國有企業(yè)文秘工作發(fā)揮參謀作用的實踐路徑研究

[ 作者簡介 ]

馬會會，女，山東菏澤人，中鐵城建集團第一工程有限公司，中級經濟師，碩士，研究方向：辦公室工作。

[ 摘要 ]

文秘人員是現(xiàn)階段企業(yè)上下級領導與部門相互聯(lián)系的紐帶，其工作效率與效果亦將間接與國有企業(yè)發(fā)展效率掛鉤，影響企業(yè)持續(xù)長遠的發(fā)展。文章對國有企業(yè)文秘人員的從業(yè)特點進行分析，并深入探究國有企業(yè)文秘人員如何提升各項能力而有效的發(fā)揮參謀助手的作用。

[ 關鍵詞 ]

國有企業(yè);文秘工作;作用

國有企業(yè)的管理發(fā)展，歷來對文秘人員的專業(yè)素質與職業(yè)素養(yǎng)有較高的要求。隨著市場環(huán)境多變，文秘人員在完成每日工作的同時，不斷學習提升知識技能至關重要。具有良好的政治思想覺悟、熟練掌握文秘專業(yè)相關理論知識、具備過硬的書面表達水平、具有處變不驚的精神面貌與冷靜應對的處事能力都是國有企業(yè)文秘工作人員所需要的重要品質與技能。

1 文秘人員的從業(yè)特性簡析

1.1 窗口性

文秘人員作為整個國有企業(yè)對外交流的“窗口”之一，具有較為特殊的外聯(lián)性。企業(yè)外的人員快速明了的通過文秘人員的儀容儀表、工作習慣、工作能力等方面，認識整個企業(yè)的基本調性與形象。一位優(yōu)秀的國有企業(yè)文秘人員，應當著裝得體、文明禮貌、做事干練、行動迅速，并將樹立良好的企業(yè)形象作為工作中的重點之一加以實踐，同時待人接物要一視同仁。

1.2 超前性

優(yōu)秀秘書不僅要將領導交代的事情辦好，還要學會把領導沒有交代的事情做好。國有企業(yè)秘書在日常的積累中能夠準確捕捉到最為嚴峻的問題，并且及時開展研究，積極主動為領導解決困難。急領導之所急，憂領導之所憂，以預見性的眼光，率先熟悉領導要求的內容。

1. 3 協(xié)作性

對于國有企業(yè)的文秘人員，協(xié)作性是工作中較為重要的一項側重點。在日常的實際工作中，不可只顧自我的利益所得，需要與其他多部門的員工傾力合作，將企業(yè)的利益作為所有利益的根本，才能出色有效的完成屬于自己的工作。國有企業(yè)通常規(guī)模較大，內部包含多個部門、項目組等，員工數(shù)量亦較多，因此，國有企業(yè)的文秘人員在進行工作時，需要具備與其他部門、員工相互交流與合作的能力，同時，其對文秘人員的協(xié)調能力亦有較高要求。各部門在工作上，常可能會出現(xiàn)各類矛盾或需要協(xié)調的內容，這就要求文秘人員在最短時間內，了解各部門與員工的合理需求，并加以整合，提出相應的改善方案與條件，以此達到協(xié)調工作開展的效果。此外，文秘人員內部亦需要有較強的交流與聯(lián)系，通過此種方式，將各部門與項目組相互聯(lián)系，使國有企業(yè)內部具有更強的協(xié)作性與緊密性，提升整個企業(yè)的運轉效率。

1.4 主動性

主動性是國有企業(yè)文秘人員較為重要的一項職業(yè)素養(yǎng)，也是其區(qū)別于一般文秘人員的特點。文秘人員通常直接與企業(yè)中領導進行對接，并根據(jù)領導的工作安排完成自己的工作內容，而在國有企業(yè)中，由于企業(yè)規(guī)模較大，工作涉及范圍較廣，可能領導無法為文秘的工作進行較為詳細的安排。因此需要文秘人員發(fā)揮自己的主動性，合理有效的根據(jù)領導安排的大致工作方向，完成自己工作范圍內的工作，并且積極思考，盡量完善后續(xù)可能出現(xiàn)的工作內容，以達到提高整體工作效果的目的。同時，國有企業(yè)文秘人員，一般需要盡可能保持其工作時間與領導相符合，以達到領導需要文秘人員時快速相應的效果。

2 國有企業(yè)辦公室文秘工作的重要性

現(xiàn)階段，我國國有企業(yè)正處于全面深化改革的大背景中，充分理解與認識國有企業(yè)文秘工作人員的工作內容，提高對文秘工作重要性的認識，對于提高文秘工作效率有較為重要的意義。習近平總書記在《秘書工作的風范———與地縣辦公室干部談心》一文中提出，“辦公室工作任務概括起來有三個：一個是決策的參謀、智囊作用;一個是對上對下的服務;一個是機要、保密工作。這幾項任務都很重要。”具體來說，重要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面作用：

2.1 助手作用——參謀、智囊

在國有企業(yè)中，辦公室文秘工作人員一般直接為領導服務，是領導決策的參謀，起著助手作用，可以比喻為管理人員“手的延長”。從文秘工作人員的工作內容來看，國有企業(yè)的文秘人員主要負責公司相關會議報告的起草、公司經營經濟工作報告的撰寫、領導參加會議發(fā)言稿的擬定等內容，同時，還可能需要文秘人員進行基層工作的調研，保證基層工作合理有效的開展，并對現(xiàn)有行業(yè)政策進行研究，為領導進行相關決策提供必要的資料依據(jù)，甚至可能需要結合現(xiàn)有行業(yè)狀況、企業(yè)運轉狀況，向領導層提出相應的工作建議與決策方案，幫助領導可快速有效的進行決策，制定相應工作計劃等。

2.2 樞紐作用——對上對下

國有企業(yè)文秘人員在國有企業(yè)架構中，發(fā)揮著較為重要的樞紐作用，主要體現(xiàn)為對上傳達企業(yè)經營運作的現(xiàn)狀、相關行業(yè)政策的變化以及整體運作環(huán)境的變化等信息，對下及時有效，準確無誤的傳達領導對于相關工作內容的安排以及工作計劃的制定。同時，由于領導層面工作內容涉及較廣，無法將每一項工作安排至基層第一線的實際操作上，需要國有企業(yè)的文秘工作人員，總結領導傳達的意思，并整理制定的工作內容大方向，利用各類討論會議與傳達會議，將上層的意思傳達至基層工作人員，以便企業(yè)的整體運作方向在上層領導的掌握下，合理有效的經營。此外，還需要利用輿論宣傳、發(fā)布制度等方法，使國有企業(yè)各層級的員工，快速清晰的了解領導層面所作的決議內容以及具體的部署安排，盡快縮短決策發(fā)布至實際運轉的時間，提高企業(yè)對于各種情況的應變能力與速度，提高企業(yè)發(fā)展速率。

2.3 機要保密作用

國有企業(yè)文秘人員通常直接與上層領導進行溝通交流，其在實際工作中可能涉及到部分行業(yè)內部機密或信息，因此其應當具有機要保密的作用。為幫助領導快速整理經手信息，文秘人員在工作中可能會接觸到很多的企業(yè)經營情況、發(fā)展情況以及商業(yè)機密等，而此類信息若暴露于公眾或讓其他企業(yè)知曉此類信息，將不利于國有企業(yè)的健康發(fā)展與運轉，從而要求國有企業(yè)的文秘人員，應當遵守相關職業(yè)道德規(guī)范，具有較強的保密意識，不該接觸的企業(yè)機密絕不接觸，不該說的企業(yè)信息絕對不外傳，以此保證國有企業(yè)的正常發(fā)展與經營。

3 提升國企文秘人員職業(yè)素養(yǎng)及能力以發(fā)揮參謀作用的路徑

實際工作中，國有企業(yè)文秘人員應當不斷提升自我職業(yè)素養(yǎng)，提高相關職業(yè)技能，以此應對不斷變化的企業(yè)生存環(huán)境以及工作要求，由此才能充當智囊參謀的角色，更好地為企業(yè)做好服務。

3.1 強化理論學習能力

加強文秘人員的理論學習培訓是做好辦公室文秘工作的重點工作之一。首先，應當堅持我國的政治理論學習，現(xiàn)階段我國正處于中國特色社會主義的重要發(fā)展進程中，積極跟隨黨的領導，遵守黨的教育，聽從黨的建議，配合黨的安排，都將是國有企業(yè)健康快速發(fā)展的重要前提。不斷學習黨的理論與思想，活學活用，將其與實際文秘工作進行有機結合，在提高自我專業(yè)知識的同時，提升作為領導助手的作用。其次，應當加強文秘工作專業(yè)知識的學習，現(xiàn)階段文秘工作人員已經逐漸向多功能人才發(fā)展，不僅需要掌握傳統(tǒng)的書面工作，還應當全方面發(fā)展，學習管理學、辦公自動化、政治學、人際關系學等專業(yè)知識，學以致用，提高工作效率的同時，進一步提升工作質量，并出色有效的完成自我的工作。此外，還應當加強對國有企業(yè)運轉情況的監(jiān)督，合理利用各部門提供的相關報表，了解目前國有企業(yè)的運轉情況，并將其簡單總結上報領導，提升領導的工作效率，簡化其作出決策的資料需求，加強企業(yè)對各種情況的應變能力。最后，應當堅持對工作內容相關進行調查研究，基層調查將是國有企業(yè)文秘人員的另一項工作重點。其需要著眼于現(xiàn)狀，積極了解現(xiàn)有工作的開展情況，并提升對各項內容的了解程度，總結歸納調查結果，從而為領導層面提供更為簡潔有效的資料。

3.2 強化信息整合及處理能力

信息收集能力是進行相關處理的前提，國有企業(yè)的文秘人員，應當具備較強的信息收集能力，通過資料查詢快速有效的掌握黨的相關理論、行業(yè)內經濟發(fā)展方向、政治政策調整，并不止于國內信息的收集，更要覆蓋至國際上相關行業(yè)的政治經濟形勢，以及其可能對國內對應政策的影響。同時，需要快速熟悉本企業(yè)內部的戰(zhàn)略發(fā)展方向、經營運作制度與政策，掌握管理、經濟、技術等方面的專業(yè)知識，為領導作出相關決策提供思路與資料。同時，在信息收集時應當具備較強的篩選能力，盡量只選取對企業(yè)發(fā)展有利的信息，避免由于信息資料過于復雜，影響領導對決策的思考以及決策下達的準確性。

其次即是加強對于信息的處理能力，由于國有企業(yè)涉及工作范圍較廣，各部門、項目組較多，因此每日文秘人員經手的信息較多且雜，加強信息處理能力將是國有企業(yè)文秘人員提高工作效率，提升工作質量的重要技能。快速收集信息后，文秘人員應當勤于思考、善于發(fā)現(xiàn)，快速有效的抓取到眾多信息中有利于相關工作內容安排、工作制度制定的信息，并充分挖掘眾多信息中，對于企業(yè)發(fā)展有正向影響的關鍵信息，提升各類信息的利用能力，同時，需要掌握各類現(xiàn)代化的信息處理工具，將信息進行合理有效分類，提升信息處理的效率與能力。除了對信息的提取，總結、歸納信息，亦是較為重要的能力，快速抓住信息重點，提煉中心，并將信息簡化處理，將有利于上層對企業(yè)運轉情況進行快速掌握，并提高各類政策的制定速率。

3.3 多個方面提升公文寫作能力

3.3.1 學習“內業(yè)”知識，熟悉業(yè)態(tài)

為提升公文寫作能力，加強對各行業(yè)內部知識的學習，熟悉行業(yè)生態(tài)是較為重要的。首先應當加強對現(xiàn)有國有企業(yè)的過去、現(xiàn)在以及未來的了解，熟悉現(xiàn)有國有企業(yè)的主要經營業(yè)務方向，各項目組的進展情況，并且了解相關經營業(yè)務的合同簽訂情況，以此增加自我對行業(yè)內部的了解程度。同時，需要增加專業(yè)書籍的閱讀量，學習各類專業(yè)術語，進一步提升在專業(yè)公文方面的寫作能力。

3.3.2 多與領導溝通，深入了解上意

公文寫作并不是單獨完成的，其所表達的內容應當由文秘人員與領導層面進行充分溝通后進行表達。國有企業(yè)文秘人員應當加強與領導的溝通與交流，了解其對于各項內容的理解與思考，并掌握領導的真實想法，以此指導后續(xù)公文寫作的文章中心，同時，在進行公文撰寫時，需要結合領導思想與相關文件材料，選取準確有效的詞匯進行意思表達，避免模糊不清的文字，從而影響整篇公文的表達效果。

3.3.3 重實際，保障內容質量可靠

文秘工作人員應當具備短、實、新的文章寫作特點，簡單明了的表達需要表達的內容，并避免用詞重復繁雜，影響文章意義的表達，同時，結合日常工作生活的詞語，盡可能準確有效的完成意思的表達，使公文閱讀者能夠快速理解文章表達意義，避免用詞過于書面化，增加文章閱讀難度。此外，公文書寫應樹立相關創(chuàng)新意識。

3.4 提升綜合職業(yè)能力

首先應當具備較強的溝通交流技巧，在國有企業(yè)實際工作中，文秘人員因與領導層面、基層工作者層面，均有日常的溝通交流，加強溝通交流技巧則較為重要。通過加強相關技巧，可使溝通更為有效快速的進行，縮短雙方在表達自我意思的時間，提高溝通交流的效率，從而迅速有效的抓住交流對象的內心所想。對上可更為有效的貫徹領導的指示與安排、對下可更為充分的了解到基層工作人員的想法與需求。同時，還應當加強與國有企業(yè)各部門、組織的交流與溝通，積極協(xié)調各項工作開展過程中的各種問題，并將信息總結上報，為領導進行下一步指示提供資料與思路，提高整體運轉效率。其次，則應當加強實際工作中的臨時應變能力。通常情況，文秘人員可能會在日常工作中遇到緊急情況，這需要文秘人員快速反應，積極應對，適時的完成相關工作內容，而對于國有企業(yè)的文秘人員，此類緊急情況的發(fā)生幾率可能更高，因此加強文秘人員的臨時應變能力，將有效提高工作人員對于此種情形的處理效率，快速有效的作出相應的反應，完成工作的處理。最后，即是戰(zhàn)略思維能力的培養(yǎng)。國有企業(yè)文秘人員涉及的工作范圍較為廣泛，其需要放寬眼界，樹立較為全面有效的全局思維，并學習站在領導的角度思考問題，面對問題時當首先進行全面考慮，將解決方案的提出放在大局考慮的前提下，以此提升其所提供的參考的意義與價值。此外，積極學習相關管理專業(yè)知識，在日常的企業(yè)管理經營中，進行不斷地實踐，提高對企業(yè)重點工作的認識程度，從管理層面進行企業(yè)日常發(fā)展的把控，以此為領導作出相關政策與指示提供資料。

參考文獻

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