企業(yè)檔案管理中存在的問題及對策

蔡如智

摘要：在企業(yè)日常工作中，檔案管理是一項十分重要的組成部分，它不僅影響著企業(yè)的正常運行，同時也影響著企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展，基于此，企業(yè)檔案管理人員就應該以促進企業(yè)發(fā)展為目標，開展有效的檔案管理工作，本文重點分析了當前企業(yè)檔案管理中存在的問題，并針對問題提出了幾點解決對策。

關鍵詞：企業(yè)檔案管理；問題；對策

筆者通過分析發(fā)現(xiàn)，當前在企業(yè)檔案管理中缺少完善的檔案管理制度，同時在信息化大背景下，企業(yè)檔案管理工作信息化程度還相對較低，管理人員水平也相對有限，由此可見，企業(yè)要想提高檔案管理工作的效率，就應該從以上幾方面不足入手，結合企業(yè)文化以及企業(yè)發(fā)展方向，找出更有效的企業(yè)檔案管理對策。

一、企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）企業(yè)檔案管理信息化程度低

隨著社會的發(fā)展，當前互聯(lián)網(wǎng)技術信息技術都得到了廣泛的使用，社會逐漸處于信息化時代背景下，然而筆者通過對企業(yè)檔案管理工作的分析發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)在進行檔案管理時仍采取人工與紙質(zhì)管理相結合方式，管理信息化程度相對較低[1]。一方面，紙制管理方式不利于檔案的儲存，有些檔案由于時間過長出現(xiàn)了字跡不清的現(xiàn)象，甚至還存在部分檔案由于工作人員的失誤而丟失的情況，當檔案沒有備份時，無法有效使用該檔案內(nèi)容；另一方面，信息化程度低的檔案管理工作降低了檔案調(diào)取效率，不利于企業(yè)面向現(xiàn)代化發(fā)展。

（二）缺少完善的企業(yè)檔案管理制度

任何一項工作要想高效率的完成，都需要明確、規(guī)范的管理制度，檔案管理工作也不例外，但是大部分企業(yè)缺少對檔案管理工作的正確認識，導致其在開展企業(yè)檔案管理工作中，缺少完善的檔案管理制度，大部分工作人員在開展管理時，多按照自身管理經(jīng)驗開展工作，但是由于管理人員之間管理水平不同，對檔案內(nèi)容應屬的類別也存在著不同的理解，導致企業(yè)檔案管理人員在工作過程中缺少可以遵守的制度，這樣不僅會降低他們的工作效率，還會使檔案沒有明確的類別，不利于后期使用者的調(diào)取。

（三）企業(yè)檔案管理人員工作水平較低

除上述問題外，由于當前企業(yè)缺少對檔案管理工作的重視，導致當前企業(yè)檔案管理人員大部分為兼職人員或是沒有相關經(jīng)驗、理論知識的其他工作人員，除此以外，在檔案管理工作開展過程中，企業(yè)也缺少對檔案管理人員的培訓，造成大部分企業(yè)檔案管理人員出現(xiàn)工作水平低，無法有效開展檔案管理工作的問題，不利于企業(yè)儲存、調(diào)用相關檔案。這也是企業(yè)檔案管理工作正面臨的一個嚴峻問題。

二、企業(yè)檔案管理中問題的解決對策

（一）借助計算機技術，實現(xiàn)檔案管理信息化

隨著計算機、互聯(lián)網(wǎng)等相關技術的快速發(fā)展，企業(yè)要想實現(xiàn)高效率的檔案管理工作，就應該積極引入計算機技術，在實現(xiàn)檔案管理信息化的同時，使檔案能夠?qū)崿F(xiàn)電子版的儲存與調(diào)用，這樣不僅能夠提高檔案使用的有效性，也能夠為企業(yè)相關決策作出更有力的支持[2]。企業(yè)在引入計算機技術時，還可以積極引入一些檔案管理軟件，并邀請相關人員為企業(yè)檔案管理人員講解相關的使用方法，使檔案管理人員能夠快速完成檔案錄入、輸出工作。同時，為了避免檔案出現(xiàn)丟失的問題，在使用計算機技術時，企業(yè)檔案管理人員還應該積極借助云端、U盤、網(wǎng)盤等手段，做好電子檔案備份工作，真正實現(xiàn)檔案管理的信息化。

（二）結合檔案管理現(xiàn)狀，建立完善的管理制度

由于企業(yè)在運行過程中需要利用到以往儲存的檔案，因此大部分企業(yè)在發(fā)展過程中也意識到了檔案管理工作的重要性，為了提高檔案管理效率，使檔案能夠為企業(yè)發(fā)展貢獻力量，企業(yè)就應該結合當前檔案管理狀態(tài)，建立完善的檔案管理制度。

在檔案管理制度中，應該重點包含以下幾方面內(nèi)容：一是檔案的所屬類別，只有明確劃分檔案所屬類別，才能夠提高后期調(diào)取、使用的效率，基于此，企業(yè)就應該根據(jù)當前企業(yè)檔案中所包含的內(nèi)容，詳細劃分檔案的類別；二是檔案管理工作的要求及具體細則，使每一位檔案管理人員，不僅能夠根據(jù)自身的經(jīng)驗，而且能夠在檔案管理制度的支持下，更順利的完成檔案管理工作，避免在管理過程中出現(xiàn)失誤、丟失檔案的問題。

（三）加強人員培訓，提高企業(yè)檔案管理人員水平

檔案管理人員在企業(yè)檔案管理中發(fā)揮了重要的作用，由于當前檔案管理人員水平還相對較低，因此為了提高企業(yè)檔案管理的有效性，還應該邀請檔案管理行業(yè)中管理能力高、口碑好的工作人員，為本企業(yè)檔案管理人員進行專業(yè)的培訓，使檔案管理人員不僅能夠意識到當前自己在工作中存在的不足，而且能夠?qū)W習到正確的檔案管理方法[3]。這就要求培訓人員應該重點為檔案管理人員講授以下幾方面內(nèi)容：一是檔案管理原則；二是檔案管理方法；三是檔案管理目的。通過為檔案管理人員詳細講授以上幾方面內(nèi)容，使檔案管理人員能夠在信息化檔案管理技術的支持下，開展更有效的檔案管理工作。

三、總結

總而言之，要想提高企業(yè)檔案管理有效性，相關工作人員就應該積極借助計算機技術，實現(xiàn)檔案管理信息化，并建立完善的檔案管理制度，為管理人員做好培訓工作，從而保證企業(yè)在擁有高水平檔案管理人員的基礎上，使檔案為企業(yè)決策提供有力支持，從而提高企業(yè)的市場競爭力，促進企業(yè)長遠發(fā)展。

參考文獻：

[1]夏鵬.企業(yè)檔案管理工作中存在的問題及對策[J].機電兵船檔案，2015（03）.

[2]丁率.企業(yè)檔案管理存在的問題及措施[J].辦公室業(yè)務，2015（09）.

[3]肖艷.探析企業(yè)檔案管理中存在的問題與對策[J].辦公室業(yè)務，2014（21）.