高校財務報銷存在的問題及優化路徑

鄒艷

高校是培養現代化青年人才的重要陣地，近些年我國的高校辦學規模逐步擴大，高校的財務報銷工作也迎來了新的挑戰，按照傳統的報銷模式已經難以適應時代的發展需要，有必要針對高校的財務報銷工作中存在的不足，借助互聯網時代的優勢，提高高校財務報銷工作的水平和效率，降低會計人員的工作壓力。本文對互聯網時代下高校財務報銷的機遇進行了探討，結合互聯網時代背景下高校財務報銷存在的問題，分析了互聯網時代背景下高校財務報銷的優化路徑。

高校的辦學規模不斷擴大，報銷人人數也呈現出了逐年遞增的趨勢，辦學經費、科研經費、人員經費等方面逐步增長，高校財務報銷工作量日益增多，高校有必要革新傳統的財務管理工作模式，與時俱進，適應時代的發展需要。借助互聯網優勢解決報銷難的困境問題，提高高校財務報銷工作的水平，推動高校財務工作更順利地展開和實施。

一、互聯網時代下高校財務報銷的機遇

互聯網時代，先進的科學技術融入到了人們生產、生活的各個領域中，高校的財務工作同樣可以借助互聯網時代的優勢實現改革創新，此背景下的高校財務報銷迎來了新的機遇。高校財務報銷工作借助互聯網技術節約了大量的時間成本，合理地分配資源，提高資源利用效率，報銷人員報賬可以通過網上報賬平臺，大量節約報銷時間，安排時間的合理性和自主性更強，報銷人可以將更多的時間成本節約下來，投入到高校的教學和科研等工作中。大多數的高校都是在多校區辦公模式下運行的，利用互聯網時代下的優勢，高校財務報銷工作優化了資源分配，按照需求，集中整合和統一調配財務人員，防止出現人力資源浪費的情況，互聯網時代的高校財務報銷工作服務質量大大提高。建立起網報系統，利用短信告知平臺的功能，銀行可以在完成了報銷轉賬之后，自動向報銷人發送通知，財務人員也可以結合有問題的報銷單據，采取短信通知的方式告知當事人，報銷人員有了解報銷近況的需求可以采取網上平臺查詢的方式，對單據處理的進展形成更加詳細、實時的掌握。網上報賬平臺在高校的財務報銷工作風險防范中發揮了優勢，有效控制了資金風險，因為采取網上系統平臺報賬的方式同時調整了支付方式，不再以現金支付為主，而是以網銀系統支付的方式，現金風險大大降低，各個環節均能夠有據可查，系統及時反饋，資金可追蹤，安全性大大提高。互聯網時代的高校財務報銷工作和傳統的財務報銷相比，網約投遞式的報銷體現出了明顯的優勢，具有廣闊的應用前景，有利于實現高校財務報銷的精準管理目標，互聯網時代的到來，財務信息的整理匯總有所提高，利用大數據技術、信息技術等，財務管理部門實現了全方位的資金監管，及時發現問題，分析問題，解決問題，互聯網時代高校財務報銷工作要積極跟進互聯網發展趨勢，革新財務報銷的模式。

二、互聯網時代背景下高校財務報銷存在的問題

（一）高校經濟業務種類多

高校辦學經費來源多元化，種類繁多，有學費收入、學生獎助貸款、財政撥款、創強項目款項（含橫向和縱向）、校企合作項目等。支出范圍也很廣，報銷內容多樣，有辦公差旅費、辦公設備費、學科專業建設費、學科競賽費、學生經費等。經濟業務種類多，報銷單據呈現逐年遞增的趨勢。

（二）信息孤島現象，財務報銷制度和業務流程仍需加強宣傳

報銷人對學校的財務報銷管理制度不了解，對相關的業務流程、要求提交的附件等不熟悉，導致報銷提交的材料不齊全，報銷單據填寫錯誤。報銷人多次往返財務部門，耗費了大量的時間和精力，同時也給財務人員造成了工作困擾。財務人員花大量時間回復報銷業務咨詢問題，財務審核工作效率低，報銷周期長，加大了報銷人與審核人的之間的矛盾。

雖然在財務網站上傳了財務報銷相關制度和報銷指南，但新進教職工入職后，或原有到財務報銷次數少的教職工，時間一久，已經忘記了如何報銷。加之財務報銷制度是以財務思維來制定的，在報銷人看來理解難度大，還是習慣電話聯系財務人員確認。部分老師在教學科研量多的情況下，會讓學生代替老師到財務報銷，而學生的流動性強，當學生畢業或活動結束，造成之后舉辦的活動仍不知如何報銷。部分報銷人雖然熟悉報銷制度和報銷流程，但是不會對網上報賬平臺進行操作，當看到報賬平臺中各類表格時，表現出很多疑問，不知自身報銷的業務應該填報哪種表格。而財務部門沒有專門的咨詢窗口，同樣導致報銷審核工作效率低。

同時，由于財務報銷制度和業務流程無法將各項報銷的細節一一列示，而財務人員如果沒有業務上的區分，則會存在同一報銷事項，不同財務人員對于報銷標準的理解有差異，要求提交的附件不一致的情況，退單返工現象存在。二級學院的老師只有在有課的時候才會來學校，退單再交單，報銷周期延長，報銷人怨聲載道。

（三）報銷審批流程待完善

審批權限設置待完善。高校財務管理要求實行“一支筆”簽字制度。報銷的每筆經費至少要部門負責人和財務負責人審批才能進行，一定數額以上的單據還需要相關的校級領導審批簽字。在實際工作中，負責審核的部門負責人，項目負責人等往往由于忙于教學、行政、參加會議等事情而沒有及時審核單據，面對日益增多的報銷單據，報銷流程經常停滯在審批環節。

（四）報銷人不及時報銷，學期末單據扎堆

報銷人員報銷的意識不強，出現退單返工的情況，若處理不及時，通常要到學期末財務部門發出結賬提醒，報銷人員將積攢已久的報銷單拿來報銷，造成學期末報銷單據劇增。網絡報賬平臺未與預算掛鉤，經費報銷與預算管理脫節，財務人員缺乏對預算的有效控制，導致預算執行率的統計有偏差。

（五）電子發票重復使用

2012年國家稅務總局開始試運行電子發票，電子發票同普通發票一樣具有法律效力，是會計核算的原始憑證，也是會計檔案的重要組成部分。實際報銷中，報銷人員需要將電子發票打印出紙質發票作為報銷附件，而電子發票可以多次打印，這就難免存在重復報銷的可能性，在一定程度上增加了審核人員的工作。

（六）財務報銷系統有待升級

網上報賬平臺未與預算管理系統、科研管理系統、資產管理系統、低值易耗品系統、學生收費管理系統等對接。高校各部門使用的系統相互獨立，例固定資產類的報銷，資產登記需在資產管理系統中完成，再線下簽字確認，相關證明材料附在報銷單據后，財務人員才開始審核報銷單據。科研項目管理系統未與報賬系統對接，審核科研項目時，財務人員要從手工賬中查看項目余額，如果項目超支，需與報銷人溝通退回單據，重新填制，報銷周期延長。

三、互聯網時代背景下高校財務報銷的優化路徑

（一）對現有的業務平臺進行整合、升級，構建財務信息共享綜合平臺

互聯網時代下信息技術、大數據技術等廣泛應用，高校財務報銷工作有必要借助先進的科學技術，搭建起統一的財務信息管理平臺，實現信息共享，將高校財務報銷中存在的信息孤島現象突破，促進報銷人員和會計人員之間的信息相互對稱和協調。高校可以建立起財務信息管理平臺，以信息數據庫為基礎展開賬務處理，對財務信息進行統一協調的管理，高校可以在校園網中搭建平臺，形成一個系統的整體，將財務預算系統、網上報賬平臺、固定資產資產管理系統、采購管理系統、財務部門網站等與校園網相互融合，形成統一的財務信息共享綜合平臺。

（二）促進信息共享

在網上報賬平臺引入發票查驗功能，系統自動進行電子發票的查驗，以及時發現發票真偽及是否重復報銷，可以有效地提高報銷的工作效率。高校引進的信息共享綜合平臺可以實現從預算管理到會計檔案管理工作一氣呵成。報銷人員利用高拍儀對單據進行掃描上傳，系統會自動識別票據及結存金額，財務線上審核，銀行轉賬，憑證生成，同時推進會計電子檔案管理的進程。

可以參照稅務開發票系統，在現有的網上報賬平臺中增加人工智能客服，及時回應報銷人的報銷咨詢問題，大大減輕財務工作人員被咨詢的壓力，有更多的精力放在審核單據上。

受歷史原因的影響，各個部門有其自身的業務系統，各個部門應該積極溝通，開放接口，實現與財務系統的對接。對于擬建設的業務信息系統，應提前考慮與財務系統的對接。

除此之外，要關注財務信息數據庫是否穩定、安全，保證信息數據能夠實現共享的同時，提高安全性，財務部門應由專業的財務信息系統負責人加強對財務信息數據庫的安全管理，保證財務部門網站網上預約報銷系統、財務部門理系統中的數據安全和穩定運行，財務信息系統的專職人員可以在系統中采取防火墻、權限設置等方式隔離不安全的因素，保證系統信息的安全和報銷人員的信息安全。值得注意的是，財務數據管理平臺應設置數據備份功能，并通過定期維護的方式，保證財務數據的安全性，落實系統的數據安全保障工作。

建設財務部門網站，要將國家的財經法規和學校財務管理制度、報銷流程及時公布，方便報銷人員查詢，減少財務信息的不對稱現象和問題，滿足報銷人員的服務需求，適度的公開財務信息，例如經費的使用情況、使用用途，突破信息孤島的局限性，在信息的共享中，提高高校財務報銷工作的效率。

（三）報銷審批流程進一步優化，倡導“今日事，今日畢”的報銷效率

縮短審批流程，對于一定數額以下的單據，審批流程可由業務經辦窗口及綜合窗口人員復核后，直接交由出納付款。倡導“今日事，今日畢”。報銷人今日提交的報銷單，今日便可以拿到報銷款。簡化審核流程。

（四）設置報賬助理

設置專門報賬助理，報銷單據需要進行整理、填制等，高校教師在本身科研教學工作量大的情況下，沒有精力去研究報銷單據的填制，也缺乏財務相關知識，可能會造成報銷單不規范需要退單返工的情況。因此，二級學院及科研項目設置專門人員來統一報銷非常必要。同時，財務部門應定期對報賬助理進行培訓，詳細講解網上報賬平臺的使用，說明不同類型的單據的填寫步驟，重點講解常見錯誤和填寫難點。實行報賬助理制度，由報賬助理對本部門的報銷業務進行初審，不僅可以有效提高報銷的準確性和工作效率，有效解決報銷難的問題。年底對報賬助理進行考核，制定有效的績效考核指標，調動報賬助理的積極性，增強報賬助理的責任感。建立報賬助理微信群，定期對新政策進行溝通交流。報賬助理要以穩定為主。

（五）規范財務行為

1.提升財務人員的綜合素質

財務管理水平直接影響著高校財務報銷工作的效率，互聯網+時代下高校財務管理工作，需要一支高水平的專業型財務管理人才隊伍，因此高校在互聯網+時代為了提高財務報銷工作效率，有必要加強財務人員的隊伍建設，提高高校會計人員的工作水平、工作效率。培養會計人員的專業能力和綜合素養，提高會計人員的專業水平，定期實施綜合考評。

部門內部定期對財務審核人員進行報銷制度培訓，統一報銷標準，減少報銷人對財務人員的不信任感。

2.合理設置報銷窗口，采用按業務定崗輪崗制度

財務審核人員需要對全校所有業務單據進行審核，就需了解學校所下發的所有文件，花費時間和精力多。采取業務定崗的方式，合理設置報銷窗口，對崗位工作進行區分，將單個財務審核人員的審核范圍縮小。如按經費類別設置辦理窗口、綜合審核窗口等，即定崗負責固定的經費報銷，避免出現同一報銷單在不同財務人員的審核下，出現不同的標準。提高審核效率。

對財務人員分崗后，也要進行輪崗，也有助于財務人員自身的成長。

3.保持與報銷人的溝通

財務人員的學習，不應僅僅局限于財務業務知識的學習，也應關注報銷人的現實業務需求，了解報銷存在的問題，報銷人對報銷的改進期望，定期主動走進各部門，面對面的與各部門進行溝通，做好報銷指引工作。

4.定期對全校報銷人開展業務培訓，多樣化形式宣傳

針對報銷人反饋的財務報銷制度不易理解的問題，財務部門可以定期開展專題培訓，解讀報銷制度。另外也要對報銷人進行網上報賬平臺操作的培訓，例如日常費用的報銷、借款業務的報銷、差旅費報銷在系統中的操作流程。對平時報銷遇到的常見問題，可以定期整理好發送到報銷群，給予正確的指導。也可以將各類型項目的報銷流程及附件上傳要求制作成小視頻發送到報銷群中，以便老師查閱。有利于緩解報銷難的問題。加強系統的培訓和再教育，對于全校報銷人員應結合定期和不定期的業務培訓活動，加大報銷規范的宣傳力度，用多樣化的形式宣傳報銷工作的規范流程，邀請行業內的專家學者結合報銷案例、專業知識、流程展示等培訓專題活動，使全校人員都能夠理解財務報銷制度，形成對報銷制度的深刻掌握，合理操作網上報賬平臺。例如在報銷日常費用、借款業務和差旅費中，要按照規范的流程操作，結合報銷過程中遇到的問題，由專業的人員指導，制作教學課件等，在圖文并茂的形式下，方便報銷人員理解報銷知識，掌握報銷規范，提高高校的財務報銷工作水平。

結 語

綜上所述，傳統的高校財務報銷制度已經與時代脫軌，難以適應高校的發展需求。高校要結合互聯網時代下高校財務報銷工作的現狀，借助互聯網的優勢，提高資金的使用效率和周轉速度，真正實現輕松報賬的目標，緩解會計人員的工作壓力，規范、有序地推進高校財務管理工作的展開，為高校的發展夯實基礎。