加快黨校檔案工作信息化發展研究

付繼群

摘 要：傳統黨校檔案工作依賴紙質載體，繁雜的實際工作中易產生檔案損壞、難以快速查閱、檔案室空間有限等問題。科技發展為檔案工作實現信息化創造了條件，電子檔案相較傳統紙質檔案極大方便了檔案查閱、備份、管理和儲存。文章分析了黨校檔案工作信息化發展過程中面臨的難點問題，并結合多年工作實踐經驗就難點問題提出了包括人員、技術、設備等多方面的具體解決方案，旨在促成黨校檔案工作信息化、全面提升黨校檔案工作管理水平，對開展落實黨校檔案信息化具有借鑒價值。

關鍵詞：檔案工作;黨校;信息化

一、研究背景綜述

檔案管理工作包括檔案室對檔案信息或卷宗進行收集、分類、儲存、備份、檢索以及統計等。其難點主要有數據量大、儲存周期長、信息分散零碎、機要性程度高等。黨校作為培養黨員干部、培育黨務工作骨干的重要場所，其檔案工作的完善與發展顯得尤為重要。新時代背景下社會主義現代化發展迅速，“大數據”與“互聯網思維”為各行各業帶來創新靈感，檔案工作應該緊跟時代發展潮流，加速檔案現代化、數字化、信息化建設速度，加快完善檔案現代化管理體系。從CNKI數據庫中以“檔案”“信息化”為主題，以2015～2021年為跨度進行期刊檢索，有效檢索記錄為18375條，其中不乏高影響因子期刊，可見對檔案工作信息化的研究范圍廣泛，研究熱度高。繼續精確主題為“黨校”“檔案”“信息化” ，以2015～2021年為跨度進行期刊檢索，有效檢索記錄縮減為67條，可見黨校部門檔案工作者對檔案工作信息化的關注相對較少，理論研究成果相對不足。

二、黨校檔案工作信息化進程中存在的問題

黨校作為各級黨委的重要部門，作為培養各級領導干部學習和鍛煉黨性教育的主陣地，其具有的特殊性有不可替代的重要作用。黨校的檔案是記錄和反映黨校發展歷史軌跡的真實憑證，從多方面記載了黨校教職員工為黨校發展所做出的貢獻，更集中體現了黨校在日常管理、教學、科研等各個方面工作發展的最真實記錄。所以，其檔案工作對比其他企業、單位，既有共性又有獨特屬性。通過查閱大量相關領域文獻，并結合多年實際檔案工作經驗，考慮在信息化發展進程中有如下問題亟待解決：

1.檔案管理工作人員業務能力匱乏，檔案信息化管理知識欠缺

從相關學科的發展史來看，檔案學已經有217年歷史了，在德國的《一種檔案學理論思想》中首次提出。其相關學科圖書館學與情報學也分別有214年歷史和66年歷史。今天三者同屬管理學門類下的一級學科“圖書館、情報與檔案管理”。在黨校檔案管理工作實踐中，相關管理員多由普通教職工擔任，或存在多崗兼職情況。專業知識儲備量少、專業相關度不足是從事檔案管理工作人員的普遍現象。在從事煩瑣復雜的檔案管理工作時，缺乏相關理論指導支持可能會導致檔案工作效率低下，不能及時完成科學分類與歸檔工作，這就為后期查檔檢索留下了隱患。同時，科技發展日新月異，數字人文的概念作為多學科交叉產物也已有數十年歷史。許多檔案管理員尚缺乏信息化相關知識，沒有檔案工作數字化與信息化意識。以往傳統的檔案管理模式和工作程序遭到了巨大挑戰，在傳統的檔案管理工作中，方法比較單一，工作程序也比較煩瑣，對檔案管理人員專業素質要求不高。現階段，各類新型檔案載體被廣泛應用，在大數據形勢下，各類信息的安全與信息共享，資料信息化、數字化建設為檔案永久儲存創造了可能。計算機高效的處理速度為海量檔案庫中高效準確提取有效信息提供了條件，這就必然要求檔案管理人員不僅需要有豐富的專業知識，良好的計算機操作應用能力以及具有熟練運用互聯網的能力。因此，信息化管理知識的缺乏將極大限制黨校檔案工作的發展速度。

2.檔案工作重視程度低，資金投入少，信息化工具缺失，依賴傳統紙質載體

2020年6月全省檔案工作會議強調，要積極履職作為，全面提升檔案工作整體水平。在總體的黨校檔案工作中，各管理員都給予了充分重視，積極落實要求、努力響應號召，但得過且過的現象在工作中也時有發生，應付任務的心態必然影響檔案工作的結果和質量，嚴重的甚至導致檔案遺漏或缺失。除了增加檔案管理員的重視程度，推進黨校檔案工作信息化發展還需要重視資金政策傾斜。查閱相關情報文獻了解到，有些單位由于預算限制難以開設獨立的檔案室，缺少掃描儀、計算機等實現信息化的硬件工具，不具備信息化發展條件，還有的檔案管理員仍過分依賴紙質載體，檔案保存年限必然受到紙張物理性質的限制。即使在配備現代化硬件設備的單位，選擇合適的信息化軟件、構建合適的信息化平臺也是落實黨校檔案信息化建設的難題。現階段，現代化的檔案管理水平在不斷提高，大量的現代科學技術不斷被廣泛應用于各行各業。比如，關于檔案實體管理研究和信息的檢索就大量使用了光學掃描復制、紙質材料的管護、壓縮文字圖像、大容量的儲存光盤、網絡信息遠程傳輸、計算機的高速智能檢索等若干高科技手段，檔案管理已經逐步邁入數字化和信息化管理。另外，還可以外聘專業的軟件開發團隊構建符合本單位特殊性的信息化平臺，但其依賴前期大量資金投入，同時研發周期不穩定、各單位平臺標準不統一也是此法的弊端。若是黨校檔案部門自主研發信息化平臺，雖能保證最大限度掌握平臺開發的主動性、保護信息平臺的安全性和機密性，但過分依賴內部專業人才隊伍建設，實施難度同樣很高，因此重視程度與資金條件的不足導致信息化進程中的軟硬件缺失是限制黨校檔案管理實現信息化發展的極大阻力。

3.檔案管理人員缺乏創新意識，思維定式阻礙檔案工作信息化革新

要實現檔案工作信息化，就要加快新型檔案信息管理模式與傳統檔案工作管理的有機融合，逐步搭建、完善新型的黨校檔案工作模式。但是部分單位檔案室管理員出現老齡化趨勢，多年工作實踐經歷在提高檔案管理能力的同時也容易帶來思維定式的弊端。在檔案信息化建設過程中，老齡化群體由于年齡限制往往參與創新性活動不積極，甚至抵觸、排斥檔案工作信息化的轉變，這對檔案信息化的快速發展非常不利。還有部分群體沒有參與過信息化技術的學習，未形成科學管理意識，這會導致一線管理人員缺乏創新思維和意識，僅能對紙質檔案進行簡單操作。因此，黨校檔案工作部分人員創新意識缺乏、難以實現檔案工作進步與信息化時代發展的有機結合也是阻礙檔案信息化建設提速的重要原因。所以，要加強各檔案管理人員的業務素質培養和熟練操作計算機辦公軟件與互聯網應用能力的培訓勢在必行。

4.檔案工作信息化體系尚未完善，缺少統一標準

新時代背景下，黨校的行政工作和培訓工作量日益增多，固有的檔案工作管理體系已不能很好適應對應的體系需求。部分單位沒有在各類檔案歸檔時間、分類方式等具體細節上做具體要求，甚至少數存在教學檔案和文書檔案重視不平等的情況。由于黨校檔案工作信息化發展起步晚、時間短，各類電子檔案分別應該何時錄入數據庫，數據庫錄入的信息具體包含哪些內容，各單位數據平臺應該如何選取等尚未形成統一標準，導致檔案信息化建設工作難以開展，相關管理人員的職責與義務不夠明確。要改善檔案原有的滯后性和使用者需求之間的矛盾，就要建立文件查詢服務平臺中心，才能有效解決時效滯后、檔案服務單一、利用率不高的問題，使自身的職能得到補充和延伸。因此，要完成黨校檔案工作信息化、完善統一的管理要求，建立監管體系是必要條件。

三、加快促成黨校檔案工作信息化的具體措施

1.積極開展信息化相關知識學習，提高先進檔案工作技術水平

組織開展的檔案學習活動應具備全方位、多層次的特點。全方位即從數字信息化技術的起源及發展、數字人文觀念的興起開始，直到實現檔案工作信息化的各個具體要求、落實手段、責任劃分，其涵蓋信息化技術特點、信息化技術實現、信息化技術優勢、檔案工作信息化的意義等多個方面。多層次即從管理人員的實際情況出發，針對不同基礎水平的檔案管理員應有不同要求，保證無論是高水平專業技術人才還是檔案工作的傳統工作者都學有所得，摘掉形式主義的帽子，使組織學習檔案相關知識不是表面工作，更要落實在黨校檔案工作的一線。而檔案工作人員也要扎實、深入學習先進的現代化檔案知識，不斷了解本單位其他相關專業知識，研究探索新型的檔案經驗管理知識，不斷借鑒先進的工作經驗和知識，用新型的現代管理知識取代傳統模式的管理方式，不斷發揚良好的工作作風，在工作中給自己提出更高要求，不斷改革創新，銳意進取，努力跟上社會不斷發展的腳步，用良好的工作經驗來服務社會、服務群眾，做好檔案各項管理工作。此外，應注意選擇合適的學習形式，如聘請專家講座、組織研討會等，充分應用新媒體平臺的優勢，擴大信息來源，緊跟時代潮流，使新科學轉化為新技術，全面提高黨校檔案工作技術水平，加速黨校檔案工作信息化進程。

2.自上而下增強檔案信息化發展重視程度，增大資金傾斜，選取合適信息化平臺

要加快黨校檔案工作的信息化發展，就要廣泛深入地抓好檔案的宣傳工作，使領導干部充分認識到檔案工作的重要性，自覺把檔案工作提上議事日程，給予應有的支持，如重視資金投入，配套必備的掃描儀、計算機與合適的信息化平臺。其中，選取適合黨校檔案工作特點的信息化平臺是重中之重。電子檔案系統應當具備掃描件輸入、檔案數據直接編入、根據數據標簽分類管理、數據與標簽可以多次調用與重新編輯、根據精確條件或模糊信息查詢相關條目、依據用戶要求生成目錄與繪制圖表等基本功能。基于黨校單位的公務性，信息化平臺還應具有多級權限的統一登錄頁面，從而實現多級部門對檔案信息不同權限的查閱，也可以方便黨校檔案管理員與普通人員的不同權限查閱。考慮黨校檔案信息所需求的高安全性，電子檔案平臺應提供方便可靠的備份系統，采用全面加密的服務器配套，使用基于生物信息或身份口令的登錄權限驗證，確保信息化檔案能夠定時、安全完成新數據備份與過期數據刪除等。加快軟硬件的配套是落實檔案工作信息化的先決條件。

3.搭好檔案管理工作班子，掃清固有思維障礙

人才是實現一切工作的基礎。在選拔黨校檔案工作管理人員時，應注意具備多年檔案管理工作經驗的技術人員與高水平信息化知識人才的配合，合理的人才搭配可以避免產學脫節、避免空喊口號。合理的人才搭配一方面可以解決具備信息化理論的人才面對繁雜的黨校檔案工作實踐時無從下手的難題，另一方面有助于為過于陳舊的檔案管理隊伍補充新鮮血液，掃清固有思維障礙，為先進科學技術作用于黨校檔案工作的實踐打下堅實的人才基礎，為黨校檔案工作全面信息化發展做好準備。

4.完善檔案工作體系，統一檔案信息化建設標準

2017年3月實施的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）中詳細規定了機關單位公務相關電子檔案的歸檔范圍、編目以及管理、處置方法等，具有極大的參考價值。考慮到行業信息化發展速度快，政策匹配度不能達到理想效果，黨校應制訂適應時代發展、針對性更強、貼合本單位檔案管理實際的工作標準和規范。檔案工作規范應細化檔案工作責任到人、具體工作標準到日，與時俱進，注重鼓勵在黨校信息化建設中突出貢獻的團體或個人，注重規避檔案信息化帶來的信息安全隱患，做到現代化檔案工作中有標準可依，為檔案工作信息化的順利發展保駕護航。

四、結語

在信息化技術的不斷發展過程中，各類信息管理系統和計算機設備的存儲利用性能在不斷完善和提高，為檔案便捷利用、長期保管提供了有力保障。在社會信息化大背景下，黨校的檔案管理工作就必須緊跟社會發展步伐，才能有效促進黨校各項事業發展。

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（作者單位：中共濰城區委黨校）