關于企業(yè)檔案管理信息化建設的思考

吳旦

摘要：在人類社會的不斷發(fā)展過程中，檔案資料的產(chǎn)生是必然的結(jié)果，他能夠作為對過去的活動進行了解和反思的重要參考依據(jù)，也記錄著人類社會發(fā)展的歷史進程和產(chǎn)生的一些關鍵結(jié)果和流程，對其進行研究具有重要意義。檔案管理工作的順利開展，對于企業(yè)來說更是意義重大，在具體實現(xiàn)檔案管理環(huán)節(jié)，需要使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)方法，要檔案管理的效率更高，工作更加方便，為企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理目標奠定良好的基礎。

關鍵詞：企業(yè)檔案管理;信息化建設

一直以來，企業(yè)對于檔案的認識一直存在誤解。許多企業(yè)管理中并未對檔案管理的工作重視，也不知如何利用檔案來產(chǎn)生社會效益，檔案管理技術(shù)人員仍然停留在資料查閱圖紙查閱的方向上，不知道如何正確運用多數(shù)職工的檔案資料，致使檔案利用率低下，信息化技術(shù)的作用也無法得到充分的發(fā)揮，讓檔案中原本記載的一些信息資料的重要價值無法得到充分的體現(xiàn)。對于企業(yè)來說，要在激烈的市場競爭中占據(jù)更有利的地位，就需要加強檔案管理的信息化建設，提高信息化檔案管理成果。

一、檔案管理信息化建設中現(xiàn)狀

（一）領導對檔案信息化重視不足

企業(yè)檔案信息化管理工作是保障企業(yè)檔案工作適應互聯(lián)網(wǎng)社會和信息社會的要求，同時也是構(gòu)建完善檔案管理工作的必然需求。企業(yè)領導對于檔案的信息化建設并不重視，甚至對檔案基礎設施的配備上也不充分，沒有進行信息化檔案建設的保護和開發(fā)技術(shù)，檔案利用率低，所以檔案也沒有發(fā)揮出其本身的功能。

（二）建立統(tǒng)一信息管理平臺

當前，我國企業(yè)數(shù)量不斷增加，企業(yè)中產(chǎn)生檔案的數(shù)量也相應增加，種類也更加豐富，對企業(yè)中的檔案進行儲存和管理成為了十分重要的工作內(nèi)容，同時也對檔案管理工作人員提出了更加嚴格的要求，但實際中企業(yè)的信息檔案管理平臺建設效果卻仍然不是十分理想，導致企業(yè)發(fā)展中產(chǎn)生的一些檔案無法得到及時的儲存，更加無法解決目前檔案管理中出現(xiàn)的各類難題。

（三）檔案人才的綜合素質(zhì)不高

使用先進的技術(shù)軟件和技術(shù)設備都需要通過人工來進行日常管理與操作，許多檔案員工只能完成目前檔案的歸檔等基礎性工作。隨著當前檔案信息化的快速發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)從過去的以管理為主轉(zhuǎn)變成了管理、使用共同發(fā)展的信息化開發(fā)方向，這讓檔案的形成和內(nèi)容都發(fā)生了前所未有的變化。過去在檔案管理工作中所用的一本帳的方法已經(jīng)不適合當前工作的需求，僅僅依靠一點淺顯的檔案管理知識無法滿足目前現(xiàn)代化信息檔案工作開展，同時在業(yè)務方面也需要檔案管理工作人員的信息化知識更加專業(yè)，能夠熟練使用計算機的相關操作和技能，使用外語完成網(wǎng)絡技術(shù)支持的學習和操作，同時還要不斷提高自身專業(yè)知識。但是，當前許多企業(yè)的檔案管理人員自身專業(yè)水準、專業(yè)素質(zhì)、理論文化水平等存在較大差異，與實際要求的懸殊較大，能夠完成檔案信息化管理和運用的人才相對匱乏[1]。

（四）檔案信息化系統(tǒng)地安全問題突出

首先，對檔案信息進行信息化的管理時，就需要實現(xiàn)檔案信息的全面溝通和交流，同時要重視對檔案信息的參考與借鑒。實際工作中，檔案的信息憑證常常被忽略。實體檔案是發(fā)揮其信息化功能的重要基礎，也是提高并保證信息化建設效果的重要環(huán)節(jié)，如果實體檔案資料的管理工作沒有得到重視，那么后續(xù)的安全管理工作也無法順利開展。其次，在檔案信息化管理環(huán)節(jié)，需要相關的管理人員對信息檔案進行重視，而如果僅僅關注了信息檔案的使用，卻不重視檔案信息本身，在實際使用過程中是否能夠有安全方面的保障，那么檔案信息化管理過程中的一些信息存儲效果可能就無法得到保障。因此，在企業(yè)中對檔案進行信息化管理時，就需要結(jié)合實際情況，去構(gòu)建更加先進完善的安全管理體系，保障檔案信息萬無一失，檔案信息化所形成的電子檔案需要設備具有較強的安全系數(shù)，由于電子檔案的形成和保存，需要依賴專用的硬件設備以及軟件系統(tǒng)，任何一環(huán)出現(xiàn)問題，都會導致電子檔案的信息失真，信息共享的成效不理想，使其存儲中存在問題，無法保障其使用安全。

二、提高檔案管理信息建設地方法

（一）加強領導重視，重視群眾參與

企業(yè)要提高檔案管理的信息化建設成果，首先就需要發(fā)揮領導人員的重要作用，讓領導能夠正確看待檔案信息化管理產(chǎn)生的重要影響，并且了解不同的檔案信息在創(chuàng)新發(fā)展過程中的關鍵內(nèi)容，讓檔案的信息化工作效率得到提升，促進企業(yè)的可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，將檔案管理工作推行到底，要把檔案管理工作納入到日常會議中的內(nèi)容中，納入到相關部門的業(yè)績考核上，納入到檔案管理工作人員的職責范圍內(nèi)，做到領導保障、人員保障、時間保障和經(jīng)費保障，這是加快推進企業(yè)檔案信息化管理的重要因素，同時也是檔案事業(yè)能夠得到可持續(xù)發(fā)展的基本保證，利用不同形式的宣傳模式使檔案管理工作人員對自身負責的檔案信息化管理工作產(chǎn)生正確的認識，讓檔案的管理成效更好，實現(xiàn)動態(tài)化的信息管理目標，真正做到檔案信息的有效開發(fā)與利用加強檔案，在目前社會條件下的信息化建設[2]。

（二）構(gòu)建檔案信息化管理統(tǒng)一平臺和統(tǒng)一標準

首先，完善檔案管理平臺的統(tǒng)一化建設，根據(jù)企業(yè)目前的檔案數(shù)量和檔案部門存在的工作壓力，結(jié)合目前檔案工作人員的工作量和檔案自然老化與人為損壞等問題，不斷擴充檔案存儲的載體和網(wǎng)絡共享資源，通過計算機光盤與磁盤作為載體，完成檔案的信息化儲存和信息存儲，利用高容量的存儲載體，這樣就能夠讓管理工作人員的工作量減少，使檔案管理工作的效率得到提升，也可以讓先進的計算機管理系統(tǒng)來發(fā)揮相對應的資料搜集、搜索，還有整理的任務，實現(xiàn)計算機的輔助管理要求，構(gòu)建檔案自動檢索等一體化管理模式，使工作效率得到大幅提升，也就是說，基于先進的計算機管理平臺構(gòu)建的前提上，讓計算機所具有的高容量存儲功能得到實現(xiàn)和發(fā)揮，也是實現(xiàn)信息化管理的重要基礎。

實現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一化目標，就需要讓檔案信息建設效果得到提升，這就需要相關方面能夠結(jié)合企業(yè)的實際發(fā)展情況，去規(guī)范標準的檔案管理內(nèi)容，讓檔案管理的流程更加清晰、準確，在其中涉及到檔案的統(tǒng)計標準，以及檔案的整理方法，還有檔案的服務標準，用于衡量企業(yè)中所有檔案管理工作的成效以及管理的質(zhì)量，而如果這些標準沒有得到統(tǒng)一的規(guī)范，就會導致檔案的管理內(nèi)容無法保障，企業(yè)內(nèi)部每個單位都要有自己的檔案部門自成體系，就無法形成整個企業(yè)的檔案信息互通，無法實現(xiàn)資源共享，達不到檔案信息的高效利用[3]。

（三）提高工作人員的綜合素質(zhì)

重視檔案信息化的電子檔案管理工作，就需要高素質(zhì)的檔案管理工作人才，檔案信息化管理對于目前的檔案管理人員來講是一個新的階段，企業(yè)檔案管理人員要適應目前現(xiàn)代化計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和通信技術(shù)，及時掌握檔案管理信息化的標準和要求，參與到計算機網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的開發(fā)應用中，檔案管理具備高素質(zhì)的管理型人才隊伍才能確保檔案信息化管理進程的有效推進。按照企業(yè)檔案管理信息化進程的要求來引進和培養(yǎng)一批高素質(zhì)高標準的具有專業(yè)技術(shù)知識和管理經(jīng)驗的人才，以滿足目前檔案信息化事業(yè)發(fā)展的需求，按照企業(yè)生產(chǎn)部門和檔案信息化發(fā)展的要求，不斷掌握動態(tài)檔案數(shù)據(jù)，提高員工自身工作標準不斷改進工作質(zhì)量，同時還要及時對在崗員工進行培訓，了解現(xiàn)代化科技在檔案管理工作中的作用，以提高現(xiàn)有員工的工作技能。

（四）充分利用現(xiàn)代化信息資源

第一，讓檔案管理的質(zhì)量得到保障，要實檔案資料信息的作用得到充分的發(fā)揮，就需要加強對于檔案管理的質(zhì)量重視。可以使用現(xiàn)代化先進的計算機軟件系統(tǒng)，對檔案資料進行定期的搜集和整理，讓檔案資料的質(zhì)量得到統(tǒng)一的規(guī)范，形成一種一體化的檔案體系，讓格式統(tǒng)一，確保檔案資料清晰以便借閱，同時還要做好電腦備份，防止由于數(shù)字化存儲而導致丟失或破損。第二，選用專業(yè)化的軟件功能，實現(xiàn)檔案信息化操作，檔案管理的工作人員就可以使用先進的計算機軟件功能，實現(xiàn)對一些專業(yè)的圖紙的繪制工作，并且記錄下相應的信息數(shù)據(jù)內(nèi)容，讓創(chuàng)新設計效果得到實現(xiàn)，也可以使用先進的網(wǎng)絡技術(shù)方法去加強對于資料的有效管理，讓數(shù)據(jù)信息的傳輸和共享更加及時，為工作人員的工作提供方便。此外，還可以使用計算機系統(tǒng)所具有的信息檢索功能，根據(jù)不同的資料內(nèi)容去對其進行分類，然后按照檔案號、內(nèi)容、保管期限等信息來完成目錄檢索的制作，加快信息檢索速度，這能極大降低檔案管理工作人員的檢索工作量，從而提高檔案信息的利用效率[4]。

結(jié)語：綜上所述，為了適應時代變化，跟上信息化技術(shù)的發(fā)展進程，企業(yè)檔案管理工作要不斷提高自身要求，促進檔案信息化建設，提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。為了做好檔案管理工作管理者，需要及時更新檔案的信息技術(shù)、專業(yè)技術(shù)，提高檔案工作人員的錄入、探索、存儲等功能，保障檔案管理工作的質(zhì)量，提高有檔案管理所帶來的經(jīng)濟效益，使檔案管理工作的開展對企業(yè)發(fā)展有所助益。

參考文獻：

[1]童心.XB企業(yè)檔案管理信息化建設研究[D].西北大學，2018.

[2]張雪沂.中鐵十六局六公司工程項目檔案信息化管理研究[D].華東交通大學，2019.

[3]王麗君.檔案管理信息化建設的思考[J].黑龍江科學，2018，915：94-95.

[4]權(quán)瑞瑞.關于人事檔案管理信息化建設的思考[J].蘭臺內(nèi)外，2019，32：15-16.