信息化管理在行政管理工作中的價值及應用措施研究

伍麗麗

【摘要】行政管理部門一直被視為事業單位發展后盾，通過強化單位行政管理水平，帶動事業單位辦公效率全面提升，對于事業單位應對時代競爭有著重要意義。面對我國信息化管理普及不力的情況，進一步認識到信息化管理對于行政管理工作的重要價值。同時立足于文件管理、印章管理、檔案管理以及行政管理共四方面，分析存在問題，提出對應的優化措施。

【關鍵詞】信息化;管理;行政管理

信息化管理作用在于以信息化作為驅動力，引領工業化發展，事業單位通過優化行政管理部門信息化管理水平，可以實現管理效率性、辦公安全性、員工積極性全面提升。效率就是生產力，面對市場競爭愈發激烈的當代社會，順應“互聯網+”趨勢，提升信息化管理水平，對于事業企業未來發展可謂至關重要。

一、信息化管理在行政管理工作方面的應用現狀

現今我國已步入“互聯網+”時代，各行業信息化發展程度頗深。受此影響，不少行政管理部門均嘗試推進信息化管理發展進程。誠然有著一定成功案例，然其存在的負面問題以及遭遇的發展阻礙同樣值得深思。

（一）基礎設施薄弱

當前企業在基礎設施方面相對落后，信息化管理作為傳統管理方式的升級品，很難立刻鋪開，導致企業難以擺脫對于傳統行政管理形式的依賴。事業單位工作人員同樣對于信息化管理缺乏重視度，基礎設施配套體系較為薄弱，這些問題均困擾著信息化管理的發展。

（二）軟件開發落后

信息化管理離不開專業軟件作為支持，然而軟件開發并非一時之功。中國在軟件開發行業較為弱勢，導致辦公信息化管理軟件在功能方面難以跟上企業需求。尤其是當前B/S與C/S共有混合型結構，更依賴于軟件研發投入。另一方面，軟件安全性難以保障，泄密問題更是屢見不鮮，這些都使得企業談“信息化管理軟件”色變，同時導致信息化管理發展步伐愈發停滯。

（三）專業人才短缺

技術易得，人才難求。行政管理體系多以資深員工為主，對于信息管理技術了解不多，設備操作經驗與能力均較為匱乏。年輕員工誠然了解一定信息技術，然而畢竟不是復合型人才，面對專業問題時同樣捉襟見肘。專業人才匱乏，正是事業單位在信息化管理方面停滯不前的重要緣由。

二、信息化管理在行政管理工作中的重要性分析

行政管理工作持續發展，得益于信息技術全面發展，行政管理信息化成為行政管理突破固有舊疾的新思路，其重要意義，可謂不言而喻。

（一）提升工作效率

信息化管理優勢在于用電子代替人工，以往人工可能需要一天才能完成的工作，在應用信息化管理體系之后，可能只需輕敲鍵盤幾下即可完成。工作效率的提升，又能夠實現行政管理成本的優化，將資金應用于其他方面，帶動行政管理能力與效率的全面提升。

（二）提升工作熱情

信息化管理可謂大勢所趨，是否應用信息化，某種程度上代表著企業是否愿意跟進時代形式。如若一直沿用傳統管理形式，會讓員工認為企業不思進取。同時信息化管理有效提升工作效率，減輕工作負擔，有助于提升員工工作積極性。

（三）促進部門合作

信息化管理系統不僅能夠在行政管理部門服務，同樣亦可聯通其他部門，實現部門信息的全面貫通。部門信息的彼此交流，能夠緩解各部門各自為戰的問題，促進部門合作，形成工作合力，對于企業發展亦有著重要意義。

三、信息化管理在行政管理工作優化策略

縱觀企業管理各項工作，其中文件管理、印章管理、檔案管理以及綜合管理均是信息化管理的用武之處。

（一）文件管理應用

以往文件管理多以紙質文件作為載體，發展至今已經在效率方面與時代需求脫節。紙質文件在查找，保存，溯源等方面有著不少問題，更使得人力成本居高不下。面對這一問題，信息化管理在行政管理應用方面的首要目標，應當設定在文件管理應用方面。

未來需要構設兼具高效性與健全性的文件信息化管理體系，順利信息化趨勢，引入信息化管理設備，以電腦代替人工，雙管齊下，實現雙保險。其中企業內部郵件，公共網站，自動化辦公系統等等都是文件管理應用方面的利器。伴隨著線上辦公成為可能，各部門均可登錄辦公平臺完成信息傳輸，行政管理部門在收集文件之后，借助大數據系統，實現文件管理效果的全面趨升。

（二）印章管理應用

印章權威性與重要性不言而喻，是行政管理的“核心要義”。縱觀以往工作模式，印章管理往往交由專業人士負責，具體使用時需要嚴格按照規范審批簽字。過于用章效率低下。尤其是印章在應用過程中往往存在磨損等問題，防偽標志愈發模糊，數據信息精準性更是無從保障。

毋庸置疑，電子印章正是印章管理與信息化管理的完美融合。電子印章既能夠發揮印證的權威性，又可以提升確保印證應用效率性。其一，電子印章實現身份認證，有利于操作人員以及崗位有著更高契合度，避免風險發生。同時，電子印章有效改善紙質簽字與蓋章等范疇流程，提升資源利用效率，在優化管理成本方面確有積極意義。電子印章由于省略了繁冗過程，系統不同部門在信息溝通方面更為舒暢，徹底打消了阻礙行政管理信息化發展的最后阻礙。

（三）檔案管理應用

檔案管理同樣是行政管理工作的一大任務，縱觀以往工作實踐，其在管理難度方面一直居高不下。由于數量大，密度高，任務重，面對密集發展的當代需求，檔案管理工作人員疲憊不堪，無法第一時間發揮檔案價值，極大影響著行政管理工作發展。基于此，針對檔案管理進行信息化發展確有積極意義。

通過推進檔案管理信息系統落實，有助于實現辦公檔案信息資源的有序提升。檔案完成自紙質版至電子版的升級，光盤，磁盤，文檔等檔案形式愈發復雜，而且時間跨度較大，工作人員利用檔案管理信息系統能夠完成各項檔案的線上儲存與管理，利用關鍵詞索引等功能，使得各項工作更具迅捷性與便利性。同時，對于事業單位而言，檔案與資源密切相關。檔案管理信息系統一方面利于管理效率提升，同時更能夠提升檔案資源發掘程度。借助特定的檢索工具，使得同樣的資源可以形成不同分類形式，使得員工更便捷，更高效的獲取想要資源，確保檔案服務水平提升，讓檔案信息發揮更大價值。

（四）綜合管理方面的應用

通過對于各部門信息進行綜合，對于行政信息背后帶來的發展趨勢與發展動向予以掌握，有助于提升行政管理效率。因此信息化行政管理，需要立足于現代信息技術，最大化信息數據資源價值，將其應用于資本研究，信息研究以及物流分析等等，多管齊下，確保管理更具現代化。通過確保信息表達精準性，實現信息化工作的全面發展。

信息化管理技術持續發展過程之中，信息基礎設施同樣愈發健全，帶動著創新管理理念與管理形式全面提升。“互聯網+”時代，決定著管理職能需要與網絡進行融合。未來管理體系之中，同樣需要融合市場機制，實現行政管理的全面趨升。借助信息化管理模式這一載體，亦可將單位投入產出等補充至行政管理體系。引入最具新穎性與科學性的現代管理方式，優化管理水平，確保組織與部門間形成健全的管理體系。得益于智能化平臺，其在健全行政管理流程過程之中，能夠發揮行政管理部門主體作用，實現行政管理從單核到多核驅動的發展進程，確保行政管理水平有著深層次的提升。

四、結語

信息化管理在新時代有著廣泛的應用價值，其能夠優化信息處理效率，為后續資料查找提供幫助，確保各部門交流更為頻繁，保障信息傳達精準有效。毋庸置疑，信息化管理正是大勢所趨，事業單位如若在信息化管理方面落于人后，必將導致整體競爭力嚴重匱乏。時間就是金錢，效率就是收益，信息技術的應用，有效節約成本，深受員工肯定。同時誠然信息化管理在行政管理領域有著積極價值，然其問題同樣顯著，尤其是安全隱患存在漏洞，因此必須采取補充安全意識、健全安全措施等相應措施。、除此之外，信息化進程不可只著眼于眼前利益，更需要長時間維護與拓展，與企業整體發展目標保持契合性。作為事業單位發展的必要趨勢，未來行政管理部門需要重視信息化推進，將其作為驅動力，發揮部門導向作用，引領單位辦公效率實現質的提升。

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作者簡介：伍麗麗（出生年月：1985年2月）、性別：女、民族：漢、籍貫（省市/省縣）：廣東省新興縣、學歷：本科主要從事工作：人事管理）