新媒體環境對高校檔案管理的影響

趙志杰

摘 要：新媒體就是以互聯網為基礎，通過諸多信息技術形成的發展環境，為各行業、領域帶來了發展契機。高校應該抓住這一優勢，對檔案管理工作進行創新，借助新媒體環境下的傳播形式、傳播載體，為廣大師生提供信息查詢服務。新媒體時代的到來，促使高校檔案管理發生變化，只有充分做到與時俱進，主動參與檔案管理工作改革，才能克服困難迎接挑戰，推動高校檔案管理工作發展。本文對新媒體環境下高校檔案管理的影響與創新展開分析，有效發揮出檔案管理在教育和文化引領方面的功效。

關鍵詞：新媒體環境;高校檔案管理;創新研究

在各高校發展歷程中，檔案無疑是最為寶貴的資料，不過隨著新媒體時代到來，紙質檔案已經無法滿足社會需求，朝向數字化檔案形式發展，對檔案管理工作提出了新要求。當下高校應借助信息技術創新檔案管理工作，以此來優化、完善檔案管理體系，并朝著現代化方向發展，通過合理運用新媒體工具，不斷提高檔案管理效率。新媒體環境下的高校檔案管理工作，無論在內容還是方法，都與傳統管理模式存在差距，因此需要管理人員具備創新意識，能夠摒棄傳統管理觀念，實現檔案管理轉變目標。

一、新媒體環境下高校檔案管理中存在的問題

1.需要增加設備與技術的投入

新媒體環境下高校檔案管理需要信息技術與設備的支持，由于檔案管理部門面向學校和社會機構，屬于公益性質的為社會服務，因此很難獨自創造經濟效益，或者短期內無法為學校帶來直接經濟影響。另外，很多檔案內容在保存后，對其重視度不斷降低，所以無法獲得學校方面的資金與技術支持，這也導致檔案管理部門中的設備與技術不能做到與時俱進，因此資金投入成為目前最緊要的問題。高校檔案管理想要跟上新媒體時代發展，完成技術與設備更新換代是必要途徑，并且傳統檔案管理方法已經不再適用，這也代表高校應該加大資金投入，充分發揮檔案管理工作的社會價值。

2.管理團隊工作能力有待提高

目前，高校檔案管理工作內容與方法都有了較為顯著的變化，尤其在信息技術應用后，對管理人員的個人能力提出了更多要求。首先，必須改善傳統管理觀念，能夠充分利用好檔案資源的作用和價值，所以要增加檔案管理的開放性。其次，進入新媒體環境，檔案管理形式更多以信息技術為主，而管理人員對于信息技術的運用和掌握至關重要，促使高校檔案管理向著專業化發展。不過檔案管理人員未必能夠掌握充分的知識理論、實踐經驗，有的還無法熟練運用計算機信息技術，在發揮不了新媒體工具作用的條件下，自然難以提高檔案管理效率。

3.新媒體環境下檔案管理制度缺失

傳統高校檔案管理制度已經不再適用，無法匹配新媒體環境下的高校檔案管理工作內容，盡管以往形成了一套較為標準的制度，但已經失去了原有的作用。對于高校檔案管理工作來說，能否順利開展完全取決于制度是否完善，在缺乏制度支持的條件下，檔案管理部門發展緩慢，不能充分做到與時俱進，甚至和新媒體環境脫軌，因此高校檔案管理應注意完善制度，從而有效面對新媒體環境下的困難和挑戰。另外，高校檔案資源需要安全保障，包括設置權查閱權限、審查權限等，進一步完善相關規定，避免檔案資料出現泄漏、篡改等嚴重后果。

二、新媒體環境對高校檔案管理工作的正面影響

1.豐富了檔案傳播形式

新媒體環境下高校檔案傳播形式多樣，尤其在完成數字信息轉化后，通過加工、壓縮、存儲，從而滿足搜索與傳播需求。目前，檔案管理借助數字技術可以實現大范圍傳遞和交流，時刻豐富著高校師生的日常生活，使其不斷拓寬知識范圍，因此高校檔案管理應積極引進信息技術，適應新媒體環境下的高校檔案管理發展。以往檔案管理大多使用紙質形式，并且在內容收集與服務方面存在局限性，服務手段落后并缺乏靈活性，而新媒體環境下的檔案管理，主要依靠信息技術、計算機技術以及數字技術，構建出資源豐富、傳播速度更快的系統，并且集合了各類科研信息、教育信息以及政治信息。另外，高校檔案管理包容性更大，不僅豐富了檔案內容，同時增加圖片、音頻、視頻等形式，促使檔案載體更為多樣化。

2.拓展了檔案存儲空間

傳統高校檔案在存儲方面相對困難，并且具有較為明顯的限制，還會出現檔案丟失等問題。不過，新媒體環境下高校檔案資源存儲獲得有效改善，不在受困于高校檔案館，而是通過網絡平臺進行分類存儲，沒有時間、空間、地點限制，打破了傳統檔案管理的時空界限。當下高校檔案館建設相應的網站，利用更加科學的方法進行管理，并且隨時可以開展主題教育、信息反饋專欄，與校內或校外各界人士展開交流，以此來傳播高校文化與思想，同時便于了解外界動態。由此可見，新媒體環境拓展了檔案資源存儲渠道，充分展現出高校鮮明特點，釋放了高校檔案文化和教育功能。

3.為檔案管理增添活力

首先，新媒體環境為高校檔案注入了更多活力，不僅解放了管理人員的思想，也提高了檔案管理工作水平。其次，新媒體打破了真實檔案與虛擬檔案的界限，越來越多人運用檔案信息，有效調動了校內師生的積極性，促進檔案管理人員主體意識形成。在高校檔案管理工作發展中，必須充分吸取新媒體環境下的精髓，并激發有效創新動力，喚醒廣大師生檔案運用意識，激發檔案管理工作人員的服務熱情。傳統高校檔案管理工作相對封閉，高校之間并沒有太多聯系，不過新媒體環境下增加了檔案管理的開放性，不同高校可以針對性地展開交流，甚至能夠資源共享，傳播發展動態與成果，擴大知名度與影響力，因此新媒體也為高校檔案管理建立了聯結社會的通道。

三、新媒體環境對高校檔案管理工作的負面影響

1.文化引領教育功能削弱

新媒體環境屬于雙刃劍，在為高校提供發展機遇的同時，也會帶來一系列挑戰和困難。首先，高校檔案本身具有一定教育和文化引領功能，包括塑造師生心理、引領師生行為等效果，甚至為學生指明發展方向，這也是高校檔案資源的顯著特點。不過在新媒體環境下檔案文化功能受到沖擊，甚至削弱了檔案文化的權威性，檔案內容無法再對學生造成深層次影響。其次，新媒體時代信息數據泛濫，并且具有傳播速度快等優勢，但也導致師生的價值觀遭到挑戰，尤其是自制能力薄弱的學生，很容易喪失道德意識。由此可見，這些垃圾信息成為腐蝕學生心靈的關鍵因素，所以導致檔案文化功能遭到侵襲，已經無法發揮出統率的作用和價值。

2.檔案管理方法面對挑戰

傳統檔案管理與新媒體時代檔案管理存在很大差距，可以說有了諸多明顯變化，包括服務對象、管理方法、管理內容等，這也代表高校檔案管理逐漸多元化。在檔案管理主體多元化條件下，管理方法和手段面臨較多沖擊，如果高校沒有及時改革創新，必然會在新媒體環境下喪失主動權。另外，新媒體環境的開放性特點，也決定了高校檔案管理工作轉變，管理人員必須重新做好定位，規劃新的管理思路和方法，才能在新媒體時代獲得發展機遇。

3.檔案服務模式面對挑戰

以往高校檔案管理理念多為“重管理、輕利用”，并且采取坐等上門的服務模式，這也導致高校檔案資源無法發揮出功能和價值，在為師生開放的過程中存在較大局限性，檔案資源則成為“死檔案”，而管理人員只是保管資料。由此可見，高校檔案管理服務模式面臨較大挑戰，尤其在信息獲取途徑不斷拓展的條件下，傳統服務模式已經無法滿足需求，并且與新媒體環境的開放性特點背道而馳，所以只有尋求改變才能滿足新媒體環境下高校檔案的管理發展。進入新媒體時代，高校檔案資源仍然沒有發揮出相應的作用，檔案資源被蒙上神秘面紗，當下的首要任務是改變傳統服務模式，充分滿足廣大師生需求，為其思想與意識帶來積極影響。

四、新媒體環境下高校檔案管理工作創新對策

1.加大高校檔案管理資金投入

新媒體環境下高校檔案管理工作迎來了發展契機，因此必須重視檔案管理工作創新，在應用現代化新媒體技術、設備的同時，也需要耗費大量資金，所以高校應加大資金投入力度，從而改善新媒體環境下檔案管理工作水平。目前，引入現代信息設備與技術至關重要，這樣才能促進檔案管理工作效率得到提高，加強檔案信息化建設，從而完成紙質檔案向數字化檔案的轉變。通過加大檔案管理部門資金投入，可以為學校師生提供更多便利，隨時隨地分享檔案信息，有利于促進高校持續性發展。準確來說，新媒體環境下的高校檔案管理工作改革不僅僅是在技術上尋求突破，還要更換、更新檔案管理設備，早日抓住新媒體時代賦予的發展契機，完成現代化檔案管理建設，應對新媒體環境中的諸多挑戰。

2.完善高校檔案管理制度

首先，高校檔案管理工作，除了針對技術、設備等方面進行創新外，還應完善管理制度，以此來保障檔案信息的安全性。其次，在管理模式改變后，制度必須與其保持一致性，能夠滿足新媒體環境下的檔案管理需求，如明確檔案管理工作范圍、工作職責，保證檔案管理工作科學性等，形成良好的監督管理體系，對管理人員進行有效約束。雖然高校檔案管理工作經過長時間發展，已經形成完善的制度，但在新媒體環境下應該適當創新，明確信息化管理流程。最后，管理人員按照規章制度開展相關工作，及時移交檔案文件資料，或把握信息公開的內容和程度，有效避免非法使用或檔案信息泄露問題，最大程度保障檔案資源安全。

3.構建專業高校檔案管理團隊

新媒體環境下對高校檔案管理工作要求不斷提高，尤其是管理人員的專業能力與綜合素質，因此高校必須構建專業管理團隊，確保其具備良好專業知識，能夠熟練掌握現代信息技術，從而提升高校檔案管理水平。雖然新媒體環境并沒有要求管理人員必須是計算機領域人才，但應該能夠掌握好基本操作，這樣才能完成傳統紙質檔案與現代數字檔案的轉換，所以建立專業化檔案管理團隊至關重要。高校必須提高人才選拔門檻，盡量具備檔案管理能力和計算機操作能力，同時擁有良好的責任意識，能夠承擔起檔案管理工作任務。另外，高校應采取教育培訓方式，不斷更新現代信息技術，為檔案管理工作提供支持，獲取新媒體時代管理理念，為廣大師生提供優質服務。

4.開發高校檔案管理信息系統

信息化建設是高校檔案管理工作創新的重要環節，也會影響高校檔案管理水平，由于近些年我國倡導全民創新，在這樣的條件下檔案管理工作改革迫在眉睫。首先，應建立完善的信息管理系統，開發適用的數字化管理軟件，同時保證軟件規范與兼容性，能夠有效提高檔案管理效率。其次，借助信息系統完成傳統紙質檔案轉換，加強電子檔案收集整理與歸檔處理，通過科學合理的方式進行存儲。信息系統除了能夠為檔案管理提供便利以外，還能適當增加檔案管理的安全性，避免受到網絡安全問題影響，全方位做好信息管理系統安全防護工作，避免受到惡意入侵造成檔案泄漏或損壞。

5.增加高校檔案管理傳播渠道

新媒體環境下應該注重加強拓展檔案管理傳播渠道，與廣大師生形成良好的互動交流，這樣才能發揮出檔案資源的文化功能、教育功能。一般來說，高校檔案資源往往具有顯著特色，很多高校會利用檔案建立校園文化，營造出不同的文化氛圍，不過傳統檔案管理傳播渠道單一，并且無法掌握師生的實際需求，所以很難發揮出檔案資源的作用與價值。

新媒體環境下高校逐漸重視師生的使用，因此需要在檔案館中建立教育領域區、用戶體驗區等，同時加強檔案資源共享，積極傳播高校自身文化，為培養學生奠定良好基礎。通過轉變思路創新管理模式，最大程度發揮出檔案資源作用，不僅僅是面向校內師生，還應增強檔案信息互動與開放性，對檔案資源使用范圍進行明確規定。

6.拓展高校檔案管理服務范圍

互聯網在高校檔案管理工作中發揮出了關鍵作用，促使檔案管理工作繼承了互聯網的開放性特點，高校應該利用這一優勢，拓展檔案管理服務范圍，確保師生能夠隨時隨地通過多渠道獲取檔案資源。在以往的高校檔案管理工作中，任何人想要查閱檔案必須進入檔案室才能獲取信息內容，會受到時間與地點限制，但在新媒體環境下打破了這個限制，只要在有網絡的條件下就能獲取檔案資源，隨時隨地查閱檔案信息，為師生提供了更為便利的服務。除此之外，還可以通過網絡平臺進行高校檔案資源推廣和宣傳，借助網絡平臺使檔案網站的瀏覽量不斷提高，同時還能隨意分享、轉載以及互動，進一步增加檔案服務范圍。

7.樹立現代化新媒體管理觀念

高校檔案管理工作想要順應時代發展必須改變管理觀念，應以新媒體環境為創新基礎，結合新媒體環境下諸多特點，改變傳統高校檔案管理工作弊端。例如，基于網絡平臺實現數字化檔案資源管理，從而打破檔案館地點限制，要面向全社會，為高校未來發展打下基礎。檔案資源內容方面應充分結合時代動態，不斷豐富檔案資源內容，同時增加管理方法和互動渠道，促使高校檔案管理工作多樣化。此外，應充分認識到檔案管理的重要性，能夠科學、合理地做好電子檔案管理，保存有價值的檔案資源，刪除沒有存檔價值的內容，運用好新媒體不斷豐富服務內容，增加高校檔案管理有效性。

五、結語

新媒體環境對于高校檔案管理工作有著積極影響，因此高校必須充分認識新媒體環境的推動作用，依靠現代信息技術尋求發展突破，改善檔案管理工作現狀，完成創新改革。當下新媒體環境促使檔案管理工作更具特色，展現出檔案管理在高校教育中的功能，所以管理人員應全面學習信息技術，了解新媒體環境優勢，進一步強化檔案管理效果，滿足現代社會發展需求。以往高校檔案管理模式存在很多問題，只能通過規章制度進行規范，在新媒體環境下可以借助信息技術彌補不足，提高檔案管理工作效率，為高校發展奠定良好基礎，緊跟時代發展步伐。

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（作者單位：德州學院）

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