科技檔案管理的實踐途徑

裴家藝

（蘭州鐵道設計院有限公司 甘肅蘭州 730000）

企業的科技檔案對于企業的發展有著重要的作用，同時也直接對未來的發展戰略產生影響，企業科技檔案管理工作的專業性，需要緊跟著科學技術本身的發展，然而當前中國的科技檔案管理工作雖然已經取得了一定的進步，但在工作內容、手段、方法等方面還是存在一系列的問題需要解決，這些問題的出現阻礙了科技檔案管理充分發揮自身應有的價值，對科技工作進展造成了一定的影響。因此，企業必須要加強科技檔案管理創新，做好檔案保密，促進檔案作用的發揮，以下對企業科技檔案管理當前存在的問題與創新策略進行具體分析。

1 企業科技檔案管理意義與價值

企業檔案形式與內容具有多樣性，企業檔案內容以企業各項生產活動與經營活動內容為主，檔案形式包含文字、圖表、視頻等，此類內容多與企業發展具有相關性，作為歷史資料的呈現，企業檔案管理工作具有重要性與必要性，由此檔案人員要就自身工作自覺性進行提升，從而強化對企業檔案的管理。從企業發展的角度來講，檔案管理工作的開展十分必要，日常管理工作中，檔案管理人員需要按照檔案內容、檔案時間等特征進行分類整理，以確保檔案管理質量，為日后檔案使用提供便利，從而提高檔案利用率。

科技檔案管理是利用科學技術實現的檔案管理價值提升，涉及檔案收集、整理、統計、利用等多項內容。科技檔案能夠反映科技活動的全過程，其檔案管理精準性更高，檔案信息質量會對后續科技檔案管理工作造成影響。因此，在對科技檔案資料進行整理的過程中，需要強化對科技檔案質量與實用性的把握，核查檔案編號并及時就檔案內容的更新進行重視。從企業創新發展的角度來講，企業在獲得科技創新后，應及時在相關檔案中進行記錄，同時為后人提供參考，避免技術重復研究，以此提升科技檔案管理的實用性。不同企業檔案內容具有差異性，由此科技檔案在企業中的應用具有一定的針對性特點。科技檔案具有較強的科技性特點，與傳統檔案管理工作相比，科技檔案管理更加具有專業性與技術性，在對科技檔案進行管理的過程中，需要重視對檔案歸檔目錄、匯總數據等的管理，以此提高科技檔案管理工作價值。

在企業的發展和建設中，科技檔案管理的作用和意義是不可取代的，因此需要充分重視該工作的開展。首先，科技檔案能夠給企業的經營發展和技術創新帶來信息支持，同時也能夠促進企業的發展和科技進步，這對于未來的企業發展方向有著重要的作用，因此，必須要做好檔案資料的管理。其次，科技檔案的有效管理可以顯著提高企業的信息化能力，并且能夠促進科技成果轉化，讓企業能夠在科技理論和創新實踐中進行充分融合，促進科技資源的升值和轉換。最后，科技檔案管理可以顯著提高企業的收益，能夠顯著提高企業的生產水平，促進自動化水平的提高，實現智能化的生產經營，節約勞動力成本，促進科技資源使用效率的提高，從而獲得更好的效益［1］。總體來看，在企業中加強科技檔案管理有著十分重要的意義，必須要充分重視。

2 企業科技檔案管理的現狀和存在的問題分析

企業科技檔案管理工作是企業工作的一項重要組成部分，同時也是基層基礎建設的重要內容之一。做好對企業檔案的管理是每個企業都必須積極履行的重要職責。然而，在新時代發展下，大部分企業檔案管理人員更換頻繁，在對于科技檔案的管理上存在著很多漏洞。

2.1 缺乏對檔案的戰略性管理認識

在當前，一些企業紛紛設置了科技檔案管理體系，然而卻沒有將該工作放到企業的戰略高度上。在企業內部中，科技檔案管理活動難以全面地進行，并且不同的員工對于科技檔案管理存在著不同的認識。首先，一些高層領導沒有積極轉變觀念，并不重視科技檔案管理工作，使得管理活動沒有得到應有的協調，導致對于科技檔案管理沒有得到良好的管控。其次，多數的企業檔案信息化程度不高，難以形成有效的管理系統［2］。

2.2 缺乏完善的檔案管理體系

在一定程度來講，管理制度也直接影響著科技檔案管理活動的效果。很多企業雖然形成了科技檔案管理的體系，但是因管理制度不夠完善，缺乏健全的制度體系，導致企業的檔案管理活動依然是無序開展的狀態。一些企業僅僅依照國家需求，設置了相應的內部科技檔案管理體系，但沒有針對科技檔案管理工作形成既定的監督機制，制度沒有得到很好的落實，導致制度的存在成為一種形式上的表現。另外，缺乏完善的檔案數據共享體系，這就使得科技檔案在管理中漏洞百出。

2.3 沒有全面貫徹科技檔案數據的源頭管理

在企業的運行中，常常出現很多的科技檔案數據信息，并且數據的相關性并不強。在這種情況下，如果可以使用源頭數據的管理方式，就能夠在數據生成之后進行有效的歸類和管理，顯著提高檔案的規范性。然而，根據當前我國企業發展的實際來看，該模式并沒有得到全面的貫徹，大部分科技檔案數據都沒有進行源頭溯源，這就導致以后的檔案管理過程中存在很多問題。

2.4 檔案管理者的綜合素質有待提高

科技檔案管理是一項較為專業的活動，必須要綜合能力強的專業人才來實現。然而在當前的企業發展中，常常缺乏專業的科技檔案管理者，對于科技檔案沒有做到有效性的管理，并且其人員綜合素質也急需不斷提高，從而對企業中的科技檔案管理進行支持。在未來的發展中，企業也需要高度重視科技檔案管理工作，不斷就檔案管理人員素養進行培養，以強化其在科技檔案管理中的工作質量，從而提升科技檔案管理服務水平［3］。

3 創新企業科技檔案管理的有效策略分析

時代發展背景下，我國檔案管理工作得以創新，我國檔案事業面臨著全新的發展機遇。全面建設社會主義現代化國家新征程的“十四五”時期，我國企業要順應科技檔案管理新理念，不斷就檔案管理工作理念進行創新，以帶領企業改革發展。

3.1 落實企業的戰略發展理念

在企業的發展中，科技檔案管理必須要和企業的未來發展及經營活動結合起來，這樣才能夠充分發揮其價值。科技檔案能夠給企業的生產經營和科技創新帶來發展的技術支撐，并且需要全面的、綜合的資源管理體系。企業需要在未來的發展中，充分重視科技檔案管理的作用，并將其納入到企業的戰略規劃發展中，不斷提高管理者對科技檔案管理工作的認識。在具體的實踐中，可以在高層領導議事中，充分結合科技檔案管理工作，并且提高其高度，加強規章制度的建設和完善，促進不同部門的有效協調，從而能夠讓部門中對科技檔案管理產生正確的認識，不斷提高科技信息服務水平。

3.2 不斷優化科技檔案管理體系

科技檔案管理是企業中比較特殊又十分重要的活動，企業必須要給予充分的重視，并且構建完善的檔案管理體系。

首先，要不斷完善科研檔案管理制度，制度是提升檔案管理質量的基礎。受當下各類因素的影響，科研檔案管理工作制度無法滿足實際檔案管理需求。“十四五”期間，企業需要就科研檔案管理制度不斷進行完善，以滿足《科學技術研究檔案管理規定》要求，落實相關配套制度。在完善科研檔案管理制度的過程中，需要強化企業財政對科技檔案管理工作的支撐，以不斷為科技檔案協同管理政策與制度的出臺進行引導，以不斷完善科技檔案管理工作體系，以此為前提，科技檔案管理能夠提升管理質量。另外，企業也要就自身管理機制進行完善與優化，采用嚴格的制度體系，對檔案管理人員進行嚴格要求，全面控制檔案的收集、積累、保管和使用的過程，構建完善的控制體系。

其次，要加強科研檔案監督檢查，企業要做好科技檔案管理工作的有效監督，設置完善的監督管理質量控制體系，不斷提高管理的效率和水平，確保全面高效管理工作的實現。科研檔案檢查工作要以科研檔案管理實際情況為前提，對科研檔案檢查工作進行完善，以確保科研檔案管理工作的全面性與科學性。在檢查科研檔案實體管理的工作中，工作人員需要加強對科研檔案管理制度建設等工作內容的重視，以強化科研檔案管理體系質量的驗收［4］。

最后，企業要在內部做好檔案信息的共享，實現有效的流轉，檔案信息共享需要以檔案內容的信息化與數據化為前提。由此，企業可構建數據信息與科研檔案協同管理的工作機制，以試點的方式進行運行，以就此類協同管理工作機制進行分析，由此通過工作機制的優化與完善，明確數據與科研檔案協同管理工作的落實，以實現企業各單位、各地區之間對科研數據的利用與資源共享，同步促進檔案信息使用效率的提高。在該過程中，企業也需要積極采用多元化方式，如應用信息化辦公模式，提升企業辦公自動化水平，從而不斷增強科技檔案管理工作水平與服務效率。

3.3 構建源頭管理的模式

科技檔案管理作為未來企業檔案管理的主要形式，從科技檔案管理工作來講，要實施源頭管理方式，不斷保證規范性的工作建設。首先，在企業內部，需要通過制度明確好檔案工作流程，確保企業不同部門都能夠配合檔案管理工作的開展，完成科技檔案的按序歸檔，確保每個部門都能夠有完善的科技檔案信息，并且構建整體的科技檔案信息數據體系。其次，要在科技檔案文件管理中，加強分級管理，尤其是實現前端的信息控制。采集信息要做好分類，然后按照數據分類把各個級別信息都劃入到對應的體系內。最后，科技檔案管理者要做好生產部門及科研部門的交流和溝通，并且讓部分科研人員加入到檔案管理工作中，從而能夠實現高效的歸檔和管理工作。總體來講，要充分使用源頭管理的模式，加強科技檔案的創新，鼓勵企業中其他科研人員所在部門積極參與，并且加強信息的源頭管理，與企業的項目成果結合起來，實現動態化的科技檔案信息管理工作，以保證管理的高效性和靈活性，提高檔案管理的實效性［5］。

3.4 構建高素質的檔案管理隊伍

在當前的科技檔案管理中，和普通檔案管理存在著顯著的差距，企業必須要不斷提高檔案管理者的綜合能力和素質，來進一步提高科技檔案管理的效率和水平。科技檔案管理工作對相關工作人員的專業性有著很高的要求，如果沒有專業的技術和管理能力，很難真正地體現出檔案管理的意義和價值。在當前的企業招聘工作中，招聘人員要切實提高對科技檔案管理人員的招聘要求，為科技檔案工作做好優秀人才的補給，帶來新鮮血液，從而從整體上提高科技檔案管理的專業性。另外，在企業中也必須要加強科技檔案管理人才隊伍的建設，并且在內部定期組織開展一系列的培訓活動，不斷提高科技檔案管理人員的綜合素質能力。同時，企業也必須要讓科技檔案管理者能夠充分了解科技內容，從而促進檔案管理的有效開展。因為科技檔案信息十分重要，不能出現任何程度的泄露問題，因此，企業需要不斷提高檔案管理者的保密意識，同時加強專項培養，確保相關檔案的信息安全。

3.5 不斷加強科研檔案的深度開發工作

對于企業科研檔案的管理工作來講，企業要不斷創新科研檔案的利用與服務機制，從而探索出向科研人員提供定向服務的檔案信息利用機制，實現科研檔案服務的一對一對接。在此過程中，科研人員檔案信息利用需求能夠得到及時的關注，檔案管理人員能夠及時、高效地向科研人員提供檔案信息。建立檔案人員定向服務重大科研項目機制，重大科研項目過程中，檔案管理人員可跟隨科研人員進行工作流動，以此進一步提升科研檔案信息需求服務的針對性。通過部門合作等方式，強化檔案信息的完整性，以深化科研檔案的深度開發，為各類科研服務需求提供更加全面、準確的檔案服務［6］。

為加強科研檔案的深度開發，檔案開發人員需要秉持科學家精神，不斷就相關科研檔案進行深度探索，以逐步加強科研檔案誠信。當下科研誠信是我國科研領域的關鍵內容，科研檔案是對科研過程與科研成果全過程的記錄，其能夠為科研誠信提供支撐。同時，科研檔案作為科研活動的有效記錄，科研誠信體系運行中，在出現科研誠信事件時，科研檔案能夠作為有效證據，還原整個科研過程，以便快速幫助科研人員解決問題，對促進我國科研誠信的建設具有重要價值。

4 結語

綜上所述，在當前我國的企業中，科技檔案管理有著十分重要的意義和價值。企業要切實提高對科技檔案管理工作的重視程度，將其納入到企業的戰略管理工作中，和科技檔案自身的特殊性結合起來，構建完善的檔案管理體系；同時，企業還需要采用源頭管理模式，促進檔案管理的不斷規范化發展。此外，企業需要加強檔案管理人員的隊伍建設，不斷提高他們的檔案管理技能，促進企業管理工作的平穩開展，不斷加強科研檔案的深度開發工作，創新科研檔案利用服務機制，更好地為我國科研檔案工作助力。