對研究生招生工作中信息化建設的思考

潘甦，呂營

（北京化工大學，北京）

研究生招生考試一直是社會關注的熱點和焦點。數據顯示，自2016年起，我國碩士研究生報考人數在高位上保持高增長趨勢，2015年-2022年來7年平均增長15.8%[1]。同時，生源結構趨于復雜，往屆生考生人數顯著增加，嚴峻的招生形勢伴隨著每年研招政策的調整，對研招工作人員的管理思維和管理能力提出了更高的要求，其中就包括運用信息技術手段進行招生管理。

2021年2月，教育部印發了《教育部2021年工作要點》，指出“積極推進教育信息化建設”“目標任務是加快推進教育信息化高質量發展，積極發展‘互聯網+教育’，全面保障教育系統網絡安全”[2]，包括印發《教育信息化中長期發展規劃（2021—2035年）》《教育信息化“十四五”規劃》和《關于推進“互聯網+教育”發展的指導意見》等相關文件，進一步明確了信息化建設在研究生教育中的重要地位，也推動各招生單位加強研究生教育信息化建設。

一 研究生招生信息化建設的現狀

信息化建設既是技術問題，也是管理問題，貫穿于研究生招生全過程。研究生招生工作周期長，時間節點緊，環節多，涉及所有參加初試及復試調劑的考生，數據量大，具有較高的保密性。因此加強研究生招生工作的信息化建設具有重要意義。目前，信息化建設在我國研究生招生工作中的應用主要體現在兩方面：一是“規定動作”，通常指各招生單位研招辦的常規工作；二是“新動作”，通常指順應招生新形勢采用的各項信息化舉措。

（一） 信息化建設推進研究生招生“規定動作”不斷完善

從國家層面的“中國研究生招生信息網”（以下簡稱“研招網”），到各招生單位使用的研究生招生管理信息系統，均經過多年探索和持續投入而不斷完善，在整合考生數據、促進招生工作規范化管理等方面發揮了積極作用。一方面，招生單位的研招管理信息系統雖然各不相同，但都包含了招生工作的基本流程，使研招人員脫離大量瑣碎的機械勞動，為提高工作效率打下了堅實的基礎。另一方面，“研招網”能對各招生單位的數據進行對比校驗，并實現和各類招生數據的縱向交換和信息共享，確保招生數據的科學性和準確性，也為制定研究生招生計劃、推動研究生教育發展提供現實依據。

以我校為例，我校的研究生招生管理信息系統具備以下模塊及功能：

1.目錄管理：主要包括招生專業目錄采集和復試科目維護，既可通過此模塊生成研招網上報庫，也可在研招網專用目錄采集軟件采集后導入本系統。

2.報名管理：主要包括報名數據導入、導出及分析、考生編號編排、準考考生管理等，同時根據近年工作需要開發了推免生預報名功能。研招辦及各學院可在此模塊中下載、統計考生報名情況。

3.考點管理：主要包括考生編號編排，考場維護、監考人員編排管理、考試科目統計、考場缺考違紀數據錄入、試卷處理等。該模塊為研招初試工作的重點，可根據報考專業將大量復雜的自命題科目集中編排、管理，并自動生成各類考場信息標簽、考生信息標簽、監考人員信息表等。考生也可通過考生端查詢考場安排和考試相關通知。

4.試卷管理：主要包括初試成績錄入、成績校對、考試情況統計、考生成績復核管理等。研招辦可在該模塊分析、統計各門類的科目成績分布，為下一年度科學命制自命題試題提供重要參考。

5.復試管理：主要包括學校及院系復試線維護、復試名單確定及查詢、考生復試材料維護、調劑考生數據管理等。該模塊為研招復試工作的重點，國家線公布前，研招辦及各學院可在此模塊進行模擬劃線，分析生源上線情況；調劑工作開始后，通過導入研招網的調劑考生名單進行統一管理。考生也可通過考生端提交復試科目信息和復試電子材料，查詢復試成績。

6.錄取管理：主要包括擬錄取名單審核、打印錄取通知書、錄取數據統計及分析等。各學院在該模塊核對、提交擬錄取數據，研招辦審核后，可導出擬錄取數據直接上報研招網，也可根據擬錄取考生的地區、院校、成績等信息進行生源質量分析，同時可根據學籍管理部門需求導出學籍預備庫，為研究生培養管理打好基礎。

（二） 信息化建設為研究生招生“新動作”創新管理方式

近年來，隨著計算機技術和網絡通信技術的高速發展，信息化建設程度某種程度上也反映出招生單位的管理特色，體現了研究生招生管理工作水平，尤其自2020年新冠肺炎疫情發生以來，多種網絡技術手段廣泛運用于招生工作。例如，招生單位積極將本單位研招管理信息系統與一些軟件平臺（釘釘、騰訊會議、Zoom等）結合起來，開展網絡遠程復試、在線筆試等考核工作。不同于線下復試的形式，網絡遠程復試對題庫質量、復試導師管理及培訓、考場紀律等方面都提出了更高的要求。復試前，各二級院系建立相關考試科目的綜合題庫，通過適當組合，供考生隨機抽取試題。復試時，導師集中在相應的考場，以在線會議的方式與全國各地的考生面試，通常要求考生采取“雙機位”或“三機位”，在不降低招生工作質量的前提下確保復試的保密性和公平性，也減少了考生復試調劑的經濟成本，避免考生大規模流動。再如，為精確目標生源、提高招生宣傳工作的有效性，不少招生單位及二級院系運用新媒體手段（微博、微信公眾號、QQ、各大直播平臺等），采用網絡直播與考生互動、或組織開展網絡專題宣講會，及時解答考生具有代表性和針對性的問題，既有助于招生單位精準把握目標生源，也有助于考生更好地了解報考院校，實現信息共享，達到精準宣傳的目標。

此外，部分招生單位已開始探索網上評卷的辦法，將考生的答卷掃描成電子文檔、分配給評卷人員，并建立配套的評分、復核機制。評卷人員給出各小題的分值后，系統自動計算出總分，一定程度上避免了成績錄入過程中的人為失誤，提高了成績登統的準確性。

可見，信息化建設不僅確保了研究生招生工作順利開展，更體現了研招人員管理思維的轉變，促進招生工作規范化發展。

二 研究生招生信息化建設面臨的困難

（一） 部分招生單位對信息化建設不夠重視

研招管理部門是信息化工作的主要承擔者和關鍵部門[3]。即使在信息技術快速發展的今天，部分招生單位未能充分重視信息化建設的優勢，對其認識局限在硬件設施方面，而未在思想意識中融入信息化管理的思維，這就導致雖然使用了管理信息系統，卻沒有真正發揮其應用價值。同時，研招人員的信息化思維差異較大，有些人員仍習慣采用傳統的手工編排、表格處理等方式開展工作，往往造成重復勞動，管理效率低，在工作量逐年加大的情況下還容易造成工作失誤，這也體現出了不同招生單位的管理水平。

（二） 新的信息技術手段存在一定的風險

研究生招生信息管理系統的設計應遵循可拓展性、安全性和易用性三個原則[4]。因此信息化風險管理是信息化建設的重要部分。產生風險的原因有多種，主要包括信息化自身存在的風險以及研究生招生特有的風險。從信息化自身來說，系統規劃不周、設計不佳、管理監控不力、人員使用不當等等因素都會造成信息安全風險。從研究生招生角度來說，它對系統的安全等級和數據保密要求相對于研究生教育管理的其他環節更高，稍有不慎便會引發招生事故，而招生事故對學校聲譽、學科發展和學生切身利益的影響極大，極易引發輿情。再加上研究生招生工作時間節點緊，工作任務集中，往往前一年工作尚未結束、第二年工作又已開始，致使部分想采取新方式的招生單位不敢輕易嘗試，甚至在某些情況下仍需采取手工方式處理數據。

（三） 研究生招生信息化建設缺乏標準化管理

從組織角度看，一是部分招生單位尚未針對研招信息化建設建立相關規章制度，沒有站在全校角度統籌管理、協調信息化建設，致使各部門之間缺乏溝通、各自為政，所采用的信息化手段多數只用于某件具體任務，任務完成后即告一段落。二是缺乏穩定的、專業的技術人員長期參與研招工作。由于研招工作隊伍普遍人手不足，很多時候人員配備僅能保證按時完成各環節工作，而難以有精力在信息化建設方面精益求精。對于依托第三方軟件公司開發管理系統的招生單位來說，須與系統開發者保持密切溝通，督促其根據政策調整及時更新相關功能；系統開發者也須密切關注招生政策變化，這對招生單位和軟件公司來說難度都很高，我校即面臨此類困境。

從操作角度看，一是招生數據與學籍數據仍未達到完全對接，考生的某些字段或代碼在招生庫與學籍庫的含義不同，學籍管理部門無法直接使用招生數據，這就造成了數據的重復采集；二是在博士招生管理方面不統一，目前有的單位使用研招網，而有的招生單位使用學校的研究生招生管理信息系統，因此在與研招網的數據對接方面存在個別字段不統一、擬錄取照片格式不統一的問題。

三 完善研究生招生信息化建設的相關建議

（一） 轉變工作思路，培養信息化思維

多年實踐已經證明，管理方式與信息技術手段相融合更有助于提升工作質量。當前，研究生招生的工作量隨著考研人數的大幅增加而不斷加大，管理人員應將工作重點放在改進管理方式、提高生源質量上，逐步培養通過系統解決程式化問題的工作思路，實現對數據的精確管理，也可避免手工統計或多次修改大量表格帶來的數據混亂。要加強研招人員隊伍建設，設置專人負責研招管理信息系統及各類軟件平臺。例如，在人員管理方面，各單位可定期開展信息技術指導和相關培訓，使他們充分學習新知識、新技術，提高其運用信息技術手段進行管理的能力；在招生宣傳方面，應繼續推動以經驗為主轉變為以數據為支撐[5]，加強數據統計分析，為挖掘招生單位需要的優質生源提供準確的依據。

（二） 結合招生單位需求，逐步推進信息化建設

信息化建設必須遵循實用性、科學性、規范性的原則，是一個長期的系統過程，應循序漸進。各招生單位辦學特色和招生需求各不相同，研招工作人員作為招生信息化平臺的主要操作者，應熟練掌握招生政策變化和招生系統使用方法，及時調整、完善系統的相應功能。因此，在系統設計方面，應從本單位實際出發，由研招人員親自參與、設計所需模塊和流程，盡量減少本單位不需要的功能；確定信息化系統設計需求和分步實施階段，逐步實現招生全過程信息化覆蓋[6]；研究生招生信息化還要對數字化招生信息進行深度挖掘，找尋規律，為各級部門人才選拔提供可靠的科學決策依據[7]。在應用其他軟件平臺方面，應多實踐、多嘗試，將本單位研招管理系統與其他平臺有機結合，根據不同的工作內容選擇不同的信息化管理方式，從而提高招生工作效率。

（三） 強化部門協同，完善信息標準化管理

首先，要建立系統思維，樹立全局一盤棋的思路。信息技術是一種手段，歸根到底要通過人的主觀能動性發揮其作用。研究生招生不僅是招生部門的工作，各單位的二級院系、保密辦、信息化辦公室等職能部門也應積極參與、獻計獻策，從本部門的角度提出信息化建設的相關建議，協助研招辦不斷完善信息系統建設。其次，招生單位要嚴格遵守國家教育信息化管理規范，建立招生信息相關規章制度，加大軟、硬件投入，逐步完善研究生招生信息標準化管理[8]。同時在國家層面進一步推動招生數據和學籍數據的對接，減少重復勞動。第三，要加強信息安全管理。信息安全既包括系統安全和數據安全，也包括使用者的安全保密意識。在不斷完善信息系統建設的同時，進一步加強對研招人員的保密宣傳和政策培訓，多方保障信息安全。

四 結語

我國高等教育已進入普及化發展。“十四五”時期，面對社會各界對研究生教育的關注和研究生招生新形勢，如何進一步推進信息化建設、有效利用信息技術帶來的便利，使其服務于研招工作，是所有招生單位需要長期思考的問題。招生單位更應充分借助科技發展帶來的成果，培養系統思維，豐富技術手段，創新管理方式，提高管理水平，為選拔大量德智體美勞兼備的優秀創新型人才提供有力保障。