以精細化管理模式提升醫院檔案管理水平的思考

劉卓　肖雪嬌

摘 要：隨著國民經濟水平的不斷提高，民眾對于醫院的醫療水平、服務效率提出了更高要求，醫院的管理工作迎來了嚴峻的新挑戰。在醫院管理中，醫院的人事檔案管理水平直接影響著醫院的運行效率，將精細化的管理模式應用到醫院的人事檔案管理工作中，是醫院檔案管理人員要不斷探索的新模式，以提高醫院的人事檔案管理水平，推動醫院更穩定發展，提高運行效率。本文對醫院人事檔案管理工作的重要性進行了探討，分析了以精細化管理模式提升醫院人事檔案管理水平的實施路徑。

關鍵詞：精細化;管理模式;醫院;人事檔案;管理

醫院的現代化建設與發展在醫療事業不斷創新和轉型的背景下，迎來了更嚴峻的挑戰，內部管理工作的復雜程度也有所增加，管理內容多、難度大。根據醫院的發展現狀和人事檔案管理工作目前存在的問題，要及時改進其中的不足，結合精細化的管理理念、管理模式，利用人事檔案的內在價值，提高人事檔案利用率，在精細化模式和理念下維護醫院的穩定運轉，提高醫院的管理工作水平和成效。

一、醫院人事檔案管理工作的重要性

醫院人事檔案管理工作內容主要是將工作人員的德能勤績、個人經歷等工作表現詳細記錄下來，是組織用人和了解員工的依據，人事檔案將個人學習和工作經歷真實體現出來，對一個人的綜合能力水平能夠形成一定程度的了解，其中還體現了員工的工資狀況、獎懲情況等，與組織關系和工資待遇、個人職稱晉升之間有著密切關系。作為記錄人生軌跡的憑證，值得醫院的檔案管理人員加強管控力度，創新管理觀念，提高人事檔案管理工作的創造力，融入精細化管理理念，有利于推動醫院的現代化建設，提高醫院管理水平，保證人事檔案管理工作能夠適應時代發展需求，提高醫院的運行效率。在精細化管理理念下，覆蓋到醫院管理的多個層面，制訂完善的人事檔案管理措施，將精細化的管理理念融入其中，防止出現資源浪費問題，節約管理成本。從根本上來看，精細化管理模式是實現經濟化社會分工、提高服務質量精細化水平的一種新理念。在具體的實施過程中，精細化管理模式要求醫院的人事檔案管理工作實施要落實責任制，所有工作人員都要將自身的職能履行到位，向著精益求精的方向追求更高效、細致的管理，對傳統人事檔案管理工作中存在的職責劃分不明確等問題要進行改善，真正使每一名參與者都能夠擔負起一定的管理職責，提高整個人事檔案管理工作的水平與效率。精細化管理模式下，醫院人事檔案管理工作的嚴密性更高、精細化水平有所提升，采取科學管理方式，及時發現其中存在的問題，并在不斷創新和協調發展中，推動醫院人事檔案管理工作的創新進程。醫院人事檔案管理工作在信息化管理模式的應用中，要強調較強的執行力，逐步完善管理體系，每個精細化人事檔案管理工作崗位上的人員，都需要結合自身的工作職責、范圍、內容，明確工作使命，強化責任意識，分配工作任務，真正在各個環節貫穿和落實人事檔案管理目標，形成更加科學、系統的人事檔案管理體系，提高人事檔案管理工作效率，強化人事檔案的價值。由此可見，將精細化管理模式應用到醫院人事檔案管理工作中有著積極作用，提高了人事檔案使用效率，合理分配資源，有利于促進醫院的穩定發展。

1.提高了人事檔案使用效率

人事檔案使用率在精細化管理模式的融入中有所提高，實現了精細化模式創新和理念創新，要求檔案管理人員在檔案的使用中要采取專項服務形式，不再受到紙質檔案查找等功能的局限，而是要用更加創新有效的人事檔案管理方式，在人事檔案管理工作的觀念、具體實踐方法等各個方面進行革新，促進人事檔案管理工作水平的提高。在信息化時代，緊跟時代的發展趨勢，融入精細化管理模式，完善人事檔案管理工作體系，增強人事檔案使用效率。將信息技術、電子技術引進其中形成電子文件，提高了人事檔案資源的使用效率，節約了大量人力資源投入，不需要付出過多的時間成本、人力成本，就可以提高人事檔案管理工作的質量與效率，人事檔案資源的使用率大大提高，有效避免了人事檔案資源使用過程中不必要的失誤風險。

2.優化了資源分配

醫院人事檔案管理在精細化管理模式的融合中，對資源進行了有效分配和合理應用。過去的一段時間，人事檔案管理的傳統模式限制了人事檔案管理工作的實施，圍繞著歷史資料的記錄為主要工作內容，對于工作人員的表現和最新資料難以反映出來，更新資料速度慢，對工作人員近期情況掌握不足，現實性缺失。精細化管理理念下的醫院人事檔案管理工作則推翻了這一模式，目標性更強，能夠有效地分配資源，合理利用資源，準確及時更新人事檔案資料，強調其全面性和及時性，適應醫院的發展需求。特別是部分醫院存在嚴重的人才流失情況，醫院之間的交流愈發頻繁，人事管理的方式要積極適應時代的發展需要，做好保密工作，提高人事檔案的使用率，同時保證人事檔案資料的安全性。我國醫療體系愈發完善，醫院對人事檔案資料的合理利用，能夠逐步提高醫院的管理水平、服務效率，更進一步促進醫院的現代化建設，提高整體的醫院管理水平、管理效果，促進醫院之間的溝通交流，擴大人事檔案的使用范圍，完善醫療體系功能，為醫院未來的長足穩定發展打下堅實基礎。

二、以精細化管理模式提升醫院人事檔案管理水平的實施路徑

1.完善制度體系

人事檔案管理工作的實施在精細化管理模式的融入下，有必要在制度體系的建設方面更進一步完善，在人事檔案管理工作的制度上進行完善，填充制度內容，立足于工作實際，發揮出制度的支持作用，提高工作水平，結合醫院的實際運行情況、發展目標、發展方向，建立健全人事檔案管理制度。首先，要確定人事檔案工作范圍。通常情況下，人事檔案管理工作要結合醫院工作者的信息、勞動合同等各項內容進行有針對性的管理，并且在人事檔案的歸檔中，將紙質化檔案和電子文檔均作為人事檔案管理工作的重要內容，保證電子文件的正規性、合理性，針對人事檔案的實際情況，要做好檔案的維護、保管，提高歸檔處理水平，以公開形式進行檔案的管理工作，保證人事檔案能夠得到有效利用，提高人事檔案的利用率，強化人事檔案管理工作的有效性，提高人事檔案管理工作的精細化水平。人事檔案管理人員要加強對信息系統的有效維護，逐步完善安全管理制度的條款和內容，相關人員要對系統設備進行管理，避免無關人員隨意使用人事檔案的系統設備，做好紙質檔案的保護工作，避免出現紙質檔案被竊取的問題，加強防火措施的全面覆蓋，為紙質檔案的安全性提供保障。建立健全檔案銷毀制度，完善檔案銷毀安全措施，對于需要銷毀的檔案要通過先報告上級，得到上級準許后，才能進行檔案銷毀。完善制度內容，將人事檔案的管理制度職責落實到個人，保證人事檔案資源信息的安全性，提高利用率，為醫院的穩定運行和高效運轉提供切實的保障和依據，強化醫院的發展競爭力。

2.創新人事檔案管理模式

醫院的人事檔案管理工作要積極革新，向著精細化管理模式轉型，深入了解醫院的實際發展現狀，摒棄傳統人事檔案管理模式，提高人事檔案利用率和檔案管理效率，將人事檔案管理工作的模式革新，融入創新的精細化管理觀念，形成完善的服務理念，提高檔案服務的主動性。人事檔案管理人員在查詢檔案信息時，要以提高工作效率為目標，借助數字化、信息化技術，逐步構建起更加完善、合理的人事檔案管理體系，加強研究人事檔案的信息來源，提高保存人事檔案信息的合理性，革新人事檔案管理模式。例如，在整理和保存紙質檔案方面面臨著一定問題，這給人事檔案的管理工作帶來了新挑戰，有必要立足于醫院的實際運行現狀，妥善規劃人事檔案管理工作，推進人事檔案管理工作改革，引進智能管理、自動管理理念和設備設施，提高檔案服務質量，強化人員的服務意識，真正提高檔案信息的利用率，發揮出人事檔案管理的內在價值，為醫院的發展提供參考依據。強調動態化的管理模式，融入精細化的管理理念，定期對新的檔案材料內容進行補充收集，做好檔案資料的及時歸檔工作，在精細化模式下，以動態化管理的觀念，結合醫院的實際情況及時收集、完善檔案材料，保證人事檔案的科學性、完整性，及時發現問題并修正問題。

3.加強信息化建設

醫院的人事檔案管理工作在精細化模式下，要借助先進的信息技術、大數據技術創建精細化水平較高的信息數據庫平臺，特別是國內的醫療體系逐步完善，醫院的檔案管理工作面臨著嚴峻挑戰，檔案的規模、數量越來越多，種類也愈發豐富，不同的檔案需要在各個科室中分配，管理難度較大，很有可能出現信息孤島的問題。結合醫院的檔案管理現狀以及精細化管理模式，突破傳統觀念，融入精細化模式和觀念，創新精細化管理新模式，強化人事檔案工作效率，提高精細化管理水平，加強信息數據庫的建設，逐步完善信息數據庫內容，統一管理人事檔案信息。在進行信息數據庫的建設過程中，要對人事檔案的級別、格式進行區分，建立相對應的分區，并且有針對性地按照人事檔案的不同種類進行合理的儲存和保管工作，加強人事檔案的安全管控，在信息數據庫平臺上設立模糊搜索功能，更加便捷、方便地進行人事檔案資料的查詢和使用，提高醫院人事檔案的應用效率，發揮出人事檔案信息的價值，為醫院的運行和管理活動開展創建便捷條件。

4.加強人才建設

醫院的人事檔案管理工作要配備專業人才，加大人才的支持和保障力度，通過完善的人才培訓機制，培養出符合醫院檔案管理工作需求的專業型檔案管理人才，在人事檔案管理工作的實施中，結合精細化管理理念，配置專業型人員，提高人事檔案管理人員的業務素質和綜合水平。在系統的培訓和再教育中，調動人事檔案管理人員的積極性，加強對現有人事檔案管理工作人員的培訓和再教育實踐力度，結合業務培訓、技能指導、行業內的專家講座等，不斷提高自我。對于其他醫院的先進經驗要進行學習，掌握醫院人事檔案管理工作的先進觀念、先進方法，也可前往其他醫院參觀或進修學習。對于新的法規政策要積極進行探究，全面了解法律法規政策，合理運用檔案管理方式，加強人事檔案管理工作的規范性建設。強化人員的創新意識，提高其專業素養和人事檔案管理工作效率，定期檢查人事檔案的質控情況，積極推進人事檔案管理工作模式的精細化創新。配置專職的人事檔案管理人員，督促其積極參與到業務培訓和知識技能的再教育活動中，利用品管圈、PDCA法則，提高醫院人事檔案管理工作效率，實現醫院人事檔案管理工作模式的創新發展目標。人事檔案管理人員要積極提升自我，強化自身的責任意識，不斷發展自我，學習先進的軟件知識，熟練操作信息化平臺。在精細化模式下，強化人事檔案管理工作的綜合效率，組建起一支專業型的人事檔案管理隊伍。

5.細化管理流程

人事檔案管理工作作為一項復雜、系統的工作，要將精細化的管理模式和管理理念融入其中，重視對細節的嚴格管控，細化人事檔案管理工作內容。同時，劃分管理環節，針對人事檔案管理中的薄弱之處和重點環節加強管控力度，提高人事檔案管理工作水平和效率。在管理流程方面要進行細化，規范人事檔案的管理流程，保證人事檔案管理人員能夠對自己所負責的工作任務全面了解和掌握。還要監管人事檔案管理工作，防止發生工作失誤等風險問題，保證檔案信息的準確性，嚴格執行相關制度，有效執行人事檔案管理工作的相關措施，向著規范化、現代化方向不斷轉型，促進醫院人事檔案管理工作的規范化、制度化。另外，嚴格落實責任制，細分人事檔案管理的職責范圍，提高人事檔案的管理水平，將本職工作落實的同時，還要注重對細節的管理，強化責任意識，明確工作態度，提高人事檔案管理的工作效率。例如，有人員要使用檔案時，檔案管理人員要合理解答，幫助其搜索檔案、了解檔案的分類方法，掌握搜索人事檔案的方式，并且要共同落實對人事檔案的維護工作。再如，使用管理系統對檔案信息進行查詢時，充分體現出人事檔案的價值，完善人事檔案內容，將人事檔案的價值利用起來，提高醫院的管理水平、管理效率，發揮出人事檔案的積極作用，為醫院的高效運轉和穩定運行提供保障。

三、結語

綜上所述，醫院的現代化建設和發展中，愈發重視對人事檔案管理工作的精細化管理創新和轉型，展開人事檔案管理工作時要創新觀念，運用精細化模式，強化檔案價值，將精細化理念融入其中，實現精細化模式的逐步完善，將其應用到人事檔案管理工作的各個環節，不斷提高醫院人事檔案管理工作的質量與效率。積極革新檔案管理觀念，優化管理方式，逐漸建立完善的人事檔案管理制度，加強人才建設，將檔案管理的積極作用發揮出來，為醫院的穩定運行和發展夯實基礎，提高醫院的醫療水平、服務效率，滿足民眾的醫療需求。

參考文獻：

[1]黃墨卷.現代醫院檔案管理的創新工作研究[J].醫學理論與實踐，2021

[2]李 敏，莫言娟.醫院文書檔案管理存在問題與質量提升策略探討[J].中國衛生標準管理，2021

[3]馬 凱.醫院檔案管理存在的問題與對策分析[J].臨床醫藥實踐，2021

[4]趙洪偉.醫院檔案管理信息化建設新模式探究[J].信息記錄材料，2021

[5]施 萃.現代醫院綜合檔案管理問題及對策探討[J].現代醫院管理，2021

[6]陳家欣.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位[J].才智，2022

[7]王曉麗.醫療改革進程中做好醫院檔案管理保密工作的途徑[J].蘭臺內外，2022

[8]溫曉麗.互聯網背景下現代醫院檔案管理改革策略和模式創新[J].科技風，2022

[9]任 星.新形勢下醫院檔案管理信息化建設研究[J].蘭臺內外，2022

[10]李傳莉.醫院檔案管理中6S法則的運用與提升策略[J].辦公室業務，2022

[11]江 紅，涂紅莉.以知識管理為視角的醫院檔案管理體系構建[J].辦公室業務，2022

（作者單位：山東省淄博市第一醫院）

3585500589222