招標文件標準化及信息系統建設的探索實踐

宋大鵬

（北京華電電子商務科技有限公司，北京 100053）

1 招標文件標準化背景

2017 年國家發改委發布《“互聯網＋”招標采購行動方案》，要求大力發展電子化招標采購，促進招標采購與互聯網深度融合。同時，以移動互聯網、云計算、大數據、人工智能為代表的新一代信息通信（ICT）技術對于招標咨詢行業產生了深刻的影響并得到廣泛推廣應用。

《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國招標投標法實施條例》對電子招投標活動進行了規范。《電子招標投標系統技術規范》標準的提出，對電子招標投標系統的開發、檢測、認證、運營提出了統一的平臺運行標準。招標流程固定化、評標流程固定化對招標環節的可控、客觀、公正性起到了一定的監督管理作用。骨架健全，還需血液循環，在招標執行中流轉的各種文件打通了招標整個環節，其中招標文件無疑是關鍵性文件，甚至對招標結果起到決定性作用。招標人、招標代理機構在進行招標文件編制時的耗費隱形成本巨大，成為了目前招標工作的痛點。根據多年的招標行業經驗，考慮到項目的共性和特性，招標文件結構拆分細化為招標文件標準化提供了契機。為保證招標文件編制的規范性、完整性和準確性，避免招標采購過程糾紛的發生以及減少招投標雙方的風險，就必須對招標文件進行規范，編制和推行招標文件示范文本，供招標人編制時參考，從而更好地為招標采購服務。

本文研究的目的在于整合原有的電子招投標平臺，在此基礎上進行升級改造，實現標準化招標文件的編制功能及智能招評標功能。通過標準化范本與智能化招評標系統的實現，讓招投標工作更加智能、高效、便捷，也盡可能減少人為的自由裁量權，實現應用創新，打造規范、公平、公正的評標環境。

2 招標文件標準化模板

招標文件標準化模板是工作的前提，目前電力行業尚未出臺規范的招標文件“標準化版本”，因此需首先規范招標文件格式，建立招標文件模板數據庫，為實現招標文件編制的電子化操作奠定基礎（如圖1 所示）。筆者所在集團在系統內外各編制單位的通力合作下，高效推進了招標文件標準化工作。

圖1 招標文件標準化、結構化功能架構

一是組織調研制定編制規范。結合招標文件標準化實踐制定了某集團《招標文件范本結構化信息化編制規范》，作為后續標準化工作的工作指南，規范規定了范本的基本信息、標準章節目錄、系統變量、自定義變量、評標數據結構化等。

二是收集與分析典型樣例，設計招標文件范本格式。通過收集歷年招標文件樣例，分析典型樣例及其構成，歸納、設計招標文件的初步格式。在明確招標文件初步格式的基礎上，深入研究招標文件樣例，對不同項目之間的差異性和共性進行梳理，對招標文件范本分類管理，對其中的固化和非固化的內容進行梳理。編制時固化部分內容可不做修改，非固化部分根據信息化系統的業務邏輯生成。

三是組織行業專家完善、評審招標文件范本模板。為保證招標文件科學性、權威性、實用性，召集、組建各領域專家組成評審小組，詳細討論研究招標文件范本，在聽取專家修改意見修訂范本基礎上，將制定的招標文件范本提報審批，確認最終招標文件范本樣式。

筆者所在集團實現了招標各類文件標準化和通用技術標準化。已發布主機、主要輔機、主體施工、設計、監理等商務部分的標準化文件，發布了電纜、變壓器、大壩安全監測、開關柜等通用技術標準化文件，并要求所有采購單位按照發布的招標采購標準和通用技術標準進行采購。

3 招標文件標準化信息系統

招標文件標準化、結構化信息系統是招標文件標準化工作落地的信息化系統，依托電子招投標系統對標書相關功能進行擴展，主要涵蓋招標文件范本管理、招標文件編制、投標和評標四個功能模塊。

系統用戶角色包括范本編制人員、范本審核人員、招標人、招標項目經理、投標人。范本編制人員負責新建和修改范本；范本審核人員負責審核、廢止、生效范本；招標采購的業主方招標人負責制作初版的招標文件；招標項目經理負責參與招標采購項目的管理工作，組織招標，編輯招標（公告）文件；投標人參與招標采購項目投標，負責投標文件制作與投標。

3.1 招標文件范本編制客戶端

招標文件范本管理功能模塊，是對招標文件范本的初始編制、滾動修編、版本升級、廢止等全過程數字化管理。該模塊通過將傳統文本文件轉換為結構化數據電文，可實現對范本使用規則的精準控制，減少招標文件編制人的自由裁量權，有效提升招標文件編制工作規范性。通過對范本進行分類管理，可實現招標文件范本在某集團公司范圍內的便捷共享和高效應用，將有效提升管理水平和應用效率。具體功能如下：

招標文件范本編制客戶端——范本編制人或審核人使用在招標服務端注冊的賬號，完成招標文件范本編制客戶端的登錄。

范本編制人員對范本的管理——對本地范本的管理：查詢、新建（默認模板新建、復制已有模板新建、導入文件新建）、刪除、導出模板文件、上傳至平臺服務端。編制人新建范本時需選擇采購類型、產業類型、項目類型。

范本編制人員對平臺范本的管理——獲取平臺范本列表，查詢、下載、刪除、導出以及重新修改平臺范本。

范本審核人對平臺范本的管理——對平臺范本的管理：獲取平臺范本列表，查詢、下載、刪除、生效、廢棄、導出平臺范本。

范本制作——編制人使用招標文件范本編制客戶端，依據基礎范本編制結構化范本。包括對招標公告、評標辦法、投標文件格式等內容的編輯，將基礎范本中的系統變量和招標人自定義變量標記上系統可識別的書簽。

3.2 招標客戶端

招標文件編制功能模塊，是基于招標人選用的招標文件范本，自動嵌入招標項目相關信息，并自動生成招標文件初稿。招標文件編制人須按照范本預設規則編制項目招標文件，可提升招標文件編制質量和規范性。通過對投標文件結構、文件模板、響應內容的精準控制，將有利于規范招標文件編制，提升招標質量；同時，通過招標文件編制軟件與某集團公司招標計劃管理系統的無縫銜接，確保招標文件編制、流轉和使用的版本一致性，進而提升招標工作效率。具體功能如下：

啟動招標客戶端——招標人直接登錄招標客戶端，制作招標文件；招標項目經理通過招標服務端制作招標（資審、公告等）文件節點，選擇項目計劃或招標項目，啟動招標客戶端。

招標人編輯招標文件——招標人登錄招標客戶端后，選擇招標文件范本，編輯資格條件、評標辦法以及范本中規定的招標人可編輯部分；編輯完成后，將采購計劃和結構化招標文件提交到招標代理機構。

招標項目經理編輯招標文件——招標項目經理登錄招標服務端，通過采購計劃創建招標項目，制作招標文件的節點，啟動招標客戶端，對招標階段的招標文件進行編輯。啟動招標客戶端時，需下載采購計劃中的招標文件，在此基礎上繼續編輯。招標項目經理對招標文件的編輯包括：同步項目信息、編輯招標公告、編輯評標辦法、制作結構化報價表、導入招標工程清單、編輯投標文檔結構。

項目經理上傳招標文件——招標項目經理使用招標客戶端完成招標文件制作后，可上傳到電商平臺，繼續后續招標操作。

資格預審文件編輯——資格預審文件跟招標文件為兩份文件，對于有資格預審階段的項目，招標人需要提交資格預審文件和招標文件。制作資格預審文件需要選擇資格預審文件的范本。

3.3 投標客戶端

投標功能模塊，要求投標人須按招標文件規定的文件結構、文件模板進行投標文件編制，有效避免投標人修改投標函、法人授權函、廉潔承諾書等標準內容的情況。投標人還須對招標文件規定的詳細評審內容進行逐一響應，同時，投標人須使用合法的數字證書進行電子簽章和電子簽名，確保投標文件具有法律效力和防止篡改。投標人對經電子簽名的投標文件本地加密后，再上傳服務器完成投標，確保投標文件保密性和安全性。具體功能如下：

登錄投標客戶端——投標人使用在招標服務端上注冊的賬號信息，在投標客戶端完成登錄。

項目列表和詳情——投標人登錄客戶端后，可查看到本人參與的項目列表信息，進入某一具體項目，可查看該項目的詳情。

下載參與項目的招標文件和澄清文件——使用在招標服務端上注冊的賬號，登錄投標客戶端；在投標客戶端上可查看到投標人參與的項目列表，進入要參與的項目，可完成招標文件和澄清文件的下載和查看。

編輯投標文件——投標人進入要投標的項目，啟動投標文件的編輯，完成結構化響應、指標綁定、報價表清單的編輯等。投標文件的結構化制作包括根據招標文件要求展示和響應技術規范、資質證明文件、報價表等；可以依據招標文件要求導入工程量清單；支持評審指標項關聯到投標文件等。投標人在投標前，可檢查投標文件的完整性，包括是否有文件、是否有簽章、評審指標的響應情況、投標報價情況。

加密投標、撤標——投標人對投標文件簽名、加密后上傳至招標服務端；投標截止之前可撤回投標文件重新投遞。投標人完成投標文件的編輯后，可插入CA鑰匙，對投標文件進行簽名和加密，并將投標文件上傳，完成投標；在投標截止前，可撤回投標文件重新編輯，重新投標。

3.4 評標功能

評標功能模塊，可實現電子評標系統自動提取所有有效投標的響應內容，自動生成評標因素對比表，有效提升評標工作效率。通過對比投標文件中記錄的投標人電腦硬件信息，輔助進行圍標串標審查；根據評委打分結果，自動匯總形成商務、技術、綜合匯總表；根據標準模板，自動生成評標報告和監督報告；評標結果全部經過電子簽名，確保電子評標的有效性。

4 實施及應用情況

4.1 文件范本、信息系統與招標業務深度融合

通過招標文件標準化信息系統的建設，筆者所在集團的電子招標系統實現了招標文件自動生成，促進了信息系統與招標采購業務的深入融合。招標文件自動編制系統基于招標文件范本和采購需求計劃，打通計劃和招標的中間環節，實現招標文件線上編輯與傳遞，文件直接通過服務器進行存儲，保證文件流轉全流程可追溯。

4.2 有效指導招標人、代理機構標準化地開展工作，提高工作效率

在實踐中，面對復雜的采購項目時，從業人員花費大量時間編制招標文件，生搬硬套，甚至將工程、貨物、服務的不同標準要求進行雜糅，嚴重影響了招標采購業務的正常開展。招標文件范本及信息系統的搭建大大緩解了這一窘境，在綜合考量各類品目特點的基礎上編制采購文件，迅速入門，基于項目業務類型個性化要求，實現了招標文件結構模塊劃分及內容的固定，編制過程可自動套用模板，變量自動替換，僅需維護標識可編輯的個性內容，大大提高工作效率。

4.3 提升整體采購管理水平和采購質量

招標文件范本在全集團范圍內統一標準，對商務部分的投標須知、資格審查要求、評審方法和標準、技術部分的公共條款進行統一描述，可以有效限制招標人、代理機構在采購文件中設置不平等要求。招標文件范本的制訂更加科學和嚴謹，內容更加全面客觀、技術標準科學準確、評分標準可量化，可以有效減少采購文件的重大缺陷和歧義，在一定程度上提高采購效率和質量，同時也避免了可能出現的人工疏漏，減少后期招標采購風險的發生。