電子信息檔案管理在農科院業務中的應用及風險控制

徐曉瑩

摘 要：檔案管理是農科院管理工作的重要內容，加強檔案信息化建設，并深化電子信息檔案在農科院業務中的應用，能為具體科研工作的開展提供有效參考和指導。本文在闡述農科院電子信息檔案特征的基礎上，就其在農科院業務中的應用價值和要求展開分析，并指出農科院業務中電子信息檔案應用的風險事項及控制對策，期望能消除電子信息檔案管理及應用風險，為農科院業務的開展創造良好環境。

關鍵詞：農科院;科研業務;電子信息檔案;應用;風險管理

作為農業技術研究的重要機構，農科院不僅注重農業技術的創新研究，而且關注研究成果向實際應用的轉化，因此在這些業務中，農科院會產生大量的檔案信息。在信息時代，農科院在計算機、互聯網現代技術的支撐下，構建了電子信息檔案管理系統，這不僅提升了農科院檔案管理效率和質量，而且對農科院業務開展具有重要的指導作用。但網絡環境本身具有一定的開放性，這使得電子信息檔案在農科院業務應用中仍存在一定風險，如電子信息檔案遭到竊取或是受到損毀等?；诖?，有必要深化電子信息檔案應用風險管理，提升電子信息檔案在農科院業務中的應用價值。

一、農科院電子信息檔案特征

農科院檔案來源于農科院日常行政管理及科研實踐活動，其包含了文書檔案和科技檔案。對比其他行業機構檔案內容屬性，農科院電子信息檔案管理具有以下特征：其一，檔案來源于農科院的科研實踐，農業科研特色較為明顯，具體檔案內容不僅包含農科院機構改革、農業科研發展規劃，而且涉及農業技術人才職稱評審、農業科研項目計劃、方案總結等;其二，農業電子檔案以字節方式進行信息記錄，然后以“件”為單位進行立卷分類，這為農科院檔案后期的高效查詢、檢索和利用創造了有利條件;其三，信息時代，隨著人們檔案信息化管理意識的提升，農科院電子信息檔案管理的基礎設施逐漸完善，且管理體系愈發規范合理。在基礎設施層面，農科院不僅積極建設新型辦公室、閱檔室，而且采購了大量計算機、掃描儀、數據庫等設備。此外，除濕機、恒溫機等設備的應用為電子檔案存在載體的保護管理創造了良好環境。在此基礎上，農科院按照整理歸檔、登記移交、接收保管、遷移借閱、鑒定銷毀、備份恢復的程序進行電子信息檔案的全生命周期管理，有效提升了農科院電子信息檔案管理的效率和質量。

二、農科院業務中電子信息檔案應用價值及要求

1.應用價值

現階段，農科院檔案管理的信息化水平不斷提升，深化這些電子信息檔案在具體業務中的應用對于農業科研活動具有積極作用。一方面，基于計算機、互聯網等技術的電子信息檔案利用效率較高，這是因為計算機本身具有強大的信息處理能力，運算過程較為快速、便捷，能夠在提升檔案信息記錄效率和準確度的同時，解決傳統檔案管理滯后的問題;另一方面，電子信息檔案在備份保存、管理等層面具有較高的安全性，在農科院業務實踐中，傳統檔案容易因自然或人為破壞而不復存在，而通過電子信息檔案管理，能最大程度避免這些問題。此外，在農科院業務中，電子信息檔案還能借助計算機網絡進行快速傳輸，信息資源共享優勢較為突出，有效滿足了農科院業務開展的實際要求。

2.應用要求

農科院電子信息檔案管理本身具有較強的專業性、綜合性和復雜性，深化其在農科院業務中的應用，還需要考慮農科院自身的工作實際情況。新時期，人們對于農科院業務中電子信息檔案的應用具有較高要求，即在具體業務中，應用電子信息檔案需遵守規范性、安全性、效益性的要求。所謂規范性要求指在農科院業務中，使用電子信息檔案要遵守《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等條例，并在其約束下，規范化操作各類數字化設備，實現電子信息檔案的精準查閱和高效利用。同時，在使用電子信息檔案時，農科院工作人員清楚地認識到檔案使用過程的網絡風險，積極預防黑客、病毒等非傳統因素對電子信息檔案的影響，確保檔案歸檔、保存和應用的安全性。此外，農科院業務實踐類型多樣且數量龐雜，對于電子信息檔案的依賴性較強，但是本機構自身的檔案管理人員、物資設備有限，故而在電子檔案應用中，還需要考慮檔案使用效率問題，實現檔案利用效率、質量和安全的有效統一。

三、農科院業務中電子信息檔案應用的風險問題

1.信息化管理條例尚不完善

農業科研項目研究內容本身具有一定的差異性，其在研究過程中對于電子信息檔案內容需要、表現形式的要求也有諸多不同。因此，在農科院業務實踐中，應結合實際需要，針對性、有目的地對這些電子信息檔案進行管理。目前，農科院業務中電子信息檔案應用還存在管理制度不完善的問題。一方面，電子信息檔案管理及應用與傳統檔案管理形式存在較大差異，需系統化制訂檔案信息化管理的目標和條例，但是部分農科院在具體業務中多沿用傳統管理模式，使電子信息檔案管理的目標不明，管理過程缺乏指導性，且具體的管理辦法偏離了信息化管理的目標和方向;另一方面，農科院電子信息檔案管理辦法多照搬《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》，未能充分考慮本單位農業科研的實際情況，造成在具體業務實踐中電子信息檔案管理應用漏洞較多，存在歸檔管理和應用過程混亂的問題。此外，農科院在電子信息檔案管理應用中存在檔案管理人員職責落實不到位的問題，在一定程度上管理人員職責缺位影響了檔案管理的規范性，降低了檔案應用的安全性。

2.應用管理手段較為滯后

農科院業務實踐中，對于電子信息檔案的管理應用還存在管理手段滯后的問題，使檔案保存、調取和應用無法滿足具體工作開展需要。與傳統文字表格、照片存檔方式相比，農科院電子信息檔案應用所表現出來的最大特征是檔案內容轉移到了“云”上，這要求檔案歸檔整理、存儲管理和實際應用均應朝著數字化方向轉變，但是農科院在電子信息檔案管理應用中還存在管理手段滯后的問題。目前，農科院大量的經費用于科研項目，在電子檔案管理信息化設備等層面的投入較少，使電子信息檔案在實際管理、應用中缺乏較高成熟性、穩定性的數字化平臺，檔案信息化管理、應用的難度較大。另外，受互聯網、局域網、數字化等技術應用層級較淺等因素影響，農科院在電子信息檔案應用中還存在較為明顯的信息孤島問題，使農科院內部各部門、項目組的信息互動性較差，未能及時進行信息共享交流，阻礙了農業新技術的研發、推廣和應用。

3.檔案應用安全問題突出

電子信息檔案雖然提升了檔案資料的利用效率，但是受互聯網環境開放性等因素的影響，電子信息檔案在農科院科研項目中的應用還存在一定的安全問題。譬如，在科研電子檔案傳輸應用中，檔案文本多是通過社交平臺、郵箱完成發送和接收的，當這些傳輸工具賬號丟失或者密碼泄漏時，容易造成電子信息檔案機密文件丟失等問題。另外，互聯網環境下，有部分網絡黑客會惡意攻擊其他用戶，使農科院電子信息檔案存在數據被竊取、篡改的風險。要注意的是，農科院電子信息檔案的價值較高，甚至一些檔案本身就屬于國家機密，基于此，在農科院業務實踐中使用電子信息檔案，還應重視檔案安全的有效管理。

四、農科院業務中電子信息檔案應用風險控制措施

1.創新農科院電子信息檔案管理體系

系統完善管理體系能為農科院電子信息檔案的管理創造良好環境，達到規避電子信息檔案應用風險的作用。首先，在科研業務實踐中，檔案工作者及院領導應扭轉檔案管理思想，高度重視電子信息檔案的應用管理工作，即在農科院發展中，應將電子信息檔案管理納入院整體發展規劃、日常管理和年度考核體系中，通過營造良好的電子信息檔案管理環境，使農科院全體工作者具備電子信息檔案管理意識。其次，為保證農科院電子信息檔案管理的規范性、有序性，還需要在參考《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》的基礎上，系統考慮本院科研業務實踐，建立系統完善的電子信息檔案管理制度，然后依托該制度開展電子信息檔案歸檔、存儲、流轉、借閱、銷毀等全生命周期的管理。最后，在全新管理制度體系下，應注重管理人員責任制和電子信息檔案風險防控制度的建設，要求對網絡系統設置逐層、分級的權限，然后按照權限設置內容，要求全體檔案管理人員嚴格履行自身職能，進行檔案管理和應用監督。在檔案風險防控制度下，要求農科院檔案管理人員系統編制電子信息檔案風險防控預案，做好檔案應用中風險事項的提前預測和防控管理。

2.加強電子信息檔案管理基礎建設

軟硬件基礎設施建設水平直接關系著農科院電子信息檔案管理的效率和質量，并且對于檔案在農科院業務應用中風險的防控具有積極作用。新時期，農科院應注重自身經費的科學規劃，逐步增大本院在電子信息檔案管理軟硬件基礎設施建設中的資金投入，實現本院電子信息檔案管理、應用設施的優化。一方面，在電子信息檔案管理硬件基礎設施優化中，應注重檔案室、閱檔室的有效建設，同時應注意計算機、掃描儀、數據庫、網絡設備的采購應用，還應配置一定數量的除濕機、恒溫機，為電子信息檔案的管理創造良好的物理環境。另一方面，在配置電子信息檔案管理數字化設備后，還應重視軟件信息管理系統的有效建設，開發電子信息檔案管理的軟件系統，優化軟件功能設計，并考慮磁場、輻射等因素的影響，為農科院業務中電子信息檔案的應用奠定良好基礎。此外，檔案人員是電子信息檔案管理、應用的軟實力，在配置各類數字化檔案管理設施設備后，應重視檔案管理人員的專業培訓，確保檔案管理人員具有較高的專業素養，滿足新時期檔案管理工作實際需要。

3.重視檔案數據采集和存儲管理

數據采集、存儲是電子信息檔案管理的基礎，同時也是電子信息檔案應用的前提。全面、規范化采集農科院日常行政管理及科研實踐活動中的各項數據，并整理形成檔案資料，能為后期農業科研業務活動的開展提供科學指導。在農科院業務實踐中，應重視計算機、掃描儀、攝像機、人工輸入等方面的應用，系統化接受業務實踐中的各項數據，要求輸入檔案數據庫的數據應經過校準，數據具有精準性、全面性特征。在電子信息檔案存儲層面，應注重其存儲模型、技術和交換算法的有效控制，這樣能為后期數據的靈活應用創造良好環境。在大數據視野下，應按照兩種模式進行農科院電子信息檔案數據的存儲：一是應在虛擬現實技術的支撐下進行檔案數據備份。該技術能實現檔案數據的數字化轉變，這樣才能在解決傳統檔案信息載體占用空間大、備份難度高等問題的基礎上，確保檔案內容查閱的便捷性;二是應基于Hadoop實施海量數據存儲。Hadoop是基本的數據分布平臺，在該平臺下通過集群技術、分布式數據庫技術應用，能有效提升數據的擴展性和易維護性，這為檔案數據的后期應用和深度挖掘創造了良好條件。

4.開展電子信息檔案資料安全管理

安全管理是農科院電子信息檔案管理的關鍵所在，其直接關系著檔案數據資料在農科院業務中的應用價值。農科院電子信息檔案安全管理要點包括：一是在檔案安全管理中，農科院檔案管理人員本身應具有較強的檔案安全意識，因為無論信息化水平如何提高，計算機最終還是要歸結于人的操控。故而在農科院電子信息檔案管理及應用前，應先對檔案管理人員進行培訓，要求相關管理人員能夠及時了解風險控制前沿的知識，隨時應對電子信息檔案管理、應用中的各種突發狀況;二是在農科院業務中，應注重檔案技術的規范使用。一方面應重視互聯網、數字化等技術的應用，促進農科院檔案的電子化、數字化發展。另一方面應注重局域網、互聯網等技術的應用，打破“信息孤島”三是在電子信息檔案安全管理中，應構建全新的檔案安全防范機制，要求在農科院電子信息檔案管理中深化安全密鑰、防火墻、訪問授權等方法的應用，盡可能消除外部入侵所帶來的檔案管理風險。此外，在檔案數據應用中還應重視數據備份更新技術的應用，盡可能減少電子信息檔案數據丟失、篡改所帶來的危險，這樣才能提升電子信息檔案應用價值，促進農科院業務實踐活動的有序開展。

5.突出電子信息檔案的利用價值

檔案的價值在于其利用，在農科院業務檔案管理及業務實踐中，檔案信息化建設的最終目標是提升檔案的管理質量，最大限度發揮檔案的應用價值。傳統管理模式下，農科院有部分工作者對于電子信息檔案建設管理認識不清，未能正確認識電子信息檔案的利用價值，造成在業務實踐中農業科研人員對電子信息檔案管理保護的重視程度不夠，帶來了一定的檔案管理風險。新時期，應利用歸檔月等特殊時間節點，加大檔案宣傳力度，營造濃厚的電子檔案安全管理環境，消除電子檔案在農科院業務應用中的風險。農科院工作人員應正確認識到電子信息檔案包含了政策性公文，其是農科院日常管理活動的依據，同時農科院電子信息檔案記錄了較多的行政事務管理活動，是農業科研相關決策活動的參考。此外，電子信息檔案還是農科院農業科研活動的查考憑證和借鑒資料。在具體的業務實踐中，農科院只有不斷深化電子信息檔案利用價值的宣傳和教育，才能增強全體工作人員的檔案管理意識和應用風險防范意識，繼而營造良好的電子信息檔案應用環境，提升電子信息檔案應用的安全性。

五、結語

電子信息檔案應用風險管理對于農科院科研業務實踐具有積極作用，能在消除電子信息檔案管理風險事項的基礎上，最大限度發揮電子信息檔案的價值，促進農科院科研項目的有序開展。新時期，人們只有充分認識到農科院電子信息檔案應用管理的價值及要求，結合農科院電子信息檔案應用實際，系統分析檔案應用風險，并深化檔案風險防控手段的應用，才能確保電子信息檔案管理的規范性、安全性，提升其在農科院業務中的應用價值，促進農科院科研項目的有序開展。

參考文獻：

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[2]馬 蘭.基于信息化背景的事業單位財務檔案管理新思路[J].經濟研究導刊，2020

（作者單位：德州市農業科學研究院）

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