大數據時代高校房產檔案管理新探索

摘 要：通過對高校檔案管理現狀的分析，探討大數據背景下高校房產檔案管理模式和發展趨勢。探索高校房產檔案系統的建設，利用大數據快速、準確的特性，搭建高效數據平臺，運用大數據技術服務高校檔案管理工作，提高高校房產檔案管理水平。

關鍵詞：高校房產;檔案數字化;檔案管理

中圖分類號：F27 文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2022.08.033

1 大數據背景下高校房產檔案管理的展望

1.1 構建全新房產檔案管理模式

以大數據核心技術為主導的現代信息處理技術，逐步深入高校房產檔案管理中，推動房產檔案管理從落后的手工管理方式向信息化模式過渡，實現房產檔案信息整理、查詢、利用管理的現代化。傳統管理統計模式下房屋數據統計、增減、分析是一項繁瑣并且出錯率較高的工作，現代信息技術則將系統內的信息系統化、條理化、合理分類，形成有序的檔案體系，從而確保房產檔案的準確性和全面性。在高校房產工作管理中，工作留痕已逐漸成為常態，利用大數據技術優勢和網絡平臺技術建立信息化的檔案管理，就可以實現部門之間的信息共享和數據的信息化傳輸，在網絡上留痕。同時可開展高校之間、高校與上級主管部門之間的信息交換、擴寬與房產管理有關的服務項目，形成信息檔案服務于人，建立高校檔案管理現代化管理。

1.2 盤活房產檔案，助力高校發展

傳統的房產檔案以紙質檔案為主，日積月累數據量龐大，只靠人工整理，無法做到信息數據鏈和關系網明晰，不能為學校提供準確的數據，逐漸失去利用價值。再加上高校人員變動頻繁，房產檔案極易丟失。信息化的檔案管理，則利用電腦、掃面議等現代設備，將原始檔案制成電子檔案，通過編制引索目錄等信息，將房產檔案信息串聯起來，通過查詢等方式盤活歷史檔案。高校飛速發展的今天，校區提升改造、教學科研用房合理分配都依靠房產檔案的準確性和科學性。這就對房產管理提出了更高的要求，管理人員要實時掌握學校房屋的動態情況并對房產檔案開展大數據分析，掌握全校房屋使用情況，為學校發展提供夯實的數據基礎。

1.3 規范高校房產管理制度

高校房產檔案管理的規范化，是實現高校檔案信息化的前提。在制定規章制度標準時，要堅持高層次、高標準。要緊隨時代發展的腳步具有前瞻性。要有利于高校檔案的共享、交流。高校房產檔案管理制度，要遵循科學性和可操作性，可宏觀管理全校房產情況，使房產檔案客觀的反映高校實際情況。高校房產管理制度要統籌管理全校房產，杜絕多頭管理，各自為政的現象。建立統一的房產管理系統，采取歸口管理的模式，推動房產管理正規化。

2 高校房產檔案管理的現狀和問題

2.1 檔案管理日常管理普遍混亂

高校房產管理有自身的特殊性，房產類別多樣化、房屋分布廣泛，管理難度大。管理中傳統單一的檔案管理方式依然占有很大比例，管理及使用人員變更頻繁，原始房產檔案交接不及時，未制定房產檔案立卷歸檔管理制度，檔案保存殘缺、斷檔，導致房屋檔案信息混亂。日常管理中，無大數據支撐，無法宏觀調控，單位之間、單位內部公房配置不合理，占有和使用分配不均、差距大，短缺和浪費并存，影響有效的調配使用，降低了房屋使用率進而造成國有資產的閑置與浪費。

2.2 信息技術應用在房產管理中的短板

現代化的管理和技術，為高校房產管理帶來了新的模式。但由于高校房產管理存在校區多、房產類型多、問題多、房產信息整合難度大等實際情況。現階段信息化房產管理系統不健全，數據單一沒有建立動態化、精細化的管理工作平臺，無法實現房屋土地資源從購建、入賬，到經營性資產的出租出借，房屋的日常維修等全動態掌握。無法高效率做到資源分區、分類、統一規范，集成一體。

2.3 高校檔案管理效率低下

傳統的高校檔案管理還停留在文檔實體管理，管理人員消耗更多的精力和時間去收集、整理、分類、保管各類房產檔案。高校房產檔案歷史久遠、分類不清、信息瑣碎，查詢起來費時費力，效率低。高校房產管理者管理著高校教職工福利房、周轉房、教學用房、科研用房、辦公用房的分配、調配，粗線條的管理方式，不能清晰全面的掌握全校房屋使用情況，容易造成大量房屋利用率低下或閑置，形成學校用房緊張的假象。

2.4 傳統檔案不宜保存

紙質檔案是傳統檔案中一直重要的保存介質。紙質檔案因原材料的特殊性，對檔案室的溫度、濕度都有要求，要盡量保持恒溫恒濕。溫度保持在14°-24°之間;濕度應保持在45%-60%之間。如果溫度、濕度達不到要求，紙質檔案會縮短保存壽命，導致紙質破損、字跡模糊。這對檔案室有著較高的要求，既要通風、避光又要防潮、防蟲。現在高校房產檔案的管理部門往往沒有專門的檔案室，又存在報送學校檔案館不及時的問題，這就導致紙質檔案保存環境達不到要求。紙質檔案在重復翻閱的過程中，因紙質的老化極易造成損壞，日積月累后造成殘缺不全，影響管理人員獲取準確的信息。

3 高校房產檔案管理的新措施

3.1 房產檔案信息管理體系的構建

高校房產檔案管理依賴紙質檔案的時代已經過去了。高校房產房屋數量龐大，房屋種類繁多的特性決定高校房產管理需要向動態化轉變。要建立符合高校實際情況的現代化管理系統應充分利用信息技術。首先，對全校房產進行房屋清查，把基礎數據準確和及時有效的整理采集，摸清家底，利用現代技術把紙質檔案轉化為電子檔案。其次，利用三維空間仿真技術，結合GIS＼＼CAD物聯網，5G移動、工作流引擎等技術，完成房產的可視化地理信息系統，實現房產多緯度的虛擬展示和呈現。再次，建立云檔案數據信息系統，分類建冊，確保檔案資料宏觀掌控與具體細化一目了然，實現房產檔案信息數據從單純的紙質檔案到數字化的質變。以云檔案信息系統、檔案信息數據庫等新媒體平臺為依托，根據房產信息的變動及時更新，保證全校房產信息動態全面掌握，完成系統化管理。

3.2 培養專業的房產管理員隊伍，增加檔案管理意識

房產檔案管理向信息化的轉變，需要專業性強、信息化技術應用熟練，能熟悉掌握大數據技術，對大數據發展具體一定的前瞻性和鉆研精神的專業人員。這就要求高校加大培訓力度及頻次。從計算機應用能力、辦公軟件熟練程度、云技術及網絡安全等方面，進行全面培訓。改變傳統管理模式，形成動態管理模式提高業務能力水平，促進高校房產檔案的信息化及智能化發展。

3.3 提高房產檔案的安全性和保密性

高校房產管理部門負責管理、保存全校房屋檔案。高校房產管理系統存儲著全校房屋信息。在網絡科技發達的現在，黑客、病毒，都威脅著高校安全。高校房產管理系統應符合信息系統安全等級保護并在中華人民共和國公安部備案。同時有嚴格的訪問權限，通過授權的用戶可看到相關的房屋信息。

4 房產管理系統性能建設的探討

高校房地產管理系統應滿足全校房產管理的動態管理、細化管理的需求。學校職能部門可以對資產進行全方面的查詢、監督和統計分析。全校房屋信息從購建、調配、出租出借及修繕都能實現動態掌握，一目了然。這樣可以實現職能部門與二級單位之間的有效管理，建立產權清晰、配置科學的管理方式。高校房地產管理系統應實現房屋土地資源管理的數字一體化，利用物聯網、5G技術、工作流引擎等技術，以三維仿真地圖為表現載體，無縫集成基礎地理信息數據及各類業務數據，實現各類校園地物的可視化，實現高校房產現代化管理。

以仿真數字技術為基礎，輔助三維數字地圖、CAD圖形、照片、音頻、視頻等，實現每棟樓、每一層、每一房間的基本信息如面積、使用人、使用性質以及使用流程、查詢、統計分析的可視化管理。通過信息化手段，手機短信、郵件等溝通方式，迅速、準確受理申請，及時反饋結果。對現有房屋面積進行分析和規劃，提高使用率優化組合，建立房屋使用標準，實現管理的科學化和透明化。

5 結語

教學科研工作是衡量高校教育規模的關鍵指標之一，高校房產管理為教學科研發展提供場所滿足學校發展要求。高校房產檔案是資產管理中一項很重要的工作，對資產管理中出現的問題具有參考價值，為學校重大決策提供有力參考數據。隨著高校的日益發展，房產管理中產生的大量數據，無法靠人力快速和準確的完成，而利用現代信息技術可以滿足高校房產檔案日益增長的要求，提高高校房產檔案管理的有效率及質量。結合大數據技術的特點，將高校房產管理和信息化技術相融合，對高校房產檔案的發展將起到有力的推進作用。

參考文獻

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作者簡介：張雯君（1984-），女，山東膠州人，碩士，中級，主要從事檔案管理研究。

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