文件管理系統功能要求國際標準的變化

安小米 劉桓鑫 白文琳

摘要：從新舊標準的數量、標題、章節、術語、系統功能要求模型等方面對ISO 16175新舊標準進行了文本對比分析，從文件層、系統層以及應用層對文件管理系統功能要求進行了內容對比，發現了新舊ISO 16175標準之間的異同，分析了新標準的特點及其變化的動因，討論了新標準修訂對數字轉型背景下我國電子文件管理工作帶來的啟示，以期推進新標準采用，為實施《國家標準化綱要》和《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，促進我國電子文件管理高質量發展，提供借鑒。

關鍵詞：電子文件管理 文件管理系統功能要求ISO 16175 對比研究

Abstract： Based on a comparative analysis of the old and new ISO 16175 series standards from differ？ ent aspects including the standard numbers， titles， clauses， terms， functional requirements models for records management systems， this paper found the similarities and differences between the old and new ISO 16175 series standard and identifies key fea？ tures of the new standards and drivers of the chang？ es made. In addition， facing challenges going to digi？ tal transformation， this paper provides implications and insights for adoption of the new international standards， which have significance for the implemen？ tation of National Standardization Program and the National Archives Development Plan during the 14th Five—year Plan Period. The study has also provided directions for the high quality development of the electronic records management in China.

Keywords：Electronicrecordsmanagement； Functional requirements for records management systems； ISO 16175； Comparative study

一、引言

隨著數字國家、數字政府、數字經濟和數字社會建設的發展，大數據與區塊鏈技術的廣泛應用，AI新技術應用場景拓展至云端，形成了跨組織跨部門的業務新場景；政務服務和商務服務在線化，數字轉型已成為全球趨勢。

數字轉型背景也對我國檔案事業轉型提出了新的要求。2021年4月，國家市場監督監管總局與國家標準化管理委員會發布了《電子文件管理能力體系第一部分：通用要求》（GB/T 39755.1—2021）和《電子文件管理能力體系第二部分：評估規范》（GB/T 39755.2—2021），要求加強電子文件管理能力建設與檢查工作。[1-2]同年5月新版《公務電子郵件歸檔管理規則》（DA/T 32—2021）發布，替代了該標準的舊版本（DA/T 32—2005），該標準新增了關于公務電子郵件系統和電子檔案系統建設相關規定，明確要求公務電子郵件的歸檔方式、歸檔格式以及元數據等相關要求。[3]新修訂的ISO 16175系列標準對于國家標準與行業標準的制修訂具有重要借鑒意義，新系列ISO 16175標準將文件管理功能要求從管理系統拓展到軟件應用，對數字業務及其基礎設施文件管理軟件的規范性應用具有指導意義。

2021年6月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，指出在“十四五”期間，文件檔案工作亟待數字化轉型，提升文件檔案工作的治理與服務能力。[4]其中，對文件檔案領域國際標準的研究，不僅是標準化工作的重要組成部分，也是解決文件檔案工作數字轉型中所存在的檔案領域現有標準與國際標準接軌和一致的有效方式。

2021年10月，中共中央、國務院印發了《國家標準化發展綱要》（以下簡稱《綱要》）。《綱要》在發展目標中提到，2035年之前，要顯著增強標準化開放程度，要求國家標準與國際標準關鍵技術指標的一致性程度大幅提升，國際標準轉化率達到85%以上。在標準國際化戰略層面，要求立足中國實際，吸納先進理念、技術與規則，強調中國在國際標準制定上的參與。[5]而中國人民大學安小米教授作為國際標準化組織信息與文獻技術委員會檔案/文件管理分技術委員會文件系統設計工作組（ISO/ TC46/SC11/WG16）的委員，深度參與了ISO 16175系列標準的制修訂全過程，對ISO 16175制修訂動因進行分析與比較，對正確理解和更新采標標準，有重要的現實意義和實踐價值。

（一）新舊ISO 16175標準基本情況

1.舊ISO 16175系列標準的基本情況。舊ISO 16175系列標準由三個部分組成。ISO 16175-1：2010《信息與文獻電子辦公環境中文件管理原則與功能要求第1部分：概述與原則》[6]（GB/T 34840.1—2017）建立了電子辦公環境下用于形成和管理數字文件的軟件的基本原則和功能要求，旨在廣泛部署文件自動化管理的功能、支持審計活動、提升各類信息相關的法規要求遵從的能力，保障基于文件管理的善治，在文件管理功能要求方面促進檔案、文件和信息管理領域達成共識與軟件服務領域的溝通保持一致。ISO 16175-2：2011《信息與文獻電子辦公環境中文件管理原則與功能要求第2部分：數字文件管理系統指南與功能要求》（GB/T 34840.2—2017），規定了專門性數字文件管理系統的功能要求，用于識別和管理電子文件，明晰軟件的文件管理的功能設計規范、指導采購或商業軟件選用及文件管理系統合規性評估。[7]ISO 16175-3：2010《信息與文獻電子辦公環境中文件管理原則與功能要求第3部分：業務系統中文件管理指南與功能要求》（GB/T34840.3—2017）提供了用于業務系統中業務活動產生文件的規范性識別和管理及特定的要求及指南，用于理解業務系統中文件識別和管理的過程及要求，文件的功能要求，包括業務系統軟件建立、升級或購買的設計規范，業務系統軟件的文件管理能力評估及業務系統的文件功能及其合規性評估。[8]

2.新ISO 16175系列標準的基本情況。新ISO 16175系列標準由兩個部分組成。2020年7月，ISO 16175-1：2020《信息與文獻用于文件管理軟件的過程與功能要求第1部分：電子文件管理應用軟件的功能要求與相關指南》提供了管理數字文件的軟件應用相關的模型、高層級的功能要求和相關指南。[9]ISO 16175-2：2020《信息與文獻用于文件管理軟件的過程與功能要求第2部分：管理文件的軟件選擇、設計、實施和維護指南》根據ISO15489-1：2016《信息與文獻文件管理第1部分：概念與原則》規定的文件管理原則提供了軟件選用、設計、實施和維護的決策指南。新系列標準的修訂工作主要由國際標準化組織信息與文獻委員會檔案/文件管理分技術委員會文件系統設計工作組（ISO/TC46/SC11/WG16）完成，旨在為方案架構師、IT采購決策者、應用開發者、業務分析師、應用測試者等用戶提供應用方案，為文件管理應用軟件的功能要求確定及其實施軟件的選擇、設計、實施和維護提供指南。[10]

舊ISO 16175最早由國際檔案理事會牽頭制定，ISO/TC46/SC11/WG16直接采納并將其轉為ISO標準。新標準由ISO/TC46/SC11/WG16負責。新標準除電子辦公環境外，還考慮了信息技術升級應用呈現出的跨部門、跨層級、跨領域的業務與技術融合的新工作場景。

（二）ISO 16175系列標準修訂的動因及其修訂意義

新ISO 16175系列標準通過構建概念模型、功能要求模型并輔以相關解釋與用例。與舊標準應用場景為紙質文件與電子文件共生與共存相比較，新標準的應用場景更多地考慮業務數字轉型背景下的文件管理數字轉型，如何確保文件作為數字業務的有機組成、數字生成、數字保存，如何考慮文化以及組織、制度框架等的變化及其對文件管理和文件鑒定的影響。[11]

ISO 16175-1：2020和ISO 16175-2：2020對實施《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，促進我國電子文件管理高質量發展，具有如下借鑒意義。

第一，新標準的修訂與ISO 30300：2020的術語及定義保持一致，維護了檔案/文件管理分技術委員會標準化文件相同術語使用相同概念及定義的一致性。

第二，新標準修訂考慮了與ISO/TC46/SC11現行標準的一致性，重視標準化文件的動態修訂與持續改進，參考以下標準，做了內容更新：

1） ISO15489-1：2016《信息與文獻文件（檔案）管理第1部分：概念與原則》（Information and documenta？ tion—Records management—Part 1： Concepts and principles）；

2） ISO 30300：2020 2019《信息與文獻文件（檔案）管理核心概念與術語》（Information and documenta？ tion—Records management—Core concepts and vo？ cabulary）；

3） ISO 30301：2019《信息與文獻文件（檔案）管理體系要求》（Information and documentation—Man？ agement systems for records—Requirements）；

4） ISO/TR 21946：2018《信息與文獻用于文件（檔案）管理的鑒定》（Information and documentation—Ap？ praisal for managing records）；

5） ISO/TR 21965：2019《信息與文獻文件（檔案）管理業務構架中的文件（檔案）管理》（Information and documentation—Records management—Records management in enterprise architecture）。

第三，新標準適應業務數字轉型新場景下文件管理數字轉型的數字工作場景要求，考慮了舊標準紙質工作場景與電子工作場景的相互兼容，但更關注業務數字轉型中文件無紙化生成、留存、歸檔與單軌制管理。

第四，新標準更多關注業務協同的文件管理，嵌入數字化、網絡化、智能化設計的文件管理。

二、新標準修訂變化分析

（一）新舊標準標題的變化

標準修訂將ISO 16175-2：2011與ISO 16175-3： 2010與ISO 15489- 2：2001內容合并，更新為ISO 16175-1：2020和ISO 16175-2：2020兩個標準，更名為《信息與文獻用于文件管理軟件的過程與功能要求第1部分：電子文件管理應用軟件的功能要求與相關指南》《信息與文獻用于文件管理軟件的過程與功能要求第2部分：管理文件的軟件選擇、設計、實施和維護指南》。

（二）新舊標準章節結構的變化

通過梳理、對比新舊ISO 16175系列標準的章節結構，確認ISO 16175-1：2020，ISO 16175-2：2020，ISO 16175- 1：2010，ISO 16175- 2：2011，ISO 16175- 3： 2010第一、二、三章名稱相同，分別為：范圍、規范性引用文件、術語和定義。從第四章開始，各標準的章節名稱出現不同。其中ISO 16175-1：2020第四章為“關鍵領域與配置選項”，第五章為“用于電子文件管理軟件的高層級要求”，第六章為“用于管理電子文件的功能要求模型”，第七章為“對功能要求模型的理解”，第八章為“功能要求模型的使用”；ISO 16175-2：2020的第四章為“組織框架與背景評估”，第五章為“項目方法論確定”，第六章為“功能要求確定及其管理”，第七章為“配置確定”，第八章為“文件遷移與轉換的要求確定”，第九章為“溝通、培訓及與變更管理”，第十章為“實施之后的審核、修訂、監控與評估”；ISO 16175-1： 2010的第二章為“最佳實踐—電子文件及軟件的作用”，第三章為“指導原則”，第四章為“實施事宜”；ISO 16175-2： 2011和ISO 16175-3：2010的第四章均為“指南”，第五章均為“功能要求”。

在新增加內容部分，發現ISO 16175-1：2020在第四章中增加了“關鍵領域與配置選項”內容。此外ISO 16175-2：2020在第四到第十章配套新增關于選擇、設計、實施與維護文件管理軟件的具體操作方法論與流程。ISO 16175-1：2020中文件管理軟件功能要求的流程獨立成章。在刪除內容部分，ISO 16175-1：2010中的第五、六、七章被刪除，并將其中一部分內容并入新標準之中。以適應跨系統、跨層級、跨組織的模糊邊界的網絡化工作要求。[12]在修改內容部分，ISO 16175-1：2020和ISO 16175-2：2020均采用了ISO 30300的術語定義。

（三）新舊標準內容的變化

新標準修訂的內容可以劃分為“增加”“刪除”“修改”三方面。首先，在“增加”內容方面，ISO 16175-1：2020和ISO 16175-2：2020均有內容增加，將ISO 16175-2： 2011中第四章的內容修改并完善，將“關鍵領域與配置選項”新增為前者第四章，動因在于標準修訂的環境要求適應新技術給文件管理帶來的挑戰，包括但不限于確保真實可信、安全隱私、自動高效等。而ISO 16175-2： 2020在第四章到第十章的內容均為新增內容，按照章節次序依次為：評估組織框架與內容、項目方法論的確定、功能要求的確定與管理、配置確定、確定文件遷移與轉換的要求、交流、培訓與變更管理和實施之后的修訂、監控與評估。新增的內容主要是關于選擇、設計、實施與保存文件管理軟件的步驟與方法論，文件管理要求所配套的文件管理軟件覆蓋設計到保存全過程。

其次，所“刪除”的內容集中在ISO 16175-1：2010之中，主要刪除第二章“最佳實踐—電子文件及軟件的角色”，第三章“指導原則”，第四章“實施事宜”。其中第二章的內容被刪除后分別并入其他章節，第三章刪除主要歸因于業務數字轉型背景下文件管理數字轉型的影響，如何確保文件作為數字業務的有機組成，如何考慮文化以及組織、制度框架等的變化及其對文件管理和文件鑒定的影響是其重要議題。

再次，在“修改”的內容主要包括：其一，將舊標準術語相關的內容進行修改。ISO 16175- 1：2010、ISO 16175-2：2011，ISO 16175-3：2010中的術語與定義均被修訂，與ISO 30300：2020中的術語及定義保持一致。其二，受到文件管理系列標準協同應用的影響，ISO 16175-2：2011與ISO 16175-3：2010的功能要求被合并，成為ISO 16175-1：2020第六章“用于管理電子文件的功能要求模型”。其三，ISO 16175-3：2010第三章“指南”中提到的功能要求與實體關系被修訂，成為ISO 16175-1：2020中“8.功能要求模型應用”和“2.3文件管理系統功能要求的變化”，體現對電子文件管理的敏捷性要求。

1.文件管理系統功能要求內容的變化。新標準打破了舊標準將應用環境分為數字文件管理系統與業務系統兩大系統的限制，聚焦于適用所有電子文件管理應用軟件的功能要求。此外，功能要求的變更也帶來了相應實體關系的變更。

從內容架構上來看，新標準中文件管理系統功能要求繼承并發展了舊標準中的數字文件管理系統功能要求（見表1）。后者主要包括“生成”“維護”“傳播利用”以及“實施管理”4個部分，其中舊標準中的“生成”（ISO 16175- 2：2011，5.1）調整為“文件捕獲與分類”（ISO16175-1：2020，6.3R1），將舊標準“維護”部分的“保存、遷移與處置”（ISO 16175-2：2011，5.6）單獨形成新的一項文件管理系統功能要求，將“維護”和“生成”中的內容調整形成新標準中的“文件完整與維護”（ISO 16175-1：2020，6.3R3），將“傳播利用”（ISO 16175-2： 2011，5.7.1）和“生成”中的內容調整形成“文件的發現、使用與共享”（ISO 16175-1：2020，6.4R4），刪除“實施管理”（ISO 16175-2：2011，5.8）的內容。

新標準在文件管理系統功能要求部分與舊標準存在著內容方面的不同。在捕獲與分類中主要的變化集中在“捕獲”與“輸出”。新標準中的“捕獲”是對文件以及與其有關的元數據的捕獲，而舊標準中的“捕獲”，則是對文件及其相關背景、結構、內容信息的捕獲。該方面的變更源于ISO 15489-1：2016中“元數據”概念的刪除[13]，“文件元數據”概念的新增，以及ISO 15489-1：2016對文件元數據的功能屬性的強調。

在“文件保存與處置”模塊，相對于舊標準中的“保存、遷移與處置”，該模塊不僅由舊標準“維護”中單獨確定為功能要求，并且強調、增添了“銷毀”環節。這一變化主要是受到ISO 15489-1：2016中文件資產管理理念的影響[14]，其強調應將文件視作組織的數字資產進行管理。此外，新增“檢查”（Review）環節，該環節不僅要求文件管理者在文件保管期限將滿之時對文件進行再次審查，同時，在法律、業務要求變化之時，若有必要，也應當對文件的保管期限進行修訂。而在“遷移與輸出”中，有以下三處變化：第一，新標準增添“新的應用中得以重建結構關聯”的要求；第二，增添了在遷移與輸出過程中對文件及關鍵元數據（Key Metadata）的最低標準與完整性檢測的要求；第三，要求文件管理軟件與系統能夠支持多次遷移與輸出。以上變化不僅反映軟件與系統對文件管理支持能力的提升，同時也揭示了文件管理機聯系的維護從基礎的“保護”能力，提升到了“可追溯性”能力的提升。

“文件完整與維護”模塊則被細分為“真實性與安全性”和“存儲、報告與元數據管理”兩項。前者主要變化包括：在權限管理方面，新標準要求文件管理軟件進行常規性的用戶驗證，以確保對文件的分級存取管理；在確保文件完整與安全方面，新標準要求文件管理軟件能夠生成校驗碼和哈希代碼或實施其他可支持確保文件實時完整性的機制，保證文件的真實與完整；在審計與跟蹤方面，新標準要求支持自動捕獲與呈現所有與權限與安全相關的操作細節，換言之，即強調權限管控與安全管理的日志管理。后者則對文件管理軟件提出了智能化的要求，要求業務應用能夠自動生成文件捕獲、利用（Usage）與處置的報告。

“文件發現、利用與共享”（Records Discovery， Use and Sharing）模塊則被細分為“搜索、檢索、呈現、使用與互操作”（Search，Retrieval，Presentation，Use&In？ teroperability）、“存取權限”（Access restrictions and permissions）、“復制、摘錄與冗余（Duplication，Extraction&Redac？ tion）”三項。[15]“搜索、檢索、呈現、使用與互操作”部分增添了“互操作”的要求，要求能夠在跨平臺跨領域進行互操作，消弭電子文件管理軟件平臺與系統之間的界限與互操作局限。新增了存取權限，是ISO 15489-1：2016強化文件管控要求[16]的體現。此外，還新增了“復制、摘錄與冗余”部分，要求確保可信的文件復制、摘錄與冗余能力，以確保在組織內部業務應用軟件與其他應用軟件能夠有效運行，并為其他組織經授權的應用軟件接入提供可信保障。

2.文件管理系統功能要求模型中文件實體及關系的變化。確定了文件管理系統的功能模型之后，需要從文件管理功能系統模型的實體關系入手，明確模型中文件實體之間的相互作用及關系。

關于文件管理系統功能模型實體方面，首先，新標準刪去“文件類目”（Record Category），并且將“業務系統（Business System）”替換為“業務應用（Business Ap？ plication）”。其次，修訂了“數字文件聚合體”（Aggrega？ tion of digital records）的定義，新標準中刪除了“實體”（Entity），認為“電子文件匯集是相關電子文件（已刪去“Entity”）的累積（見圖1）。

最后，在“電子文件”實體中突出強調電子文件包含元數據“incl.metadata”，承認元數據是文件的組成部分，遵從了ISO 15489-1：2016中體現的“元數據原則”。[18]

關于文件管理功能模型的關系方面，雖然仍舊保留了舊標準中闡述的“一對一或多”和“一對零或多”這兩類關系，但新標準將“一對一（one to one）”替換為“多對多（many to many）”。其中包含元數據的電子文件與摘錄之間的關系由“一對一”變成“一對零或多”；業務應用與電子文件匯集同電子文件（包含元數據）之間的關系由“一對零或多”變成“多對多”（見圖2）。

3.文件管理系統功能要求模型核心層的比較。由于文件管理系統功能要求模型與其實體關系發生了較為顯著的變化，新標準在對該模型的解釋上面也發生了相應的變化。本文從文件層、系統層與應用層三個方面對該模型的變化進行歸納與闡述。

（1）文件層。從文件層入手，新標準在文件屬性方面所強調的保障（見表2）。ISO 16175-1：2020在7.3中闡述的應當由業務應用保障的文件屬性，包括：真實性（Authenticity）、可靠性（Reliability）、完整性（Integrity）和可用性（Usability）。同樣，ISO 16175-2：2011則于4.1.1對文件應當具有的屬性進行闡述，以用于電子文件管理系統的實施，并且舊標準中提到的文件屬性也為真實性（Au？ thenticity）、可靠性（Reliability）、完整性（Integrity）和可用性（Usabili？ ty），但是在具體內涵、目的與要求上存在不同。

新舊標準在文件層方面的主要區別主要包括兩點：應用范圍與內容區別。首先，在應用范圍方面，新標準的應用范圍由“電子文件管理系統”修改為“業務應用軟件”，并且強調業務驅動與業務要求的滿足。其次，在內容方面，新標準所述的真實性（Authenticity）針對的是業務與形成者的真實可信，而非舊標準中所提出的在既定的時間、地點，通過既定的形成者將內容與目的相符的文件發送給既定的接收者。[20]舊標準因直接采用國際檔案理事會（ICA）起草的標準而沿用檔案學視角下真實性的經典定義，新標準對真實性屬性的理解則與ISO 15489-1：2016中確認的權威證據原則一致，將文件與業務活動直接掛鉤。在可靠性（Reliability）方面，新標準強調確保常規性的文件可靠性與元數據捕獲以及長期保存中的可靠性，而舊標準則強調在業務中文件具有可靠性，要求系統具備常規化捕獲與長期保存文件的能力，缺少對過程元數據的可靠性保障。在完整性（Integrity）方面，ISO 16175：2020新增對文件形成后有關的注釋與附件的要求，并強調過程性的授權記錄的完整性。在可用性（Usability）方面，新標準要求提供業務應用可用性交付服務，強調業務內容應由規范化的元數據管理實現，即由管理文件的活動實現。

（2）系統層。在系統層面，新標準相對于舊標準，以文件管理業務應用的特點替代電子文件管理系統的屬性（見表3）。其中，文件管理業務應用的特點主要包括：安全、全面可理解、合規和系統。而舊標準中闡述的電子文件管理系統的屬性則包括：在背景中形成與捕獲文件、管理與文件控制、實施文件處置、對文件管理元數據的管理。兩者在設置目的上存在著根本的不同，舊標準關注確保上述文件層所提及的文件屬性穩定，而新標準則遵從ISO 15489-1：2016中5.3.2的要求，通過保障文件所具有的權威性以支持文件管理的業務應用。[21]

（3）應用層。并非所有存儲在業務應用中的信息都被視作憑證記錄，那么確定組織對文件的需要以確保有效發展與配置合適的戰略與技術是必要之舉，這也是新舊ISO 16175設立文件管理系統功能要求模型使用指南的初衷。而不同的是，新標準受到ISO 15489-1：2016第七章和ISO /TR 21946：2018的影響，文件管理工作中確定并記錄文件要求的過程應當稱之為鑒定，并且該過程是新標準應用層發生變化的關鍵驅動力。[22]

新標準給出了關于文件管理系統功能要求模型的使用指南，將原來應用程序由7步優化為5步。同時，新標準增添了“通過功能分析確定業務憑證要求”相關要求，將“確定用于業務憑證的要求”和“確定內容以及與其相關的文件憑證性管理信息”整合為“識別文件所需要的憑證信息”，刪除“基于選項評估制定核心文件管理流程的策略”“風險與事項評估”部分，并以“反映在軟件的功能要求中的業務憑據以及確定實施選項”替換ISO 16175-3：2010中的“實施”部分（見表4）。

三、ISO 16175-1：2020和ISO 16175-2：2020新標準的特點

（一）強化術語概念在標準化文件間使用的一致性與關聯性

直接采用ISO 30300：2020的術語及定義，強化ISO/TC46/SC11標準化文件間術語概念使用的一致性和關聯性是新標準高質量的重要體現。表現在ISO 16175-1：2020、ISO 16175-2：2020的第三章術語與定義（Termand Definition）直接采用ISO 30300給出的術語與定義，通過引用或定位標識（如“ISO 15489-1： 2016， Clause 4，Clause 6”）對標準中涉及的術語進行說明。此外，標準中許多概念、原則、要求與ISO 15489-1： 2016中表達一致，如文件管理系統功能要求模型使用指南受到ISO 15489-1：2016第七章“鑒定”的影響；功能要求模型文件層中“真實性”受到ISO 15489-1：2016“5.2.2權威文件原則要求的影響”[23]；標準中對“文件保存與處置”模塊，新增“銷毀”的要求受到ISO 15489-1： 2016中3.14中對要求文件作為“業務活動的憑據與信息資產”的文件資產觀的影響[24]；在“捕獲”部分，捕獲對象的變更則是受到ISO 15489-1：2016中5.2.3對“文件元數據”的內涵重新確定的影響；同時，ISO 16175-1： 2020在7.2.2中關于元數據的概念與ISO 15489-1： 2016中元數據概念保持一致，即元數據包含內容、背景、結構和文件管理過程元數據。[25]

（二）強化新信息技術應用的文件管理特殊性

提出在構建功能模型，以及提供相關的使用實踐案例與指南的過程中，要求借助前沿信息技術確保功能要求模型的實現。如在ISO 16175-1：2020的“6.3，R1”中首次提到對電子郵件的自動捕獲要求，并將電子簽名（Elec？ tronicSignature）技術等完整性校驗工具作為校驗準則（Criteria）；在ISO 16175-1：2020的“6.3，R3”中對文件完整性與安全的要求中，提到“必須使用能夠生成校驗碼（Checksums）或哈希碼（Hashes）……以支持實時的完整性檢查”；在ISO 16175-1：2020的“6.3，R4”中“發現、使用與共享”部分要求對數據存儲與跨平臺共享必須使用諸如OAI—PMH（元數據收割協議，Open Ar？ chives Initiative—ProtocolforMeta？ data Harvesting）或者CMIS等協議；在ISO 16175-2：2020的“4.4技術環境中”，新增了云計算、基于網絡的協同軟件環境的描述與要求。

（三）強調業務嵌入，基于統一文件管理標準的軟件應用

新ISO 16175系列標準“實現專門用于任何業務目的的軟件應用程序和管理文件的應用程序不再區分”（ISO 16175-1：2020，0.2標準設定的目的），強調業務嵌入管理。表現在新系列標準不再區分電子文件管理系統與業務系統的文件管理系統功能要求，業務嵌入文件管理，并形成ISO 16175-1：2020標準；此外，在術語方面集中體現在使用“Business Application”（業務應用）替代“Business System”（業務系統），強調文件管理在業務中的嵌入，推進文件管理與業務流程的融合發展。

（四）強化服務協同與資源集約

在服務方面，ISO 16175-1：2020在關于可用性要求中（7.3.5，“業務應用應當能夠提供可用性交付服務，這是一種能以實時的方式定位、檢索并呈現示可讀文件的服務”）新增關于交付的服務要求，并且在文件管理參考應用場景圖（Archive Mate Diagrams）中將業務服務（Busi？ ness Service）和應用服務（Application Service）加入其中。在協同方面，ISO 16175-2：2020的4.4.3.3中明確指出“用于文件管理的軟件應當能作為網絡軟件使用，并且在組織規模以及要求變化的情況下能夠敏捷地進行配置”。由此可見，協同的內涵除了包括使用相同的，能夠記錄業務并確保對多方代理溝通交流的內外部軟件，同時也對規模適配性、敏捷性以及響應速度有一定要求，且這一要求符合ISO 15489-1：2016中適應動態技術環境變化的敏捷性要求。[26]此外，在應用場景圖中B2部分明確要求使用將業務應用組件作為一種服務受到業務應用控制的SOA（Service Oriented Architecture，面向服務的架構）。在資源集約化層面，新系列標準于ISO 16175-1： 2020與ISO 16175-2：2020中共有8處提到對高效、集約的要求，如ISO 16175-1：2020的7.2中要求“高效、系統的將業務記錄憑證信息進行管理”，在7.5.2中要求業務分類方案能夠提高分類與文件流轉效率等。

（五）強化標準化簡約與兼容

新標準系列在內容上相對于舊標準系列更加簡潔，將三部標準合并為兩部標準，內容頁數由三個舊標準的178頁縮減到2個標準79頁，強化了標準術語、概念以及內容的兼容性與一致性與整體性。

四、新標準對我國數字轉型背景下文件檔案管理工作的啟示

2021年10月印發的《國家標準化發展綱要》在戰略層面為我國標準化事業發展提供了有效指引，對檔案工作標準化發展指明了方向。ISO 16175-1：2020和ISO 16175-2：2020作為文件檔案領域的重要國際標準，其修訂對我國文件檔案標準化工作具有以下啟示。

第一，《國家標準化發展綱要》要求到2035年國際采標率達到85%，新系列標準的修訂，要求加強標準化開放程度，提升文件管理系統功能要求國家標準與國際標準關鍵技術指標的一致性以及國際標準轉化率。

第二，應該加強文件檔案管理標準與相關軟件應用技術標準工作的互動與聯動及合作與協同和協調，建立文件檔案管理標準化合作與聯盟機制，及時將文件管理系統軟件的功能要求嵌入到諸如人工智能、大數據、云計算、區塊鏈等新技術應用的軟件開發、設計、采購與評估中。

第三，應該加強數字轉型背景下文件檔案管理行業標準化協同機制的建立，推動跨行業跨領域的數字文件檔案管理標準統一領導、統一部署和統一實施，支持基于證據的數字國家治理、數字政府治理、數字社會治理和數字經濟可持續發展。

*本文為中國人民大學重大項目：政府大數據治理與綜合利用的標準化協同管理體系構建與應用研究（批準號：21XNL019）研究成果之一。

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作者單位：1.中國人民大學信息資源管理學院2.中國人民大學檔案事業發展研究中心3.天津師范大學管理學院