財務共享模式下企業費用報銷與管理發展分析

□ 哈爾濱 王瑋迪

在競爭激烈、迅猛發展的大數據時代背景下，對企業費用報銷應用財務共享進行分析，對企業簡化票據處理，降低企業運作成本，優化商業模式以及財務管理的革新具有充分的參考意義?；赟WOT分析方法對企業費用報銷應用財務共享進行研究，分析其優勢、劣勢、機會以及威脅。結果表明，設置費用報銷的財務共享服務中心，可以優化資源配置，它的管控將對企業的發展有直接影響，所控制的風險也將會與企業的多系統結合，不僅可以作用于財務管理的水平與發展效率，而且有利于企業的未來發展。

應用財務共享服務中心，企業可以通過將各個分子公司中具有重復部分的、不需要專業人士操作的、可以應用系統操作完成的核算業務集中到統一的操作部門，這樣可以優化辦公流程，況且費用報銷管理的運營水平直接影響企業的經營效率，財務共享中心對費用報銷產生的作用不可小覷。但是由于南北方企業行業集中度不同，而財務共享中心的發揮作用也不盡相同，故而各類行業是否能合理利用財務共享中心達到優化經營效率，以及能否達到未來企業的創新改善的目的，是本文尚待商榷的問題。

一、引言

（一）財務共享適用與不適用企業類型

1.適合使用共享服務中心的行業。對于金融業、服務業以及通訊服務業而言，他們的發票單據居多，報銷流程也是紛繁繁雜，在這類行業中，員工費用、差旅費使用報銷以及員工支取備用金都將會影響企業的運營效率。在此類行業中，重復且周而復始的簡單工作可以統一處理，設立共享服務中心更有利于管理，可以在遇到突發狀況時最高效率的直接作用于事件本身，更有效的進行橫向管理。況且由于它成為了一個獨立的核算部門，專業的人員更加充裕，把握風控的能力則會更強。它擁有更加系統的管理體系，將傳統的財務會計和管理會計有效的進行分工，全面系統的將基礎財務核算節省的人力、成本和時間，更加快速的作用于財務管理之中，形成降本增效的管理體系，這樣會使企業達到更優質的資源配置，實現利潤的最大化。

2.不適合使用共享服務中心的行業。而對于制造業、信息化程度較低的企業而言，應用會計電算化或者財務管理系統的難度會更大一些，財務共享中心更適合處理一些單一的、重復性強的工作，而制造業的業務復雜，相較于金融業、服務業的工作，制造業或者信息化程度較低的行業并不需要大量的出差或者繁雜的票據，由于共享中心不能對制造業等行業按照同一個財務標準來審核和衡量，因此，對這些不適用于共享中心的行業，轉型將可能是未來發展的必然趨勢。

（二）傳統費用報銷模式與應用財務共享模式對比

1.傳統費用報銷流程。傳統的費用報銷需要多次審核以及審批程序，不僅可能會浪費大量的人力財力，還極大地耗費時間成本，導致企業運行低效。同樣的，傳統模式的報銷流程一般為如下步驟：（1）需要報銷人員填寫好申請表，并按照相應的類別整理；（2）經上級領導審批后，再由部門領導審批；（3）均通過后，票據都遞交給財務部門審批后，即可完成報銷得到款項。

在傳統模式下，即使是審批流程步驟不多，但是由于層級要求較多，需要耗費的時間也比較繁雜，再加上大量的票據堆積至財務部門，會增加更大的人工成本以及復核的成本。此外，各部門的標準各有不同，報銷時產生了分歧或者資金分配問題，導致資金流失。

2.財務共享報銷流程。在該種模式下，費用報銷只需要通過系統進行登錄，然后掃描出相應票據、電子信息和報銷金額上傳系統，報送至財務共享中心進行審批，經過專人核驗。隱私性和標準也可以獲得相應的保護，不會導致大量的資金流失和標準超標的問題，審批過后向銀行提交即可完成整套報銷流程。因此，在這種模式下，節省了時間和空間上的成本，也更加的高效高質。

（三）與企業未來發展的聯系

是否適合應用該系統，與企業業務所產生的票據數量以及復雜程度有著重要關系。由于制造業、信息化程度較低的企業，一般對于市場的敏感度和應變能力較低，對各個職位的的職責關系劃分并不明確，大多數是以傳統金字塔的構架進行管理審核，時間久、效率低，但是由于票據少，購置共享系統的費用遠高于人員管理費用，故而不適用財務共享系統進行處理，在一定程度上也可以達到價值增值的目的。但是，針對金融業等會產生大量票據和重復性工作的企業而言，選擇應用該模式，不僅可以做到資金統籌和管控得到合理的強化，同時也發揮資金管理的規模效應，滿足企業的財務管理需求。

二、應用財務共享技術管理費用報銷的SWOT分析

（一）優勢（S）

相比較于傳統財務管理模式的企業，票據化處理的財務共享中心可以將繁瑣的票據核算轉化為流程化模式核算，簡化了人工的工作量，這樣就會降低出錯率，同時也能降低企業的財務管理成本，為企業節省的資金用于投資和生產，提高核心競爭力。而且對于費用報銷，應用了財務共享技術可以更好進行信息整合，即通過票據上的數據可以為財務分析提供良好的依據。而對于票據處理應用了共享中心，其優勢也體現了幾點：

1.應用了財務共享中心可以簡化管理層的工作，不僅使管理層的精力可以更好地應用于投資運營，還減少了財務部門的人員數量，降低了運營成本。

2.由于產生流程化服務，財務共享中心可以節省大量的時間，保證企業不產生過多的資源浪費，對于提升其運營水平和財務管理水平具有非常重要的積極作用。

3.由于原有的重復性操作的工作牽扯了大部分工作人員參與了非專業類工作，擁有財務共享技術之后，財務人員可以通過節省的工作時間從事更行之有效的核心業務，為企業提高競爭力，增強信息技術水平也是大有裨益的。

（二）劣勢（W）

財務共享中心的建立，并非全是益處，由于財務共享中心的系統價格昂貴，大多數中小企業并不熱衷于購買該信息管理系統以及信息管理模式，他們通常認為，購買的系統比之熟練的財務人員進行相關操作，更傾向于選擇后者，這也是導致南北方企業使用的財務共享技術產生差異的重要原因。

況且，在這種情況下，財務人員嚴重脫離實質的經濟業務，在工作過程中主要只通過票據方面的處理，淪為公司的輔助崗位。相較于傳統業務報銷的企業在實操過程中，財務人員可以通過詢問銷售人員具體的花銷來判斷具體的經濟業務和情況，并且與具體的報銷金額做出綜合的判斷，進行理性的財務分析，為企業的下一步部署提供相應的戰略建議。但是應用該技術，導致財務人員不再與公司的銷售部門對接，僅僅通過所得到的數據來推斷公司的實際運營情況，沒有實時的反饋和市場調研的數據支撐，無法進行合理的戰略定位，則會產生財務人員無法為業務人員提供所需的相關數據以及信息；業務人員不考慮整體流程，盲目開展業務的情況。

（三）機會（O）

但是，新鮮的事物也都是有利有弊，就像即使是南北方企業行業集中度的不同，但大多數企業也都更加傾向使用統一的企業文化，使子、分公司應用相同的發展目標，保持縱向管理的優越性，嚴格控制企業的經營風險和財務風險，所以針對現階段財務共享中心所創造的簡化財務流程、管理化的業務流程可以將業財融合。

盡管我國的財務共享中心服務沒有國外的研究時間周期長，但是重點是應用財務共享中心來將重復性的會計工作以及高成本低效率工作的簡化，集中好相關的知識和專業人員更好的提高服務質量，更有助于企業將財務會計與管理會計相分離，使組織內部分工更加的清晰明了，更加明確，應用統一的報銷平臺，進行數據共享的傳遞；再經由統一報銷制度和審批流程進行內部管理并提高管理效率；最后設置費用審核組進行集中審核，使財務人員的工作效率達到最大化，有效保證不同職位、不同員工的報銷金額、對預付款項的支取次數金額的控制，從而控制了公司的資金風險。

（四）威脅（T）

對于財務共享服務中心的應用，對企業也有相應的威脅。首先，針對于我國的財務共享中心的發展情況而言，由于發展的時間尚短，所以我國的法律建設并不完備，即使企業想建立專門的共享中心，是否符合相關的法律法規都未成定論。其次，企業確實缺少相關完善的稅務風險管理，更甚至于稅務業務處理的相關的指標也沒有納入相關的考核績效當中，這樣就會增加企業的稅務風險。而且針對于目前的財務共享中心的服務平臺建設的不完善，信息化水平較低，加之部分北方企業的整體發展速度不快，財務人員不愿意改變，這就導致財務與稅務的資源不對稱、不對等，對財務共享的使用率很低。在這種情況下，會導致企業的稅務管理和效率產生不良的影響，會產生實際的稅務問題。

三、費用報銷管理應用財務共享方式對企業發展影響

根據當前的未來發展形勢，企業使用財務共享中心，將會是未來發展的必然趨勢，并且通過費用報銷這類在企業中既為基礎性工作，又為企業運作過程中的必要性工作，應用財務共享中心的模式將會對企業的業務財務提供了服務的支持，集中化標準化的實現對標服務，還可以通過對數據的整理來進行戰略服務的提供和支持，充分迎合業財融合的新理念。在發展過程中，部分行業雖然發展緩慢，但是由于學習發展迅速的行業企業，也吸取了一些經驗和教訓。為防止業務與財務相分離，可以通過相應的循環體制來進行彌補財務共享中的不足，對業務人員和財務人員搭建良好的溝通反饋平臺，這樣的平臺建立之后，既可以防止財務人員不熟悉業務流程而無法做出相應的準確發展判斷，也不會被業務人員所欺騙。

同樣的，業務人員應用財務共享中心，提供相應的費用報銷的流程進行報銷，也可以使業務人員更加高效的得到報銷金額，準確、快速、高效，節省了時間成本和資金成本。并且通過提供相應的服務技術支持，進而為企業的戰略服務，例如做好資金的資本運作，更好的考核績效等，提供有力保障和有利條件。反過來，戰略服務的財務部門又可以很快的了解費用的相應變化，進行標準的實時管控，優化企業的資金成本運作。

而且，很多企業的財務共享中心為了降低運作成本，擴大生產規模，一般會選擇將整個中心的工作人員置于薪資較低的地方建立，可以降低人工成本，但是對于企業而言，在遠離公司的異地財務共享中心，如若需要互相傳遞或共享相關的資料，將會增加大量的差旅費，那么在這種情況下，所節省的人工勞務費并不一定足夠彌補產生的差旅費，反而增加了相應負擔，增加了票據處理的繁瑣難度，更加不利于引領業務發展。

四、費用報銷管理應用財務共享方式對企業發展的作用

針對企業所實行費用報銷使用財務共享中心來應用，將對企業產生可持續發展的作用，由于費用報銷提供了一套完備的可持續的結構，在此情況下，將費用資金情況可以得到及時的處理，并且可以通過財務共享的流程應用于每一份業務中，這樣通過審批后留痕，就可以為財務部門作出預算提供良好的數據支持，將資金相應分配配置得更加合理，并與之前的前導數據相對比，一是防止大量的備用金因處理不當而流失，二是可以避免資金的大量預算處理不當。

通過建立起完備的費用報銷流程，為搭建完整的費用資金預算流程框架提供了良好的基礎，況且通過該項共享費用的資金預算，各部門層級依次應用到實際情況中，可以根據子、分公司不同情況可以進行相應的調整。這樣，在不破壞整體企業的總體戰略布局的情況下，還可以因情況進行相應的調整，后期做出相應的預算報告，讓這個系統可以在企業中進行有效的運轉。

同時，經過內部的費用報銷的全過程，可以將費用報銷進行全面優化，使費用報銷的審核做到省時高效，進行了良好的縱向管理。而且在未來的發展過程中，可以全面的實現從最初的預算管理到實際的支取款項支付款項，到后期的審核以及執行都可以形成完備的循環狀態，也可以遏制不實報銷，增強各部門之間的聯絡性、制約性，從而達到更好的發展，實現真正的省時高效，做到合理的風險控制的預防，使企業處于良好的競爭立足之地。

五、結語

因此，如果將傳統的財務服務模式與新型的財務共享模式相結合，則將會更傾向于企業管理以及內部控制的導向，相較于傳統模式下的財務模式，財務共享模式則屬于戰略性的財務，通過簡化人工操作得到的相關數據，可以為企業的長期發展提供可執行的操作目標，也就是我們通常說的管理會計職能。

同時，適逢大數據時代，應用財務共享中心的服務可以對企業做出大決策以及業務轉型提供支撐點。應用財務共享技術，可以有利于企業控制其成本，將有限的資金投入回報率更大的投資中，進行資金的最優配置組合。

況且，以費用報銷為切入點應用財務共享，可以使企業進行更好的管控，做到張弛有度。通過費用報銷流程的簡化，可以集中處理，也增加了數據統一管理的優勢；同時，企業此過程中，簡化了與銀行的對接，對資金的實時流動可以很好的監控，避免出現資金監管。而且不僅費用報銷需要應用該系統，在企業中，財務共享中心不僅對于與集團相關的監督系統、資金管理系統以及稅務管理系統建立信息傳遞的聯系，同時還可以與上下游企業進行快速的信息支持與共享，這些對于企業而言都是未來發展的機遇。