新時代事業單位檔案信息化管理

文/文亞丹

（作者單位系邯鄲市衛生健康委綜合監督執法局）

近年來，隨著我國科學技術的高速發展，互聯網技術、信息技術得到廣泛的推廣和應用，事業單位檔案管理工作在迎來新的發展機遇的同時，也同樣面臨著嚴峻的挑戰。以往的事業單位檔案資料以人工管理為主要方式，以紙張作為主要載體，工作效率相對低下。隨著事業單位業務規模的擴大，各類型的數據信息呈爆炸式增長，傳統的檔案管理方法顯然已經無法滿足當前事業單位的發展需求。由此，順應大數據時代的發展趨勢，將信息化理念應用于事業單位檔案管理工作中變得尤為重要。事業單位檔案可以利用信息化的優勢，做好登記、分類、篩選以及信息傳輸和分享等工作，簡化檔案管理的工作內容并降低工作難度，滿足機關事業單位的發展同時，也能促進事業單位檔案管理的可持續發展。

檔案管理是指檔案部門“對國家或地區檔案事業實行有組織有計劃的領導或監督、指導，并協調其內部關系和外部關系的工作。”檔案信息化管理是指采用信息技術方法配置檔案管理基礎設施，構建檔案信息數據庫，利用網絡平臺作為基礎和支持，對檔案信息資料進行處理、存儲、管理和利用。伴隨著科學技術迅速發展，大數據領域逐漸拓展和延伸到社會各個方面，互聯網信息化技術產業更是加大了大數據技術的應用程度，將其和人們日常生活以及工作更加緊密的結合到一起。大數據背景下，以通信技術與計算機為核心的檔案信息化管理逐漸成為各個機關事業單位、企業基本業務開展的前提。檔案信息化管理借助大數據技術的優勢通過相關的硬件和軟件途徑完成數據處理、存儲、管理和利用功能，改進以往紙質檔案操作方式為電子類型的檔案管理方式，全面劃分檔案的類型，簡化工作流程，提升檔案管理工作的有效性，逐步實現事業單位檔案的現代化管理。其高質量、高速度的特點，改善了檔案管理工作，對檔案管理具有深遠影響。

傳統檔案主要依靠人工填寫和記錄，難以嚴格的做到標準化，雖然修改后的《檔案法》明確規定檔案管理的內容和要求，但是各地方的管理形式有所不同，出現了法律法規落實不全面的問題，使得檔案信息不夠規范。檔案信息化建設，可以通過設定的標準程序來約束相關檔案的記錄行為，通過對不符合規范要求的檔案內容進行信息提示，只有當檔案信息與設定標準一致后，檔案信息才能夠被記錄保存，否則不能進行保存和提交，大大提高了推動了檔案管理的規范化水平。同時，可以在數字媒介的支持下，對檔案信息進行全面梳理，對不規范內容可發回進行補充和修正，這樣便于對檔案進行規模化和批量化的存儲和使用。當檔案信息逐漸增多后，規范化管理可以提高檔案信息的檢索和分類效率，并將各種管理功能進行呈現，按照規范使用說明可以全面調取所需檔案信息，大大提高檔案應用的實效性，也便于提高事業單位檔案應用價值和服務水平。

傳統紙質檔案的管理較為煩瑣，工作人員整理檔案時需分類歸檔，工作量較大，耗時較多，后期查詢紙張原件時也費時費力。相較于傳統的檔案管理，信息化檔案管理有著明顯的優勢，單位各部門人員能夠直接將文件、資料等相關信息傳輸至檔案管理員電腦中，提高檔案收集整理速度。在查閱時，只需根據分類號或關鍵詞進行查詢就能夠快速查閱到想要的內容，能以較快的速度利用好檔案資料。還可以借助互聯網平臺能夠和其他單位實現互聯互通，共享信息資源，共同發展，同時還能夠了解其他單位部門的工作情況，與自身的情況進行對比，相互交流經驗，共同進步，大幅度提升事業單位檔案管理的工作效率。

傳統檔案以紙張為媒介，通過人工錄入的方式形成，維護過程中需做好防火、防潮、防霉除蟲等工作，并且需要足夠的空間來存放，耗費大量的資源。而信息化檔案管理則以網絡平臺為媒介，將數據信息以電子化、數據化的形式儲存在載體上，通過硬盤、光盤、U 盤等存儲媒介能夠存儲海量的信息。存儲載體占地少、成本低，節省了大量的人力、物力和財力，促進檔案管理工作的可持續性發展的同時，節約檔案管理成本。

傳統紙質檔案在保管和利用過程中，極易受到溫度、濕度等不利環境問題或人為因素的影響，產生發霉、損壞的現象，進而無法對檔案進行長久性存儲，甚至出現因檔案人員或使用者粗心大意導致檔案丟失的情況。而信息化檔案管理建設，將傳統紙質檔案轉化成數字化檔案，存儲在計算機磁盤之中，不僅可以有效利用檔案存儲空間，避免因檔案保存環境惡劣造成檔案的損害及對紙質檔案的直接借閱造成紙質檔案的陳舊和老化的問題出現，還可以通過計算機密匙的使用，有效避免發生檔案信息泄露的情況，實現檔案資源永久性存儲。

在過去的很長一段時間內，所謂的檔案管理常常只是單純地對檔案進行錄入、保管以及查詢，其更深層次的作用沒有得到挖掘，很多單位缺乏正確的檔案管理觀念，沒有意識到加快檔案信息化建設的重要性，導致信息化檔案管理建設緩慢，相關的檔案數據庫也存在不健全的情況，無法讓檔案工作為事業單位領導提出戰略決策提供有力支撐。此外，一些事業單位檔案管理方式十分死板，完全是按照以往的傳統檔案管理方式做事，沒有建立科學化、標準化、信息化的規范流程和處理措施，導致檔案管理的方式缺乏統一性和標準性，信息化管理無法發揮實效性作用。

我國事業單位部門多，供應服務多，在實際的紙質化檔案向信息化檔案的建設轉型中面臨著一系列的難題。有的事業單位程序化和官僚主義嚴重，不能及時落實相關措施;有些事業單位檔案部門的設備和設施不足以滿足信息化建設的要求;有的事業單位雖然緊跟時代步伐引進了計算機設備進行電子檔案的管理，但相關方面的信息化技術卻沒有及時跟進。整體來說，事業單位的檔案信息化程度不高，無法將電子檔案的優勢發揮出來,嚴重影響了事業單位檔案信息化管理的發展。

事業單位檔案管理人員的個人素質、業務水平、業務熟練程度和認知水平都是影響文書檔案管理信息化的重要因素。事業單位檔案信息化管理，需要工作人員以大量的時間學習信息技術知識。實踐中，有些事業單位的負責人并不了解檔案管理工作，認為檔案管理只是將材料存放保管好即可，對檔人員的進修、培訓等都認為沒有必要，甚至有個別事業單位檔案管理人員平均年齡50歲以上，檔案管理部門淪為“養老”部門。檔案管理人員的素能參差不齊，無法適應檔案管理智能化發展的形勢，從而使事業單位檔案管理工作的效率降低。

檔案是一種信息資源的集合，必然會涉及到社會群體的部分隱私，若不加防范被人盜用、惡意篡改，會對個人乃至社會造成嚴重的傷害。檔案信息化建設依托于互聯網技術，互聯網與相關信息產業聯合的不斷深化，在逐步落實跨界融合、萬物互聯現代化網絡體系建設戰略的同時，也使得檔案管理面臨著更復雜的網絡風險。例如，網絡數據庫防護體系不完善導致的信息泄露、遺失風險；管理人員缺乏風險防范意識，權限管理不嚴格、移動存儲設備使用不規范等，也會導致關鍵數據泄露風險。除此之外，部分工作人員沒有深刻認識到信息技術革命帶來的影響，在數據處理與信息服務的過程中，對檔案信息系統操作技術掌握不熟練，成為阻礙事業單位安全管理體系整體建設的重要問題。保證檔案管理的安全性是信息化數據管理體系建設的重要前提，需要檔案部門圍繞互聯網平臺的信息安全管理要點，對技術、制度與管理模式等進行合理調整、創新，做好安全保障工作。而現有的硬件和軟件基礎設施并不能完全實現信息化安全的生產需求，檔案信息化技術還需要被不斷完善和優化。

大數據時代發展背景下，事業單位的檔案管理該順應時代發展趨勢，了解并掌握新形勢下檔案管理工作重難點內容，創新管理理念，通過科學規劃、合理建設等方式，大力開展信息化基礎建設，為檔案信息化管理工作的順利開展創造良好條件。首先，檔案管理部門應在現代檔案管理與開發思維的指導下，轉變原有的工作思維，全面認識檔案資源在事業單位新時期發展建設中的作用，立足實際，系統性地規劃工作創新路徑，切實為事業單位的持續發展而服務；其次，事業單位應在明確檔案信息化管理體系建設目標的基礎上，做好統籌工作，加大資金的投入合理引進信息設備，夯實信息化建設的硬件配套。第三，要重視紙質檔案和電子檔案的結合，采用紙質檔案與電子檔案雙軌制的管理模式，比如，在掃描設備的引進方面，可以選擇批量、高清功能的掃描程序與設備，提升紙質檔案的轉化效率，建立起紙質檔案、數字檔案同步管理模式，實現對線上、線下檔案信息的高效整合。在信息平臺的輔助下，各部門信息資料傳輸效率會大幅度提升，打破“信息孤島”，全面提升事業單位綜合檔案管理水平。

數據共享中心是開展信息化檔案管理的基礎和媒介，可以借助信息平臺的傳輸、交互、共享等服務功能，向檔案工作者提供便捷化、高效化的信息服務，有效提升事業單位檔案數據處理的時效性、準確性。在建設數據共享中心的過程中，可以基于身份驗證來區分管理員和使用者，所有的數字化檔案信息都會存儲于一個數據庫中，使用者提出使用申請后，經過檔案管理人員的審核批準，可以完成檔案信息的調取，基于對應的身份驗證就可以直接進行查閱和調取，大大提高了信息化檔案管理的效率。可以借助信息平臺的傳輸、交互、共享等服務功能，向檔案工作者提供便捷化、高效化的信息服務，有效提升事業單位檔案數據處理的時效性、準確性。

事業單位綜合檔案管理工作較為復雜，難度大，需要對檔案進行收集、分類、整理、編輯、入冊等，且在信息技術得到廣泛應用的背景下，對檔案人員專業能力也提出了更高要求。傳統的人才培訓多以集體培訓為主，通過開展會議和灌輸式的口頭說教來提升人員的綜合素質。這種方式使得檔案管理人員十分被動，效果并不理想。

綜上所述，事業單位的檔案管理工作對民生經濟、社會發展都有重要的影響，新時期，面對社會發展的復雜形勢，為更好地履行政府部門公共管理與服務職能，事業單位應在多角度分析檔案管理與開發工作改革需求的基礎上，樹立現代化信息管理思維，深度挖掘檔案資源的重要作用，通過提升檔案信息化體系建設投入，完善網絡風險防護體系，強化實踐人才培養與引進力度，建立健全共享數據平臺等方式，在事業單位內部確立起信息化檔案管理模式，從而為新時代下事業單位可持續性發展創造有利條件，最終全面帶動機關事業單位的檔案信息化綜合建設發展。