高校修繕工程管理平臺設計研究

姚 君

高校修繕工程管理平臺設計研究

姚 君

[天津科技大學基建處]

高校建設工程領域是廉政風險的高發區。與新建工程相比，修繕工程項目具有投資小、工期短、數量多等特點，這也造成了其在廉政風險方面具有較強的隱蔽性。如何解決修繕工程的廉政風險問題，同時還要兼顧工作效率，做到兩者的協同統一是管理者需要思考的問題。憑借高校信息化管理發展的趨勢，通過引入網絡信息化技術手段，搭建管理平臺，實現修繕工程信息化管理，是解決上述問題的一條很好思路。本文根據高校修繕工程的特點及當前實際管理中存在的問題，提出了高校修繕工程管理平臺的設計思路，并對各具體功能模塊進行了初步的研究與探討，以期為后續平臺的技術研發工作提供借鑒。

高校；修繕工程；管理平臺

隨著高校事業不斷發展及師生規模的不斷增長，建筑體量也趨于龐大，少則幾十萬多達上百萬平方米的校舍面積隨著使用年限的增長自然離不開修繕與維護。組織開展修繕工程是維護校園安全、保障正常教學科研秩序的重要手段，也是各高校后勤、基建等部門的工作任務。

一、高校修繕工程的特點

一般來說，高校修繕工程具有以下幾個方面的特點：一是投資額度相對較低，一般幾萬元、幾十萬元的工程項目占大多數，幾百萬、上千萬的工程項目相對較少；二是施工期比較短，一般修繕項目基本上會在一兩個月內完成，工期在半年以上的工程項目較少；三是年度內修繕工程項目數量較多，少則幾十項，多達甚至上百項；四是修繕工程項目靈活多樣，主觀性比較強，“修哪里”“修多少”“如何修”等問題更多地取決于主觀決策。

二、高校修繕工程管理中存在的問題

（一）修繕工程項目決策問題

因修繕工程項目的資金額度相對較小，重視程度相對較低，實際操作起來，項目決策一般比較隨意，缺乏集體決策機制，有些是因為沒有相關制度，有些是因為未嚴格執行相關制度，這就可能會造成項目的科學性與可行性出現問題，同時一經巡視或巡查，較容易出現廉政風險方面的問題。

（二）工作流程與工作時限不相容問題

為了盡可能減少對正常教學秩序的影響，修繕工程項目通常時限性與緊迫性都比較強，項目一旦確立，就需要在較短的時間內完成。這就容易造成有時候為了搶時間而未嚴格履行工作流程的問題，如在項目采購、合同簽訂、變更簽證、竣工驗收等工作流程中未能嚴格履行審批程序，給項目留下一定的風險隱患。

（三）項目資金管理方面的問題

因修繕工程項目數量多、單個資金額度相對較小的特點，在資金管理方面難點較多，經常會出現預算資金執行不到位、年底突擊花錢或錢不夠花的情況，甚至還會出現工程項目與財務支出對不上帳的情況，再重新查賬費時費力。

（四）工程項目檔案管理方面的問題

修繕工程項目因其自身特點，檔案管理問題在很多高校都是痛點，尤其是一旦遇到巡視或檢查，就需要查閱大量的資料檔案，往往還不一定能夠找到或找全，一旦無法提供較為完整的檔案資料，有可能會造成較為嚴重的后果。

三、高校修繕工程管理平臺設計思路

要引入信息化手段，研發高校修繕工程管理平臺。在盡可能規避廉政風險的前提下，提升工作效率，逐步實現修繕工程管理廉政風險防控與工作效率提升的協調統一，為工程管理人員“敢做事、能做事、規范做事”創造良好的條件。

（一）工作流程固定化、程序化

相比較來說，網絡平臺系統具有一定的程序性、規范性、明確性與強制性。將修繕工程的管理固化到網絡系統平臺中，使其立項、審批、采購、變更、驗收等程式化的工作在平臺上完成，工作流程清晰明了、規范可行，還具有記錄與日志的功能。這在一定程度上降低了對管理人員的要求，即時管理人員對相應的管理制度不太了解，也能夠通過網絡平臺按照固化的流程完成相應的工作。

（二）網上審批，提升效率

修繕工程管理中較大的廉政風險點就是項目的決策審批，很多高校也都認識到了這一點，基本上都制定了集體決策機制，但在實際操作過程中，通過線下開會進行決策的方式效率低、人員與時間成本大，難以應付數量龐大的修繕工程項目。基于此，將線下的決策與審批平移到網絡上，相關人員在空間與時間上均得到了解放，項目審批的及時性也能夠得到充分的保障，可以在依法合規的前提下大大提升工作效率。

（三）工程檔案資料電子化管理

每次遇到巡視、檢查，都需要從成堆的資料中進行翻找、整理，而且隨著年限的增長，資料丟失的可能性也逐步增大，即使找到，也很難回憶起來項目的具體細節，這也成為了很多高校的痛點。通過搭建網絡平臺，實現修繕工程項目檔案電子化存儲與管理，即每個工程項目在完結后均會形成一個“電子檔案袋”，其中包括項目相關的各類文件、信息，如文件類包括立項文件、合同、審計報告等，信息類包括審批人員、審批時間、以及系統日志等，能夠清晰地記錄項目的相關人員、相關單位、具體時間、審批決策等細節，而且便于查詢與展示。

（四）財務電子記賬，清晰準確

電子記賬是網絡平臺系統具備的優勢之一。一般來說，修繕工程項目預算資金的撥付列為一大項，所有具體的工程項目都是從中付款，同時部分項目還有可能涉及到尾款的問題，通過人為手動記錄難度較大，而且容易混亂。通過網絡平臺系統，可以清晰地記錄每一個項目預算金額、合同金額、變更金額、結算金額以及付款金額等，并通過相應的運算準確地反映出財務預算的執行情況，已經花了多少錢、還剩多少錢、還需要支付多少錢等等，對于修繕工程項目的安排具有重要的參考意義。

四、高校修繕工程管理平臺主要功能模塊設計

（一）項目管理模塊

項目管理模塊主要通過網絡平臺對修繕工程項目實現全過程管理，主要包括項目前期管理、項目實施管理和竣工驗收管理三方面內容。項目前期管理主要包括項目策劃、論證與立項、方案制定與施工圖設計、以及相關招投標等，從程序上和資料上保證項目實施的合法性。項目實施管理中最主要的就是項目變更簽證管理，其他的施工安全、質量、進度等需要線下控制。項目竣工驗收管理主要包括竣工驗收報告、審計報告以及工程款支付等方面內容，完成工程款支付后，項目管理過程基本完結。此模塊重點考慮的是項目實施過程中的程序合法性與資料完整性，一環套一環、環環相扣，不允許跳過其中的關鍵程序，相應的降低廉政風險發生的概率。

（二）信息審批模塊

信息審批模塊主要是根據項目金額設置的相應審批權限，需要審批的內容主要包括項目立項審批、合同審批、變更簽證審批以及招標采購審批等。平臺系統通過設置不同的角色用戶來實現網上審批，需要集體決策的不同的角色用戶同時審批，網上角色用戶與線下相關管理人員身份一一對應。同時，平臺對審批人員相關操作進行記錄，將審批時間、審批意見等相關重要信息記錄保存，歸入到項目電子檔案中。

（三）資金管理模塊

資金管理模塊主要包括財務項目及資金執行情況。財務項目指的是年初審批主要用于修繕工程的預算項目，資金執行情況主要根據各工程項目立項額度、合同額度、變更額度、結算額度以及付款額度等進行綜合增減計算，可以得出當前預算項目資金已實際支出多少、還需要支出多少、還剩多少等信息，便于后面修繕工程項目的策劃與安排。

（四）合同管理模塊

合同是經濟活動中最重要的文件資料之一，也是甲乙雙方合作重要的法律依據。合同管理主要包括對高校修繕工程項目中發生的各類經濟合同進行管理，包括審閱與審批、歸類與查詢及合同金額的填報等。一方面確保所有合同的簽訂能夠實現層層審核把關，減少因合同簽署不規范造成的額外損失；另一方面也能夠規范合同簽署的程序與流程，同時現實電子存檔便于后期查詢。

（五）統計查詢功能

統計查詢功能主要包括項目統計和檢索查詢兩方面的功能，可以根據自身需要按項目名稱、年限、金額、類型、進度等多種類關鍵字對所有修繕工程項目進行歸類統計，與傳統紙質檔案相比，既節省翻閱的時間，又便于保存。

（六）預警提示功能

通過網絡平臺系統管理的修繕工程項目在完結之前，需要進行自檢，主要檢測項目執行過程中程序的合法性和資料的完整性，比如包括項目各階段上傳的資料是否齊全、項目的付款是否超出預算、項目變更金額是否超出規范要求等方面內容。

（責任編輯：楊書元）