論人才競爭對人事檔案工作的影響與對策

陳成瑾

摘 要：人事檔案工作作為人力資源管理的重要組成部分，其重要性和緊迫性不可忽視。人才競爭對我國人才流動起到了很大作用。本文從人才競爭對人事檔案管理的影響出發，分析研究在現階段存在的問題，并提出相應對策與解決方案以應對挑戰，從而有效促進人員科學有序流動、優化企業內部結構，充分發揮人才的作用。

關鍵詞：人才競爭;人事檔案工作;影響;對策

隨著我國經濟的不斷發展，人事檔案工作也在不斷改進，人員可以根據自身的實際情況，選擇合適的崗位就業，人才之間的競爭不斷加劇。人才流動有利于社會進步和經濟發展，也有利于個人發展，滿足個人需求。但是，人才流動對于人事檔案管理工作有利也有弊，由于人才的流動性較強，人事檔案的調動往往跟不上人員的調動，許多人事檔案被忽視，人事檔案的管理缺乏時效性，從而造成人事檔案的亂象。據統計，全國有相當一部分的人事檔案被遺棄，找不到對應人，究其原因，不難發現是因為人才競爭過于激烈，許多人對于人事檔案并不重視和人事檔案工作不完善而造成的。人事檔案曾經被人們當作尋找工作的“敲門磚”，沒有了人事檔案，寸步難行。現如今，人事檔案的效用大大降低，人們在找工作的過程中，人事檔案并未起到多大用處，很多時候只是把其當作一種“程序”。當下的人事檔案工作中，一些無人認領的檔案越來越多，人事檔案工作的管理越來越不規范，從而導致人事檔案工作效率大大降低，影響了人事檔案工作改革的力度，阻礙其工作的正常發展。本文主要針對目前科研院所離崗創業人員人事檔案的實際情況進行分析，在人才競爭的大背景下，提出人事檔案管理的有效措施，促進人事檔案工作能夠正常、科學地運行。

一、人才競爭對人事檔案工作的主要影響

1.人檔分離現象

我國在不斷進行對外開放，堅持“引進來”和“走出去”政策，隨著對外開放的程度不斷加深，人們的思想也發生了一些變化。許多跨國公司在中國落地生根，還有一部分科研院所離崗人員進行自主創業，為人們的就業提供了大量機會，就業渠道大大增加，因此跳槽和變換工作成為家常便飯。大量的私有企業成為首選，也是招聘人數最多的企業，但是私營企業在招聘人員的過程中，對于人事檔案并不重視，往往只需要應聘人員填寫一份報名表，只是對其相關的學歷證書進行審核，并未對其檔案有所重視，所以出現人檔分離現象。有些人因為企業的待遇等不能滿足其心理需求時，會隨時更換新公司，完全不顧及個人的人事檔案，缺乏相應的組織觀念，他們往往在工作中只考慮工資待遇等因素，不在乎人事檔案，破壞了個人與組織之間檔案管理工作的規范性。人事檔案出現“人檔分離”現象，不僅僅是因為人員選擇新公司、不斷跳槽而出現的，還有一方面是因為公司為了留住人才，扣留辭職員工的人事檔案，想要其繼續留在公司，而相關員工為了前途，拋棄了自己的人事檔案。這樣一來，舊公司可能繼續保留著當事人的人事檔案，但其實人已經在新公司工作，人事檔案的管理工作失去了意義，人事檔案工作的規范性和系統性也就遭到了破壞。被留檔的人員去了新公司之后，新公司雖然具有新員工的人事檔案管理權限，但是卻沒有員工的人事檔案，新公司就會對員工進行重新建檔，而新建的檔案與舊檔案勢必會出現沖突，檔案的真實性和內容自然難以得到保障，許多材料都是由當事人自行填寫，無法進行核對，所以其真實性不高，不利于組織考察。人事檔案的工作管理應該嚴格準確，其內容的填寫要絕對保障其真實性，只有在人事檔案丟失和損壞的情況下，才能進行重新建檔，一般情況下是一人一檔，而新公司重新建檔勢必會對人事檔案的管理造成影響，引起人事檔案管理的混亂，從而降低人事檔案的真實性。

2.人才引進存在的問題

人才的流動性逐漸加強，人才市場也逐漸活躍起來，人事檔案的工作量也逐漸加大，人事檔案隨著人員工作調動而發生變化是我國人事檔案管理的原則，也是人事檔案管理所必須堅守的工作準則，所以人事檔案應時常更新，但是在實際的人事檔案管理過程中，人事檔案往往被拋棄或者是遺忘。有些單位為了解決人員短缺問題，無視人事檔案管理，在原單位未對當事人檔案進行轉移時，仍讓該員工上崗。甚至借助一些“辦法”，如在招聘過程中，不要求應聘人員轉移人事檔案，利用當地政策對人事檔案進行特殊處理，重新為其建立新的人事檔案，使人才能夠在新單位安心工作，從而導致“人檔分離”，使人事檔案管理出現問題。

3.流動人員檔案管理不合理

近些年來，隨著人才競爭的加劇，人才流動越來越頻繁，而人事檔案管理的難度也越來越大。對此，國家頒布了相關規定，要求加強對流動人員的檔案管理，對流動人員的檔案管理權限進行了明確規定。人事檔案的管理由縣級以上的黨委組織部門和政府人事行政部門的人才流動服務機構管理，公司和企業無權進行管理。但是，在實際情況中，仍存在著非法管理人事檔案現象，一些不具備資格的企業擅自接受人事檔案，更有甚者，對人事檔案進行偽造，為當事人增添各種不存在的證明材料。這樣做不僅使人事檔案管理工作出現混亂，還違反了相關法律法規，不利于國家人事檔案的管理，也不利于整個社會的發展，人才競爭也會出現不實情況，有失競爭的公平性。因此，需要對流動人員的檔案管理進行規范化和合理化，以促進社會的正常運行。

二、人才競爭背景下人事檔案管理的有效措施

1.建立健全人事檔案管理辦法

建立健全人事檔案管理辦法，完善相關人事檔案管理制度，從而對人才流動進行制度保障，在制度層面上對人才流動進行管理，為人事檔案管理的合理性和科學性提供有效辦法。健全完善的人事管理辦法可以使人員的檔案信息得到保障，避免出現信息丟失情況。目前，我國已經頒布相關保障人事檔案管理制度的法律法規，并健全了相關的人才流動服務機構，從而掌握人才流動現象。例如，針對科研院所離崗創業人員的人事檔案管理，政府發揮相關職能，對逐漸商業化的科研行為進行管理，同時對科研院所離崗創業人員所處的單位或機構的人事檔案進行統一管理，從而確保人事檔案管理的科學性。健全完善的人事檔案管理辦法，要嚴格明確流動人員檔案信息管理權限問題，由專門機構對流動人員的檔案信息進行管理，未經授權的單位和個人不得對其人事檔案進行調閱和管理，不得對人事檔案內容進行改動。如果出現未經授權的單位和個人對流動人員的人事檔案進行調閱和管理的情況，要及時對其進行相關的管制，并向相關機關進行移交，嚴重者要追究相關人員的法律責任。在人事檔案管理過程中，要建立常態化的監管機制，以確保人事檔案管理的有序化和合理化，提高人事檔案的真實性。

2.整體考慮，注重大局

在人事檔案管理的過程中，要以大局為重，考慮整體，正確處理留人和放人的問題。有的企業為了留住人才，可能會扣留其人事檔案，不進行放檔。尤其是對科研院所來說，科研人員是其工作的重點，如果科研人員辭職，那么其科研項目可能就會“流產”，不僅浪費了大量的時間，還耗費了大量的財力、物力。相關單位對于留人和放人問題，要端正自身的態度，在挽留人才的過程中，應該采取正規的方式和方法，可以對其進行思想引導或者是提高人才的待遇和薪資，而不是靠強制的手段來逼迫人才留在自己單位。要給予人才足夠的尊重，尊重他們的想法和意愿，嚴格遵守相關的法律規定。相關單位要及時進行反思，為什么會出現人才外流的現象，及時調整企業的戰略方針和人才管理方案，才能留住人才，這也是保留人才的治本之策，如果是僅靠人事檔案來決定人才的去留，很可能對其產生不利的影響，降低員工工作的積極性，也不利于引進新的人才和提高企業活力，所以在人才去留問題上，要整體考慮，注重大局，不要因為個人得失而導致整個公司受損。

三、提升人事檔案工作的有效策略

1.提升流動人員檔案管理質量

人事檔案管理過程中，會出現一些檔案無人認領的現象。究其原因，不難發現人事檔案管理體制和人事檔案管理部門存在的問題，有些人對檔案不重視，從而導致人事檔案無人認領。人事檔案反映出的是一個人的基本狀況以及其主要的經歷和政治面貌，所以人事檔案的記錄應該是真實的、全面的。在舊有的流動人員人事檔案記錄過程中，其內容卻是單一、簡單的，檔案管理的質量不高。對于企業來說，如果面對一份簡單的檔案，就無法在短時間內了解其狀況，從而無法做出全面評價，也無法判斷此人是否和所應聘的崗位具有匹配性。并且，還會在之后的職稱認定、養老保險、工齡計算上出現問題。久而久之，用人單位在招聘人員時，就不再看重人事檔案，因此要提高流動人員檔案管理質量，人事檔案管理部門要重視人事檔案的動態記載，特別是對于人員業績的記載，要做到極其完善，提高人事檔案管理質量，讓人事檔案能夠正確反映員工的精神面貌和相關的專業技能。

2.積極完善、優化人事檔案管理法規

人事檔案管理制度可以很好提高人事檔案管理工作的效率和真實性，但是制度的監管并不是萬能的，在人事檔案信息的整理上，有許多環節和步驟存在的問題是制度無法解決的，所以需要積極完善、優化人事檔案管理法規，在人事檔案管理的過程中，做到有法可依，為人事檔案管理的工作效率提供“保護傘”。在人事檔案管理的實際工作中，由于隨時發生新的問題，難免會出現一些沒有制度保障的情況，相關工作人員要及時進行總結和匯報，將工作中所存在的問題反映到上級部門，促使其制訂相關的管理措施和管理條例來解決存在的問題。相關部門要及時根據工作人員反映的情況進行核查，如果核查屬實，就要立即尋找相應的解決措施。主管部門除了要根據工作人員的反應來修改和制定管理條例之外，還應主動注意工作人員在實際工作中的檔案管理現狀，對于一些人事檔案管理制度的細節進行修改。人事檔案管理工作是不斷變化的，所以在制定具體的工作細則時，要根據工作的實際情況，不斷進行修改，以符合人事檔案管理工作的實際情況，從而為人事檔案工作的效率提供保障。

3.強化法治觀念、加強執法力度

人員的流動造成了人事檔案管理的困難，從而也引發了一系列我國人事檔案管理信用問題，嚴重影響著我國人事檔案信用及其管理的正常運作，損壞了我國人事檔案信息的公開度。因此，我們需要積極完善、優化和加強對人事檔案監督管理的辦法和制度，從而切實治理好人事檔案管理中的亂象?！稒n案法》明確規定了我國在人事檔案保護和管理過程中的法律責任，相關人事檔案保護和管理部門及當事人如果涉嫌違反其中的法律規定，那么可以對其進行警告、執法處分、經濟懲罰、責令賠償其損失、沒收其違法所得，甚至還可以依法追究刑事責任。因此，在進行檔案保存和管理過程中，作為一名檔案保存和管理者必須具備良好的專業素養和道德品質。在進行個人檔案入庫和辦理相關文件的過程中，一定要嚴格按照國家相關法律和規定，依法辦事，還要堅守檔案管理工作的原則，根據相關工作規定來進行檔案的查詢和借閱，及時更新檔案管理內容，保證人事檔案的真實性。對于損害人事檔案管理正常運行的人員，要嚴格懲罰，加大執法力度，強化相關人員的法治觀念，從而保證人事檔案管理有法可依、有法必依、執法必嚴、違法必究。

4.發揮檔案時效性

我國現行的社會主義市場經濟制度是市場決定資源配置手段，市場活躍了，人才開始流動，人才市場借此發展起來?，F如今的人事檔案管理存在著些許問題，人事檔案管理混亂、缺乏統一性，其管理方式已經無法適應人才流動的要求，因此為保證人才市場的有效運行，提高人事檔案管理效率，要對人事檔案管理進行更新。然而，我國目前現行“集中統一、分級負責”的人事檔案管理制度是在傳統的計劃經濟制度下逐步形成的，在市場經濟迅猛發展、領導班子人事體制改革不斷推進和深化的今天，已經顯示出其脆弱性或發展的滯后性，這樣的管理制度無法適應市場經濟環境下的人事系統改革和人員資源競爭、人員流動頻繁等對人事檔案的管理要求，無法為社會提供優質高效的人才檔案信息服務。進入信息化時代，通過網絡完全可以實行人事檔案信息資源的社會共享。

四、結語

綜上所述，現如今的人事檔案管理存在著些許問題，人才流動和競爭加劇，所以需要提高人事檔案管理的有效性，健全完善的人事檔案管理辦法，整體考慮，注重大局。提高人事檔案的實用性，提升流動人員檔案管理質量，積極完善、優化人事檔案管理法規、強化法治觀念、加強執法力度，以期可以發揮出人事檔案的作用，更好地為人才流動服務，促進我國經濟和人才市場的健康發展。

參考文獻：

[1]杜 楊.以十九屆五中全會精神為指導推進干部人事檔案信息化工作[J].蘭臺世界，2021

[2]林 霞.當前檔案管理信息化建設誤區分析與突破策略[J].辦公室業務，2021

[3]沈程程，龔胡微，王偉萍.淺析新形勢下科研單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2021

[4]張 珣.新形勢下人事檔案管理工作的困境和對策研究[J].就業與保障，2021

[5]楊海生，唐建國，周悅馨，徐亞男.打造數字檔案系統探索管理模式變革不斷開創人事檔案工作新局面[J].石油組織人事，2020

[6]鄢明芳.流動人員人事檔案管理工作存在的問題及改進[J].科技風，2020

[7]楊 寧.論人才競爭對人事檔案工作的影響與對策[J].傳媒論壇，2018

[8]曲 晗.論人才競爭對人事檔案工作的影響與對策[J].才智，2018

[9]李 巍.高校人事檔案管理問題與改革路徑的研究[J].佳木斯職業學院學報，2017

[10]歐陽婷婷.人才競爭對人事檔案工作的影響探究[J].辦公室業務，2016

[11]權新芳.企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].今日財富，2018

（作者單位：福州市蔬菜科學研究所）

3378500589217