淺談高校人事檔案管理面臨的問題及策略

周 歡

（重慶工程職業技術學院 重慶 402260）

0 引言

人事檔案反映了一個人歷史情況和現實表現。人事檔案管理工作作為師資隊伍建設的基石在人才的選擇、培養、使用和考核等工作中發揮著巨大的作用，同時也是高校管理工作整體水準的主要指標。在教育改革進一步深化背景下的人事檔案管理工作依然存在一些需要解決的問題。為適應新時期高等院校的發展，高校人事檔案管理需要進一步優化，不斷提升人事檔案管理的整體水平，保障高校人事檔案的規范化合理化管理。

1 目前高校人事檔案管理面臨的問題

高校人事檔案是反映教職工學習、工作、生活以及其個人經歷的主要依據和憑證具體包含教師個人的基本信息思想情況、教學能力及工作具體表現等等，更是對優秀教師人才評選的主要依據是選人用人的基礎。人事檔案管理是組織人事工作的重要組成部分更是人才和干部儲備工作的關鍵。

隨著高等教育改革的深化，高等院校的發展進入了新時期，目前人事檔案管理面臨一些需要解決的問題，主要分為以下幾個方面：

1.1 管理認識不足

近些年來，我國加大了檔案管理的宣傳力度，整個社會也在不斷增強檔案管理管理意識，但這種管理意識大多停留在表面，還需要更加深層次的認識。一些高校只注重追求教育教學成果，重視程度不夠缺乏相關的人力財力的投入，簡單的認為檔案管理只是管理一些資料需要時能找到就行，無須花費更多的時間和精力，從而出現檔案存放簡陋、硬件設施不足，“三室”未分開的現象，嚴重影響了檔案管理的科學化。

1.2 管理制度不全

隨著國際經濟體系的不斷深化改革，各種先進的管理制度也被廣泛應用于各領域工作當中。但是部分高校人事檔案管理依然存在管理制度不全的問題，主要表現為以下兩個方面：

首先，管理方法比較陳舊，大多數高校人事檔案管理仍舊采用的是紙質管理和手工整理管理措施，檔案信息利用仍以人工查閱為主；先進的計算機管理技術雖然也被應用于檔案管理工作當中，但是利用率不高，僅限于檔案目錄錄入、存儲和打印，仍舊有很多檔案沒有進行系統管理。如果有查閱核實材料的需要，人事檔案管理人員需要對照檔案編號及目錄的內容逐一查閱。當前部分高校基本是使用原始的紙質檔案使得檔案管理的工作效率不高，查找使用難度較大。

其次，隨著高校的不斷發展及市場化也推動教師人才的流動合同制的聘用人員在高校長期存在且數量越來越多，但聘用人員人事檔案未進入高校，“人檔分離”的用人現象越來越突出為檔案管理工作帶來阻礙。離職流動人員存在棄檔情況，而管理單位無法聯系檔案本人，也無法處理這部分檔案，只能將其長期積壓保管使檔案成了死檔，給管理帶來困難健全人事檔案管理制度已迫在眉睫。

1.3 管理人員素質有待提升

人事檔案工作枯燥乏味，工作中難出明顯的業績和成果，導致大多數人員對從事人事檔案管理缺乏足夠的熱情和堅守。根據人事檔案管理條例相關要求，每一千人的檔案管理就需要配備一名具有專業經驗的專職人員，但大部分高校都不能配備專業的管理人員，一般都是由人事或組織等人員代管。

工作量大，缺乏檔案專業知識，人員不穩定。檔案管理缺乏規范健全的管理制度工作中難免會力不從心，忙于應付，以致人事檔案管理工作應急性很強，缺乏規范性。

2 優化人事檔案管理的必要性

優化高校人事檔案管理工作對于提升高校管理水平和效率有著十分積極的促進作用，同時促進高校教育事業持續發展。優化人事檔案管理工作重要性體現在下述兩點。

首先，在以往的管理模式當中，人事檔案管理工作處于封閉型和手工操作的管理工作當中，這一工作沒有卓越的成效，很多檔案資料也會被長時間的存放于檔案管理室當中，不僅降低了資料的使用率，也不利于認識檔案管理工作的開展。因此只有通過優化現有的人事檔案管理方法和手段，形成健全的管理制度，促進人事檔案管理工作向科學化、規范化發展，使其適應目前高校教育改革要求，為高校人事工作提供有力支持。這不僅能夠全面推動高校人事工作的效率與進度，也能夠促進人事檔案管理工作本身得到高度重視。

其次，隨著當下科技技術的高速發展，檔案管理的方式也逐漸趨于信息化和數字化

信息化、數字化所帶來的管理優勢是非常明顯的，有效推動了大數據時代新科技的發展。高校人事檔案，需要利用數字化的科技管理，提升檔案管理的高效便捷性。

第三，目前高等教育事業進入了全新的發展階段，人事檔案管理作為高校人事人才的基礎工作，對高校發展有著決定性意義，進行檔案信息化建設和資源開發，從多個角度分析人才信息的地位和作用，服務于當下的高校人才管理當中。

3 提升高校人事檔案管理工作質量的相關策略

對于高校人事檔案管理工作而言，其意義是非常大的，不僅影響人事管理工作的質量，也體現了高校教育的相關制度是否完善。針對目前高校人事檔案管理中的問題，尋找更加完善的管理策略，這樣才能有效提升高校人事檔案管理工作的質量。在新時代背景下，高校人事檔案管理優化可通過以下幾個方面進行。

3.1 加大管理投入，實現管理科學化

在新時代發展背景之下，信息化管理已經成為目前各個管理領域的主要管理手段之一，在人事檔案管理工作過程中也要向數字化、信息化方向發展。這就需要高校管理改變傳統的思維觀念，重視人事檔案工作的重要性，加大對人事檔案管理的投入，促進人事檔案管理工作發展。

所謂投入，是指結合高校發展需求，加強對設備、設施的完善，在此基礎上優化檔案管理工作的環境。比如檔案室安裝門禁系統、檔案管理工作人員配備專門的電腦，購買管理系統與軟件，實現人事檔案管理工作從紙質管理向數字化、信息化方向發展。

3.2 完善管理制度，實現管理制度化

管理制度對于高校人事檔案管理工作而言是非常重要的，高校應從管理制度上進行優化和完善，從根本上解決管理問題，確保檔案管理工作的制度性與規范性。人事檔案管理部門可通過培訓學習、外出調研、交流等方式，借鑒其他高校或企業人事檔案管理的先進管理理念和管理制度，結合本校的管理經驗和需求，對管理制度進行完善優化。管理制度需要涵蓋最基本的人事檔案管理制度，管理人員工作細則、安全保密制度、聘用人員檔案管理細則等。

通過完善管理制度可以給人事檔案管理工作提供嚴格的工作標準和內容，規范人事檔案管理人員的職責，實現管理責任分化。同時，從多個方面完善人事檔案管理工作制度，才能夠實現管理工作的深化改革，保障管理制度科學有效，使其適應新時期的發展要求，促進高校管理工作持續性發展。

3.3 重視人員培養，實現管理規范化

為了保障人事檔案管理工作的高效進行，學校應更加重視檔案管理人員的配備與培養。

首先，高校在對管理人員的聘用和培養方面要進行加強，注重提升管理人員的綜合素質，在日常的管理工作中，面對繁雜、瑣碎的工作事項能有較強的耐心和責任心，有積極奉獻的精神，這樣才能從根本上提升工作的質量，做好人事檔案管理的相關工作。

其次還需要加強對管理人員的培養，可以讓管理人員通過學習、交流、培訓進修等方式學習優秀的人事檔案管理經驗和管理辦法，注重提升管理人員專業能力以及職業素養，更好的適應新時期管理要求。

除了需要提高管理工作人員的技能知識水平之外，還需要加強對管理人員的思想政治建設，讓其樹立起良好的保密意識和工作責任感，從而更加積極投入工作當中。

4 結束語

由于教育改革的深化以及高校的發展，高校人事檔案管理管理工作需要完善其中所存在的不足，其人事檔案管理部門需要積極行動起來，加大管理投入、完善管理制度、重視人員培養，確保高校人事檔案管理實現科學化、制度化、規范化，順應時代要求和院校發展。