容，通過提升企業干部人事檔案管理水平能夠進一步提高企業人力資源管理質量，進而實現企業人力資源合理配置。

一、企業干部人事檔案在人力資源管理中的作用

1.基于大數據支持下提升人力資源管理工作效率。在新世紀發展背景下，互聯網時代已經來臨，現代化技術在企業干部人事檔案管理工作中的應用，不僅可以推動企業干部人事檔案管理規范化建設進程，還有利于企業各項人事工作的順利開展。與此同時，基于信息化特性下的企業干部人事檔案規范化建設，不僅可以有效避免傳統紙質檔案管理存在的調取難、空間占用大、使用率低等問題，還能夠提高企業干部人事檔案管理安全性、簡潔性、時效性。由此可見，在技術支持下企業干部人事檔案服務人力資源管理具有較高可行性，能夠提高企業人力資源管理工作效率。

企業干部人事檔案信息化管理作為實現企業人力資源管理規范化建設的有效對策，是提高企業人力資源管理工作效率、質量的必然舉措。首先，有助于縮短企業干部人事檔案調取時間，提高檔案利用率，進而對企業干部信息及時且全面的掌握。企業干部人事檔案管理信息化建設，可以打破檔案存儲的空間壁壘，在有關部門或科室想要調取相關檔案使用時，不再需要去檔案庫中依次找尋，而是通過電腦檔案數據庫及時調取出相關人事檔案信息，從而便于提高檔案使用價值，進而便于通過高效的企業干部人事檔案管理提高企業人力資源管理工作成效。其次，有助于降低檔案管理成本。在企業干部人事檔案管理信息化建設前企業需要投入較高的成本進行檔案儲存與管理，為檔案提供一定的儲存空間，而隨著企業干部人事檔案數量越來越多，成本也在日益遞增，并且占地面積也在逐漸增大。在實現基于信息化檔案特性下的企業干部人事檔案規范化建設后，則不再需要考慮人事檔案儲存空間問題，因為所有人事檔案信息都會進入電腦數據庫，儲存在云端而不再占用企業現實空間面積，同時人工管理成本也可以大幅度降低，進而有效降低企業人力資源管理成本投入。

2.基于大數據支持下提供更全面的數據支撐。企業內部人員崗位晉升、薪酬調整等均需通過一系列考核實現，需要經過多次考核結果評估進行綜合評定，由此可見，每一次、每一項考核結果都尤為重要，需要仔細保存，從而作為未來綜合評定的重要依據，但考核結果在實際保留過程中，極易因各種因素發生丟失、臟污等問題。而企業干部人事檔案信息數字化能夠將各項考核結果記錄在檔，從而在后續綜合評定中通過相關人事檔案調取即可全方位了解人事信息，進而做出綜合判斷。企業干部人事檔案信息數字化是企業通過計算機設備創建檔案數據庫，在數據庫中進行企業干部人事檔案信息分類，將不同時間、不同種類、不同保密級別的檔案信息進行數字化轉變，將轉變完成后的檔案信息在數據庫中進行分類歸檔。數字化檔案信息存儲不僅有利于維護企業人事檔案長久保存，還可以促使企業干部人事檔案在網絡技術支持下，進行實時分享與使用，從而提高檔案利用率。基于此，大數據技術支持下的企業干部人事檔案管理不僅可以提高人力資源管理效率，還能夠在技術支持下進一步對檔案信息進行充分分析整合，從而梳理檔案中存在的要點信息，挖掘檔案潛藏價值，提高檔案利用率以及可以借助檔案厘清各項人力資源管理工作開展思路，從而基于客觀、全面角度為人力資源管理提供科學有效的建議。

3.基于大數據支持下實現企業人力資源合理調配。人力資源是企業能夠健康可持續發展的重要力量，企業干部作為管理層則是保障企業良好的核心力量。通過上文所述可知現代化技術的迅猛發展為企業人力資源管理創新帶來了有效支持，但目前仍有部分企業在人力資源管理中依然存在側重經驗管理的傳統管理模式現象，在崗位晉升、薪酬調整等綜合評定管理時出現人才綜合能力與崗位需求不匹配現象，無法實現企業人力資源合理調配，從而在一定程度上容易出現人力資源浪費問題。大數據技術、云計算機技術、人工智能技術在企業干部人事檔案管理中的應用能夠將企業干部的培訓成績、業務能力、績效考核等內容數據化，幫助人力資源管理者在現代化技術支持下對各項數據化信息進行分析，并根據分析結果掌握當前企業干部的工作情況與綜合能力，進而提升人才與崗位的匹配精準度以留住先進人才。

二、企業干部人事檔案服務人力資源管理的對策分析

1.重視企業干部人事檔案的收集與整理。要想提升企業干部人事檔案在人力資源管理的作用，首先需要重視企業干部人事檔案的收集整理，因為只有在完善的檔案信息支持下，才能開展與制定科學有效的人力資源管理措施。在大數據時代下的人力資源管理可以有效規避傳統人力資源管理中存在的缺陷，經過大量相關管理數據的收集和分析，可以及時優化完善企業干部檔案數據信息，從而在人力資源管理過程中依據大數據分析人力資源綜合能力表現，將人力資源的優勢挖掘出來，促進事業單位更好發展。與此同時，收集與整理企業干部人事檔案還是開展后續人力資源管理工作的基礎條件。在此背景下，企業需要提高對企業干部人事檔案收集與整理工作的重視程度，為相關人員開展企業干部人事檔案收集與整理工作創建有利條件。具體要點為：首先，企業應為企業干部人事檔案收集與整理工作提供足夠的人力、物力、財力支持。因為該項工作具有突出的持續性特點，需要不間斷開展該項工作，從而保證企業干部人事檔案數據信息的全面性與有效性。持續開展此項工作，才能夠保證企業干部人事檔案收集與整理的各項工作能夠有效落實并取得顯著成效，進而切實提升企業干部人事檔案在人力資源管理的作用。其次，人力資源部門雖然作為企業干部人事檔案收集與整理工作的主要力量，在此期間為切實保障工作開展成效，僅依靠人力資源單一部門是無法實現的。因此，企業應要求其他部門與人力資源部門聯動，共同配合從而高效完成該項工作，從而促使人力資源管理工作能夠在企業干部人事檔案管理作用下得以優化。

2.建立健全企業干部人事檔案管理制度。任何一項工作地有序開展均需要一定的規章制度把控，從而保證各項工作有章可循、有度可依。基于此，企業要想有效推進企業干部人事檔案服務人力資源管理工作，提升企業干部人事檔案在人力資源管理中的作用，必須建立健全企業干部人事檔案管理制度，為企業干部人事檔案管理各項工作開展提供基本依據，以此有效提高企業干部人事檔案管理工作效率與質量。具體要點為：首先，建立健全人事檔案信息化管理制度。要求人力資源管理人員應進一步推進人力資源信息化管理工作規范化建設，全面完成紙質版檔案向數字化檔案轉變。與此同時，規范檔案內容錄入、修改、新添等格式標準，從而為人力資源管理工作開展提供數字化檔案信息支撐。其次，建立健全人事檔案信息動態管理制度。企業干部人事檔案數據是動態的，是經常發生變化的，因此要想保障人力資源管理工作質量以及各項工作的精準性，人力資源管理人員應及時對企業干部人事檔案進行更新，確保檔案的時效性、全面性、精準性。再其次，建立健全人事檔案信息共享機制。在傳統紙質版檔案管理背景下，要想調取相關人員檔案需要花費大量的時間與精力在檔案室內進行翻找，而新時期基于現代化技術下的數字化檔案可以在有關人員需要時及時為其調取出相關人員檔案，極大程度縮短了檔案調取時間，切實提高人力資源管理效率。在此背景下，企業基于人力資源管理需求應進一步深化人事檔案信息共享機制，確保各部門之間能夠實現檔案共享。

3.組建高質量企業干部人事檔案管理隊伍。當前，檔案管理信息化建設與規范化管理，是新時期檔案管理工作的重要內容。隨著現代化信息技術快速發展，檔案管理工作變革發展迅速，在變革中檔案管理人員起著至關重要作用。因此，組建與培養高素質的企業干部人事檔案管理隊伍是開展企業檔案管理工作的一個關鍵因素，也是重中之重。基于此，企業應集中力量組建高質量企業干部人事檔案管理隊伍。在此要求下重點要做好以下幾個方面：一是提高重視，優化工作環境，營造工作氛圍，發揮人才優勢。干部人事檔案管理工作不僅僅是檔案管理工作人員的工作內容，也是企業其他崗位人員的工作職責之一。因此，要想切實提高干部人事檔案管理質量，從而為人力資源管理奠定夯實基礎，企業全員要至上而下形成聯動，從而在領導帶動下，開展有效的宣傳，進而營造良好的工作環境，促使全員樹立檔案意識。與此同時，還應構建良好的學習氛圍并基于崗位需求，選拔素質過硬的管理人員加入檔案管理隊伍，從而切實提高檔案管理工作效率與質量，并不斷激發檔案管理工作者的工作熱情、學習熱情，從而提高其綜合素質，促使其能夠全身心投入到檔案管理工作中。二是開展多元化培訓，通過請進來，走出去的方式，不斷提高檔案管理人員業務水平和工作技能，以此適應新時期企業檔案管理工作要求。①針對新入職的檔案管理人員，需要側重其專業技能、理論知識、政治思想三個方面的考核，促使其能夠盡快開展工作。②針對企業內部老員工，需要定期組織相關技能與業務能力培訓，或者到檔案管理專業公司進行觀摩交流，以此不斷提升其專業素養，確保其檔案管理業務能力能夠始終居于行業前沿，進而保證企業檔案管理成效。③加強檔案管理人員的計算機應用知識、數字化知識和現代管理技術知識的學習與培訓，以此強化檔案管理人員新技術應用能務，從而不斷提高其綜合工作實力。

三是建立考核評價制度，落實監督管理工作情況。①建立有效的激勵機制，以此進一步完善人員素質與崗位晉升體系，同時完善薪酬與考核機制，將薪酬與考核緊密相連，不僅可以調動工作者主觀能動性，還能夠通過提供晉升、進修、加薪等獎勵方式，增加檔案工作者的成就感和責任感，進而提高其專業素養，促使優秀檔案管理人才脫穎而出。②加大落實檔案管理隊伍建設監督力度，集中力量清理消極怠工、無證上崗等現象，對不滿足崗位需求者給予相應培訓或調崗處理，以此滿足與提高檔案管理人員任職資格要求，進而打造出一支高素質的檔案管理工作者，從而有效推動檔案工作開展，確保各項工作能夠及時落地。

4.做好企業干部人事檔案安全管理工作。近幾年人事檔案信息泄露問題愈發尖銳，嚴重影響企業良好發展，并給企業形象造成嚴重損失。在此背景下企業要想保持良好的發展態勢，有效避免信息泄露或被盜取，應深化人事檔案信息安全保密管理工作，推進人事檔案信息安全保密管理體系創新，從而切實強化企業人事檔案信息安全保密水平，進而維護各方經濟利益與保障企業穩定發展。

企業干部人事檔案數據信息十分全面，包含工作人員的基本身份信息、家庭信息、工作情況、從業經驗、業務水平甚至經濟情況等。因此，一旦檔案安全管理工作存在缺失導致信息泄露不僅會給工作人員生命財產安全帶來嚴重威脅，同時還會降低企業信譽，給人力資源管理工作帶來無法返回的影響。由此可見，加強干部人事檔案安全管理工作尤為重要，具體要點如下。首先，企業應加強人事檔案管理工作的基礎設施建設，基于《全國檔案系統信息化建設實施綱要》有關規定，結合企業干部人事檔案管理現狀，在人力資源管理規范化建設過程中投入更大的人力、物力、資金等資源支持，從而通過引進先進檔案管理設備、打造專項人事檔案管理機房、完善軟硬件基礎設施等措施，實現企業干部人事檔案數字化。此外，在企業管理者層面，應提高相關管理者對人力資源管理規范化建設的重視程度，從而建立健全人事檔案管理制度，形成自上而下有效管理機制，進而創建完備的企業干部人事檔案管理體系，是做好企業干部人事檔案安全管理工作的基礎條件。其次，識別信息安全風險。在企業干部人事檔案安全管理工作體系中優化與完善識別信息安全風險是創新重點，通過信息安全風險識別能夠及時監測企業信息的安全情況，識別企業干部人事檔案管理是否存在信息泄露風險，從而基于信息安全風險識別結果便于制定有針對性的其詳細的信息安全保密管理體系。與此同時，信息安全風險識別體系的構建還能夠找出當前企業干部人事檔案保密系統中存在的漏洞以及潛存的安全隱患，并采取相應措施對其進行修補，從而有效保障人力資源信息的安全性、保密性、整體性。再其次，開展人事檔案信息安全保密管理體系創新。對現有的人事檔案信息安全保密技術進行優勢提取，將數字簽名技術、接入控制技術、跟蹤審計技術、防火墻技術進行融合，從而發揮出原有人事檔案信息安全保密技術的聯合作用。其中數字簽名技術的優點為可以利用公鑰加密領域技術，鑒別數字信息，接入控制技術的優點為運用接入控制設備，控制用戶對外部網絡的訪問，強化身份認證安全性，跟蹤審計技術的優點為利用網絡信息技術對用戶訪問進行追蹤與監控，防火墻技術的優點為通過軟件及硬件設備組合，在各個網絡之間建立網絡通信監控系統保護，阻擋外部網絡入侵。

綜上所述，企業干部人事檔案在人力資源管理中的作用較為突出，基于大數據支持下的干部人事檔案管理可以提升人力資源管理工作效率以及為人力資源管理工作提供更全面的數據支撐，同時還可以切實有效實現企業人力資源合理調配，進而有助于提高企業人力資源管理效率與質量，從而基于人力資源管理切實推動企業健康可持續發展。基于此，企業應通過深刻重視企業干部人事檔案的收集與整理、建立健全企業干部人事檔案管理制度、組建高質量企業干部人事檔案管理隊伍、做好企業干部人事檔案安全管理工作、信息技術應用，加大人力資源投入力度等措施深化企業干部人事檔案服務人力資源管理。