新時代高職院校檔案信息資源開發研究

孫紅玲

（濰坊護理職業學院 繼續教育部，山東 濰坊 261041）

1 高職院校檔案信息資源的概念界定及價值

1.1 高職院校檔案信息資源的概念界定

由教育部和國家檔案局共同制定，并于2008年9月正式施行的《高等學校檔案管理辦法》中規定，高等學校檔案指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。[1]”而高職院校作為高等學校的重要組成部分之一，其檔案信息資源可以參考此定義，進行自主概念界定，即高職院校檔案信息資源指的是：高職院校在招生、教學、科研、管理等活動時，直接形成的對學生、學校和社會有保存、利用、重復利用或潛在利用價值的，經過整理且相對有序的檔案信息集合。

1.2 高職院校檔案信息資源的重要價值

1.2.1 助力高職院校文化建設

高職院校檔案信息資源的重要價值之一在于助力高職院校文化建設。盡管“作為區別于普通高等院校的高職院校群體，長期以來在大學文化的主流話語體系中似乎沒有一席之地。[2]”但是，這并不意味著高職院校文化建設缺乏意義或已式微，反而恰恰說明了利用高職院校檔案信息資源，加強高職院校文化建設的重要性。在日常教學、管理工作開展過程中，高職院校文化建設往往依托技能型人才的培養展開。在高職院校文化建設的過程中，最為明顯的文化標識是高校的校訓、校歌、校徽、圖書館、教學樓等。在高職院校精神文化建設方面，包含高職院校的辦學特色、教育理念、學術氛圍、學生的培養方式和培養層次，以及一系列關系到高校管理和發展的規章制度等；在高職院校物質文化建設方面，“往往借助建筑、服飾、飲食等常見的文化實體，呈現出帶給他者的直接的、現實的觀感體驗。”[3]足以可見，高職院校的文化建設內涵極為豐富，絕非一朝一夕之事，是需要長期堅持的連續過程，而這一長期過程的客觀記錄，往往以檔案留存的形式，保存在高職院校檔案館與校史館內，為后來者提供與高職院校發展歷史長河中的人物同頻共振的機會，而后來者在借助高職院校檔案回顧高職院校文化的過程中，就已然潛移默化地實現了高職院校的文化繼承。換言之，高職院校檔案信息資源能夠為身處相應場域內的高職院校師生，提供建立廣泛文化價值認同的寶貴機遇，并為相應高職院校的文化提供長期繼承、發展與創新的可能性，高職院校檔案信息資源在這一過程中扮演著重要的依托載體和傳播媒介角色。

1.2.2適應高職院校教育評估

高職院校檔案信息資源的重要價值之二在于適應高職院校教育評估。開展高職院校教育評估的初衷，是找到高等職業教育和高職院校在教育實踐過程中存在的弱項和不足，突破高等職業教育發展的瓶頸，但是在當前的高職院校教育評估過程中依然存在“重指標”的導向和風氣，換言之，“對高職院校來說，評估實際上是一種應試——遴選過程。[4]”因此，從高職院校適應教育評估的過程展開分析，“應試”的底氣至關重要，而高職院校檔案信息資源能夠憑借完整詳實、全面客觀的特點，為高職院校迎接量化標準不同的各類教育評估，提供堅實的數據支撐和信息基礎，可以稱得上是高職院校“應試”的底氣所在。自高職院校開始根據相應量化標準接受高等教育評估以來，我國高職院校的教育評估工作和評價指標都逐漸向規范、科學和專業的方向靠攏，在量化指標逐年增加、評價體系愈發豐滿的前提下，重視原始檔案材料的原則卻始終沒有變化。在開展教育評估的過程中，除了根據量化指標對高職院校的實際辦學狀況進行考察外，專家組往往都要到接受評估的高職院校的檔案館，查閱和梳理原始檔案材料，以期掌握最為客觀真實的辦學情況，而檔案館中的檔案信息資源也往往能夠以最為客觀的視角，將高職院校的發展、理念、成果等以具體、集中、可利用的形式向專家組進行展示，從而幫助考察組成員得出接受評估的高職院校有關教育教學質量、人才培養質量等重要指標最為確切的評價。此外，高職院校檔案信息資源還能夠為內部教育評估提供充分的數據依托，在教師職稱評聘等過程中扮演重要的角色。

1.2.3 促進高職院校職能實現

高職院校檔案信息資源的重要價值之三在于促進高職院校職能的實現。在高等教育場域內，公認的現代大學職能包括人才培養、科學研究和社會服務三大部分，而高職院校作為高等院校的重要組成部分，亦承擔著三大職能，但三大職能在高職院校中有著鮮明的側重點，高職院校檔案信息資源則為三大職能的實現提供必要的支持與保障：從人才培養方面看，每逢高校畢業季和用人單位“春招”、“秋招”高峰期，大量接受過高等教育的應屆高職院校畢業生涌入勞動力市場，此時用人單位迫切需要能夠印證畢業生表現的檔案材料，此時高職院校檔案信息資源能夠為存在用人需求的單位提供高職院校應屆畢業生有關學歷、課程成績、思想品德評價等方面的真實客觀檔案，方便用人單位進行篩選和考察，檢驗高職院校人才培養質量；從科學研究方面看，盡管高職院校相比于研究型大學而言，在科學研究實力和科研人才隊伍儲備等諸多層面存在不足，但是在應用型技術和實用技術研究方面，部分高職院校能夠依托長期以來的檔案信息資源儲備，將已有成果產出的研究項目形成產學研合作，并和院校特點轉換為獨特的專業領先優勢，在進一步吸引生源的同時承擔了部分科學研究的任務；從社會服務層面來看，“高職教育作為特殊類型的教育模式，社會服務是其重要的功能，直接反映和體現其核心競爭力。[5]”而這一核心競爭力的體現，完全可以依托高職院校檔案信息資源的儲備，不論是借助檔案信息資源宣傳弘揚積極社會價值，還是同當地社會進行知識、實用技術和發明成果的合法共享回饋社會，并在法律允許的范圍內為當地社會提供力所能及的社會服務，都是反哺當地社會對高職院校發展支持的重要渠道。

2 高職院校檔案信息資源價值開發的制約因素

2.1 缺乏對高職院校檔案信息資源價值的認識

檔案部門對于高職院校而言，“擔當著全校檔案的收集、管理、利用的職責和任務,學校檔案工作主要是由學校的教育教學工作任務來決定的，并與學校的教育教學工作相輔相成。[6]”受制于這一觀念的影響，當前全國絕大多數高職院校在開展檔案工作的過程中，都是圍繞著搜集、整理、保管和提供查閱等方面鋪開工作，對檔案工作的理解依然停留在過去，而開發利用檔案信息資源的價值往往被視為細枝末節的附加工作，沒有得到足夠的重視。可以說，不論是專職檔案管理工作人員，還是兼職協助檔案管理工作的人員，對所在的高職院校檔案是一種資源、具有較高的開發價值的認識遠遠不夠。此外，在實際工作開展的過程中，往往存在著這樣的現象：不論是教師的人事檔案，還是學生的學籍檔案，有關的檔案在形成之后，常常被束之高閣或只提供給本人使用，日常利用率較低，且在工作過程中需要耗費檔案管理工作人員的大量精力和時間，致使檔案管理人員本就較低的信息資源價值開發意愿愈發低下。

2.2 高職院校檔案管理從業人員業務水平有限

目前，大多數高職院校檔案管理工作人員的業務水平有待提升，許多高職院校的檔案管理部門檔案管理意識不強，對檔案管理工作重視程度不夠[7]，因此對相關專業人才引進工作缺乏關注，致使有豐富檔案相關專業知識的工作人員寥寥無幾，多數工作人員未接受過系統專業的檔案管理知識培訓，其中部分工作人員甚至由學校其他部門轉崗到檔案管理部門，往往知識面較狹窄、不懂得檔案管理與開發，有些工作人員年齡相對較大，缺乏進一步研究學習的動力，種種現象的出現，時刻反映著從業人員業務水平需要提高的緊迫性。與此同時，盡管我國已經全面進入新時代，網絡信息技術、虛擬現實技術和大數據技術已經取得了巨大的進步，并在高職院校管理中得到了大量運用，但是，由于目前高職院校檔案管理人員的業務能力不足，不知道該如何把先進的技術運用到高職院校檔案信息資源開發過程中，因此，高職院校檔案管理工作往往存在著與時代脫節的現象。另外，縱然檔案搜集歸檔工作十分繁瑣，卻是檔案信息資源開發的基礎性工作，由于檔案管理人員缺乏相關專業知識，業務水平有限，因此對檔案搜集歸檔工作的重要性意識不足，甚至有些工作人員認為一項檔案數據的缺少不會影響到整體歸檔工作的進行，從而造成了搜集歸檔過程中，檔案信息搜集不全面的情況，最終必然會對檔案信息資源價值的開發形成制約。

2.3 高職院校檔案信息開發管理制度不夠完善

高職院校檔案信息資源作為一所高職院校發展變遷的歷史見證，以及高職院校教職員工和檔案管理部門工作人員勞動成果的凝結，具有較高的潛在開發利用價值，因此，為了避免在開發過程中因著作權問題而可能出現的法律糾紛隱患，《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》等法律法規已然在法律層面進行了規范，但是在開展高職院校檔案管理工作、進行高職院校檔案信息資源開發的過程中，依然存在著一定的風險，換言之，在高職院校內部層面，在合法開發檔案信息資源價值的過程中，缺乏較為適用的規章制度制約，因此，即便是對檔案信息資源價值開發較有興趣的檔案管理人員，在從事科研的過程中，也必須謹言慎行，其行為的合法性同時較易遭到輿論質疑，久而久之，相關檔案管理人員進行檔案信息資源價值開發的熱情將難免降低。與此同時，大部分高職院校出于大局考慮，往往對具有一定法律和輿論風險的項目持保守和懷疑態度，傾向于在工作開展前進行全面的風險評估，并在確保無風險或極低風險的前提下，對檔案信息資源進行開發，這也在一定程度上束縛了部分有志于進行檔案信息資源開發的高職院校檔案管理人員的行動，降低了有關人員的積極性。

3 高職院校檔案信息資源價值開發利用對策建議

3.1 提升高職院校檔案信息資源價值意識

在思想方面，提升不同人群對高職院校檔案信息資源價值的認識。隨著科學技術的不斷發展，我們已經進入了一個全新的時代。我們要緊跟時代的步伐并充分認識到：高職院校“具有自身固有的使命、任務，從而形成了具有特色的檔案[8]”，高職院校檔案不僅是高職院校檔案工作人員和全體師生的勞動成果，在某種程度上還可以是具有巨大利用價值的獨特信息資源，因此，高職院校檔案工作人員一定要在認真搜集檔案信息并予以歸檔的同時，充分把握和利用檔案信息資源價值，提升高職院校檔案信息資源價值意識，并嘗試總結、歸納并產出部分科研成果。換言之，只有高職院校檔案工作人員認識到所在高職院校檔案信息資源的價值，才會積極主動地提高個人業務能力，主動對高職院校檔案信息資源價值進行開發，使高職院校檔案信息資源的價值充分發揮出來，更好地為高職院校自身發展和社會進步提供服務。

3.2 加強高職院校檔案管理人員業務培訓

在行動方面，加強針對高職院校專職、兼職檔案管理人員群體的培訓。當前，部分高職院校存在著檔案管理從業人員整體素質偏低的問題，究其原因，或是為人才引進政策牽線搭橋，安排了部分引進人才的親屬從事檔案管理工作；或是受限于人事關系，不得不采用兼職管理人員和臨時工作人員混編的形式進行檔案管理[9]。足以可見，要想提高高職院校檔案信息資源的利用率，不論從事檔案管理工作人員的素質如何，都必須加強相關專業技能的業務培訓，以切實提高高職院校檔案管理工作人員的業務能力。與此同時，相關業務培訓的開展不應停留在崗前培訓這個單一環節，而是要形成包含崗前培訓、從業培訓、實務交流等多環節的全流程培訓體系，從而為高職院校檔案管理部門培養具有相關專業知識、會運用互聯網技術、熱愛本職工作、熱衷于檔案信息資源開發研究的復合型人才。

3.3 規范高職院校檔案信息資源價值開發

在制度層面，通過建立和完善高職院校相關規章管理制度，規范高職院校檔案信息資源價值開發。高職院校檔案作為內涵豐富的資源寶庫，其可開發利用的資源具有較高的價值與意義，但是部分高職院校缺乏相關的規章制度，在一定程度上影響了檔案信息資源的開發利用，甚至在檔案信息資源開發過程中造成了泄密等現象。因此，為促進高職院校檔案信息資源的開發利用，防止一些不必要的麻煩出現，必須建立和完善相關規章制度，需要注意的是，在建立完善相關法規、制度的過程中，要注意分門別類，有所側重，要本著促進檔案信息資源開發利用的原則來制定。以搜集科研檔案為例，為了提高科研人員歸檔積極性，應將歸檔積極性作為檔案管理人員評優評獎的重要考評指標之一。

3.4 加強高職院校檔案信息資源開發與利用

3.4.1 搭建高職院校檔案信息資源開發利用共享平臺

與礦產資源、石油天然氣等資源一樣，高職院校檔案信息資源也具有巨大的開發利用價值。但是，高職院校檔案信息資源有其固有的特性，與礦產、石油天然氣等資源不一樣的地方，就在于其具有無限性、可重復性、可共享性的特征。因此，建設一個共享平臺，對推動高職院校檔案信息資源價值開發就尤為重要。但在建設檔案信息資源共享平臺的過程中，必須要注意以下兩點：首先，搭建的平臺主要作用是推動檔案信息資源價值開發，要緊密圍繞主要作用，根據實際需要，制定相應的開發共享規范，提升高職院校信息資源開發效率，將潛在價值充分發揮出來；其次，搭建的平臺應當通過共享具備較高的交流價值，可以通過設立一些檔案信息數據庫和數據交換中心，以先進的信息資源管理平臺作為基礎，利用先進的網絡信息技術和設備，促進高職院校檔案信息資源價值由現實走進網絡，實現網絡與實際價值的深度融合。

3.4.2 增強高職院校檔案信息資源的傳播及利用價值

檔案管理部門對各類檔案資源信息進行充分整理、加工，并將有價值的信息精心篩選。這不僅能為學校領導決策提供有效依據，而且能夠在社會服務中發揮作用，提升檔案資源的社會效益與經濟價值。而且，學校也保留有社會大量人才檔案信息，檔案管理部門可通過搭建的相關平臺積極與社會合作，構建完善的檔案利用與開發體系，拓展檔案利用新領域。另外，檔案管理部門還可廣泛征集具有特殊價值的名人字譜等，不但能豐富優化館藏內容，擴大檔案信息影響力，提升檔案資源地位，還可與各部門建立密切聯系，實現檔案信息資源的有效共享，在學校與社會之間搭建共享與溝通的橋梁，增強檔案利用價值。

總之，隨著時代的不斷進步，網絡信息化在未來社會占據主導地位。檔案管理部門應順勢而為，努力做好檔案信息資源的開發與利用，積極推動檔案信息化建設，打造與高職院校發展相適應的特色檔案管理系統，在發展中不斷提供自身的吸引力、競爭力。