公路行業人事檔案的管理及其利用

[ 作者簡介 ]

彭皝，女，湖南長沙人，長沙市公路管理局城郊公路養護服務中心，助理館員，本科，研究方向：人事檔案。

[ 摘要 ]

歸納、整理公路行業人事檔案有助于提升檔案的管理與利用效率，尤其是在市場經濟迅速發展的背景下，人事檔案的管理與利用工作正在經歷變革。為了提升管理和利用檔案的效率，公路行業的檔案管理主體應當探究管理與利用檔案的細節，優化檔案管理與利用體系。本文簡述公路行業人事檔案管理的意義及作用，提出公路行業人事檔案管理存在的主要問題，探究規范化檔案管理過程，完善信息化檔案管理模式，提升檔案利用服務工作質量，為推動人事檔案管理及利用工作的轉型升級提供可靠建議。

[ 關鍵詞 ]

公路行業;人事檔案;管理

公路行業人事檔案記錄著從業者的學歷、從業資質等信息，這些信息與從業者的勞動保障、信息待遇有著密切聯系。人事檔案應當全面、真實地記錄從業者的信息，檔案管理主體則要充分考慮公路行業的特點，對人事檔案進行個性化管理。目前，公路行業的人事檔案管理及利用工作依然存在許多問題，解決這些問題才能推動檔案管理和利用工作的長遠發展。

1 公路行業人事檔案管理的意義及作用

1.1 有利于培育高素質人才

公路行業的人事檔案管理工作涉及干部與員工檔案的安全性問題，人事檔案反映著不同主體的個人信息，其中包含著對不同崗位人員的評價及其工作狀態的反饋。公路主管部門在選擇人才的過程中，人事檔案作為重要依據被使用。主管部門不僅要考察人才的專業技能，還要嚴格審查其檔案，了解其能力、思想品德的發展歷程，從而更加全面地了解人才的綜合素質。不同人才的檔案還可作為公路主管部門設計員工培訓內容與形式的主要依據，富有針對性的培訓體系將在培育高素質公路行業人才的過程中發揮重要作用。

1.2 有利于激發員工積極性

人事檔案客觀記錄著員工的工作狀態，一旦員工出現違規行為，檔案管理人員會迅速記錄下來，而這一違規行為將成為員工履歷上的污點。為防止此類現象的出現，員工將自覺約束個人行為，嚴格按照各項制度的要求開展工作。在這一過程中，人事檔案起著約束員工行為、激勵他們提升專業素養的作用。

2 公路行業人事檔案管理存在的主要問題

許多公路建設項目周期長、投資額大且施工要求多。在公路系統中，身處不同職位的管理人員通常要負責多個項目的不同環節，這意味著公路行業人員管理難度大、涉及因素眾多。不同人員的檔案中可能包含多個職位的信息，檔案文件向著不同部門單獨傳輸，這會導致管理人事檔案的難度顯著提升。如今，公路行業正在引進信息化的人事檔案管理系統，但由于檔案管理人員的專業素質并未和系統更新速度共同發展，許多信息化管理系統的功能無從體現。在新的人事檔案管理形勢下，公路主管單位不僅要引進先進的檔案管理軟件、硬件，還要加強對檔案管理人員的培訓，推動信息化系統功能的發揮。

2.1 人才流動過程中存在扣檔現象

公路行業進行人才選聘時，通常采用聘用制合同來對檔案材料合法性進行有效印證。根據國家的規定和要求，當出現人員調動時要與單位解除勞動關系，當關系解除后才能調入新單位。如果勞動人員尚未確定新單位，則需要將其檔案返回戶籍所在地，由當地的勞動部門來保管。目前部分單位出于不正當考慮，以培訓費和違約金等借口來扣留當事人檔案，這種行為不但導致人才調動過程受阻，同時也嚴重違背了國家法律法規的要求，不利于社會的穩定發展。對于這種情況，事業單位要積極配合當事人，采取正當手段協助其進行檔案的流轉，不得阻礙其工作調動，同時如果勞動人員在合同尚未解除階段辭職，避免采用扣檔方式來阻礙其工作調動，避免發生檔案糾紛問題。

2.2 遺檔和死檔現象

在當前社會快速發展的背景下，各行業中都有越來越多的人才選擇自主創業，對國家經濟起到有效的推動作用，同時也在很大程度上緩解了就業問題。但是由于在人事檔案管理工作上缺乏宣傳力度，導致很多勞動人員缺乏對檔案的認識，對于檔案的重要性不是十分了解，造成了人才流動過程中出現了遺檔和死檔現象，導致人才管理受到損害。

2.3 假檔現象較為嚴重

在當前各行業中都存在著部分人員出于自身利益考慮而將個人經歷和信息進行篡改的現象，導致公路單位無法有效甄別檔案真實性，對于社會的發展產生不利影響。人事檔案體現著個人的成長歷程，能夠全面、客觀地幫助單位進行員工評判，如果相關人員私自篡改和捏造檔案，不但影響個人誠信，嚴重時甚至要承擔刑事責任，因此要避免這種現象的發生，堅守誠信原則，為公路單位人才管理工作提供基礎。

2.4 檔案收集整理問題

在當前社會的快速發展下，公路行業中檔案數量明顯增多，同時其管理內容也更為復雜，在檔案的搜集工作上存在一定困難。另外檔案管理工作也存在著一定人事變動問題，新的工作人員在檔案收集整理工作上經驗不足，導致工作效率不高，并且時常存在著工作方法不科學的現象。因此要針對檔案的收集整理問題進行系統培訓，提高工作能力和綜合水平。同時在檔案管理工作中部分工作人員對于收集整理工作不重視，甚至存在為了自身方便而私自存留應當歸檔的文件的現象。

2.5 檔案的丟損問題

在公路行業中，除了檔案工作人員存在著人員流動，隨著當前經營規模和實際需求的不斷上升，單位自身也存在著搬遷升級的需求，在這過程中需要大規模移動管理檔案，但是由于檔案存放不成系統，導致移動過程中出現丟失損壞問題。另外，由于公路相關單位對于檔案管理工作不重視，檔案室中隨意堆放著檔案，并且缺乏恒溫處理，導致檔案損壞問題嚴重，因此必須要建立可行性較高的監管制度，對檔案資料進行妥善管理，提高保護效果。

2.6 檔案的交接和處置問題

在進行檔案交接時，管理人員應根據相關要求要整體移交檔案的目錄和紙質資料，充分做好檔案的保護工作。但是在實際中往往缺乏較為明確的檔案監交人和交接人，導致交接處置問題中出現問題。同時要詳細整理交接清單，認真核對所需交接的檔案，保證交接工作的順利進行;另外，由于檔案處置工作中缺乏充分的事前準備，也時常發生處置不當的問題。

3 公路行業人事檔案管理及利用的路徑

3.1 規范檔案管理過程

規范人事檔案管理過程能提升檔案管理的效率與檔案利用率。為提升公路行業人事檔案管理的規范化程度，管理主體應當做到多措并舉，優化檔案管理過程的各個細節。首先，收集人事檔案的相關材料后，應當依據檔案的具體內容、用途鑒別并篩選相關材料，對重要的材料進行歸檔。在傳統的檔案管理過程中，由于管理人員專業能力不足，部分多余材料遺留在檔案之中。在新的檔案管理工作中，管理主體應當及時清理材料中無用的部分，并仔細篩選重復材料、補充缺失的材料。一旦出現檔案涂改、造假等問題，管理主體需及時上報，尋找合適的處理方法，保證檔案的真實性與完整性。如在黨團材料中，入黨志愿書、組織推薦信與申請書等都是不可缺少的材料，但部分主體出于各種原因會找人代寫各類申請材料，使黨團材料失去真實性。面對此類情況，檔案管理人員需及時上報組織，按照組織內部規定重新整理檔案。其次，查找與使用檔案是歸納檔案的重要目的，為保證檔案能夠在需要時被及時調用，檔案管理主體需嚴格編排檔案順序，在排序和編目的過程中依據實踐順序或主次關系進行整理。排序后，檔案管理人員應重新檢查檔案材料的目錄，保證目錄順序與檔案內容的順序相一致。一旦出現材料載體變質、字跡模糊、文字不清等問題，檔案管理主體需安排專員抄寫、打印或復印檔案內容，保證檔案的完整性。材料規格與統一裝裱的標準不一致時，管理人員需采用折疊、加邊、剪切、裱糊等方式統一檔案的規格，使檔案變得美觀而整齊，為日后保管、使用檔案奠定基礎。部分檔案中附有金屬制品，對此類檔案，管理人員在處理時應當拆除金屬制品，防止金屬制品影響檔案壽命。此外，已經整理好的檔案應當及時裝訂成卷，使用統一的卷皮與卷盒，卷盒表面應寫上完整的檔案信息。裝訂后，檔案管理人員進行校對，在確保沒有任何質量問題的情況下入庫。

3.2 完善信息化檔案管理模式

公路行業的檔案管理體系應當在保證一定獨立性的前提下實現與其他行業檔案管理的互聯互通，從而實現檔案信息資源的共享。在建立專用檔案管理系統的過程中，管理主體應當先將紙質檔案中的信息轉化成數字化信息并存儲在計算機當中，為制作電子檔案提供可靠依據。電子檔案的信息應當較紙質檔案更加完整，檔案的管理方式也應當更加有序。檔案材料信息庫和各類人力資源數據庫應當緊密聯系起來，方便公路主管部門篩選優秀行業人才，發揮檔案資源在人才篩選方面的作用，提升人事檔案的使用效率。在將紙質檔案信息錄入數據庫的過程中，檔案管理主體需保證數據的真實性，信息錄入的全過程應當由專人進行監督、審查，防止出現錯錄、漏錄等現象。

面向公路行業的人事檔案管理工作需做好分級、分層管理，借助信息化工具建立系統化的檔案管理模式，保證人事檔案的安全性與保密性。不同級別人員的檔案對保密性的要求不同，處于較高級別的人員，其檔案的保密性理應更高。信息化管理系統中，不同檔案管理主體查看檔案的權限應當有所區分，保密級別較高的檔案應當只允許級別較高的檔案管理人員查看。在保證檔案安全性與保密性的前提下，檔案管理資源才能真正做到通用、共享。

3.3 提升檔案利用服務工作質量

利用人事檔案的根本目的是開發檔案中的信息資源，要達到這一目的，檔案管理人員應當關注檔案利用服務工作質量的提升。一方面，檔案管理人員需明確使用檔案的范圍與方式。如管理公路行業的干部檔案時，明確各項規定的細節，嚴格按照規定管理檔案，不得擅自使用干部檔案。查詢和借閱人事檔案的過程也必須保證其規范性，嚴格記錄查閱、借閱人的信息，使檔案管理的過程有據可依。人事檔案管理的過程應當將被動服務、主動服務結合起來，檔案管理主體應當做好查閱、使用檔案的工作，同時，定期更新人事檔案的變動狀況并進行登記。在明確登記變動信息的基礎上，為使用檔案的主體提供準確信息。

另一方面，管理主體應當注重優化使用人事檔案的環境，在建立信息化的人事檔案管理系統時，開發相應硬件設施。如建立人事檔案查閱室，引導利用檔案的主體在相應場所中查閱保密性較高的資料，以此保證檔案信息的安全性。實踐表明，建立檔案查閱室能有效降低檔案損壞、丟失的概率，并提升檔案服務的水平。檔案管理主體還可在檔案室中直接指導查閱檔案的人，引導他們高效使用檔案信息。

3.4 強化硬件設施建設

在當前階段，大部分公路單位中在檔案管理方面缺乏有效的硬件條件支持，對此相關部門要在資金投入上加大力度，對硬件條件進行有效改善，從而為人事檔案的信息化建設提供可靠支持。眾所周知，信息化建設涉及先進的計算機技術和設備，同時還要進行數據庫建設，如果在資金上得不到保證，缺乏計算機和數據庫方面支持，就無法實現信息化的認識檔案管理。在當前社會經濟水平和科學技術水平快速發展的新時代下，人事檔案管理工作者必須具有一定的敏感性，對現有資源進行有效整合，同時企業要加大力度進行信息化設備的引進，提供認識檔案管理的支撐。與此同時，聘請專業人員來建立檔案的信息數據庫，為其管理工作做好保障。網絡服務管理是信息化建設的基礎，人事檔案的信息化建設也必須要以數據庫的運用為支撐，在數據庫中錄入人事基本信息，實現高度集成化管理。

3.5 加強檔案管理隊伍建設

要加強對于管理隊伍建設的重視，通過培養相關人才來充實隊伍，從而提高檔案管理水平。要積極引進專業的人才來進行管理工作，同時對現有人員進行系統化和專業化的培訓，樹立檔案管理意識觀念。不斷學習檔案管理的相關理論和知識，做到理論與實踐相結合，通過理論指導實踐，通過實踐鞏固理論，要更加注重現代化技術的運用，提高技術水平，通過現代化技術來進行檔案的處理。除此之外還要加強安全管理，避免出現檔案的泄露和丟失，確保其完整性。

4 結束語

綜上所述，提升公路行業人事檔案管理效率對推動公路行業的長遠發展有所幫助。新時期的公路行業人事檔案管理工作應當有新氣象，管理人員使用檔案的過程也應當朝著法制化、規范化的方向發展。隨著管理主體綜合素質的提升與管理系統的升級，人事檔案管理工作將更加高效，檔案資源的使用效益也將有所提升。

參考文獻

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