電子文件“單套制”歸檔管理問題研究

任鵬

摘 要：“單套制”是電子文件管理的一個趨勢，但現階段受到制度、技術、人員等因素影響，其歸檔管理仍面臨許多問題。新時期構建和完善電子文件“單套制”歸檔制度體系，應充分認識電子文件歸檔的真實性和長期性，推進檔案數字化建設，加大電子文件“單套制”歸檔管理力度，提升歸檔管理水平。

關鍵詞：電子文件;“單套制”;歸檔管理;制度化

電子文件歸檔是電子檔案管理的起步環節，對于后續檔案管理和檔案信息資源開發有重要影響。隨著網絡信息技術的發展，傳統的“雙套制”歸檔模式逐漸暴露出弊端，需要主動構建電子文件“單套制”歸檔模式，更好地適應時代發展要求，進一步提升電子文件歸檔效率，有效推動檔案管理工作的發展。因此，有必要對電子文件“單套制”歸檔模式的特點、背景和存在問題進行分析，更好地推動這項工作的發展。

1 電子文件“單套制”歸檔模式特點及形成背景

傳統檔案管理在雙軌制運行管理模式下形成了“雙套制”歸檔管理模式，同一份文件在歸檔過程中不僅對紙質文件進行歸檔，也將電子文件進行歸檔，確保電子文件與紙質文件歸檔的一致性。紙質文件歸檔更加注重文件保存，而電子文件歸檔則更加注重流程管理。而隨著網絡信息技術的不斷發展，大量電子文件的產生需要與時俱進的檔案管理模式，需要對電子文件進行全程管理，形成電子文件“單套制”管理模式。這種模式有幾個比較明顯的特點。

1.1 對數字技術的依賴性較強

電子文件“單套制”歸檔需要借助數字簽名和電子簽章技術來保證電子文件的真實有效性，在文件辦理之后由文件生成部門向檔案管理部門提交歸檔文件[1 ]。

1.2 運行以信息化模式為主

在電子文件單套制歸檔模式下，文件從生成到最后銷毀都只是以電子文件形式存在，在運行過程中也以信息化運行模式為主。

1.3 符合檔案管理信息化趨勢

電子文件“單套制”歸檔模式建立在單軌制收集運行管理模式的基礎之上，能夠提升歸檔效率，節省物理空間，減輕檔案管理人員工作壓力，符合檔案管理信息化趨勢。

從電子文件“單套制”歸檔模式的形成背景看，很長一段時間由于我國檔案工作信息技術相對落后，業內信息管理標準并不完善，在推動檔案信息化過程中對電子文件歸檔模式的創新和完善較為遲緩。其間，很多單位在傳統的紙質歸檔模式基礎上形成了“雙套制”歸檔模式。由于當時信息技術發展還相對滯后，電子文件“雙套制”歸檔思路符合當時經濟社會發展和科技水平，實現了電子文件與紙質文件的優勢互補。一方面，由于電子文件在傳輸和利用過程中容易遭到外部病毒或黑客攻擊，造成信息失真或丟失，需要通過紙質文件管理模式保留文件上的大量真實信息。通過紙質文件與電子文件的相互對比，確保文件的真實性和可靠性。另一方面，電子文件在歸檔之后能夠以數字化的形式存在，在資源利用和整合方面是紙質文件所無法比擬的。但隨著網絡信息技術的不斷發展，“雙套制”檔案管理模式已經很難適應時代發展趨勢，很多檔案管理部門開始探索“單套制”檔案管理體制。

實際工作中，我們應充分認識網絡信息技術對電子文件檔案管理產生的深刻影響，將現代信息技術應用到電子文件“單套制”歸檔管理中，進一步提升電子文件“單套制”歸檔體系及效率，切實保障電子文件檔案信息安全，為后續檔案信息資源的開發利用創造有利條件。

2 電子文件“單套制”歸檔管理存在的主要問題

一些部門和單位積極探索電子文件“單套制”歸檔管理方式方法，取得了重要進展，同時也存在一些亟待解決的問題，特別是電子文件的真實性保障與文件長期保存問題，制度機制和人才保障問題，都在很大程度上制約了電子文件“單套制”歸檔管理工作的有效推進。

2.1 電子文件真實性和長期保存問題

電子文件的真實性是電子檔案真實性的重要前提。電子文件的真實性包含電子文件在形成過程中的真實性以及在形成之后的真實性，確保電子文件形成之后始終保持原始狀態。網絡環境下形成的電子文件本身就存在著虛擬性、開放性、隱蔽性等諸多特性。如果誤操作或者被人通過技術手段篡改內容，不易被發覺，就會損害電子文件的真實性。一旦電子文件信息失真，便難以實現其電子文件原有的價值，相應地就會帶來電子文件的失真問題。此外，檔案管理系統與電子文件生成系統之間可能還會存在系統不兼容、格式不匹配等問題，難以確保電子文件在歸檔過程中完全合規，易因系統的不兼容性造成元數據失真。同時電子文件需要一定的載體作為介質才能夠長期保存，如果想實現電子文件的長期保存，需要滿足長期可讀的格式和存儲條件，但電子文件對于軟件環境過分依賴，一旦軟件環境發生變化，電子文件數據保存就會不穩定，進而影響后期電子檔案信息資源的開發利用。

2.2 檔案數字化轉型與制度化建設遲緩問題

當前國家對于電子文件“單套制”歸檔并沒有形成完善的制度機制，未結合電子文件“單套制”歸檔的具體問題，通過立法的形式明確電子文件“單套制”歸檔的權限范圍、實施主體、管理細則、管理內容、實現方式等[2 ]，導致部分單位在推進電子文件“單套制”歸檔管理過程中由于缺少相應的制度依據，相關工作推進隨意性較大，難以確保電子文件“單套制”歸檔質量。加之很多部門在電子文件單套制歸檔過程中并沒有將制度建設放在突出位置，沒有形成完善的制度體系，也在一定程度上延緩了電子文件“單套制”歸檔管理模式的落地。隨著網絡信息技術的不斷發展，要求檔案管理從傳統的紙質管理模式向數字化管理模式轉型，但顯然部分單位在落實檔案數字化轉型過程中相應的技術應用相對落后，難以為電子文件“單套制”歸檔落地提供扎實的技術保障。

2.3 “單套制”理論研究和實踐脫節問題

電子文件“單套制”歸檔管理是一項綜合性問題，既要在實踐中不斷總結，也需要在理論層面進行探索和創新，有效地解決技術層面、資金層面、制度層面等的問題，才能夠通過理論推動實踐，在實踐中驗證理論，實現理論與實踐的相互促進。但由于我國電子文件“單套制”理論研究還處于起步階段，相較于傳統的電子文件“雙套制”歸檔理論研究還相對分散，在技術管理和法律層面還有很多需要填補的空白。在實踐層面，雖然各級地方政府和相關部門為電子文件單套制歸檔管理提供了人才、政策、制度、機制、技術、資金等多方面的支持，并取得了一定的成效[3 ]，但從整體看，要想全面推進電子文件“單套制”歸檔管理模式，顯然還有很多工作要做，電子文件“單套制”理論研究與實踐脫節問題還未有效解決，影響了電子文件單套制歸檔管理工作的落實。

2.4 檔案管理人才隊伍建設滯后

電子文件“單套制”歸檔管理工作的落實需要扎實的人才保障，但當前一些單位在檔案管理過程中并沒有結合實際需要設置必要的機構，配備專業的管理人員。部分單位電子文件“單套制”歸檔管理工作主要由辦公室相關人員負責，但辦公室人員除了要負責電子文件“單套制”歸檔管理工作以外，還有很多業務工作需要完成，因此很難有足夠的精力對電子文件“單套制”歸檔管理相關制度要求和技術手段進行系統學習，相應也就不具備電子文件“單套制”歸檔管理工作所需要的業務能力和水平，影響了電子文件“單套制”歸檔管理工作的開展。此外，一些單位對檔案管理人員也沒有進行系統的檔案知識培訓和信息素養培訓，導致從事電子文件“單套制”歸檔管理工作的相關人員長期得不到知識更新和理念更新，也難以將現代信息技術運用到電子文件“單套制”歸檔管理工作中，既影響了電子文件“單套制”歸檔管理工作的具體落實，也影響了后續電子文件檔案信息資源的開發和利用。

3 電子文件“單套制”歸檔管理的對策和建議

未來，隨著網絡信息技術的不斷發展，電子文件“單套制”歸檔管理模式必然會成為主流發展趨勢。之所以當前電子文件“單套制”歸檔模式并沒有在全國范圍內推廣，很大程度上是因為一些單位及其檔案管理人員對于“雙套制”歸檔管理模式還過分依賴，部分領導還存在保守思想，相應制度機制和宏觀層面的法律制度不健全等。因此，有必要采取有效對策，積極推進電子文件“單套制”管理模式。

3.1 單位領導應重視電子文件管理工作

新形勢下，電子文件檔案信息資源對于各部門和單位發展起著至關重要的作用。各部門和單位領導應充分認識檔案信息資源的價值和作用，高度重視電子文件管理工作，為電子文件“單套制”歸檔管理工作落實提供相應的政策支持和制度保障。一方面，有關領導應經常過問電子文件“單套制”歸檔管理工作存在的問題，拿出時間專門研究，針對存在的問題提出合理化建議，為企業電子文件“單套制”歸檔管理工作順利開展提供更為扎實的組織保障。另一方面，各部門和單位應對電子文件“單套制”歸檔管理工作的重要意義進行廣泛宣傳，讓單位其他部門密切配合檔案管理部門開展電子文件“單套制”歸檔管理工作，確保電子文件收集的系統性和全面性[4 ]。

3.2 保障電子文件的真實性和安全性

電子文件要想轉化成為電子檔案，首先就要確保電子文件的安全性、真實性。網絡信息環境下電子文件很容易受到非傳統因素的影響和威脅，因此電子文件“單套制”歸檔管理應時刻注重電子文件的真實性和安全性。在具體實施過程中，一方面，應根據電子文件的不同格式進行分類，將文件分別儲存在合適的存儲介質之中，確保電子文件收集的真實性、全面性和系統性。另一方面，應確保所存儲介質的安全。為了有效回避電子文件在歸檔過程中的病毒和黑客等威脅，可以通過安全介質形式進行電子文件存檔轉移，選擇最優質、高效的電子文件存檔介質，并做好防磁、濕溫度控制，確保存儲介質安全。此外，應進一步提升網絡信息安全，采取統一的電子檔案登錄認證系統，為不同主體提供不同的登錄權限服務。同時，對于歸檔系統還要采取加密技術和防火墻技術，抵御外部的病毒侵襲，確保電子文件數據安全。

3.3 加強電子文件數字化轉型和規范化建設

電子文件“單套制”歸檔模式實施必然會推動檔案管理數字化轉型，整個電子文件歸檔模式和流程就會發生深刻變化。數字化管理方式將會涵蓋檔案文件的整個生命周期。當前電子文件“單套制”歸檔模式仍處于探索階段，在發展過程中還需要相應的政策保障和制度支持。從國家層面看，需要國家針對電子文件“單套制”歸檔出臺更為明確具體的法規規章和業務規范。從地方層面看，基層單位和檔案管理部門應在自身職權范圍內結合國家的法律法規和制度機制，出臺適合本地區、本部門、本單位的電子文件“單套制”歸檔文件和政策，進一步明確電子文件“單套制”歸檔范圍、管理目標、實施方式、管理原則等。同時，結合電子文件單套制歸檔的相關工作要求，進一步明確檔案管理人員的具體責任、相關考核機制、考核指標等，確保工作落實。

3.4 加強“單套制”理論研究和實踐探索

新時代電子文件“單套制”歸檔管理模式屬于新探索和新嘗試，為了更好地推進電子文件“單套制”歸檔管理工作落地，既需要從理論層面對“單套制”管理模式的經驗和做法進行總結，也要在實踐層面發現新問題、新情況，把握規律性、方向性的推進路子，對電子文件“單套制”歸檔管理模式進行優化和創新。各單位應給予電子文件“單套制”歸檔管理工作足夠的重視，并將其放在與紙質文件歸檔同等重要的位置。還應高度重視電子文件形成管理規范化建設，主動引進現代信息技術，利用電子簽名技術、時間戳等技術為電子文件“單套制”歸檔管理提供可靠的技術支持，確保電子文件信息的真實性、可靠性、安全性和有效性。

3.5 完善機構職能和對檔案管理人員的教育培訓

新形勢下，各部門和單位要想更好地落實電子文件“單套制”歸檔管理工作，就必須加大對相關檔案管理人員的教育培訓。一方面，應區分辦公室和檔案管理部門的功能和職能，必要的可專門設置檔案管理部門從事電子文件“單套制”管理工作，從而為電子文件“單套制”管理工作開展提供組織保障。另一方面，應加大對檔案管理人員的教育培訓。應細化培訓方案，優化培訓內容，通過系統培訓進一步提升檔案管理人員的專業知識水平。應樹立主動服務意識，更好地掌握現代信息技術操作方法，加大對檔案管理人才隊伍建設，進一步提升檔案管理人才的專業能力和素養，更契合電子文件“單套制”歸檔管理工作需要[5 ]。

總之，隨著網絡信息技術的不斷發展，傳統的電子文件“雙套制”歸檔模式會逐漸向“單套制”歸檔管理模式轉型，相應地各部門和單位有關領導和干部職工也應轉變檔案管理意識，由原來的電子文件注重“信息管理”逐漸向“系統管理”理念轉變，并為電子文件“單套制”管理模式落地生根提供扎實的制度保障、人才保障、資金保障和技術保障，進一步提升電子文件“單套制”管理水平。

參考文獻：

[1]劉敏.基于“單套制”的電子檔案接收探究[J].黑龍江檔案，2021（04）：190—191.

[2]古麗珍.電子檔案“單套制”管理模式探索[J].蘭臺內外，2021（21）：26—27.

[3]陳彥，江裴紅，薛鵬程.電網建設項目電子檔案“單套制”管理初探[J].中國檔案，2021（05）：58—59.

[4]蘇煥寧，陳永生.從強制“雙套制”到任意“單套制”——電子文件歸檔中理想和現實的互動與創新[J].檔案學通訊，2020（4）：8.

[5]蘇煥寧，陳永生.從強制“雙套制”到任意“單套制”——電子文件歸檔中理想和現實的互動與創新[J].中國檔案，2021（1）：1.

（作者單位：江蘇省南京旭洲電子科技有限公司）

3058501908263