新時期加強企業政工檔案管理的思考

文/陳世瓊

〔作者單位：重慶城市綜合交通樞紐（集團）有限公司〕

（作者單位：張瑞瑞）

企業檔案是企業發展中最有價值的資料。隨著企業改革的不斷深化，對檔案管理的重視程度越來越高，檔案管理的標準越來越細。在企業改革過程中，思想政治工作發揮了統一戰線、凝聚人心、匯聚力量的優勢和作用，政工檔案的有序管理比以往任何時候都更加突出、更為重要。但是在實際工作中，企業大都重視科技、基建等方面檔案的管理，對于政工檔案管理的意識還很薄弱、制度還不健全。因此，新形勢下，思考如何加強政工檔案管理，以適應企業改革發展的需要，十分必要。

一、存在的問題

一是政工檔案管理意識薄弱。企業檔案管理大多注重科技、文書、基建等方面檔案的收集和歸檔，對政工方面的檔案歸檔整理，沒有提到應有高度，沒有形成具體的規劃和考核機制。在實際工作中，缺乏政工檔案管理意識，對政工檔案的重要性認識不夠，存在政工檔案管理人、財、物支持和設置不足的情況，使政工檔案管理的工作效率不高。

二是政工檔案管理方式落后。當前對政工工作要求嚴、標準細，涉及檔案眾多，特別是會議紀要等基礎資料多，卻依然采用比較原始的紙質手抄記錄，既耗時耗力，又不便管理，容易出錯、損壞，還需要一定的儲存空間。一些企業認為政工檔案只不過是簡單的整理工作，不值得投入先進的設備設施，不需要采用先進的管理方式。

三是政工檔案管理標準不夠細化。大多數企業在政工檔案管理上，以文書檔案、人事檔案等作為參考，沒有形成政工檔案歸檔、整理、組卷的標準體系，沒有形成檔案裝訂、查閱的規范格式，政工檔案制度化、規范化管理水平不高，按章管檔、歸檔執行和落實力度不夠。

四是政工資料管理考評不到位。大多數企業缺乏具體的政工檔案考評辦法，存在政工檔案管理監督、考評不到位等問題。企業對政工工作人員的檔案管理工作沒有形成約束機制，對檔案規范管理沒有形成統一的認識，工作人員自由裁量權較大，難以有效并持續落實好政工檔案的收集歸檔工作，存在選擇性保存和歸檔現象，往往會導致新聞宣傳圖片、專項督導資料、宣傳視頻等特殊檔案的流失、丟失。

五是政工檔案移交不夠主動。政工檔案資料大多保存在各政工部門，在沒有具體制度和機制的約束下，政工工作人員沒有養成及時歸檔的習慣，存在資料亂放、無序管理、丟失損壞等問題，導致政工檔案收集不及時、不完整。此外，政工工作大多通過會議、培訓、互動式交流等方式開展思想傳導和精神傳遞，有些內容沒有形成文本記錄和保存。因此，在需要查閱相關資料時，往往因為資料未及時移交或移交不全等因素，難以查到所需的政工檔案。

二、解決的措施

要讓政工檔案更加有效地服務于企業和政工干部，政工檔案管理人員就需要深入研究新常態下政工檔案管理的新變化，高度重視政工檔案對企業發展的重要意義，改進政工檔案管理的措施和辦法，為企業和政工干部提供有價值、有意義的資料。

一要加強政工檔案管理制度建設，形成規范機制。時代在進步，企業在發展，政工檔案的規章制度也需要不斷健全完善。要制定好長期計劃，逐步完善政工檔案的收集方式、標準和工作辦法，形成規范、高效的政工歸檔工作機制。要按照檔案管理要求規范立卷歸檔制度、檔案借閱制度、檔案利用和保密制度以及檔案鑒定銷毀制度，保證形成的政工檔案齊全、完整。

二要加大政工檔案的監管考評力度，提升歸檔意識。企業要重視政工檔案管理工作，加強對政工檔案管理工作的組織領導，形成“領導統一管理、部門歸口負責、嚴格依法監管”的建檔管理和監督機制。在制定檔案管理考評制度時，將政工檔案納入其中，明確獎懲標準，提升政工檔案管理人員的收集歸檔意識以及工作的積極性，促使其養成及時歸檔的習慣，聯手推動政工檔案工作再上臺階。

三要抓好政工檔案基礎，確保資料完整。資料是檔案的基礎，是管理的關鍵。為增強檔案信息的真實性，需要政工檔案管理部門和各業務部門共同努力，相互配合。檔案管理部門要加強與涉及政工檔案部門的協作和溝通，及時收集、歸檔、建檔，抓好基礎管理，抓好政工檔案統計工作，對基礎資料、臺賬報表全面整理，核實檔案與檔案目錄，確保資料完整、數據真實。

四要健全政工檔案管理體系，確保及時歸檔。政工檔案資料大多分布于不同的政工部門，對于一些不能按時移交的政工檔案，可以通過檔案目錄、電子系統、信息化等方式，分階段移交、分類別歸檔，進而解決政工檔案存檔分散、標準不統一的問題。同時，為了降低政工檔案收集難度和專業標準，可以通過建立具體制度和標準，明確不歸檔內容和范圍，從事政工工作的人員只負責收集檔案，不需要嚴格按照檔案管理的類別、保管期限、組卷標準等要求來區分，從而確保重要政工檔案資料能及時收集、整理和歸檔。

五要細化政工檔案管理流程，確保檔案安全。政工檔案要嚴格按照檔案接收、鑒定、整理、保管、利用等程序實施規范管理，強化日常政工檔案的催收、催辦、轉結，凡處理完備的資料，都要按檔案規定分類入庫存放，確保電子和紙質文件保持一致。特別是對涉密的政工檔案資料，檔案人員必須堅持安全、及時、準確的原則進行管理，所有環節做到準確無誤，防止丟失和泄密，保證政工檔案文件、資料的完整性、系統性。

六要加強政工工作人員培訓學習，提升專業技能。針對政工工作人員檔案意識不強、歸檔要求不清等問題，要建立定期和不定期相結合的檔案業務培訓機制，并將培訓納入年初培訓的統一規劃，讓政工人員參加檔案培訓及檔案專業實踐，開展政工檔案管理技能交流與競賽等活動，提高政工工作人員的檔案管理意識，讓他們從理論上補充新知識、新概念，從實踐中尋求新方法、新舉措，使政工工作人員能及時掌握檔案業務的標準和規范，不斷提高政工檔案管理綜合素質和專業技能。

七要加強政工檔案信息化建設，提高服務水平。當前，科學技術更新換代的發展速度非常快，依據信息化技術，提升政工檔案管理工作的技術水平顯得尤為重要。要大力推進政工檔案的信息化建設，運用電子檔案系統和云計算、大數據等技術，建設政工檔案管理平臺，優先對利用、查閱最為頻繁的政工檔案進行數字化處理，對重點領域檔案進行登記備份，提高政工檔案的信息化、數字化、智能化水平，為政工檔案資料的借閱、查閱、管理提供高效、準確的服務。

三、小結

企業政工檔案的收集工作是一個繁瑣而艱巨的任務，需要政工工作人員和檔案工作者用持之以恒的精神緊跟新形勢，理性地分析和思考，充分發揮當前的技術優勢，借鑒先進和科學的管理制度，提升政工檔案管理水平，提高政工檔案服務水平，滿足企業發展的新需求、新要求，為企業提供有價值的政工檔案資料和依據。