淺談提高機關事業單位檔案管理的信息化水平

朱玉婷

摘 要：檔案的形成、立卷、歸檔整理與應用對干部提拔使用、加快機關事業單位發展等方面均有著積極作用。檔案管理信息化建設可以讓檔案管理工作水平邁入新臺階，有益于實現對歷史檔案資源的最大化利用，還可以確保檔案信息存儲的可靠性與完整性。機關事業單位需要與時俱進，轉變以往的理念，采取針對性手段加大檔案管理信息系統建設力度，從根本上促進其信息化水平的全面提升，讓其檔案資料發揮出最大價值，繼而全面提高其整體管理水平。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;信息化水平

目前，我國機關事業單位檔案管理信息化建設依然存在諸多問題，如檔案管理信息化建設認知不夠、信息化體系硬件設施不健全等，阻礙了機關事業單位發展的腳步。因此，本文對當前存在的主要問題進行探討，并提出提高機關事業單位檔案管理信息水平的有效對策，旨在切實保障機關事業單位檔案可以有條不紊地開展，提升其信息化水平。

一、提高檔案管理信息化水平的重要性

信息社會，無論是數字技術還是電腦等硬件設備均在單位辦公中得到了廣泛使用，因此電子文件與檔案資料與日俱增，網絡化辦公已成常態。檔案管理主要是對機關事業單位辦公具體狀況的記載，所以實現信息化管理就顯得格外重要。一般而言，強化信息化建設的意義主要體現在以下幾個方面：

1.對歷史檔案的整理與利用提供應有的便利

機關事業單位檔案管理可以對其存在歷史價值的檔案文件資料加以存儲，然而因為以往的歷史資料通常都是以紙質檔案為主的，所以查詢以及存儲起來既費時又費力，且會占據較大空間，很多歷史遺留的寶貴材料無法得到最大化利用，不得不被長期擱置。檔案管理信息化后，可以借助電腦技術對其檔案加以管理，可以拓寬存儲空間，無論是查詢還是存儲都非常便捷，并且還能充分挖掘歷史資料潛在的價值，為歷史檔案的整理與利用帶來益處。

2.有利于檔案管理工作效率的提高

因為檔案資料的管理模式過于陳舊，以往的檔案管理資料十分煩瑣，機關事業單位員工的資源不多，檔案管理涉及面較為廣泛，使檔案的利用率不高且極易發生遺失情況。當單位加快信息建設進度之后，相關檔案管理人員就能以最飽滿的熱情投入到工作當中，能夠促進工作水平的全面提升。

3.有益于增強檔案管理的完整性與安全性

優化信息化建設可以更加全面地對電子檔案加以存儲且存在著較強的隱蔽性，讀取時也十分方便，可以從源頭上充分確保檔案資料在實際傳輸以及保存期間的安全性。和紙質檔案管理進行詳細比較，可以發現這種保存手段能夠令存儲時間延長，同時還能實現對檔案的科學備份。

4.對實現檔案信息資料共享和提升檔案資料利用率大有裨益

對以往檔案管理模式進行分析后可知，其會占用較大空間，同時針對檔案的存儲也比較零散，無法對其進行科學規范地規劃及應用。隨著信息化技術水平持續提高，機關事業單位可通過互聯網平臺促使每個單位、每個部門的信息達到實時共享的目的，以此來促進其檔案資料利用率的全面提升。

二、機關事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

1.檔案管理信息化建設的認知不夠

通常情況下，機關事業單位對檔案管理內容、管理模式、管理標準等方面管理比較嚴格，不少單位沒有深刻意識到檔案管理信息化建設的重要性，還是采取已經落后的形式管理檔案，還有一些單位依然采取人工方式存儲紙質檔案，信息化建設所投入的資金還有待提高，在很大程度上導致信息化程度處于較為低下的狀態，阻礙了檔案管理信息化建設的腳步。

2.檔案管理信息化建設的技術應用不全面

倘若想要確保機關事業單位檔案管理信息化建設順利實施，除了要予以足夠的資金支持之外，還要結合實際情況添置與之相匹配的軟件系統。結合相關實踐調查發現，不少機關單位針對此方面的投入并不夠，盡管加大了采購力度，但是并沒有得到關鍵軟件系統的大力支持，無法使檔案管理信息化價值充分展示出來。

3.機關事業單位檔案建設工作不夠嚴謹

結合相關實踐調查可知，很多機關事業單位領導并沒有將檔案管理工作放在重要位置，針對檔案管理的信息錯誤、更新緩慢等現象沒有予以廣泛關注，整體檔案管理工作較為松懈，檔案管理人員工作態度散漫。機關事業單位依然存在紙質材料辦公的現象，而這些紙質材料在實際整理以及存儲期間均會花費較多的時間和精力，增加問題情況發生的概率。從客觀上講，因為單位內部缺少系統健全的文件管理機制、信息系統操作規范，所以很多檔案工作者不知道究竟要結合哪一項標準來收錄信息，日后信息篩查也會碰到諸多麻煩，長此以往下去必然會阻礙檔案管理信息化水平的提高。

4.檔案管理人員的綜合素質不高

信息化管理質量、信息化推進的程度和檔案管理人員的綜合素質存在著息息相關的聯系。從當前的發展趨勢來看，一些管理人員并不具備較強的綜合素養，也沒有深刻意識到檔案管理信息化建設的重要意義，無論是在操作方面還是執行方面均存在某些技術障礙，對檔案管理信息化建設產生較大的阻礙。

5.信息化體系硬件設施不健全

因為機關事業單位的信息化建設工作還處于摸索時期，現階段我國較為成熟的管理信息系統還不多。一些機關事業單位沒有使用統一規格的系統，同時部門之間的數據統計整合標準也不相同，長此以往下去必然會導致信息篩選期間花費較多時間和精力。機關事業單位領導沒有將目光放在檔案信息化建設上，也沒有對此投入較多資金，使檔案系統軟件處于不夠完善狀態。因此，就要進行相應的信息錄入以及篩選，但是錄入過程比較煩瑣，極易增加失誤情況發生的次數，因為軟件權限以及功能有限，所以在很大程度上使檔案管理信息化建設工作有待優化。管理信息系統不具備較高的版本，倘若系統操作頻率高，就很容易會發生漏洞等情況，這些情況的存在必然會對數據的輸入以及信息資源的利用帶來不利影響。另外，有的領導沒有深刻意識到檔案管理信息系統的重要價值，長此以往下去必然會阻礙檔案管理信息化建設的腳步。

三、提高機關事業單位檔案管理信息化水平的有效對策

檔案管理信息化對于我國機關事業單位科學規劃以及充分利用檔案資料大有裨益，能夠促進其管理工作水平與質量的全面提升。針對提高機關事業單位檔案管理信息化水平的有效對策，具體體現在以下幾個方面：

1.對檔案管理信息化建設引起重視

從機關事業單位的角度出發，檔案管理信息化建設存在著長期性以及復雜性的特點，是一個循序漸進、由表及里的過程，并不是一朝一夕就能實現的，雖然無法在短時間內看到成果，但卻是機關事業單位可持續發展必須具備的。機關事業單位領導需要將目光放在檔案建設工作之上，采取宣講、會議等一系列手段來促使全體員工深刻意識到此項工作開展對促進機關事業單位健康發展的重要意義。因為檔案管理意識薄弱的工作人員在具體工作期間很容易發生工作失誤，所以要想解決這一狀況，就要對員工做好相應的培訓工作。管理層應當結合實際情況設置與之相匹配的獎項，并在此基礎上構建相應的檔案管理部門，相關檔案管理人員除了擁有建議職能之外，還擁有表決權以及決策權，將檔案管理工作放在重要位置上，并強化每一個員工的管理意識，使他們以最飽滿的熱情投入到對信息化系統建設的開展中。從數據信息真實性的角度出發，每一個員工均要對自身所提供的數據信息有追責權，倘若信息發生錯誤，那么要在最短的時間內做好追責處理工作。在常規管理工作期間一定要對檔案信息的運用情況予以高度重視，在人員晉升時應當依據人員的工齡、貢獻記錄、錯誤記錄、獎懲情況等數據信息篩選適宜的人員進行選拔。對于年度總結以及各項工作落實情況來說，可依據相關統計數據了解每一項工作的階段性同期對比數據以及今后發展趨勢預測，繼而為檔案管理信息化建設的順利實施提供強有力的數據保障。

2.加大檔案管理信息化的建設力度

第一，應當從源頭確保信息化建設的設備物資，并予以足夠的資金支持，在全面了解檔案管理具體狀況的基礎上，購買一定數量的基礎設備，旨在為持續推進檔案管理信息化建設夯實基礎;第二，應當對各種新型技術手段進行充分利用，積極引進符合檔案管理要求的高科技設備，以此來促進檔案管理信息化水平的全面提升;第三，應當持續強化對紙質檔案電子化、信息化格式的有效轉換，在此基礎上對檔案管理形式以及信息化管理形式進行全面、細致地評估，循序漸進地展開分類編碼存儲以及模式過渡轉換，繼而將檔案檢索、調用等方面的能力加以提升;第四，應當將目光放在網絡安全上，在第一時間對網絡防火墻做好升級工作，為進一步強化檔案資料的完整性以及真實性提供應有的保障。

3.對機關事業單位檔案建設的管理制度加以完善

科學合理的管理標準以及規章制度，才能實現對相關工作者行為的嚴格規范，為檔案管理工作得以正常開展打下堅實基礎。機關事業單位的檔案建設管理制度是否完善與健全，會對各環節的工作水平產生直接影響，需要每一個部門通力合作來完成。機關事業單位需要對檔案管理的信息化建設工作予以高度重視，在此基礎上把檔案管理制度滲透到相應的規章制度當中，深度剖析每一個模塊，對具體的職責加以明確。

比如，對人員入職、調動等方面做好統計工作等，為檔案建設工作的順利實施打下堅實基礎。與此同時，還需要對操作規范以及操作標準進行嚴格規定，要求全體檔案工作者要嚴格結合相關要求進行操作，針對信息篩查、統計等諸多流程使用統一格式，為日后信息整合與分析提供應有的便利?？陀^上講，檔案建設成功離不開每一個成員的大力支持，為了確保檔案建設得以順利實施，就要做到獎懲分明，對那些工作態度消極的員工予以適當懲罰，對工作認真的員工予以一定的精神獎勵以及物質獎勵，懲罰不是目的，而是要讓所有人都能全身心地投入到工作當中。

4.不斷提高檔案管理人員的綜合素質

在持續推進檔案管理信息化的基礎上，還應當將更多目光投入到對檔案管理人員綜合素養的提高上。第一，機關事業單位應當將目光放在對檔案管理人員引進、聘用等相關工作的開展上，同時還要定期或不定期對已有管理人員加大培訓力度，讓他們的技術水平可以上升到一個新高度，強化對信息化技術的應用能力，繼而創建一支綜合能力強、道德品質高的人才隊伍。與此同時，還應當不斷強化檔案管理人員的責任意識，促使其帶領基層工作人員關注檔案信息化管理流程、方法等方面的學習，倘若發現管理漏洞則需要在第一時間做好補位工作，切實保障檔案管理信息化工作合理開展。

5.對檔案信息化建設配套設施加以完善

在對檔案管理信息化期間，應當采取有效措施強化管理信息系統的安全性以及穩定性，確保信息不會出現泄露情況。

第一，廣泛關注管理信息系統的專業性。通常情況下，機關事業單位在對檔案管理信息系統合作商進行挑選期間，應當對信息管理系統的應用狀況有一個全面認識，盡可能地選擇品質過關、性價比高的軟件供應商。因為機關事業單位存在著較大的信息數據量，所以應當對存儲空間和運行速度予以高度重視。

第二，在全面了解機關事業單位具體運作狀況的基礎上，將目光放在檔案信息系統的維護上面，確保信息的完整性，不單單要從相關工作者的管理意識入手，強化其信息保密性，還應當從系統角度著手，只有這樣才能強化信息的可靠性以及完整性。機關事業單位的檔案管理持續提升信息化建設質量，優化其大數據信息庫，對各種信息管理技術進行充分利用，可以快速實現信息的自動采集以及信息檔案的實時共享，使其信息管理程度得到有效強化。

四、結束語

檔案管理信息化除了可以實現對檔案資料的充分利用外，還能夠從整體上確保檔案信息存儲的完整性以及準確性。機關事業單位需要主動轉變以往的管理理念，采取針對性手段加大檔案管理信息化建設力度，只有這樣才能從整體上提升檔案管理的信息化水平，讓其資料可以百分之百地利用，為機關事業發展水平邁入新臺階保駕護航。

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（作者單位：大慶市龍鳳區紀委監委）