檔案館業務指導工作探討

摘 要：本文以脫貧攻堅檔案業務指導為例，分析了檔案業務指導工作的主要特點、基本職能和主要方法，并提出了新時期檔案館做好業務指導工作的具體思路，為做好檔案業務指導工作提供經驗參考。

關鍵詞：業務指導;扶貧檔案;檔案館

概述

2021年2月，在全國脫貧攻堅總結表彰大會上，習近平總書記莊嚴向世界宣告：我國脫貧攻堅戰取得了全面勝利。作為這一重要歷史見證，在脫貧攻堅工作中產生了大量具有保存價值的扶貧檔案，扶貧檔案涉及面廣、內容眾多、數量龐大、類型多樣，做好扶貧檔案的規范收集、整理、歸檔和管理成為各級部門亟需解決的重要議題，也離不開檔案部門專業指導。檔案業務指導是檔案管理業務的重要組成部分，做好扶貧檔案業務指導，使其符合國家檔案法律法規，對鞏固脫貧攻堅成果，助力鄉村振興戰略實施等具有重要現實意義。

1 檔案業務指導工作特點

2016年，國家檔案局、國務院扶貧開發領導小組辦公室聯合印發《關于做好精準扶貧檔案工作的意見》《精準扶貧檔案管理辦法》等。根據相關規定，脫貧攻堅檔案是指脫貧攻堅工作中形成的，對國家、社會有保存價值的文字、圖表、音像、電子數據等各種形式、載體的歷史記錄。脫貧攻堅檔案業務指導的對象主要是參與脫貧攻堅的單位，如扶貧開發領導小組辦公室、鄉鎮、街道、村組等。由于非檔案專門機構大多對脫貧攻堅檔案收集、整理、鑒定、保管、銷毀等業務不熟，需要檔案館提供專門業務指導。具體而言，脫貧攻堅檔案業務指導的特點主要有：

1.1 專業性

脫貧攻包括精準識別、精準施策、精準脫貧等各個階段，在每一個階段形成的檔案資料內容具有很強的專業性。這要求檔案部門及其人員在履行檔案業務指導職能過程中，掌握相應的脫貧攻堅領域專業知識，熟悉脫貧攻堅檔案收集、種類、整編、保管期限等基本要求，要嚴格按照脫貧攻堅工作的規律、特點及文件形成規律，確保脫貧攻堅檔案管理與脫貧攻堅工作同步及匹配。

1.2 復雜性

脫貧攻堅參與單位較多，涵蓋了國家、省市縣扶貧開發領導小組辦公室、鄉鎮、街道、社區、村組，以及教育、財政、民政等相關部門。涉及文書、財經、交通、水利等多個專業，每個專業又都有其自身相應的專業檔案分類及管理要求。因此，脫貧攻堅檔案業務指導的要求更高，需要具備過硬的綜合業務素能，在紛繁復雜、浩如煙海的扶貧檔案中及時發現問題本質，為相關部門或人員脫貧攻堅檔案管理提供更具專業性指導意見。

1.3 目的性

根據《精準扶貧檔案管理辦法》的規定和要求，各級扶貧部門負責脫貧攻堅檔案工作的組織實施，脫貧攻堅檔案形成單位應按國家有關規定向同級綜合檔案館移交，檔案行政管理部門則負責“指導監督”。因此，脫貧攻堅檔案業務指導的目的性很強，就是輔助相關單位按照《精準扶貧檔案管理辦法》的具體標準和要求，做好脫貧攻堅檔案資料的收集整理，既要促進脫貧攻堅檔案業務的規范管理，也要助力鞏固脫貧攻堅成果，向鄉村振興邁進。

2 檔案業務指導基本職能

檔案業務指導工作涉及面寬、工作環節較多，就脫貧攻堅檔案業務指導而言，其所承擔的基本指導職能為：

2.1 參謀咨詢

運籌謀劃是檔案管業務指導的基本職能，為脫貧攻堅參與單位做好脫貧攻堅檔案工作提建議、出主意、拿方案。但參謀不決斷，只是為做好脫貧攻堅檔案管理提供相關決策咨詢。具體來說，一是圍繞脫貧攻堅職能部門謀劃檔案管理。如教育、財政、醫療衛生、移民等部門分別承擔著教育扶貧、產業扶貧、健康扶貧、異地扶貧搬遷等貧困人口精準扶持工作，作為檔案管理行政部門要對口做好指導，針對不同領域的扶貧政策，提出一級、二級、三級類目的幫扶資料歸檔范圍及保管期限。二是圍繞脫貧攻堅相關政策謀劃檔案管理。具體來說，就是要指導相關部門將各級黨委政府、扶貧開發領導小組辦公室關于脫貧攻堅的決策部署、重要法律法規、政策文件，以及幫扶規劃等相關綜合性資料進行整理收集和歸檔。

2.2 綜合協調

檔案業務指導是要將脫貧攻堅相關政策與脫貧攻堅檔案管理相關要求有機結合起來，是貫徹落實脫貧攻堅檔案決策和要求的組織者，也是聯接上級檔案主管部門、檔案館領導、館內各部門，以及立檔各單位之間的橋梁和紐帶。可見，檔案業務指導需要檔案工作者具有超強的整體意識、過硬的組織協調能力，要能夠正確處理好脫貧攻堅與脫貧攻堅檔案工作之間的關系，充分調動各方面積極因素，形成脫貧攻堅檔案工作整體合力。具體來說，既要做好縱向協調，就脫貧攻堅檔案管理相關工作及時請示報告上級，嚴格將上級檔案行政主管部門的規定和要求落到實處;也要加強橫向協調，做好館內部門之間的協調，還要對其他涉及脫貧攻堅檔案立檔單位進行協調，統一規范標準和尺度要求，把《檔案法》《精準扶貧檔案管理辦法》各項要求落到實處。

2.3 業務指導

檔案工作是一項行業性、專業性、技術性強的工作，涉及脫貧攻堅檔案資料的歸檔范圍的劃定、保管期限的確立、管理責任的劃分，等等，這就需要檔案館專業機構利用其專業特長和優勢幫助各立檔單位解決脫貧攻堅檔案管理過程中的法規理解、標準掌握和技術運用方面的疑難問題。如脫貧攻堅檔案應嚴格遵守《文書檔案案卷格式》《照片檔案管理規范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《歸檔文件整理規則》《數字檔案COM和COLD技術規范》等，就需要檔案館針對部署的脫貧攻堅檔案工作，主動預測將要出現的技術問題，提前準備好解決方案，做到發現問題、解決問題[1-3 ]。

2.4 信息交流

檔案業務指導部門作為與立檔單位以及自身上下級信息溝通的交匯點，對接收到的有關脫貧攻堅檔案信息進行分析、過濾、加工，并及時對外進行宣傳、發布、交流和反饋，擴大脫貧攻堅檔案工作社會影響。既要宣傳脫貧攻堅檔案工作先進經驗、典型人物，也要如實反映脫貧攻堅檔案工作中遇到的矛盾和問題，既總結成績，也要吸取經驗教訓，從而達到推動脫貧攻堅檔案工作的預期目的。

3 檔案業務指導主要方法

脫貧攻堅檔案業務指導應以國家檔案法律法規以及脫貧攻堅領域檔案管理規章制度為現實依據，堅持全面檢查、嚴格把關、質量第一的目標和原則，協助立檔單位解決脫貧攻堅檔案管理過程中遇到的各種難題，確保脫貧攻堅檔案管理工作質量。具體來說，應堅持如下業務指導方法：

3.1 對癥下藥

脫貧攻堅工作參與單位眾多，既有扶貧部門、財政部門，也有教育、醫療等，還有各級政府和基層群團組織，脫貧攻堅檔案工作進展不一、業務開展不平衡，無論是立檔單位的檔案管理隊伍，還是相關的檔案管理軟件，都具有明顯的差異，在開展檔案業務指導時切忌眉毛胡子一把抓，而應采取對癥下藥的方式，結合單位在脫貧攻堅中所承擔的主要業務職能，盡快找出其脫貧攻堅檔案工作薄弱環節，采取一個立檔單位一個指導方案的原則，組織人員深入立檔單位開展面對面、手把手的檔案業務指導。

3.2 典型引領

一直以來，發揮先進典型的成功經驗是檔案業務指導工作的好經驗好做法。在脫貧攻堅檔案業務指導時，可以先進典型的成功經驗為藍本，組織相關立檔部門以先進典型為學習目標，拉升標桿、對標對表，找出差距，分析原因，充分借鑒建檔單位先進典型經驗，從而起到事半功倍的效果。例如，針對轄區內脫貧攻堅檔案工作較好的教育系統為樣板，定期組織其他建檔單位參觀學習。

3.3 檢查評比

檢查評比也是檔案業務指導的又一常用方法。在每年的相對固定時間里，由檔案行政主管部門對轄區內的檔案工作進行例行性指導檢查，通報表揚先進，督促后進單位整改，并開展復查驗收工作。在每年年初組織召開檔案工作年會，評選先進，并圍繞脫貧攻堅檔案工作組織交流研討等活動，切實提高脫貧攻堅檔案工作整體水平。

3.4 業務培訓

業務培訓是脫貧攻堅檔案業務指導最常用到的一種指導方法，也是效果最為顯著的。具體來說，就是要根據脫貧攻堅檔案工作的新情況、新形勢、新要求，及時組織立檔單位人員參與培訓，幫助其掌握脫貧攻堅檔案工作基本技能和操作方法。可在業務培訓時編印《精準扶貧檔案工作指南》，針對轄區脫貧攻堅檔案工作的實際，將相關要求進行匯編，并針對不同立檔單位對所需表格、文字表述提供樣例，用以指導立檔單位有針對性地開展檔案業務工作。

3.5 注重互動

檔案業務指導除了發揮自身的專業優勢外，還要善于發揮各立檔單位自身特點和創造性，充分依靠行業、系統及主管部門的創造力，加強互動，形成檔案工作合力，達到提質增效的預期目標。如，采取分級指導、互動指導、協同指導等，如，與扶貧開發領導小組辦公室一起指導鄉鎮脫貧攻堅檔案建檔工作;與教育部門一起抓學校教育幫扶建檔工作等等[4-6 ]。

4 檔案業務指導工作思路

脫貧攻堅檔案業務指導既要指導單位高度重視，也需要統一被指導單位思想共識，增強責任意識、檔案意識，發揮檔案留史存證、監督管理、維護權益、助力扶貧工作成果，為鄉村振興戰略目標實現提供可靠保障。

4.1 明確指導思路，壓實主體責任

脫貧攻堅檔案要實現留史存證效果，應達到檔案齊全、完整、準確及系統。檔案行政主管部門要及時做好脫貧攻堅檔案業務指導工作，作為檔案行政主管部門，不僅要熟練掌握脫貧攻堅檔案業務，也要熟悉脫貧攻堅檔案工作內容、指導思路，把握不同立檔單位的脫貧攻堅工作流程，了解每一個流程的工作內容。作為檔案業務指導者，還要站在脫貧攻堅立檔單位視角，清晰每一個立檔單位在脫貧攻堅的每一個環節形成的文件資料內容，以及歸檔的責任單位主體，落實歸檔主體職責。

4.2 注重指導方法，強化主動服務

近年來，萊州市檔案館針對機構改革新形勢下機關檔案工作中的突出問題，主動轉變檔案業務指導職能，優化業務服務方式，強化服務效能建設，促進萊州市機關團體和企事業單位檔案工作規范化建設水平不斷提升。就脫貧攻堅檔案業務指導來說：一是重心下沉，堅持運用現場服務模式開展工作。堅決服從大局，統一思想行動，強化責任擔當，認真梳理、謀劃脫貧攻堅背景下脫貧攻堅檔案工作變革與轉型、創新與發展等問題，做好相關行政職能交接，以及脫貧攻堅過程中檔案服務工作。針對普遍存在的基層檔案人員配備不齊、文件材料收集范圍和文書檔案保管期限表需重新完善、全宗卷需重新組織、數字檔案室建設需從頭開展等問題，萊州市檔案館根據各立檔單位性質和職責將所有進館單位劃分為不同檔案工作協作組，全面指導各單位數字檔案室建設以及文書、照片、會計、實物、科技檔案等業務。服務方式由原來的單一指導變為現場指導為主，電話、微信、QQ等網絡線上服務為輔，配以預約上門服務、現場操作示范、討論交流等方式全面開展，更好更快地服務大局、服務基層，不斷推進機關、企事業單位檔案工作標準化、規范化。二是突出重點，有的放矢地優化檔案服務內容形式。萊州市檔案館根據脫貧攻堅立檔單位檔案室的工作特點，梳理總結基層檔案工作的重點難點問題，提出“五訪”“五看”的服務要求。“五訪”是指新上崗檔案員所在單位必訪、檔案行政執法檢查對象單位必訪、去年檔案業務抽檢存在問題的單位必訪、參加省級檔案工作規范化建設的單位必訪、新建或檔案庫房搬遷的單位必訪。“五看”是看檔案室文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的制修訂情況、看全宗卷建設情況、看當年歸檔文件和各門類檔案收集整理情況、看省市有關規范性文件的貫徹執行情況、看檔案實體和信息安全管理情況。通過優化和改進業務服務的內容形式，進一步增強對機關、企事業單位檔案服務的系統性、適用性、時效性。三是跟蹤回訪，確保檔案服務效果落到實處。在業務服務過程中，萊州市檔案館對每個單位服務情況都建表登記，做好規范記錄，重點記錄發現的具體問題、整改要求及反饋的意見建議，以便幫助立檔單位落實責任、有效整改。業務服務結束一個月內，萊州市檔案館及時進行跟蹤回訪，落實整改效果，征求意見建議，確保被服務單位按時完成整改工作[7 ]。

4.3 堅持全程指導，提供精準指導

堅持事前、事中、事后全過程檔案業務指導，為每一個環節提供精準指導服務。所謂事前指導，就是在每一個歸檔年前、重大脫貧攻堅政策落實前，或者承擔特殊扶貧任務的立檔單位，由檔案行政管理部門提供事前告知性指導，告知其檔案業務做什么、怎么做，幫助其列出檔案工作計劃、確定人員及其職責內容。所謂事中指導，就是在脫貧攻堅檔案業務開展過程中，通過督促、檢查等進行指導，發現問題及時糾正;所謂事后指導，就是脫貧攻堅相關業務開展完成，開展具有鑒定、驗收和總結性質的業務指導，通過典型引領，指導其做好脫貧攻堅檔案的積累、立卷和歸檔工作。

參考文獻：

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[7]徐文凡.做好檔案業務指導工作的幾點體會[J].云南檔案，2015（10）：11—12.

作者簡介：翟玉芳，大學學歷，萊州市檔案館館員，主要從事基層檔案室和數字化檔案室建設的業務指導研究。

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