淺析外貿(mào)合同管理的注意事項(xiàng)

殷美玲 江蘇恒馨源服務(wù)外包有限公司

外貿(mào)合同，也被稱為國(guó)際貿(mào)易合同，是來(lái)自不同國(guó)家的合同當(dāng)事人通過(guò)招標(biāo)、框架協(xié)議、詢比價(jià)、聯(lián)合談判及其他方式達(dá)成一致的意志體現(xiàn)。外貿(mào)合同條款通常有七個(gè)部分組成：品質(zhì)包裝條款、價(jià)格數(shù)量條款、運(yùn)輸保險(xiǎn)條款、交貨結(jié)算條款、違約責(zé)任條款、不可抗力條款和其他條款組成。近年來(lái)，由于國(guó)際政治經(jīng)濟(jì)形勢(shì)復(fù)雜多變，外貿(mào)合同的履約難度逐漸加大，因此，需要注意的事項(xiàng)也不斷增多。

一、確保業(yè)務(wù)的真實(shí)性，規(guī)避簽約風(fēng)險(xiǎn)

開(kāi)展外貿(mào)業(yè)務(wù)前，必須要做好充分調(diào)研。通過(guò)調(diào)查，了解業(yè)務(wù)背景、工作目標(biāo)及業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等，做好業(yè)務(wù)方案，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。特別是對(duì)于首次開(kāi)展的業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)人員需要知悉業(yè)務(wù)開(kāi)展的背景，嚴(yán)禁開(kāi)展違反貿(mào)易所在國(guó)法律法規(guī)的業(yè)務(wù)。同時(shí)，通過(guò)調(diào)查評(píng)估或通過(guò)資信報(bào)告服務(wù)商，快速有效了解交易對(duì)象的相關(guān)信息，掌握其資信情況、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況及財(cái)務(wù)狀況等，明晰合作環(huán)節(jié)需要注意的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和控制點(diǎn)，明確風(fēng)險(xiǎn)防控措施，形成業(yè)務(wù)合作方案，從而規(guī)避業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

二、做好合同相關(guān)方管理，提高合同履約率

經(jīng)常開(kāi)展外貿(mào)業(yè)務(wù)的公司，一般都會(huì)保留歷史合作方資料或市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等，通過(guò)整理歷史資料，可形成供應(yīng)資源數(shù)據(jù)和客戶數(shù)據(jù)，包含合作方的資質(zhì)證書(shū)、生產(chǎn)能力、行業(yè)業(yè)績(jī)、財(cái)務(wù)狀況和發(fā)展方向等信息。正因?yàn)樘崆坝羞^(guò)了解，多少也摸清了一些合作方的“小秘密”，比如誰(shuí)家交貨進(jìn)度跟不上，誰(shuí)家質(zhì)量管理有欠缺，誰(shuí)家付款速度跟不上，誰(shuí)家綜合管理水平低，誰(shuí)家技術(shù)服務(wù)不及時(shí)等。作為一個(gè)成熟的外貿(mào)經(jīng)營(yíng)者，很清楚沒(méi)法通過(guò)選擇來(lái)找到完美的合作方，但是通過(guò)有效的合作方管理可以提前避免很多業(yè)務(wù)中可能出現(xiàn)的問(wèn)題。

（一）做好供應(yīng)商管理

有效的供應(yīng)商管理既可以提高采購(gòu)效能，又可以協(xié)同供應(yīng)商改進(jìn)其綜合管理水平，降低雙方的管理成本，實(shí)現(xiàn)合作共贏。提高供應(yīng)管理效能，可嘗試以下方法：

一是對(duì)于價(jià)格偏高的供應(yīng)商，在質(zhì)量滿足生產(chǎn)需求的同等前提下，引入其他供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)質(zhì)性競(jìng)爭(zhēng)，有助于爭(zhēng)取到更合理的采購(gòu)價(jià)格。

二是對(duì)于技術(shù)服務(wù)跟不上的供應(yīng)商，一旦選擇與其合作，需要在合同條款中規(guī)定清楚技術(shù)服務(wù)的時(shí)間和次數(shù)以及計(jì)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，在合同項(xiàng)下違約責(zé)任條款中適當(dāng)增加技術(shù)服務(wù)的違約金比例。

三是對(duì)于商務(wù)化操作水平較低的供應(yīng)商，在友好協(xié)商的前提下，可以在合同條款中明確資料提交的時(shí)間和完整性要求等，將付款時(shí)間和資料交付時(shí)間掛鉤，讓供應(yīng)商明晰有效性資料的提交時(shí)間直接決定其在合同項(xiàng)下的收款時(shí)間，推動(dòng)供應(yīng)商提升綜合管理能力。

四是對(duì)于質(zhì)量管理不到位的供應(yīng)商，本著友好協(xié)商的原則，根據(jù)用戶需求，在合同條款中明確質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及爭(zhēng)議解決辦法，在違約責(zé)任條款中細(xì)化質(zhì)量問(wèn)題分級(jí)解決辦法，同時(shí)相應(yīng)增加質(zhì)量問(wèn)題的處罰措施，旨在提醒供應(yīng)商重點(diǎn)關(guān)注交貨質(zhì)量，并持續(xù)關(guān)注和改進(jìn)質(zhì)量管理水平。

五是建立供應(yīng)商考評(píng)機(jī)制，對(duì)于屢教不改的供應(yīng)商，實(shí)事求是在月度、季度或年度供應(yīng)商考評(píng)中有所體現(xiàn)，情節(jié)較輕的給予通報(bào)提醒；情節(jié)較重的給予降級(jí)或暫停供應(yīng)商供應(yīng)資格。對(duì)于履約能力強(qiáng)，且與本公司和用戶在業(yè)務(wù)管理上同頻共振的供應(yīng)商，在依法合規(guī)的前提下，增加與該供應(yīng)商的合作頻率。

（二）做好客戶關(guān)系管理

優(yōu)秀企業(yè)的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)表明，以需求為導(dǎo)向，以客戶為中心，保持良好的客戶關(guān)系是企業(yè)取得成功的法寶之一。同樣在外貿(mào)業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中，也需要注意維護(hù)客戶關(guān)系。

一是提前了解客戶的公司文化及所在國(guó)文化。經(jīng)濟(jì)全球化的今天，對(duì)外合作越來(lái)越頻繁。想要順利拿到客戶的訂單，除了公司整體必須要具備較強(qiáng)的實(shí)力外，還需要注重業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，其中重視和遵守客戶的公司文化和所在國(guó)文化，不僅能夠幫助了解客戶的需求，而且能拉進(jìn)和客戶的距離，對(duì)后期業(yè)務(wù)合作有所助益。

二是增加與客戶之間的互動(dòng)，開(kāi)發(fā)合作機(jī)會(huì)。滿足客戶的需求，首先需要了解客戶的需求。外貿(mào)業(yè)務(wù)中，可能與客戶直接接觸的機(jī)會(huì)不多。特別是2020年全球新冠肺炎疫情暴發(fā)以來(lái)，雙方見(jiàn)面的機(jī)會(huì)更少。為了提高和客戶之間的聯(lián)系，就需要增加與客戶的常態(tài)化互動(dòng)，關(guān)注客戶的需求，提高銷售服務(wù)的針對(duì)性、有效性和可持續(xù)性，提升客戶的滿意度，從而獲得更多的合作機(jī)會(huì)。

三是讓客戶了解合作的底線，尋求合作共贏。一方面要多了解客戶信息，另一方面也需要讓客戶清楚我方的需求，了解己方的堅(jiān)持原則和接受底線，避免信息盲區(qū)，共同尋找供需平衡點(diǎn)，并將需求細(xì)化到合同條款，有利于后期合同執(zhí)行。

三、注意關(guān)鍵合同條款的磋商，規(guī)避后續(xù)執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)

外貿(mào)合同涉及不同國(guó)家的合同當(dāng)事人，因此，為了避免執(zhí)行過(guò)程中的偏差，明確雙方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，在合同簽訂前，需要特別注意關(guān)鍵條款的訂立。

（一）交貨質(zhì)量

外貿(mào)合同對(duì)交貨質(zhì)量通常會(huì)做如下約定：一是按合同中列明的規(guī)格指標(biāo)交貨，或會(huì)加上裝運(yùn)地檢測(cè)或目的地復(fù)檢等；二是按出廠或者到廠檢測(cè)指標(biāo)，包括買方、賣方、第三方或共同檢測(cè)指標(biāo)等；三是按技術(shù)協(xié)議規(guī)格，或會(huì)加上驗(yàn)收指標(biāo)；四是按樣品指標(biāo)，或會(huì)加上目的地復(fù)檢等。不同產(chǎn)品適用不同的質(zhì)量檢測(cè)方式，在合同中必須優(yōu)選最符合產(chǎn)品特性或最能實(shí)現(xiàn)的質(zhì)量條款，以保證順利完成合同履約。

（二）交貨數(shù)量

同質(zhì)量條款一樣，外貿(mào)合同對(duì)交貨數(shù)量的約定也有多種方式：一是溢短裝（一般是散貨貿(mào)易，可選溢裝、短裝或溢短裝方式），可由賣方、買方或雙方友好協(xié)商決定；二是按包裝數(shù)量或固定數(shù)量交貨等。對(duì)于溢短裝交貨條款，合同中一定要約定不足或者超出部分的數(shù)量如何執(zhí)行，謹(jǐn)防市場(chǎng)行情變化時(shí)，買方利用溢短裝拒收拒付不履約等問(wèn)題。

數(shù)量條款中還需注意貨物檢驗(yàn)方法不一樣，可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)量前后不一致或者貨損超合理范圍的問(wèn)題，故建議合同中優(yōu)選最符合產(chǎn)品特性或可操作性最強(qiáng)對(duì)雙方最具約束力的檢測(cè)方法，以保證合同的順利執(zhí)行。

（三）交貨時(shí)間

合同交貨期的問(wèn)題，無(wú)論是化工產(chǎn)品還是設(shè)備材料，都是亟待妥善解決的問(wèn)題，訂立合同的初衷是希望雙方都能按照合同條款完成各自的權(quán)利義務(wù)，所以合同是雙方共同意思的明確表示。不論是作為買方還是賣方都需選擇合理的交貨期，但需要結(jié)合貿(mào)易術(shù)語(yǔ)和付款方式，離開(kāi)付款方式談貿(mào)易術(shù)語(yǔ)談交貨期沒(méi)有意義。

（四）貨物運(yùn)輸及保險(xiǎn)

2021年是貨運(yùn)史上留下濃墨重彩的一年，一箱難求，一倉(cāng)難定，班輪附加費(fèi)種類增多，租船訂倉(cāng)面臨種種不確定因素，運(yùn)費(fèi)一天一價(jià)，外貿(mào)人實(shí)屬不易。根據(jù)國(guó)際貿(mào)易術(shù)語(yǔ)解釋通則2020（Incoterms 2010），不管是EFC組術(shù)語(yǔ)項(xiàng)下的象征性交貨，還是D組術(shù)語(yǔ)項(xiàng)下的實(shí)物交貨，貨物運(yùn)輸是重要的交貨環(huán)節(jié)。貿(mào)易術(shù)語(yǔ)的選擇、投保方式和投保險(xiǎn)別的選擇、運(yùn)輸工具的選擇、裝運(yùn)港和目的港的選擇、貨運(yùn)代理的選擇等，對(duì)合同項(xiàng)下的業(yè)務(wù)處理方式影響很大。在實(shí)際操作中，賣方選擇CIF和CIP術(shù)語(yǔ)成交的概率要比選擇F組術(shù)語(yǔ)成交的概率大，主要是在CIF和CIP術(shù)語(yǔ)下，國(guó)際貨物買賣中涉及的三個(gè)合同：買賣合同、運(yùn)輸合同和保險(xiǎn)合同，都由賣方負(fù)責(zé)簽訂。在實(shí)務(wù)環(huán)節(jié)，賣方可以根據(jù)合同情況，在不違反合同條款的前提下，統(tǒng)籌安排備貨、裝運(yùn)、投保等事項(xiàng)，以保證作業(yè)流程上的緊密銜接。

（五）支付方式及交單單據(jù)

進(jìn)出口業(yè)務(wù)中，海運(yùn)貨物最常用的貿(mào)易術(shù)語(yǔ)是 FOB、CFR和 CIF。在Incoterms 2010下，三種貿(mào)易術(shù)語(yǔ)的交貨義務(wù)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)都是貨物裝上船后由賣方轉(zhuǎn)移給買方，貨權(quán)轉(zhuǎn)移在合同中也有具體條款約定。總體而言，在出口業(yè)務(wù)中，賣方采用CIF 成交要比采用 CFR和FOB 有利，因?yàn)橘u方可以根據(jù)貨物備妥情況，合理安排租船訂倉(cāng)和投保事宜；出于實(shí)務(wù)操作的謹(jǐn)慎性，作為賣方也應(yīng)對(duì)買方指定貨代的資質(zhì)情況要有一定的了解，如資質(zhì)不符，可以建議更換貨代。在FOB 或 CFR 兩種術(shù)語(yǔ)下，按照合同的規(guī)定，賣方?jīng)]有辦理貨運(yùn)保險(xiǎn)的義務(wù)，而由買方根據(jù)情況自行辦理。貨物裝船后，賣方要在合同規(guī)定時(shí)間內(nèi)將裝船通知和交單單據(jù)及時(shí)發(fā)給買方。因此，為了避免財(cái)物損失，在簽署正式合同前，不管雙方約定的是哪種支付方式和交單方式，我方一定要結(jié)合貿(mào)易術(shù)語(yǔ)綜合考慮，清楚單據(jù)的流轉(zhuǎn)路徑，評(píng)估付款或承兌贖單可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，在正式合同中酌情增加約束條款。

（六）違約責(zé)任及適用法律

總體來(lái)說(shuō)，外貿(mào)合同的違約責(zé)任和內(nèi)貿(mào)合同差別不大，但外貿(mào)合同當(dāng)事人涉及不同國(guó)家、國(guó)際司法和國(guó)際經(jīng)濟(jì)法等相關(guān)規(guī)定，則需要謹(jǐn)慎對(duì)待。為了雙方能夠有效履行合同義務(wù)，合同磋商階段就需對(duì)違約責(zé)任和適用法律進(jìn)行交流探討，確定條款主要信息，一方面可以減少雙方后續(xù)確認(rèn)合同文本的時(shí)間，另一方面也有利于合同雙方厘清責(zé)任義務(wù)。

四、嚴(yán)謹(jǐn)制定合同條款，保障合同順利執(zhí)行

合同是買、賣雙方本著平等共贏的原則，達(dá)成一致意思后訂立的協(xié)議，對(duì)買、賣雙方具有約束性，很多貿(mào)易過(guò)程中發(fā)生的爭(zhēng)議都是因?yàn)楹贤瑮l款不夠明確所致。因此，合同條款的制定必須嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。

一是確保合同條款的準(zhǔn)確性。合同條款必須意思表達(dá)完整準(zhǔn)確，對(duì)于價(jià)格數(shù)量、交貨方式、結(jié)算方式、質(zhì)量檢驗(yàn)，違約處理、爭(zhēng)議解決及適用法律等關(guān)鍵條款，必須具體明確且用詞準(zhǔn)確無(wú)歧義，必要時(shí)簽訂中英雙語(yǔ)合同，確保合同簽約方正確理解合同內(nèi)容，履行權(quán)利義務(wù)。

二是確保合同條款的規(guī)范性。多年從事外貿(mào)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的公司，根據(jù)積累的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，一般都會(huì)制定不同業(yè)務(wù)類型的合同模板。對(duì)外簽約時(shí)，通常也是優(yōu)選本公司的合同模板，如對(duì)方另有要求，可友好協(xié)商，將合同方需求補(bǔ)充到簽約文本中，再經(jīng)雙方終審?fù)ㄟ^(guò)后簽訂合同。合同雙方都很看重合同，所以對(duì)外簽署的合同必須完整規(guī)范可操作，避免出現(xiàn)模棱兩可的情況。

三是確保合同審核的嚴(yán)謹(jǐn)性。通常情況下，簽署外貿(mào)合同需要經(jīng)過(guò)各公司內(nèi)部審核，審核通過(guò)后對(duì)外簽署。因此，各級(jí)審核人員必須做到履職盡責(zé)，嚴(yán)格審核不盲批，對(duì)合同存疑或有異議，需要及時(shí)提出，以幫助完善合同條款，從而確保合同能夠順利執(zhí)行。

五、嚴(yán)格遵照合同執(zhí)行，抓好過(guò)程控制

合同經(jīng)買、賣雙方簽署生效，雙方都必須嚴(yán)格遵照合同條款執(zhí)行，合規(guī)操作，在合同執(zhí)行出現(xiàn)偏差時(shí)，需要及時(shí)糾偏。

一是在執(zhí)行過(guò)程中要有合同節(jié)點(diǎn)的業(yè)務(wù)執(zhí)行控制臺(tái)賬，按節(jié)點(diǎn)把控。合同執(zhí)行過(guò)程中，如出現(xiàn)偏差苗頭，要及時(shí)預(yù)警，第一時(shí)間了解偏差產(chǎn)生的原因，第一時(shí)間商討解決方案。在我方權(quán)益受到侵害時(shí)，公司內(nèi)部達(dá)成一致意見(jiàn)后通過(guò)可追溯合法的渠道或合同約定的方式主張我方權(quán)益。

二是工作執(zhí)行過(guò)程中，嚴(yán)格做好過(guò)程控制，涉及工作環(huán)節(jié)和過(guò)程控制的所有文件單據(jù)必須要留存，重要單據(jù)必須留存正本。合同項(xiàng)下所有單據(jù)，在合同執(zhí)行完畢后，需要?dú)w檔，以便后續(xù)業(yè)務(wù)復(fù)盤或?yàn)楹罄m(xù)內(nèi)審?fù)獠樽鰷?zhǔn)備。

三是規(guī)范合同項(xiàng)下貨權(quán)和資金管理。外貿(mào)業(yè)務(wù)最關(guān)注的兩點(diǎn)是貨權(quán)可控，資金安全。一旦簽署合同，必須嚴(yán)格根據(jù)合同條款執(zhí)行，如有任何變更都需經(jīng)過(guò)雙方書(shū)面確認(rèn)，簽訂補(bǔ)充協(xié)議或變更合同條款。業(yè)務(wù)操作中，貨權(quán)交接必須要根據(jù)合同條款辦理；資金支付必須確保對(duì)方收款賬號(hào)與合同所列一致，如對(duì)方確需變更收款賬號(hào)，必須請(qǐng)對(duì)方提供至少兩種書(shū)面方式確認(rèn)（含正本確認(rèn)函）等；我方收到客戶支付憑證，貨款到賬必須以財(cái)務(wù)通過(guò)我方銀行查賬確認(rèn)為準(zhǔn)。外貿(mào)業(yè)務(wù)中，涉及財(cái)物安全，必須謹(jǐn)慎操作。

六、做好業(yè)務(wù)回顧，查漏補(bǔ)缺，提升經(jīng)營(yíng)管理水平

任何一份合同的執(zhí)行都無(wú)法做到盡善盡美，及時(shí)復(fù)盤，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，一方面提高外貿(mào)人員風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力和解決問(wèn)題的能力，優(yōu)化外貿(mào)業(yè)務(wù)流程，進(jìn)一步完善合同文本，提升基礎(chǔ)工作能力；另一方面，正視業(yè)務(wù)問(wèn)題，落實(shí)整改措施，將整改措施細(xì)化到日常經(jīng)營(yíng)中，形成體系化的規(guī)范流程，也有利于完善公司的風(fēng)險(xiǎn)防控體系，提升經(jīng)營(yíng)管理水平。

自2020年新冠肺炎疫情在全球蔓延以來(lái)，全球范圍的停工、停產(chǎn)和供應(yīng)鏈的停滯使得各國(guó)經(jīng)濟(jì)一度陷入困境，同時(shí)公司也感受到并看到疫情加速了全球外貿(mào)格局的重塑。隨著經(jīng)濟(jì)從新冠肺炎疫情的影響中回彈上升，我國(guó)外貿(mào)企業(yè)迎來(lái)新機(jī)遇。外貿(mào)企業(yè)要想獲得持續(xù)發(fā)展，業(yè)務(wù)服務(wù)必須更貼心，合同處理能力必須更專業(yè)。重視合同管理，通過(guò)全生命周期合同管理，讓業(yè)務(wù)過(guò)程清晰可追溯，不僅規(guī)范了流程，避免了因人員變動(dòng)帶來(lái)的執(zhí)行偏差，還提高了合同管理的專業(yè)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，提高了團(tuán)隊(duì)的責(zé)任心和執(zhí)行力，從源頭減少業(yè)務(wù)異常的發(fā)生。