網(wǎng)絡時代如何完善事業(yè)單位檔案管理工作

張丹

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，使得信息技術被廣泛應用于各行各業(yè)，加速行業(yè)發(fā)展和創(chuàng)新的同時，有效提高工作質量和效率，為人們的工作帶來極大便利。現(xiàn)階段，各行各業(yè)都在積極引進互聯(lián)網(wǎng)技術，就事業(yè)單位而言，通過開展檔案管理活動，建立檔案管理信息系統(tǒng)、公共機構檔案數(shù)據(jù)庫、培養(yǎng)檔案信息管理人才、提高檔案安全，并完善事業(yè)單位檔案管理信息化，本文即是在這樣的背景下引申出來的。

關鍵詞：網(wǎng)絡時代;檔案管理工作;事業(yè)單位

為進一步加強我國事業(yè)單位的管理水平，可通過完善檔案管理工作來實現(xiàn)這一目標。網(wǎng)絡時代，先進的網(wǎng)絡技術可以使事業(yè)單位的運作更加科學、合理，工作更加高效。因此，在事業(yè)單位檔案管理工作中，要明確互聯(lián)網(wǎng)技術所發(fā)揮的重要作用，并充分發(fā)揮其在檔案管理工作中的價值。嘗試將互聯(lián)網(wǎng)技術納入檔案工作管理各個環(huán)節(jié)中，有助于新時期事業(yè)單位管理水平大幅度提升。

一、新時期檔案管理的重要性

1.有助于全面加快建設成功社會

當今社會正處于信息技術和經(jīng)濟技術飛速發(fā)展時期，各方面都發(fā)生了重大變化，信息存儲問題成為檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)。如何在政治、經(jīng)濟、文化等信息融合環(huán)境下進行檔案管理，是事業(yè)單位檔案管理面臨的重要挑戰(zhàn)。另外，事業(yè)單位作為國家財政撥款的社會組織，創(chuàng)新觀念和管理方法，能夠加快全面建設小康社會，保證檔案資源的充分利用，提高資源利用效率，進一步發(fā)揮職能部門作用，更好地服務于政府和社會。

2.為進一步落實“四個理解”做出貢獻

社會發(fā)展離不開檔案管理的不斷完善。我國正處于全面建設小康社會時期。檔案管理在新時期有著廣闊的發(fā)展空間。完善檔案管理可有效避免檔案丟失和信息失真，對全面建設小康社會、促進社會發(fā)展具有重要作用。新時期事業(yè)單位完善檔案管理有利于深化“四個全面”的貫徹落實。

二、網(wǎng)絡時代，事業(yè)單位檔案管理的作用

在網(wǎng)絡時代，事業(yè)單位檔案管理非常重要，通過信息技術手段，特別是通過網(wǎng)絡不僅可以提高工作效率，還能提供不同單位之間的溝通聯(lián)系，并能夠在各單位、部門之間快速檔案分發(fā)，信息共享。通過網(wǎng)絡檔案管理手段由傳統(tǒng)的實物紙張管理向信息管理轉變，提高工作效率，某種程度上可以減輕工作壓力、簡化工作流程，提高了檔案使用價值。網(wǎng)絡技術不僅可以保證當前檔案信息的采集，而且對其管理也進行重要的智能化工作。

三、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中面臨的問題

依據(jù)我國《檔案法》規(guī)定，事業(yè)單位檔案管理必須逐步明確和完善相應的規(guī)章制度，使事業(yè)單位的檔案管理與法律法規(guī)相適應，以此保證檔案管理質量逐步提高，形成統(tǒng)一管理、分級負責的制度。有法可依，有章可循，以及檔案管理、設施的不斷完善對我國經(jīng)濟發(fā)展和建設發(fā)揮出極其重要的作用。但是，目前事業(yè)單位的檔案管理仍難以滿足社會需要，其差距主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.檔案管理制度不健全，設備簡陋

事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)內部結構存在缺陷，某些相關制度還不夠規(guī)范，具體管理任務的制訂和實施不理想，相關數(shù)據(jù)收集和呈現(xiàn)范圍不規(guī)范，效率低下。一些事業(yè)單位對內部檔案管理系統(tǒng)進行了改革，由于沒有得到有關部門的充分落實和支持，實際效果非常有限。網(wǎng)絡時代，傳統(tǒng)的管理模式逐漸被信息化管理模式所取代，而隨著檔案管理系統(tǒng)中檔案數(shù)量的增加，掃描儀和微電磁儀器等相應處理設備的需求也越來越大，但是，從目前的情況來看，大多事業(yè)單位缺乏足夠的設備。

2.風險性高、重視度不夠

網(wǎng)絡時代，盡管事業(yè)單位加強檔案管理有很多好處，但因為開發(fā)時間短暫，一些風險因素仍然存在。例如，與紙質檔案管理相比，信息化檔案管理模式需要將檔案數(shù)據(jù)下載到云端，會增加個人信息被盜的風險，甚至可能對國家安全和經(jīng)濟造成損失。

事業(yè)單位的檔案資料中保存著很多與單位發(fā)展密切相關的重要信息，這些信息與事業(yè)單位工作的開展密不可分，如員工個人資料、詳細的工作報告等，如果管理不當，可能會造成數(shù)據(jù)信息泄露、侵犯個人隱私等嚴重后果。因此，完善檔案管理對事業(yè)單位來說至關重要，應高度重視檔案管理工作。但是，事實并非如此，即使檔案管理工作再完善，也不能給事業(yè)單位帶來任何經(jīng)濟利益，所以大多數(shù)事業(yè)單位領導對檔案管理工作的重視程度不高。這種消極態(tài)度也會影響到檔案管理人員和單位的其他部門人員，對事業(yè)單位檔案管理工作的重要性存在認知偏差，認為其只是一項文件整理和維護工作。另外，受單位領導消極態(tài)度的影響，檔案工作人員很少在工作上下功夫，導致事業(yè)單位檔案管理長期處于混亂狀態(tài)。檔案管理人員不能及時登記相關檔案，耽誤工作時間，最后積累得越來越多，造成檔案文件不完整，影響事業(yè)單位的發(fā)展。

3.檔案信息資源利用效率低下

檔案信息對于提高事業(yè)單位的價值來說非常重要，可以為事業(yè)單位提供準確的信息資源。為了促進事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，大多數(shù)事業(yè)單位更加重視檔案的收集、保存、分類，對檔案信息利用并不進行詳細和深入的研究，導致事業(yè)單位檔案管理中“重存儲、輕使用”的局面普遍存在。

4.檔案管理人員的專業(yè)素質不高

網(wǎng)絡時代，檔案管理人員自身的業(yè)務素質和能力不高，無法有效解決檔案管理中的一些問題，加上人員流動和配置不足，影響了檔案管理隊伍的穩(wěn)定。由于事業(yè)單位對檔案管理工作的疏忽和人力資源的缺乏，許多事業(yè)單位的檔案管理員都是兼職，主要精力都花在了其他工作上。在檔案的存儲過程中，許多檔案都存在著數(shù)據(jù)缺乏、存取困難、管理不完善等問題。檔案管理員工職業(yè)素質較低、工作穩(wěn)定性較差。

5.檔案管理信息化建設缺乏落實

大多數(shù)事業(yè)單位的信息基礎設施落后，缺乏先進的硬件設施和軟件。事業(yè)單位的檔案管理，在文件保存過程中大多是紙質文件，沒有引入信息化管理，并且沒有建設文件處理的標準數(shù)據(jù)庫，因此很難正確處理和存儲檔案信息。

6.檔案信息化管理手段落后

有些事業(yè)單位的檔案管理仍然采用傳統(tǒng)紙質檔案管理，信息化管理程度低。有些文件不能及時歸檔，沒有建立相應的數(shù)據(jù)庫，檔案管理工作效率低下。有些單位沒有專門的檔案室，沒有配套的硬件設備，也沒有相應的軟件工具，導致檔案的存儲和傳輸出現(xiàn)問題。長期以來，存在著霉、蟲蛀等影響檔案文件使用的現(xiàn)象。因此，要想做好檔案管理工作，檔案管理部門必須徹底改變，采用信息化管理手段，并通過各種媒體向全社會大力宣傳檔案，提高公眾對檔案工作的理解、重視，提高公眾對檔案管理的認識。

四、網(wǎng)絡時代完善事業(yè)單位檔案管理工作的措施

1.完善事業(yè)單位檔案管理制度

要完善事業(yè)單位檔案管理體系，就必須提高檔案管理水平，制訂相應的政策和整改措施，確保檔案管理人員對資料的管理和監(jiān)察，以及提供相應的硬件和軟件，做好充足的準備工作。事業(yè)單位應在檔案管理方面引進先進的信息技術，提高檔案管理的獨立性，建立以信息化為主體的檔案管理系統(tǒng)，從而提升檔案信息的調取、下載、傳閱便利性。在對檔案資料進行收集、整理、歸檔的過程中，要及時將紙質檔案進行信息化，安全起見，還需將檔案信息進行備份，并且建立評價體系。檔案管理信息化系統(tǒng)能夠使檔案的收集、處理、存儲、訪問等更加便捷。

2.完善檔案信息化管理工作方式

要加強事業(yè)單位檔案管理制度建設，改革檔案管理工作方法，完善工作流程，需要運用信息化概念管理檔案，改變以往以手工操作和紙張為基礎的信息傳輸方式，提高檔案管理信息化程度，逐步推行檔案管理信息化政策，完善檔案數(shù)據(jù)庫建設，進而使用數(shù)據(jù)庫恢復、AOS數(shù)據(jù)訪問、比較、分析等功能。工作過程中，也要依托互聯(lián)網(wǎng)技術，積極取締與之相關的人力管理方式，如在多個部門間做到檔案信息的及時傳輸、將檔案進行分類儲存、將機密文件進行備份或設置密碼等，從而優(yōu)化檔案信息化管理工作方式，讓管理模式體現(xiàn)出較足的優(yōu)越性。

3.完善人員配置，加強動態(tài)監(jiān)控

網(wǎng)絡時代，建設“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的關鍵之一是如何快速整合混亂的數(shù)據(jù)，有效解決傳統(tǒng)文件存儲和資源共享問題。其中利用各大高校的資源是建設數(shù)據(jù)中心的重要途徑，也是檔案管理信息化建設的重要部分，這就對檔案管理工作提出了更高要求。基于此，檔案管理相關人員要有敏銳的觀察力，及時抓住機遇，積極參與數(shù)據(jù)中心建設，與相關技術部門共同實施，對當前的檔案管理信息化方案進行回顧和總結，對所有相關數(shù)據(jù)特點和經(jīng)驗進行分類，并結合實際情況確定數(shù)據(jù)中心的模塊布局和內部邏輯，制訂相關備份制度，保證數(shù)據(jù)中心能夠全面覆蓋所有單位結構，提高工作效率，降低檔案信息采集成本，為開展檔案信息服務提供高質量、堅實的保障。

4.建立新型檔案管理模式，實現(xiàn)精細化管理

互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，已經(jīng)讓傳統(tǒng)檔案管理方式的落后性體現(xiàn)得尤為明顯，迫切需要采用全新的檔案管理模式，信息化檔案管理模式正是在時代的需求中應運而生。以電腦為載體、以信息技術為輔助的全新檔案管理模式正在被更多單位接受，專業(yè)管理軟件可以有效地幫助檔案管理人員將檔案數(shù)據(jù)快速有序地輸入計算機數(shù)據(jù)庫中。AOS將文件從接入網(wǎng)中分離出來，并將數(shù)據(jù)發(fā)送到站點，使其能夠訪問文件，這在文件管理中節(jié)省了大量的精力和時間，又節(jié)省了工作人員的時間，同時，檔案管理人員應注意網(wǎng)絡安全問題，避免個人竊取檔案信息。精細化的信息管理應該對已經(jīng)形成的信息進行更新、驗證、分析和評價，然后采取精細化管理，提高信息的利用率。在監(jiān)測信息和預警方面，制定了業(yè)務流程和標準化，使機構得到健全的管理，信息數(shù)據(jù)的準確性更高。利用動態(tài)記分卡對cada管理板進行分析，完成辦公板和通訊板的工作，為工作帶來方便。

5.加強檔案管理信息化的基礎設施建設，應用云技術提高數(shù)據(jù)共享

為改善檔案管理和信息化水平，有必要加大信息基礎設施建設的投入，同時對國外優(yōu)秀檔案管理方法進行有效借鑒。云技術在社會工作中的應用進入完善和全面推廣階段。其技術特點可能不僅依賴于云技術作為信息處理的有效支撐，而且一方面進一步拓展了信息存儲領域和信息處理速度，此外，通過技術手段為檔案信息的處理提供了良好的數(shù)據(jù)庫，它可以加快文件信息的傳輸和高效處理。例如，智能算法可以加快文件搜索速度，提高作業(yè)執(zhí)行效率，并通過海量的信息存儲內容實現(xiàn)文件內容管理，最大限度上減少存儲時間，為工作內容和工作方式提供更為便捷的方式。

6.提高對檔案管理信息化工作的重視，轉變思想觀念

加強檔案管理的計算機化，適當討論和總結檔案管理的形式和政策，制定基于計算機的計劃，審查公共機構和其他公共機構的檔案管理計算機化工作，改進檔案管理計算機化計劃，增加對信息基礎設施和建設的投資，構建單一經(jīng)濟文化機制，并確定尊重公共機構檔案管理電腦化的概念。為提高內部人員對檔案管理信息化工作的重視，需要加大宣傳力度，將一切宣傳手段運用起來，讓完善檔案管理工作的觀念深入人心，尤其要調動檔案管理部門工作人員在完善檔案管理工作中的積極性和主動性，方可為后續(xù)各項完善工作的順利推進、穩(wěn)步落實做好鋪墊。

7.構建一個完善的信息數(shù)據(jù)庫，提高信息資源的利用效率

建立檔案信息管理平臺，在持續(xù)處理、采集的基礎上使檔案管理體系更趨完善。同時，在檔案管理中進行檔案更新等工作的創(chuàng)新，根據(jù)實際情況和實際需求不斷更新數(shù)據(jù)庫，使其更好地為檔案管理系統(tǒng)內的業(yè)務單位服務。同時，檔案管理員必須對紙質檔案進行驗收、登記、分類，并設置相應的服務窗口，方便相關人員。例如：可以通過網(wǎng)絡方式，基于外部電子政務網(wǎng)絡的方法來提高數(shù)據(jù)效率，并通過促進與政府相關的信息平臺和信息資源的整合，能夠提高數(shù)據(jù)有效性的作用。

網(wǎng)絡時代事業(yè)單位的檔案管理要注重紙質檔案保存管理

在當前網(wǎng)絡時代發(fā)展下，事業(yè)單位檔案管理方式網(wǎng)絡化成為主要的檔案保存形式，但是對于檔案管理一項重要的管理工作就是留檔，對于紙質檔案的保存與管理也是需要事業(yè)單位格外重視不能撇棄的，要加強檔案紙質資料規(guī)范化，發(fā)揮檔案管理價值。檔案管理人員首先要對檔案資料進行熟悉，了解文件的形成背景與使用形式，明確文件資料的種類和特點，做好紙質檔案資料的歸類與分檔。其次，檔案管理工作人員要將有用和有價值的資料進行立卷整理，將檔案資料規(guī)范整理，資料通過立卷整理有利于檔案的保管與使用。其次，要將收集好的資料進行案卷整理，對文檔進行分類，通過檔案管理人員對資料規(guī)律與聯(lián)系進行分類。紙質檔案管理對比網(wǎng)絡化檔案管理效率更慢，查找也會更不方便，但是，紙質檔案對于政策書寫、歷史考察的作用網(wǎng)絡檔案管理無法取代。電子檔案管理是現(xiàn)代信息技術發(fā)展的產(chǎn)物，極大地推動了現(xiàn)代檔案工作的開展，但是單子檔案由于計算機病毒、網(wǎng)絡黑客襲擊等存在種種不穩(wěn)定因素，因此紙質檔案的管理保存是不可取代的。

五、結語

只有充分利用事業(yè)單位檔案，才能更好地審查和保存檔案。在合并數(shù)據(jù)庫中，增加了恢復和查詢功能，以促進公共機構訪問和使用檔案，幫助公共機構做出更準確、更科學的決策，使檔案信息不僅能夠記錄事業(yè)單位的歷史，而且能夠深化事業(yè)單位的改革，只有這樣才能提高事業(yè)單位檔案管理的信息化進程。總之，檔案管理是一項日常工作，也是機關事業(yè)單位工作的中心方向。檔案管理工作較強的持續(xù)性，已成為事業(yè)單位工作人員普遍關注的問題，因此，企業(yè)管理者要把握好經(jīng)費問題，不斷改進檔案管理方法。同時，企業(yè)管理者必須摒棄以往忽視檔案管理的觀點，提高檔案管理的重要性，最終形成對檔案管理的正確認識，提高工作效率。檔案管理部門人員要不斷學習專業(yè)知識，提高基本業(yè)務水平，最重要的是事業(yè)單位領導和檔案管理部門要加強溝通交流，相互提出建議。在雙方的共同努力下，從本質上提高檔案管理水平，促進事業(yè)單位和諧發(fā)展。

參考文獻：

[1]許長春.網(wǎng)絡時代如何完善事業(yè)單位檔案管理編目工作[J]城建檔案，2017

[2]陳其灝.網(wǎng)絡時代如何完善事業(yè)單位檔案管理編目工作[J].社會科學：引文版，2017

（作者單位：鞍山市退役軍人服務中心）

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