高校智慧教務管理體系的構建探討

夏 伶

（浙江萬里學院，浙江 寧波 315100）

信息技術的不斷發展推動著教育領域信息化的快速變革。現代化教育逐漸從傳統的經驗判斷、紙質存檔的管理模式轉變為以信息技術為依托、數據電子化的管理模式，大大提高了教務管理工作的效率，使校園行政工作變得便捷有序。但是隨著大數據、云計算、人工智能等技術的逐漸完善，信息時代正在快速步入智慧化進程，人們對網絡及信息系統的依賴性越來越強，這也對原有鋪設的校園信息系統帶來了沖擊和挑戰。因此順應信息技術發展趨勢，針對教務管理新要求，構建集智慧服務、智慧分析、智慧共享、智慧監管等為一體的智慧教務管理體系是一種有效的途徑和方法，促進教務管理水平提高，也為發展智慧數字校園提供助力。

1 教學管理信息化的現狀與困境

1.1 教學管理人員信息化管理意識不足

教學管理信息化主要是依靠先進的信息技術和互聯網技術提高教學管理水平，改變傳統、落后的管理手段，提高管理人員的觀念和管理水平，讓傳統、不科學的管理形式更加完善[1]。現在教務管理系統已被廣泛地應用于各大高校的日常教學管理中，例如學生選課、成績查詢、課表查詢等等。但教務管理人員的工作模式卻處于尷尬的階段，日常的數據查詢、數據錄入均在教務系統中進行，但是在線下依然同步使用紙質文件進行存檔或簽名確認，不僅沒有發揮出信息化系統的優勢，反而造成了同一工作的重復性勞動。這主要是因為教務管理人員的信息化管理意識不足，在使用信息化技術的同時，觀念困囿于傳統的管理模式，不能以徹底創新的方式來改革，使得教務管理的信息化應用無法達到預期目標，反而更加重了教務管理人員的操作壓力。而且教學管理人員工作繁重，無暇深入了解和學習信息化教務管理模式的運行，隨著信息化程度的不斷加深，業務能力將可能與實際需求逐漸脫節。

1.2 信息化系統外包，可擴展性差

教務管理系統作為高校在教學管理過程中的主要工具依托，需要滿足各高校對教學進程把控、數據調用、人機交互、模塊設置等多方面的應用和個性化設置。教務部門是教務管理系統的管理和應用的主體，也承擔著系統建設和維護的責任，但是因為高校教務部門缺乏專業的技術人員和開發團隊，因此絕大多數高校的教務系統是由外包公司來完成開發和后期維護的。由外包公司進行建設雖然減少了前期投入，但是在實際應用后會發現存在諸多問題。例如，由于前期需求溝通不足以及外包技術人員并不了解教務各大模塊的實際操作情況，會導致設計的系統與實際操作要求不符，工作流程優化程度不能達到預期效果，而且可能會造成在使用的同時需要進行系統更新和修正的情況，給正常教務工作帶來阻礙[2]。另外，隨著教學改革和新興管理辦法迅速發展，教學事務并非是一成不變的，因此也需要教務系統能夠即時響應新要求且及時擴展，但是外包公司無法實時跟進每個高校的個性化設置要求，使得信息化發展變得較為被動。

1.3 系統穩定性差、功能不完備

近年來，高等教育受眾面大大擴展，學生數量和學生類型快速增長，教學事務與信息數據復雜度也大大提升[3]。另外，后疫情時代也催生著在線教學模式變革和多元化人才培養方式更新。目前的學校信息化架構已經逐漸無法適應現代教務管理需求。例如，在學生大流量同時在線時系統穩定性堪憂，使用效率低；無法和學校的其它系統實現數據共享，各系統間的數據準確性令人擔憂；學籍異動學生的選課需要管理人員手動添加，容易出錯；缺少素質拓展學分、創新創業學分的在線認定流程；沒有完善的教學質量監控體系等。面對新挑戰和新要求，一個能夠實現運行高速穩定、模塊功能完備靈活、業務流程快速簡潔、數據安全共享的智慧教務管理系統必不可少。

1.4 教務管理制度落后

在教學管理工作逐步從線下操作轉移到線上查詢審批時，相關制度規范中的表述與情境依舊采用的是傳統的操作方法，沒有實時更新教務管理政策，導致實際管理中無規可依[4]。同時，隨著信息化水平不斷提高，每個環節的數據、流程變得更加細致，復雜性也隨之增加，原有的單一審批權限將會進入到各職能部門的權責范圍中。為避免流程混亂、權責不清、管理質量落后，教務管理制度需緊跟信息化建設腳步，精準教務管理需求和目標，優化精簡流程。

2 智慧教務管理體系的構建思考

2.1 智慧教務管理體系的內涵

智慧教務管理體系不僅僅局限于教務管理系統的建設與應用，也是作為數字化校園建設的一個重要模塊，將云計算、移動互聯、物聯網、大數據等信息技術手段應用于教學、管理、監管等過程，充分發揮系統、人才、制度的三效聯動，以實現集智慧服務、智慧分析、智慧共享、智慧監管為一體的教務管理過程全面信息化，充分發揮數字力量，顯著提高管理水平。

2.2 智慧教務管理系統的構建要點

2.2.1 運行高速穩定安全

以建立數字化校園為前提，大流量訪問、高并行任務數、多模塊互聯必然需要高速穩定運行的系統作為保障，來實現數據的高速傳輸，滿足教務管理、教學過程的實時操作性和穩定性。另外，高校的學生信息、教學信息、科研數據等都是重要機密數據，應注意平臺開發和網絡設計中的安全保障，提升校園內信息共享保護，對機密或敏感數據進行加密處理。

2.2.2 更新擴展可持續性

智慧教務管理系統為應對快速變革的教學環境和管理模式，應保有可持續更新、增加新模塊功能的操作性。通過可擴展的架構設計，能夠在對已投入使用的系統影響最小的情況下，進行新功能設計和原模塊更新，無需對整個系統進行重構或者重建，大大減小了系統更新迭代優化的成本，也減少了邊更新邊使用的障礙，能夠快速響應教務管理需求變化，實現可持續性成長。

2.2.3 多平臺操作協同兼容

在校園中除了教務管理系統以外，還有學工信息系統、素質拓展管理系統、網絡教學平臺、科研管理系統、門禁安保系統、財務系統等各類功能系統。但是，在目前的使用過程中，這些系統都是相互獨立、數據無法共享交互的，同一數據在不同系統中也存在不一致的情況，對管理和統計造成了較大的困難。在構建智慧教務體系時應注意校園內各平臺系統的底層數據交互，實現不同平臺之間的協同兼容，促進校園信息化整體性發展。例如，學生報到數據在學工系統中完成錄入后能同時同步至其它系統中，學籍異動學生數據在教務系統中辦理完手續后也能即時同步，減少了不同部門之間的人工數據傳遞。底層數據模板應與高校教學狀態數據填報模板一致，減少管理人員對原始數據二次加工所帶來的繁瑣工作量，也保障了數據可靠性和準確性。

2.2.4 服務端多元化

隨著5G 網絡的全面鋪設，移動智能終端的應用場景越來越多，給資訊獲取、實時操作帶來了便捷。除電腦端外，智慧教務應同步開發適用于平板電腦、手機、智能手環、教室多媒體設備等多樣移動終端的應用軟件以及微信[5]、微博等高點擊量的社交平臺，可以隨時隨地實行教學、管理、通知、交流，增加操作及時性和時效性。多移動端共享聯動也是實現網絡教學、線上線下混合教學、翻轉課堂等新興教學方式發展的有力技術保障。

2.2.5 智能分析、主動服務

通過大數據分析、人工智能、云計算等技術手段對海量的教學數據進行挖掘處理，對教學過程和學生狀態進行智能分析，打破原有的數據導出、人工處理、通知學生的被動服務方式，而是能夠做到數據的主動獲取、主動分析、主動服務，提高教務管理的自動化。例如，復學學生的學籍恢復后，系統能夠匹配現專業年級的培養方案和該生原有的課程，根據已設置的課程替換邏輯，實現自動課程轉換和添加課表；通過成績庫和培養方案的匹配可以實現學生選課指引，提醒學生選修課的差額和建議修讀課程等；通過學生成績庫分析和導入學業警示條件，自動對學生發出學業警示通知，并做出重修引導等。通過系統的智能分析和主動服務，大大降低了教務管理人員數據分析的壓力，促進無紙化辦公，也讓學生能夠及時掌握自身學習動態。而學生的學習動態也是教師設計教學過程的重要參考[6]，根據不同學生的能力和需求設計不同側重的教學模式，實現因材施教和個性化教育。

2.2.6 監管評價全面性

教學過程監控監管和評價是教學質量反饋的重要環節，也是智慧教務管理體系中不可缺少的一環。通過智能監控和人臉識別技術，能夠掌握各類教室、實驗室、設施設備使用情況，自動形成使用記錄、學習記錄等信息，實現教學全程的監控性管理[7]。學校督導也可以實時通過網絡畫面查看教師上課情況和學生課堂氛圍，提高聽課查課效率，課堂巡查記錄可及時地通過智慧教務管理體系反饋給任課老師和輔導員，促進教師教學質量提高。

2.3 智慧教務人才隊伍建設

高校教務管理體系是一項十分復雜的系統工程[8]，智慧教務系統是主要的操作平臺，但主要使用主體是“人”。為了更好地應用智慧教務管理系統，對教學管理人員提出了更高的要求。教務人員不僅需要具備相應的業務能力，還需要具備一定的信息素養。信息素養一方面是指教務人員能夠熟練使用教務系統，例如通過系統查詢學生學籍異動信息、跟進學生課程修讀情況、學位預審核等。通過信息化手段可以及時對教學數據進行獲取和分析，及時掌握學生學業情況，提升管理效率和管理質量。另一方面是指教學管理人員的職業素養。隨著智慧教務系統的建設，有越來越多的數據都會被放入底層數據庫中，而且由于系統之間的共享，學校網絡中的數據不僅限于學生信息、教師信息等基礎教學數據，還有畢業論文、學術成果、科研課題等涉密資料。因此教務人員需要自覺維護信息安全，做好信息數據監管。

高校內也應組建一批信息技術團隊。該隊伍承擔學校整體的信息化建設任務，梳理全校各系統的需求歸口，將教學、監管、招生、學校生活等形成一個有機融合、共享共生的大整體。這些專門的工作人員可以即時應對教務管理人員在使用系統過程中產生的問題和故障，無需再向外包公司人員遠程求助。而且也可以不定時地對教務管理人員進行技術培訓，加強教務管理業務能力，開拓信息化的思維和視野，以不斷推進智慧教務的建設與應用。

2.4 基于智慧教務建設的制度規范制定

智慧教務發展后，首先帶來的改變是原有的部分規章制度不適用了。例如學生緩考辦理，原有程序是學生在考前填寫緩考申請表，經所在學院審核后報教務部報備，但隨著緩考線上申請功能上線使用，現有程序變成了學生線上申請→輔導員線上審批→教學院長線上審批→教務部線上審批。隨著智慧教務建設的不斷推進，其線上功能也在不斷開發完善，現行管理方式和原有規章制度之間將會脫節，因此在信息化工作加強后，管理制度和規范也需要及時更新，以匹配智慧教務體系的運行機制和管理理念。正如上文所述，智慧教務在滿足全體學生共性化需求的前提下，也可以通過特定數據挖掘和分析實現個性化教育以滿足學生的某些個性化需求。而且不同院系、不同學科在人才培養方案、畢業論文（設計）、課程設置上存在著差異性。因此，制度規范在制定過程中也應充分考慮普適性和個性化，以滿足整體管理過程可以長期平穩運行，而不是等問題發生后再打補丁。

3 結語

綜上所述，在科技繁榮的信息時代潮流下，“互聯網+”、大數據等標簽在教學改革中已經越來越突出，教務體系的智慧化、數據化建設將成為高校后繼發展的重點工作之一。智慧教務管理體系以人才培養為核心，針對教務管理信息化過程中遇到的難點和困境，加強大數據挖掘分析、人工智能、云計算等技術手段在教務管理過程中的應用，加強教務管理人才隊伍的培養，加強教務管理制度的建設，以實現教務管理全過程的智慧服務、智慧分析、智慧共享、智慧監管等功能，充分提煉和發揮數據效能和人才價值，為實現便捷、科學、標準、多元的教務管理提供支持，也為構建智慧數字校園奠定基礎。