對加強綜合檔案館制度建設(shè)的思考

■ 吳志虹

最近，省檔案局舉辦的綜合檔案館制度建設(shè)視頻會議結(jié)束后，不少綜合檔案館提出將會議的授課內(nèi)容提供各館結(jié)合實際加以參考執(zhí)行的訴求，筆者認(rèn)為一方面檔案館加強制度建設(shè)是十分重要的，這是各館高效管理的客觀需要；另一方面當(dāng)前我省各級綜合檔案館的制度建設(shè)工作還有較大的提升完善空間，因此，筆者將相關(guān)內(nèi)容作了梳理，提出一些引導(dǎo)性的觀點與各館探討，供各館參考。

從本質(zhì)上看，人類的管理活動催生了制度，制度是管理活動的產(chǎn)物。“制”即節(jié)制、限制，“度”即尺度、標(biāo)準(zhǔn)。顯然，制度是節(jié)制人的行為的尺度，是人類行為的規(guī)范或約束規(guī)則的總稱。管理的核心是人，制度最終是管人的，是約束人的言行的隨意性、自我性。通過制度設(shè)計和制度執(zhí)行，規(guī)范人的社會活動，從而滿足管理效能優(yōu)化的需要。

綜合檔案館作為公益一類事業(yè)單位，內(nèi)部管理涉及若干方面，如人員管理、資產(chǎn)管理、財務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理等，特別是檔案館的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)多，業(yè)務(wù)工作的實踐性、運用性特點鮮明，建立和不斷優(yōu)化制度，是保證檔案館依法高效運轉(zhuǎn)的必要條件。

一、人員管理方面的制度

應(yīng)制定的主要規(guī)章制度是：檔案館工作職責(zé)；館內(nèi)各部門工作崗位職責(zé)；檔案館工作人員行為規(guī)范；年度考核制度；季度考核制度；責(zé)任追究制度；考勤管理制度；請銷假制度；學(xué)術(shù)研究獎勵制度等。

二、行政管理方面的制度

應(yīng)制定的主要規(guī)章制度是：檔案館會議制度；公文處理辦法；保密制度；安全保衛(wèi)工作制度；災(zāi)害應(yīng)急處置預(yù)案；消防安全管理制度；值班制度等。

三、財務(wù)管理方面的制度

應(yīng)制定的主要規(guī)章制度是：固定資產(chǎn)管理辦法；財務(wù)管理制度；行政經(jīng)費使用審批制度；項目經(jīng)費使用規(guī)定等。

四、業(yè)務(wù)管理方面的制度

綜合檔案館業(yè)務(wù)工作具有專業(yè)性、運用性強的特點，應(yīng)當(dāng)建立和細(xì)化各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理制度，有相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)和要求作支撐，通過覆蓋各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的制度建設(shè)，提高管理效率。目前，國家檔案局和省檔案局印發(fā)的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范多達(dá)百余種，這些國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范本身就屬于制度范疇，成為綜合檔案館業(yè)務(wù)實踐活動需要共同遵守通用的約束性規(guī)定。近期，國家檔案局一再強調(diào)了制度建設(shè)的重要性，要求各級檔案部門要進(jìn)一步增強重點領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)供給，盡快構(gòu)建起引領(lǐng)高質(zhì)量發(fā)展的檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，認(rèn)真抓好檔案制度規(guī)范建設(shè)工程。

要充分發(fā)揮制度的剛性約束作用，必然要求制定制度時應(yīng)充分體現(xiàn)制度的可操作性，充分明晰工作責(zé)任，即制度要實用管用，否則，制度設(shè)計是失效的，起不到其應(yīng)有的約束作用。

表單是制度落地、落細(xì)、落具體的必要載體內(nèi)容，沒有配套的工作表單，很多制度成了高大上的“空中樓閣”，其約束性大打折扣。從這些年開展規(guī)范化管理認(rèn)定、復(fù)查、業(yè)務(wù)建設(shè)評價中反映出來的情況看，我省綜合檔案館業(yè)務(wù)管理方面的制度建設(shè)存在的主要問題是制度的可操作性不強，制度設(shè)計中沒有配套的細(xì)化可操作的工作表單，工作表單種類稀少，表單內(nèi)容設(shè)計簡單，缺失應(yīng)有的記錄要素，工作責(zé)任不明，缺乏科學(xué)合理性。比如有的檔案館接收了檔案而沒有登記入賬，館藏數(shù)量不精確、查閱檔案沒有登記審批手續(xù)，檔案出庫沒有記錄等等，因此，各個檔案館應(yīng)在制度化、制度具體化、制度可操作化方面再努力，把一些實際運用效果好的比較完善成熟的工作表單固化下來加以推廣普及，積極向標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化方向推進(jìn)。

（1）檔案接收征集方面的制度

應(yīng)制定的主要規(guī)章制度是：

a.接收（征集）進(jìn)館檔案登記制度和登記明細(xì)表 （表的內(nèi)容要素應(yīng)含：全宗號、全宗名稱、檔案數(shù)量、門類載體、檔案的年限、檔案的保管期限、進(jìn)館時間、進(jìn)庫上架時間、接收經(jīng)辦人、移交經(jīng)辦人、經(jīng)辦時間、登記人、登記時間等）；

b.接收（征集）進(jìn)館檔案交接制度和交接文據(jù)（表的內(nèi)容要素應(yīng)有：移出單位名稱、接收單位名稱、交接性質(zhì)、檔案所屬年度、檔案類別、移出說明、接收意見等），應(yīng)以國家標(biāo)準(zhǔn)《檔案交接文據(jù)格式》（GBT13968—92）為準(zhǔn)；

c.進(jìn)館檔案質(zhì)量檢查制度和檢查登記表（表的內(nèi)容要素應(yīng)含：全宗名稱、全宗號、檔案起止年度、擬進(jìn)館檔案門類及數(shù)量、檔案實體及整理情況、目錄及移交清冊編制情況、檔案數(shù)字化情況、檔案解密和劃控意見、全宗介紹編寫情況、檢查人意見及整改要求、質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人審核意見等）。

（2）檔案保管保護(hù)方面的制度

應(yīng)制定的主要規(guī)章制度是：

a.新入庫檔案清點交接制度和記錄單（單的內(nèi)容要素應(yīng)含：主要移交經(jīng)辦人、主要接收經(jīng)辦人、檔案門類及數(shù)量、清點時間、特殊情況備注、職能處科股室負(fù)責(zé)人審核意見等）；

b.新入庫檔案除蟲滅菌制度和記錄單（單的內(nèi)容要素應(yīng)含：全宗號、檔案數(shù)量、進(jìn)館時間、消毒起始時間、消毒終止時間、操作人簽名、登記人簽名、登記時間、職能處科股室負(fù)責(zé)人審核意見等）；

c.庫藏檔案存放標(biāo)識索引表（表的內(nèi)容要素應(yīng)含：全宗號、全宗名稱、起止目錄號、起止件號、起止年度、保管期限、存放位置（庫號、列號、柜號、箱號等）；

d.庫藏檔案清點制度和清點記錄表（表的內(nèi)容要素應(yīng)含：庫號、庫存各全宗檔案明細(xì)登記、空號漏號跳號重號情況登記、檢查人簽名、檢查日期、職能處科股室負(fù)責(zé)人審核意見等）；

e.庫藏檔案質(zhì)量檢查制度和檢查記錄表（表的內(nèi)容要素應(yīng)含：庫號、全宗號、檔案生蟲生霉破損情況記錄、采取的處置措施、檢查時間、檢查人簽名、職能處科股室負(fù)責(zé)人審核意見等）；

f.庫藏檔案出庫歸庫登記制度和登記表（表的內(nèi)容要素應(yīng)含：庫號、出庫檔案檔號、出庫時間、出庫原因、歸庫檔案檔號、歸庫時間、庫房管理人員簽名等）；

g.全宗卷管理規(guī)定；

h.庫房內(nèi)溫濕度觀測調(diào)控制度和觀測記錄單（單的內(nèi)容要素應(yīng)含：庫號、觀測記錄時間和時段、溫度值、相對濕度值、調(diào)控措施、觀測人簽名等）；

i.庫房內(nèi)保潔制度和記錄單（單的內(nèi)容要素應(yīng)含：庫號、保潔時間、保潔措施、保潔人員簽名、職能處科股室負(fù)責(zé)人審核意見等）；

j.庫房管理人員入庫登記制度和記錄單（單的內(nèi)容要素應(yīng)含：庫號、入庫原因、入庫時間和時段、出庫時間和時段、庫房管理人員簽名等）；

k.庫房內(nèi)設(shè)施設(shè)備檢查制度和記錄單（單的內(nèi)容要素應(yīng)含：庫號、檢查時間、設(shè)施設(shè)備名稱、檢查結(jié)果記錄、處置措施、檢查人員簽名、職能處科股室負(fù)責(zé)人審核意見等）；

l.接待參觀庫房的制度和登記表（表的內(nèi)容要素應(yīng)含：參觀單位、參觀原因、參觀人數(shù)、帶隊人員簽名、接待人員簽名、參觀時間等）；

m.搶救修復(fù)檔案制度和記錄單（單的內(nèi)容要素應(yīng)含：搶救修復(fù)檔案的檔號、數(shù)量、生蟲生霉破損情況登記、搶救修復(fù)時間、搶救修復(fù)方法、操作人員簽名、檔案交接人員簽名、職能處科股室負(fù)責(zé)人審核意見等）；

n.銷毀檔案制度和登記清單（單的內(nèi)容要素應(yīng)含：銷毀檔案的檔號、銷毀檔案的標(biāo)題、銷毀數(shù)量、銷毀方式、銷毀地點、監(jiān)銷人員簽名、經(jīng)辦人員、職能處科股室負(fù)責(zé)人審批意見、館領(lǐng)導(dǎo)審批意見、銷毀日期等）。

（3）檔案查閱利用方面的制度

應(yīng)制定的主要規(guī)章制度是：

a.查閱檔案登記制度和登記表（表的內(nèi)容要素應(yīng)含：查檔日期、查檔單位、查檔人員姓名、證件名稱及證件編號、查閱內(nèi)容、查閱用途、查閱檔案的檔號、職能處科股室負(fù)責(zé)人審批意見、館領(lǐng)導(dǎo)審批意見、查閱目的、查閱檔案數(shù)量及類別、查閱結(jié)果、滿意度反饋等）；

b.調(diào)取歸還檔案記錄制度和記錄單（單的內(nèi)容要素應(yīng)含：調(diào)取檔案的檔號、調(diào)取日期、調(diào)取人員簽名、查閱檔案人員簽名、歸還日期、歸還人員簽名、收回檔案人員簽名等）；

c.查閱檔案效果登記制度和登記表（表的內(nèi)容要素應(yīng)含：查檔日期、查檔單位、查檔用途、查閱結(jié)果、社會效益和經(jīng)濟效益預(yù)估等）；

d.開放檔案鑒定制度和明細(xì)表（表的內(nèi)容要素應(yīng)含：擬開放檔案的檔號及標(biāo)題、鑒定意見、鑒定人員簽名、鑒定日期、職能處科股室負(fù)責(zé)人審核意見、館領(lǐng)導(dǎo)審核意見、鑒定小組或鑒定委員會審核意見、審核日期等）。

（4）檔案數(shù)字化方面的制度

各個檔案館在執(zhí)行《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DAT31--2017）、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DAT62--2017)、《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DAT68--2017）的同時，應(yīng)結(jié)合實際工作需要，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，如數(shù)字化加工場所安全巡查制度、質(zhì)量抽查制度、數(shù)字化檔案驗收辦法、數(shù)字化檔案驗收工作細(xì)則等，并設(shè)計相應(yīng)配套的工作表單，把制度細(xì)化、具體化，如巡查記錄單、質(zhì)量抽查登記表等。

（5）檔案統(tǒng)計工作方面的制度

應(yīng)制定的主要規(guī)章制度是館藏檔案統(tǒng)計制度和統(tǒng)計表，把統(tǒng)計范圍、統(tǒng)計責(zé)任、統(tǒng)計內(nèi)容、統(tǒng)計時間等加以明確。館藏各門類載體檔案應(yīng)分別進(jìn)行統(tǒng)計，統(tǒng)計表的內(nèi)容要素應(yīng)含：全宗號、全宗名稱、檔案起止年度、保管期限、數(shù)量、材質(zhì)等。通過統(tǒng)計，精準(zhǔn)地反映館藏檔案的全貌，為精細(xì)化、規(guī)范化管理提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。

概言之，任何制度都難以做到完美無缺，總會存在制度的縫隙和邊界，制定制度是否能取得預(yù)期效果，取決于制度是否得到嚴(yán)格執(zhí)行和具體落實，是否存在實施過程中的特殊和例外。如果制度得不到有效落實，只是寫在紙上、貼在墻上、鎖在抽屜里，那么制度就形同稻草人，成為不具有剛性約束力的橡皮筋。我省各級綜合檔案館管理中尚存的短板弱項，與管理制度不完善，制度執(zhí)行不力、制度可操作性不強有密切關(guān)系，因此，各個館的制度建設(shè)更顯得迫切必要，任重道遠(yuǎn)。