事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

楊小亮

摘? 要： 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案是其運(yùn)營(yíng)保障工作中的重要一環(huán)，伴隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。在新的歷史起點(diǎn)上，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作被賦 予了新的要求，只有進(jìn)一步解放思想，以創(chuàng)新引領(lǐng)檔案工作發(fā)展，才能真正肩負(fù)起新時(shí)代檔案管理工作的歷史使命，切實(shí)推動(dòng)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 事業(yè)單位;檔案管理;工作現(xiàn)狀;工作創(chuàng)新

引言

人事檔案管理作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的基礎(chǔ)管理，在提高人力資源管理效 率，促進(jìn)單位發(fā)展，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)等方面發(fā)揮著重要作用。人事檔 案管理包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、歸檔、保管和查詢等，具有一定的 復(fù)雜性。在新時(shí)代背景下，各行各業(yè)都迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，機(jī)關(guān)事業(yè)單 位人事檔案管理工作也不例外，如何做好新時(shí)期的人事檔案管理工作以及 如何解決不斷暴露出來(lái)的新問(wèn)題已經(jīng)成為了現(xiàn)階段各級(jí)人事檔案管理部門(mén) 研究的新課題。

1 事業(yè)單位檔案管理存在問(wèn)題

1.1? 重視程度不高

第一，重視程度不夠。在信息化迅速發(fā)展下，人們對(duì)檔案工作的管理 意識(shí)越來(lái)越淡薄，加之一些單位的領(lǐng)導(dǎo)層面工作重心放在業(yè)務(wù)工作上，對(duì) 檔案工作認(rèn)識(shí)不到位。第二，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)檔案人員。很多單位沒(méi)有設(shè)立單獨(dú) 的檔案管理部門(mén)，多將檔案管理工作歸于辦公室，檔案管理人員兼職，業(yè) 務(wù)能力水平不足，且工作時(shí)間不能保證，檔案工作多為應(yīng)付。第三，沒(méi)有 專(zhuān)門(mén)檔案設(shè)施。有些單位沒(méi)有單獨(dú)的檔案室，甚至沒(méi)有檔案柜，或者檔案 柜沒(méi)有規(guī)范有效利用，有的就是一間辦公室，融檔案儲(chǔ)存、查閱檔案、雜 物倉(cāng)庫(kù)于一體，環(huán)境雜亂，給檔案儲(chǔ)存帶來(lái)很大風(fēng)險(xiǎn)[1]。

1.2? 事業(yè)單位檔案管理人員水平不高

事業(yè)單位的檔案管理工作往往會(huì)涉及到十分復(fù)雜、系統(tǒng)的工作內(nèi)容， 對(duì)于相關(guān)從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有著較高的要求，同時(shí)對(duì)其個(gè)人品質(zhì)也有著 一定的要求，例如必須具備耐心、細(xì)心的工作品質(zhì)。然而，實(shí)際情況卻 是，大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)有所欠缺，同時(shí)在職業(yè)態(tài)度 方面不夠端正，存在大量敷衍了事、尸位素餐的行為。

1.3? 信息化水平落后

目前事業(yè)單位仍多是紙質(zhì)化檔案管理，未普及大規(guī)模信息化檔案管理 手段，分析認(rèn)為，主要是受傳統(tǒng)思維模式影響，沿襲舊制，缺乏改革突破 的信心和勇氣;檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要大量資金和人力支 持，財(cái)政資金投入不足是擺在面前的一大難題;信息化管理對(duì)電子辦公尚 未普及的地區(qū)、部門(mén)單位也是一種挑戰(zhàn)。

1.4? 事業(yè)單位檔案管理方式不合理

在信息化時(shí)代背景下事業(yè)單位的檔案管理工作缺少對(duì)于信息技術(shù)的正 確應(yīng)用，無(wú)法保持與時(shí)代發(fā)展步伐的一致，? 仍舊停留在傳統(tǒng)的管理模式 中。造成該現(xiàn)象的主要原因在于大部分檔案管理人員的思想較為落后，關(guān) 于檔案管理工作的認(rèn)知依舊停留在傳統(tǒng)層次，也就導(dǎo)致日常工作開(kāi)展存在 大量工作方式不合理的情況。

2 新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效策略

2.2? 提高重視程度，加大投入水平

新時(shí)期，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和人事檔案管理工作人員要高度重視人事檔案管 理工作，注重提高政治站位，主動(dòng)擔(dān)當(dāng)作為，以首善標(biāo)準(zhǔn)不斷提升檔案工 作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平，充分發(fā)揮人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)、專(zhuān) 業(yè)化干部隊(duì)伍中的重要作用。干部人事檔案具有不可再生性，一旦損毀便 無(wú)法補(bǔ)救。因此，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，維護(hù)干部人事檔案的安全、完整顯 得尤為重要。各級(jí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加大人事檔案管理的投入，高標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行 硬件設(shè)施建設(shè)，著眼未來(lái)10至20年干部人事檔案管理工作需要，建設(shè)智 能化人事檔案庫(kù)房，嚴(yán)格按照《干部人事檔案工作條例》推進(jìn)落實(shí)好檔案 庫(kù)房、閱檔室和檔案管理人員辦公室“三室分開(kāi)”， 加強(qiáng)“八防”——防 火、防潮、防盜、防光、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物相應(yīng)基 礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保檔案安全[2]。

2.2? 加速檔案信息化建設(shè)，著力做好手段創(chuàng)新

事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)工作早在20世紀(jì)末就已經(jīng)開(kāi)展，伴隨著 信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)也呈現(xiàn)了持續(xù)改進(jìn)、不斷創(chuàng)新的趨 勢(shì)，結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作特點(diǎn)及管理現(xiàn)狀，在新時(shí)期加快檔案信息 化建設(shè)，可以從以下幾個(gè)方面入手：一是加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔 案信息化工作的重視，將信息化建設(shè)工作納入單位總體規(guī)劃，出臺(tái)相關(guān)的 支持政策，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)有序開(kāi)展。成立檔案信息化工作委員會(huì)， 加大人員及經(jīng)費(fèi)支持，為信息化建設(shè)提供有力保障。二是加快檔案數(shù)字化 建設(shè)進(jìn)度，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)建立符合自身實(shí)際的數(shù)字化模式，從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展 角度來(lái)看，還應(yīng)以自主數(shù)字化為主，外包服務(wù)為輔。根據(jù)檔案保管和利用 的需求，優(yōu)先對(duì)于利用頻繁的檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，確保在建設(shè)周期較長(zhǎng) 的情況下，能夠優(yōu)化信息化建設(shè)的內(nèi)容結(jié)構(gòu)，使其更貼合實(shí)際需要。三是 制定信息化建設(shè)規(guī)劃，細(xì)化信息化建設(shè)工作計(jì)劃，從信息化建設(shè)目標(biāo)、責(zé) 任分工、實(shí)施階段、成果驗(yàn)收、資金投入等方面進(jìn)行統(tǒng)籌，有組織地做好 檔案信息化建設(shè)工作。

2.3? 拓展事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力

需要清晰認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位所開(kāi)展的檔案管理工作的核心目的是為事業(yè) 單位的發(fā)展提供服務(wù)。故此，關(guān)注服務(wù)能力的提升十分關(guān)鍵，首先需要針 對(duì)相關(guān)從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行培訓(xùn)，以此提高其服務(wù)能力。要求相關(guān)從 業(yè)人員能夠快速掌握信息技術(shù)手段，推動(dòng)信息化技術(shù)在檔案管理工作中的 應(yīng)用。同時(shí)也需要關(guān)注從業(yè)人員職業(yè)品質(zhì)的培養(yǎng)，強(qiáng)調(diào)日常工作過(guò)程中的 盡職盡責(zé)。在實(shí)現(xiàn)服務(wù)能力提高的同時(shí)，需要關(guān)注服務(wù)內(nèi)容的拓展。具體 是指將先進(jìn)技術(shù)形式用于服務(wù)內(nèi)容拓展領(lǐng)域，轉(zhuǎn)變被動(dòng)等待的狀態(tài)，轉(zhuǎn)而 為事業(yè)單位的日常運(yùn)行，提供主動(dòng)的檔案服務(wù)，以教導(dǎo)的形式將檔案信息 在事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行流通，不斷提高檔案管理服務(wù)的專(zhuān)業(yè)化和個(gè)性化。最 后，作為一名事業(yè)單位的檔案管理人員需要保持積極進(jìn)取的學(xué)習(xí)心態(tài)，在 日常工作之余，主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理工作的新知識(shí)和新技能，例如關(guān)于各類(lèi) 新引進(jìn)的信息技術(shù)的操作技巧等，致力于提升自身的專(zhuān)業(yè)化水平，從而鑄 造一支高精尖的檔案管理人才隊(duì)伍[3]。

2.4? 健全制度，推進(jìn)檔案管理規(guī)范化

合理的檔案管理制度是機(jī)關(guān)事業(yè)單位開(kāi)展檔案工作的必要條件。機(jī)關(guān) 事業(yè)單位要立足本單位實(shí)際，建立健全檔案管理工作制度，包括檔案的收 集、歸檔、保管、使用、查閱、借閱、保密、銷(xiāo)毀等各個(gè)流程環(huán)節(jié)，做到有 章可循、有據(jù)可依。制度生命在執(zhí)行，制度制定后要及時(shí)組織學(xué)習(xí)，并一以 貫之抓好貫徹執(zhí)行。要將檔案管理工作納入部門(mén)科室考核，建立檔案管理獎(jiǎng) 懲考核機(jī)制，通過(guò)落實(shí)獎(jiǎng)懲措施，調(diào)動(dòng)全體員工干事創(chuàng)業(yè)的積極性[4]。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作水平直接影響單位整體管理水平。機(jī)關(guān)事業(yè) 單位要切實(shí)提高思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)每個(gè)人的檔案管理意識(shí)，健全完善檔案管 理制度，運(yùn)用科學(xué)、規(guī)范的現(xiàn)代化信息管理手段和方法推動(dòng)檔案信息化建 設(shè)，打造專(zhuān)業(yè)、高效的檔案管理團(tuán)隊(duì)，最大化地發(fā)揮檔案利用價(jià)值，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[ 1 ] 陳麗生 . 芻議干部人事檔案管理的人才建設(shè)作用 [ J ] . 中外企業(yè)家， 2020（16）：127-139.

[2]張祖娟. 當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理建議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（08）：170.

[3]于皓.人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2020（08）：84-86.

[4]王燕青.事業(yè)單位提升人事檔案管理水平的探究[J].商訊，2020（11）：196.

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