公立醫院“一站式”綜合檔案數字化服務平臺構建的影響因素分析

黃智斌

(山西醫科大學第一醫院，山西 太原 030001)

“十四五”規劃了“健康中國”的目標，我國的衛生和健康事業將達到更高的水平和更高的質量。在“健康中國”的大背景下，公立醫院檔案管理改革創新勢在必行。利用物聯網、大數據、云計算、移動通信等先進的信息技術，構建公立醫院“一站式” 綜合檔案數字化服務平臺，不僅可以重構醫院檔案管理的流程，更可以讓內、外部客戶享受到良好的檔案服務體驗。與此同時，該平臺不應該是獨立運行的“數據孤島”， 而應該是融入“數字化醫院”戰略的系統的數字化工程， 而在公立醫院的“一站式”綜合檔案數字化服務平臺構建過程中，面臨著許多正面的或者負面的影響因素，需要我們去分析和解決。

1 公立醫院綜合檔案管理的意義

公立醫院的綜合檔案管理包括設備檔案管理、財務檔案管理、病歷檔案管理、人事檔案管理等，綜合檔案管理是公立醫院管理的重要組成部分，對醫院的可持續發展具有關鍵的意義，主要表現在以下幾個方面。

1.1 文化建設的載體

公立醫院的綜合檔案是全體醫務人員工作成果的記載，凝聚著全體醫護人員的智慧和思想，記錄著醫院的發展歷程和企業文化，是醫院精神文明建設的載體。

1.2 醫學經驗的寶庫

醫院綜合檔案是醫護人員日常活動的真實記錄，例如護理檔案和病歷檔案里面收錄的就是醫護人員護理患者的情況，這些都是醫學教學和醫護人員技術培訓的有價值的資料，促進了醫學事業的不斷完善。醫療技術和護理質量的提升，都離不開臨床醫護活動的不斷總結，持續地經驗積累，利用這些檔案記錄，醫院工作可以節省人力、物力和財力。

1.3 醫學成果的價值發揮

醫學界可以通過醫院的綜合檔案總結科研成果，以此為基礎開發科研成果。醫學研究領域不僅需要扎實穩定的專業知識，更需要醫學臨床的經驗成果，而大量的事實資料就是來源于醫院的檔案室，通過對醫學成果的應用不斷提升醫療水平。

1.4 促進管理水平的提升

隨著醫院檔案資料管理的數據化和信息化，可以促進醫院管理的規范化和高效化，并充分滿足公共醫療衛生的要求。利用全面、便捷的綜合檔案管理服務，更有助于醫護人員提升專業水平和服務質量，提升公立醫院的整體競爭力[1]。

2 “一站式”綜合檔案數字化服務平臺構建的影響因素分析

2.1 數字化浪潮的影響因素

從歷史的層面剖析，包括醫院綜合檔案管理在內的全部檔案管理體系，都會經歷幾個發展階段：第一，以紙質和實物檔案管理為特征的“平面化”管理階段；第二，以初級信息化介入為特征的“信息化”管理階段；第三，最近幾年誕生的組織深度數據化的框架、體制、程序、文化為特征的“數字化”階段。這種以數字化為導向的全新發揮階段，對公立醫院綜合檔案管理的影響是極其深刻的，醫院檔案管理在“人少事多”的狀態下，最迫切需要檔案管理效能的提升，而“一站式”綜合檔案數字化服務平臺，可以大幅度提升醫院檔案管理的效能，也就是說，該平臺在以上這些正面因素的影響下，其構建的價值更加卓越。

2.2 “互聯網 + 醫療”的影響因素

最近幾年，在國家政策、數字消費、新興技術、疫情沖擊、行業轉型等多種因素的交織影響下，“互聯網+醫療” 模式的興起，既是我國衛生健康事業熱門的投資窗口，更是公立醫院內部轉型升級的關鍵方向。例如，2018年國家出臺的《國務院辦公廳關于促進“互聯網 + 醫療健康” 發展的意見》、2019年出臺的《健康中國行動(2019—2030年)》以及《中華人民共和國基本醫療衛生與健康促進法》，都明確地指出了公立醫院要實施數字化和信息化轉型的要求。本文觀點認為，“互聯網醫療”要求醫院的數字化轉型，不僅僅是簡單“業務流”的數字化，而應該是涵蓋了職能管理、醫院經營等多元化的數字化。基于以上的因素影響，“一站式” 綜合檔案數字化服務平臺的構建，會成為醫院未來發展的核心動力。

2.3 知識資源共享需求影響因素

傳統的公立醫院事務管理領域，檔案管理的職能往往不被重視，容易被定位成不產生直接效益的“中后臺管理領域”，在人力分配上、資源配置上、管理模式上以及檔案開發利用方式上，都存在邊緣化和低效能的問題。國家發改委于2021年7月1日印發了《“十四五”優質高效醫療衛生服務體系建設實施方案》 ， 方案中針對醫療知識資源共建共享的要求，明確闡述要“加強縣域醫共體建設， 鼓勵依托縣級醫院建設開放共享的影像、心電、病理診斷、醫學檢驗等中心，加強遠程醫療和信息化設備配備，與高水平省市級醫院對接，與基層醫療衛生機構聯通?！?基于以上的影響因素，要想真正實現醫療系統知識資源共享，搭建“一站式” 綜合檔案數字化服務平臺是必由之路[2]。

3 “一站式”綜合檔案數字化服務平臺優化策略分析

3.1 確立“一站式”服務目標

3.1.1 信息化目標 通過該平臺實現綜合檔案服務先進功能進行信息收集、歸檔、整理、統計、鑒定、編研、查閱、銷毀、移交等高效信息化管理，促進檔案管理工作效率的大幅度提升。

3.1.2 規范化目標 利用該平臺的構建，可以針對檔案系統標準、規范、業務流程等進行梳理并合理規劃，形成規范化的檔案管理服務體系。

3.1.3 一體化目標 該平臺與原有的業務系統有效銜接，利用高效的前端管控，按照相關規范完成檔案管理系統對大量有價值電子文件的自動、完整地收集，真正實現綜合檔案管理的一體化。

3.1.4 共享化目標 可以全面規劃檔案業務工作，在確保應收順暢的前提下，提升檔案信息的利用率，同時提供有效的電子通道方便檔案管理的監督和指導。

3.2 完善功能模塊

遵循《檔案法》《保密法》《檔案法實施辦法》以及公立醫院本身針對檔案歸集、開發、存檔、銷毀、借閱、利用及保密等制定的規章制度，公立醫院應該建立一個檔案類別的管理模塊，包含公共衛生、醫療服務、新農合、基本藥物制度和綜合管理等檔案業務應用，檔案包括聲像資料、人事類資料、實物類資料、 財務類資料、 專題資料、基建類資料、合同類資料、黨建資料、病歷類資料、 審計類資料、日常公文類資料等，可根據“制度依據→檔案類型→標準化審批流程→審批流程圖示→各審批節點人員設置”流程進行數字化服務功能模塊的搭建，發揮“一站式”服務優勢[3]。

3.3 設置綜合檔案數字化服務云桌面

3.3.1 客戶端層 醫院檔案管理的客戶端層可以利用獨立的 APP、OA系統介入端口、二維碼等實現，用戶通過APP軟件、平板電腦客戶端、電腦終端等具體的入口，進行檔案云桌面的無縫訪問，了涉密外的不同科室不同類型的所有數字化檔案信息都可以訪問。

3.3.2 門戶層 “集中性的門戶”建構是門戶層建設的優勢所在，該系統集成了虛擬桌面、檔案云應用、管理平臺。在公立醫院內部，一切被授權的主體都能夠通過統一的云平臺的門戶，充分滿足各自檔案資源個性化的需求。

3.3.3 應用平臺 “檔案云應用平臺”類別為中觀層面的技術平臺，“整合”與“聯網”是該技術的要點，可以借助云平臺虛擬化層保存到檔案資源和虛擬計算資源，進行客戶所需各種應用程序、應用組件等的構建。

3.3.4 云桌面平臺虛擬化平臺 該平臺的界面直接面向用戶，在技術層面上主要是依托Citrix 桌面虛擬化技術，一方面提升服務用戶的整合化水平，一方面進行桌面環境的優化，主要針對醫院檔案資源客戶的桌面環境， 讓虛擬桌面環境更標準化。同時構建虛擬化平臺。

3.3.5 基礎構架服務平臺 該平臺的功能是針對整體構架要求提供公共基礎服務，具體內容包括：基礎網絡服務器、數據庫服務、目錄服務等。

3.4 搭建醫院檔案服務微信公眾平臺

反思公立醫院“一站式”綜合檔案數字服務平臺構建的影響因素，不能忽視所處的媒介傳播環境，在主體上是依托移動互聯網等新媒體。例如我們每個人都離不開的微信生態圈(朋友圈+微信群+企業微信+小程序+搜一搜+視頻號+微信支付)，就是高熱度的新媒體傳播環境，以十億多人次的活躍度成為醫院搭建“一站式”綜合檔案數服務字平臺的重要影響因素[4]。

在“微信生態”圈支撐下，醫院檔案私域的運營具備“信譽至上” 和“流量制勝”的絕對優勢，所以，在搭建一站式綜合檔案服務平臺時與檔案用戶的連接需要一個外在端口。首先可以構建一個專業性的微信公眾平臺，然后以后臺電子檔案數據庫與檔案服務微信平臺的連接為基礎，利用開發以微信公眾號為依托的“微信訂閱號”“微信小程序”“微信服務號”“企業微信號”以及“微信留言互動”等模塊，加大檔案服務與客戶的互動。

4 結束語

綜上所述，公立醫院的綜合檔案管理工作在新時期面臨一定的挑戰，主要表現在從傳統載體管護向數字化、現代化轉型的難度。通過搭建“一站式”綜合檔案數字化服務平臺，完全解決了傳統檔案服務效率低、質量差、功能缺陷等問題，加快了公立醫院現代化建設的進程。但是在這個過程中需要面對克服一些影響因素，比如平臺搭建的資金投入、平臺的運維管理需要專業技術人員；同時，需要有足夠的存量空間以供檔案數據的累積，檔案數據管理存在的某些風險，都是平臺建設的負面影響因素。