紙質(zhì)復(fù)制文件材料歸檔標(biāo)記方法研究

■ 尹慶紅

一、引言

檔案是歷史的真實(shí)記錄，歸檔的文件材料應(yīng)該是原件，在檔案界已經(jīng)沒(méi)有什么爭(zhēng)議。那么，到底復(fù)制件能不能歸檔？如果復(fù)制件歸檔，該怎么對(duì)復(fù)制件進(jìn)行處理？從我國(guó)現(xiàn)行的有關(guān)文件材料歸檔的法律法規(guī)看，都規(guī)定了歸檔的文件材料應(yīng)該是原件，同時(shí)作出了因特殊原因，無(wú)法獲取原件的，可以使用復(fù)印件或復(fù)制件歸檔的規(guī)定。這類(lèi)復(fù)制件需要加蓋檔案證明章、復(fù)制單位或歸檔單位戳記等進(jìn)行標(biāo)識(shí)，但法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)具體的標(biāo)識(shí)方法未作出具體明確的規(guī)定，具體的措施辦法是需要我們研究解決。

二、復(fù)制件的概念與范圍

所謂的復(fù)制件，不同的規(guī)范有不同的描述，不同的復(fù)制件有不同的制作方法，手抄（臨摹）、印刷、照相、攝影、掃描、打印、靜電復(fù)印、仿真復(fù)制等都是復(fù)制件制作的手段和方法。《美國(guó)聯(lián)邦證據(jù)規(guī)則（2011）》提出復(fù)制件是“以原件的同一版本，從相同的模體、以照相的方式（包括放大和縮小），以機(jī)械或電子重錄的方式，以化學(xué)復(fù)制的方式或以其他能精確再制原件的同等技術(shù)方式所制作的對(duì)應(yīng)物。”《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T1- 2000）所述復(fù)制件是指“與原件（最初產(chǎn)生的區(qū)別于復(fù)制件的原始文件）內(nèi)容相同的復(fù)“仿真復(fù)制采用臨摹、印刷、攝影、復(fù)印、掃描、打印等技術(shù)和方法，將檔案原件的文字、圖像、外形、質(zhì)地等信息再現(xiàn)到相同或相似的載體上，生成內(nèi)容、形式、外觀都與檔案原件相似的制成品的過(guò)程。”以上可見(jiàn)，復(fù)制件歸根到底都是原件的對(duì)應(yīng)物，是原件的復(fù)制品。本文所指的復(fù)制件包括紙質(zhì)文件的復(fù)印件、電子文件（含紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本）的紙質(zhì)打印件（其中一部分）、仿真復(fù)制件。

三、復(fù)制件的歸檔

1.法律法規(guī)中有關(guān)復(fù)制件歸檔的規(guī)定。現(xiàn)行的法律法規(guī)對(duì)于復(fù)制件歸檔的問(wèn)題，概括起來(lái)有三個(gè)方面。

1.1 歸檔文件材料必須是原件，沒(méi)有“例外”。如《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《水利檔案工作規(guī)定》《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理辦法》規(guī)定“歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)為原件。”《國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)工程檔案管理暫行辦法》規(guī)定“電子政務(wù)項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)歸檔的紙質(zhì)文件應(yīng)為原件或正本，且簽章手續(xù)完備”。

1.2 既明確歸檔的文件材料應(yīng)為原件，同時(shí)也有“例外”規(guī)定。如《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》規(guī)定“歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的可歸具有憑證作用的文件材料。”《人民法院訴訟檔案管理辦法》規(guī)定“入卷訴訟文書(shū)材料應(yīng)當(dāng)保留原件，未能提供原件的可保存一份復(fù)制件，摘錄、復(fù)制的材料應(yīng)當(dāng)注明來(lái)源、名稱(chēng)、日期，并寫(xiě)明經(jīng)辦人姓名，入卷備查。”《第二次全國(guó)地名普查檔案管理辦法》規(guī)定“歸檔的文件材料原則上應(yīng)當(dāng)為原件，如以復(fù)制件歸檔必須備注。”《污染源普查檔案管理辦法》規(guī)定“歸檔的文件材料應(yīng)為原件，如歸檔復(fù)制件必須有相應(yīng)的說(shuō)明。”等等。

1.3 無(wú)法獲取原件的規(guī)定。如《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》規(guī)定“機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。”《國(guó)有林場(chǎng)檔案管理辦法》規(guī)定“國(guó)有林場(chǎng)所有歸檔文件材料均應(yīng)是原件，無(wú)法獲取原件而只能用復(fù)印件或復(fù)制件歸檔的，應(yīng)標(biāo)明原件所在位置，并加蓋檔案證明章。”《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》規(guī)定“參加單位在保存本單位承擔(dān)任務(wù)所形成檔案的同時(shí)，將副本或復(fù)制件送交牽頭承擔(dān)單位。”《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法》規(guī)定“國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)各方如存在多方檔案保存需求，經(jīng)協(xié)商一致，相關(guān)方可以保存檔案復(fù)制件。”《干部人事檔案工作條例》規(guī)定“干部人事檔案分為正本和副本。副本由正本主要材料的復(fù)制件構(gòu)成。”《商標(biāo)注冊(cè)檔案管理辦法》規(guī)定“歸檔的商標(biāo)注冊(cè)文件材料一般應(yīng)當(dāng)為原件，確實(shí)無(wú)法獲得原件的，可以是與原件核對(duì)無(wú)異的復(fù)印件，但是應(yīng)當(dāng)注明原因。”等等。

這些規(guī)定我們可以理解為：歸檔的文件材料應(yīng)該是原件是必須不折不扣遵循的歸檔原則，同時(shí)，“例外”的情況是可以使用復(fù)制件歸檔的。在這里，“例外”情況有兩種，第一種是原件只有一份而歸檔單位有若干個(gè)，除其中一個(gè)單位外，其他歸檔單位無(wú)法取得原件；第二種是文件材料本身只有復(fù)制件（比如審批中的依據(jù)性材料，資質(zhì)、身份等證明材料，所提供的文件材料一般都是復(fù)制件）。

2.實(shí)踐中復(fù)制件歸檔的情況。筆者在檢查本單位檔案和基層調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，無(wú)論是文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案，還是專(zhuān)業(yè)檔案，除法規(guī)規(guī)定可以使用復(fù)制件歸檔的“例外”情況外，仍然存在許多復(fù)制件歸檔問(wèn)題，黑白打印材料（黑頭文件）歸檔的也不在少數(shù)。造成問(wèn)題的主要原因：一是文件材料收集、歸檔制度不規(guī)范，文件材料管理人員、檔案人員責(zé)任心不強(qiáng)，不按期開(kāi)展年度歸檔，有的原件缺失，只能使用復(fù)制件歸檔，有的不加蓋單位印章即歸檔，難于判定其是否是原件；二是基層經(jīng)費(fèi)緊張，設(shè)施設(shè)備落后，只能以黑白打印文件歸檔，無(wú)鮮章，雖然直接由OA 系統(tǒng)或辦公電腦打印，但形同復(fù)制件；三是有的原件在承辦部門(mén)（科室）或領(lǐng)導(dǎo)手中，而交來(lái)歸檔的是復(fù)印件，檔案人員主觀認(rèn)為復(fù)制件與原件沒(méi)有區(qū)別，怕麻煩，不去找原件，而將復(fù)印件歸檔。

四、歸檔復(fù)制件標(biāo)記方法

前述法律法規(guī)規(guī)定了復(fù)制件歸檔的，應(yīng)當(dāng)加蓋檔案證明章或注明來(lái)源，作出說(shuō)明。但筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，無(wú)論是哪一種情況下使用復(fù)制件歸檔，絕大部分的復(fù)制件都沒(méi)有進(jìn)行標(biāo)記。這個(gè)問(wèn)題解決不好，勢(shì)必會(huì)給以后的利用工作帶來(lái)極大隱患。筆者認(rèn)為，對(duì)歸檔的復(fù)制件均應(yīng)作出標(biāo)記，同時(shí)，還應(yīng)該在歸檔文件目錄或卷內(nèi)目錄備注欄注明“復(fù)制件”或“復(fù)印件，重要的憑證性文件還應(yīng)注明原件保存處。

4.1 復(fù)制件歸檔的一般情況。一是歸檔的文件材料可以是復(fù)制件（原件在其他單位歸檔）的，將復(fù)制件與原件比對(duì)，比對(duì)后復(fù)制件與原件一致的，注明“此件與原件一致”，寫(xiě)明經(jīng)辦人、時(shí)間，并在此加蓋歸檔單位鮮章。二是按照規(guī)定應(yīng)該歸檔原件但原件缺失的（原件其他單位有存檔），將復(fù)制件與原件比對(duì)，比對(duì)后復(fù)制件與原件一致的，標(biāo)注“原件缺失，此歸檔復(fù)制件與原件一致”，寫(xiě)明經(jīng)辦人、時(shí)間，并在此加蓋歸檔單位鮮章。

4.2 提供材料時(shí)就提供復(fù)制件，但未注明“此件與原件一致”的。有的依據(jù)性材料，比如投標(biāo)文件、行政審批、行政處罰、會(huì)計(jì)憑證附件（如合同、協(xié)議等）等，原單位在提供材料時(shí)就是提供的復(fù)制件，按照要求，應(yīng)注明“此件與原件一致”字樣（蓋章或手寫(xiě)），寫(xiě)明經(jīng)辦人、時(shí)間，并加蓋提供材料單位的印章。但很多情況下，這些復(fù)制件并未按照規(guī)定要求注明“此件與原件一致”并簽章。在歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)返回材料提供單位完備相關(guān)手續(xù)（特別是需要永久保管的檔案），提供材料單位因撤銷(xiāo)、注銷(xiāo)等原因，無(wú)法完備手續(xù)的，由歸檔單位據(jù)實(shí)說(shuō)明情況，加蓋歸檔單位鮮章。

4.3 蓋有檔案館等檔案收藏單位印記的復(fù)制件。有的歸檔文件材料是由檔案館等檔案收藏單位查閱提供的，根據(jù)《檔案法實(shí)施辦法》“檔案縮微品和其他復(fù)制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記的，具有與檔案原件同等的效力。”《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》“復(fù)制件加蓋檔案證明專(zhuān)用章后，與檔案原件具有同等效力。”和《人民法院訴訟檔案管理辦法》“經(jīng)批準(zhǔn)復(fù)制的材料，由檔案工作人員核對(duì)無(wú)誤后，加蓋人民法院檔案證明專(zhuān)用章，與檔案原件具有同等的效力。”等的規(guī)定，已經(jīng)有收藏單位印記的，不再作處理，無(wú)需增加新的標(biāo)記，與原件具有同等效力，加蓋歸檔章即可。

4.4 電子文件紙質(zhì)打印件。由OA 系統(tǒng)打印歸檔的紙質(zhì)文件材料，應(yīng)按照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》中“電子文件需要轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件歸檔的，若電子文件已經(jīng)具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規(guī)定轉(zhuǎn)換為印章圖形的，紙質(zhì)文件不需再行實(shí)體簽名、實(shí)體蓋章。”的規(guī)定執(zhí)行。具體有以下幾種情況：

4.4.1 收文。彩色打印，且打印出來(lái)的文件內(nèi)容、格式與OA 電子文件一致，視為原件歸檔。發(fā)文單位未蓋電子印章的，在歸檔文件目錄備注欄注明。黑白打印，且打印出來(lái)的文件內(nèi)容、格式與OA 電子文件一致，應(yīng)注明“黑白打印機(jī)OA 系統(tǒng)直接打印”字樣，寫(xiě)明經(jīng)辦人、時(shí)間，加蓋歸檔單位鮮章。發(fā)文單位未蓋電子印章的，在歸檔文件目錄備注欄注明。

4.4.2 對(duì)外行文（含便箋）。彩色打印，且打印出來(lái)的文件內(nèi)容、格式與OA 電子文件一致，視為原件歸檔。電子文件未蓋單位電子印章的，在打印的紙質(zhì)文件落款位置上加蓋本單位鮮章。黑白打印，且打印出來(lái)的文件內(nèi)容、格式與OA 電子文件一致，加蓋過(guò)電子印章的，在黑章旁適當(dāng)位置加蓋本單位鮮章后歸檔；沒(méi)有加蓋過(guò)電子印章的，在落款位置加蓋本單位鮮章后歸檔。

4.4.3 內(nèi)部文件。內(nèi)部文件如內(nèi)部通知、工作總結(jié)、計(jì)劃、報(bào)表、名冊(cè)等，有的以正式文件或便箋形式內(nèi)部印發(fā)，有的沒(méi)有印發(fā)。以正式文件或便箋形式內(nèi)部印發(fā)的，處理的方法同對(duì)外行文。沒(méi)有以正式文件或便箋形式印發(fā)的，無(wú)論是彩色打印還是黑白打印，均要加蓋本單位鮮章后歸檔。

4.5 字跡褪變材料復(fù)制件歸檔。對(duì)于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書(shū)寫(xiě)及其他易發(fā)生褪變的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應(yīng)復(fù)制后歸檔。目前一般采用靜電復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制。為保證復(fù)印質(zhì)量，復(fù)印時(shí)應(yīng)慎重選擇紙張和復(fù)印設(shè)備，并且宜采用單面方式復(fù)印。這類(lèi)復(fù)印件的憑證作用依賴(lài)于原件（整理時(shí)與原件作為1 件，原件在前，復(fù)制件在后，連續(xù)編制頁(yè)號(hào)），歸檔時(shí)無(wú)需標(biāo)記。在借閱利用的過(guò)程中再行復(fù)制的，加蓋檔案收藏單位印章標(biāo)記。

4.6 傳真方式簽訂的合同。以傳真方式簽訂的合同，一般情況下，甲乙雙方只有一方加蓋鮮章（紅章）并有原始簽字（如甲方），而乙方的公章和簽字則是通過(guò)傳真或復(fù)印的形式體現(xiàn)。

如果由乙方簽字蓋章后傳真或復(fù)印至甲方，甲方加蓋鮮章后回傳給乙方，雙方?jīng)]有加蓋鮮章的第二份相同合同的情況下，在甲方檔案整理過(guò)程中，以甲方加蓋的鮮章為準(zhǔn)將其認(rèn)定為原件歸檔（此材料乙方的簽章為傳真復(fù)制件黑色）。乙方在歸檔該份合同時(shí)，則其簽署鮮章的材料應(yīng)與雙方均為傳真方式簽字蓋章的傳真件作為一件歸檔。

4.7 原件批回。在公文處理中，下級(jí)給上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告，有的沒(méi)有正式行文批示或批復(fù)，而是在請(qǐng)示、報(bào)告上直接簽署意見(jiàn)（領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)或單位意見(jiàn)），復(fù)印后加蓋單位鮮章后發(fā)回請(qǐng)示、報(bào)告單位。這種情況下，批復(fù)單位歸檔原件，請(qǐng)示、報(bào)告單位歸檔蓋有批復(fù)單位鮮章的復(fù)印件，可不另作標(biāo)記。而很多情況下，批復(fù)單位是蓋好鮮章后再?gòu)?fù)印，將復(fù)印件發(fā)回請(qǐng)示、報(bào)告單位。這樣的復(fù)印件沒(méi)有鮮章，在歸檔時(shí)需要與原件比對(duì)，一致的，標(biāo)注“此件與原件一致”，簽署經(jīng)辦人和時(shí)間，加蓋歸檔單位鮮章。比對(duì)不一致的，不得歸檔。

4.8 歷史遺留下來(lái)的無(wú)文頭無(wú)簽單文件材料。由于歷史原因，一些遺留下來(lái)的規(guī)章制度、規(guī)范等未能及時(shí)歸檔整理，但其本身無(wú)文頭，也沒(méi)有簽字蓋章，無(wú)法確定其是原件還是復(fù)制件。符合以下條件的，可以歸檔：一是非憑證性材料；二是文件時(shí)隔較長(zhǎng)時(shí)間；三是當(dāng)時(shí)文書(shū)處理不規(guī)范；四是收集到的此份文件是獨(dú)一無(wú)二的。此類(lèi)文件材料由于無(wú)法比對(duì)，歸檔時(shí)不宜標(biāo)注“此件與原件一致”，也不宜加蓋歸檔單位鮮章，可作出專(zhuān)門(mén)說(shuō)明，說(shuō)明加蓋歸檔單位鮮章后歸入全宗卷。

五、結(jié)束語(yǔ)

由于特殊的原因，復(fù)制件歸檔在今后一段時(shí)間內(nèi)，還可能在一定范圍內(nèi)存在。而不加蓋任何自證其真實(shí)性標(biāo)記的復(fù)制件，在歸檔后總是難以讓檔案利用者對(duì)其原始憑證性完全認(rèn)同。對(duì)復(fù)制件加蓋歸檔單位的標(biāo)記后，再將其歸檔的做法，既佐證其復(fù)制件的來(lái)源真實(shí)性，又證實(shí)歸檔單位各項(xiàng)工作的歷史記錄的真實(shí)性，也符合《檔案法實(shí)施辦法》關(guān)于“檔案縮微品和其他復(fù)制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記的，具有與檔案原件同等的效力”的規(guī)定，不失為目前解決歸檔復(fù)制件效力問(wèn)題的有效辦法。當(dāng)然，使用作了標(biāo)記的復(fù)制件歸檔只是權(quán)宜之計(jì)，歸檔的文件材料應(yīng)該是原件，是必須始終堅(jiān)持的原則。