高職院校制度檔案建設(shè)的探討

羅夏鉆

高職院校制度檔案建設(shè)的探討

羅夏鉆

（廣西財經(jīng)學(xué)院，廣西 南寧 530008）

高職院校的制度檔案建設(shè)能夠為深化校本辦學(xué)改革發(fā)揮重要的資政參考作用，是高職院校探索職業(yè)教育類型建設(shè)、助推由規(guī)模發(fā)展轉(zhuǎn)向內(nèi)涵升級、推進“雙高”建設(shè)、推進治理體系和治理能力現(xiàn)代化的必然，但是當(dāng)前仍然面臨著頂層設(shè)計不足、歸檔保存滯后、校本督查缺位和缺少有效反饋等主要問題。為此，高職院校應(yīng)加強制度檔案建設(shè)的頂層設(shè)計，緊貼職業(yè)教育重大改革推進制度檔案的歸檔保存，建立制度檔案建設(shè)的質(zhì)量保障機制，健全制度檔案建設(shè)的落實機制，構(gòu)建制度檔案建設(shè)的反饋機制。

高職院校；制度檔案建設(shè)；必要性；問題；對策

引言

隨著產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級和產(chǎn)業(yè)融合發(fā)展的加快，國家正在加快推進職業(yè)教育現(xiàn)代化建設(shè)，尤其是通過政策密集疊加來深化高職院校改革，以架構(gòu)起有效支撐高職院校高質(zhì)量發(fā)展的辦學(xué)機制，從而高效滿足產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展對高素質(zhì)技術(shù)技能人才的急需。高職院校辦學(xué)改革要不斷走向深處，必然要構(gòu)建起與此相適應(yīng)的制度體系。制度呈現(xiàn)作為高職院校各個發(fā)展階段辦學(xué)成效的集中體現(xiàn)，對其檔案建設(shè)給予應(yīng)有的重視和及時的歸集，能夠為高職院校認識自身改革的歷程、更好地汲取改革經(jīng)驗、探尋符合實際的改革路徑，具有重要的政策參考作用。

隨著高職教育越來越受到國家的重視及其發(fā)展速度的加快，高職院校對地方經(jīng)濟社會發(fā)展的貢獻度也越來越大，發(fā)揮的作用也越來越顯著。也因如此，高職院校的檔案建設(shè)一直都是檔案學(xué)術(shù)界關(guān)注的熱點領(lǐng)域。近年來，對高職院校的檔案研究主要集中在檔案管理信息化、檔案育人實踐、檔案供給和檔案服務(wù)融合等方面，涉及的專項檔案研究主要有黨建檔案、會計檔案、計算機實驗室檔案、圖書檔案、教學(xué)檔案和學(xué)生檔案等。對此，有的學(xué)者立足大數(shù)據(jù)時代這一背景，從由此產(chǎn)生的困境、帶來的可行性和存在的必要性出發(fā)，提出高職院校黨建檔案管理信息化應(yīng)聚焦“共享”和“安全”兩個重點目標(biāo)，從優(yōu)化制度流程、信息資源、信息安全和人才隊伍等方面推進[1]；有的學(xué)者從高職院校的會計檔案中探索公務(wù)接待制度的演變歷程，認為高職院校公務(wù)接待經(jīng)歷了從不規(guī)范到規(guī)范再到嚴(yán)格管控、從粗放管理到精細化管理的發(fā)展過程[2]；有的學(xué)者圍繞設(shè)備檔案、實驗教學(xué)檔案、管理文件檔案、管理人員信息檔案、使用類別檔案和社會服務(wù)類檔案等計算機實驗室檔案建設(shè)內(nèi)容，認為高職院校應(yīng)采取加強重視、專人負責(zé)、專門存放和實行信息化手段等措施，加強計算機實驗室檔案的管理[3]；有的學(xué)者從二級學(xué)院教學(xué)檔案的主要構(gòu)成進行分析，提出高職院校應(yīng)從強化意識、完善制度、加強隊伍、提高現(xiàn)代化水平等方面改進其教學(xué)檔案管理[4]；還有的學(xué)者基于企業(yè)招錄畢業(yè)生的調(diào)研，提出應(yīng)從企業(yè)用人角度，有針對性地加強高職院校學(xué)生檔案工作的服務(wù)性[5]。從中可見，目前關(guān)于高職院校制度檔案建設(shè)的研究多是以個體檔案的研究視域來開展，缺乏對其進行整體性研究。鑒于此，本研究將著眼整體性的考量，從必要性和存在問題出發(fā)來審視高職院校制度檔案建設(shè)的有效性，以期為高職院校加強相應(yīng)建設(shè)提供意見建議。

1 當(dāng)前高職院校制度檔案建設(shè)的必要性

1.1 制度檔案建設(shè)是高職院校探索職業(yè)教育類型建設(shè)的必然

職業(yè)教育作為一種類型教育進行建設(shè)，需要探索構(gòu)建起支撐職業(yè)教育與普通教育處在同等地位、屬于不同類型的制度體系，這是一個新探索、新實踐和新架構(gòu)的過程。在我國，職業(yè)教育作為類型教育是一種新興事物。高職院校作為職業(yè)教育類型建設(shè)的主體，要探索這一新興事物的發(fā)展，就需要從過往和現(xiàn)有的制度檔案中探尋創(chuàng)新之源，尤其是需要汲取“雙高”建設(shè)和職業(yè)教育提質(zhì)培優(yōu)的現(xiàn)有制度檔案積淀的實踐經(jīng)驗。從這一角度審視，加強制度檔案建設(shè)對高職院校摸索出符合實際、凸顯特色的職業(yè)教育類型建設(shè)路徑顯得極其必要。

1.2 制度檔案建設(shè)是助推高職院校規(guī)模發(fā)展轉(zhuǎn)向內(nèi)涵升級的必然

我國大部分高職院校都隸屬地方政府舉辦，在國家大力發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育的引領(lǐng)下，從規(guī)模發(fā)展轉(zhuǎn)向內(nèi)涵升級是高職院校必須肩負的地方職責(zé)和使命。制度建構(gòu)作為影響一所高職院校發(fā)展的長效因素，高職院校需要對此進行結(jié)構(gòu)上的調(diào)整和優(yōu)化，構(gòu)建起彼此協(xié)調(diào)、共生發(fā)展的制度整體，形成適應(yīng)規(guī)模發(fā)展轉(zhuǎn)向內(nèi)涵升級的制度支撐，從而走向制度促發(fā)展、發(fā)展促制度的建構(gòu)循環(huán)。這就要求高職院校要加強制度檔案的建設(shè)，原始記錄式地相對呈現(xiàn)一所高職院校的發(fā)展過程，進而為一所高職院校如何實現(xiàn)由規(guī)模發(fā)展轉(zhuǎn)向內(nèi)涵升級提供制度催生引導(dǎo)。

1.3 制度檔案建設(shè)是高職院校推進“雙高”建設(shè)的的必然

“雙高”建設(shè)是國家大力發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育的重大部署，涉及了黨的建設(shè)、人才培養(yǎng)、創(chuàng)新服務(wù)平臺、專業(yè)群、雙師隊伍、校企合作、服務(wù)發(fā)展、學(xué)校治理、信息化建設(shè)和國際化發(fā)展的十大改革任務(wù)以及協(xié)同推進機制、項目實施管理、多元投入機制、優(yōu)化環(huán)境的四大保障措施[6]。高職院校要逐漸走向高質(zhì)量發(fā)展，則對標(biāo)國家“雙高”建設(shè)的改革部署就成為必然的選擇。然而，立足一所高職院校的發(fā)展，任何辦學(xué)改革成果的最穩(wěn)定形式都是以制度的方式來延續(xù)和穩(wěn)固的。出于此，有效和完整的制度檔案是高職院校推進“雙高”建設(shè)的必然要求，這可以讓高職院校延續(xù)制度辦學(xué)傳統(tǒng)并迎來內(nèi)部制度的重新架構(gòu)和再度革新，助推高職院校在現(xiàn)有制度的基礎(chǔ)上廢舊出新，與時俱進地解決制度新舊雜陳的問題，厚植“雙高”建設(shè)的制度文化土壤。

1.4 制度檔案建設(shè)是高職院校推進治理體系和治理能力現(xiàn)代化的必然

黨的十九屆四中全會以來，職業(yè)教育作為整個教育系統(tǒng)的重要組成，被共同納入到了推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。《國家職業(yè)教育改革實施方案》直接明確“沒有職業(yè)教育現(xiàn)代化就沒有教育現(xiàn)代化”[7]。職業(yè)教育現(xiàn)代化的重要標(biāo)志就是治理體系和治理能力的現(xiàn)代化。教育部在部署落實教育系統(tǒng)治理體系與治理能力現(xiàn)代化時，明確指出要以制度建設(shè)為主線[8]。高職院校要實現(xiàn)高質(zhì)量內(nèi)涵發(fā)展，就需要著重從制度建構(gòu)上尋求治理的現(xiàn)代化，并以制度建設(shè)為突破來有效回應(yīng)這一時代改革訴求。為此，加強制度檔案建設(shè)不僅能夠讓高職院校在現(xiàn)有的制度基礎(chǔ)上進行制度創(chuàng)新，而且還能及時積淀和總結(jié)高職院校推進治理改革的經(jīng)驗和路徑。

2 高職院校制度檔案建設(shè)存在的主要問題

高職院校的制度檔案主要是在國家職業(yè)教育重要改革時期集中涌現(xiàn)并歸集形成的，從而又為高職院校各個時期的改革發(fā)展發(fā)揮了應(yīng)有的參考保障作用，成為了見證每個時期高職教育在摸索中前進、在前進中摸索的一種印跡，但是仍然存在著頂層設(shè)計不足、全面歸集滯后、校本督查缺位等主要問題。

2.1 制度檔案建設(shè)的頂層設(shè)計不足

高職院校多是比較注重制度建設(shè)，在校本的規(guī)劃和計劃中，都可以看到制度建設(shè)的內(nèi)容，但是卻很少發(fā)現(xiàn)涉及制度檔案的相關(guān)內(nèi)容。而且高職院校的校級決策議事機制也極少有研究制度檔案的建設(shè)，如何周期開展制度檔案建設(shè)的分析和研判也幾乎沒有。頂層設(shè)計的缺失往往導(dǎo)致了高職院校制度檔案建設(shè)的意識不強，出現(xiàn)了很多時候只有在遇到管理或業(yè)務(wù)問題時，一些高職院校才會不得以進行制度檔案的歸集和建設(shè)，這也多是被動型的推動，而非主動型的開展。

2.2 制度檔案建設(shè)的全面歸集滯后

在新制度經(jīng)濟學(xué)中，制度盡管在一定時期內(nèi)是呈相對穩(wěn)定的狀態(tài)，但它也總是要隨著社會的運動而變化[9]。任何一種教育制度都不是永恒的，也不是一成不變的，而是有一個產(chǎn)生、發(fā)展、成熟、消失，最后被新的制度替代的過程[10]。高職院校制度檔案的建設(shè)需要原始記錄校本制度的整體發(fā)展和更變?nèi)玻枰w現(xiàn)出制度適應(yīng)改革的動態(tài)性和過程性。但是高職院校的制度檔案歸集是有所滯后的，并沒有真正隨著國家在不同時期推進職業(yè)教育改革的歷程進行全面性和系統(tǒng)性的歸檔，也就是其多是以散狀式、零散性的形態(tài)呈現(xiàn)，而并非是集中式、整體性地開展。這往往會造成制度檔案發(fā)揮不了在服務(wù)高職院校創(chuàng)新改革上的應(yīng)有作用和價值。

2.3 制度檔案建設(shè)的校本督查缺位

高職院校都內(nèi)設(shè)有督查部門，但是這些督查部門很少會涉及檔案建設(shè)情況的督查，針對制度檔案建設(shè)的專項督查更是少之又少。在校本檔案建設(shè)督查中，高職院校更多的還是思考如何完成上級檔案的考核，很少會主動思考如何圍繞校本改革發(fā)展需要來健全完善應(yīng)有的檔案內(nèi)容，比如制度檔案建設(shè)就是其中一個明顯的典型。對制度檔案建設(shè)的督查缺位，往往容易導(dǎo)致高職院校會發(fā)生在上級檔案考核范圍之外的一些制度檔案出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象，特別是對于一些合并而來的高職院校則該現(xiàn)象更是明顯。

2.4 制度檔案建設(shè)缺少有效的反饋

高職院校的制度檔案建設(shè)多是重收集、輕反饋，而且往往由于對制度檔案原始記錄的認識不足，總還是認為制度歸檔只是對有效制度的歸檔，而不是對廢止制度的歸檔，這往往會造成制度檔案在歸集中出現(xiàn)遺失或錯漏，無法體現(xiàn)出制度檔案所應(yīng)具有的軌跡演變。此外，很少高職院校會認識到要將制度檔案建設(shè)納為績效考核指標(biāo)，即便有些高職院校將其納入了考核，也較少會有考核后的應(yīng)有反饋，導(dǎo)致制度檔案建設(shè)一直都還是比較粗放。這些反饋的缺失和粗放的管理，也使得高職院校校本制度建設(shè)存在規(guī)范性和合法性的考究隱患，直接導(dǎo)致了相應(yīng)制度檔案建設(shè)的質(zhì)量難以提高。

3 高職院校加強制度檔案建設(shè)的應(yīng)對之策

隨著近些年高職院校的跨越式發(fā)展，高職院校產(chǎn)生了大量的檔案原始材料[11]。其中制度檔案就是當(dāng)中一種不容忽視的檔案原始材料。在國家大力發(fā)展職業(yè)教育的良好當(dāng)下，高職院校應(yīng)針對其中的存在問題，從加強頂層設(shè)計、全面推進歸檔保存、建立質(zhì)量保障機制、健全落實機制和構(gòu)建反饋機制等方面加強制度檔案的建設(shè)。

3.1 加強制度檔案建設(shè)的頂層設(shè)計

首先，要從加強領(lǐng)導(dǎo)方面增強制度檔案建設(shè)的導(dǎo)向性。高職院校的制度檔案建設(shè)是一個涵蓋黨委、行政、學(xué)術(shù)、民主治理與監(jiān)督和第三方參與等全方位全息式的復(fù)雜建構(gòu)，需要融合多方力量共同參與。高職院校要形成黨政系統(tǒng)共同統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)的制度檔案建設(shè)合力，由承接有檔案建設(shè)職能的具體部門按要求把控好制度檔案建設(shè)的導(dǎo)向和規(guī)范。其次，要從制定規(guī)劃方面，增強制度檔案的當(dāng)前建設(shè)與長遠設(shè)計。放眼當(dāng)下的職業(yè)教育改革，高職院校制定的發(fā)展規(guī)劃應(yīng)將制度檔案作為校本檔案建設(shè)的重要內(nèi)容列入其中，并就此進一步細化制定包括制度檔案在內(nèi)的檔案建設(shè)“一定時期”計劃和“總體設(shè)計”規(guī)劃，也就是既要包括可以立即實施的短期計劃或方案，更要包括引導(dǎo)長遠建設(shè)的專項規(guī)劃。最后，要從增強意識方面，營造重視制度檔案歸集的氛圍。高職院校要加強包括制度檔案在內(nèi)的檔案建設(shè)的宣講和宣傳，引導(dǎo)全校認識到制度檔案建設(shè)對于校本改革發(fā)展的重要作用，讓全校上下形成共同維護制度檔案歸集的工作氛圍。

3.2 緊貼職業(yè)教育重大改革推進制度檔案的歸檔保存

制度建設(shè)是高職院校發(fā)展的重要保障，而制度檔案的歸檔保存則是發(fā)揮制度檔案價值的基礎(chǔ)。高職院校制度檔案如若沒能歸檔齊全，就形成不了有機的系統(tǒng)整體，將會影響制度檔案利用價值的發(fā)揮，進而限制高職院校的螺旋改革。國家部署職業(yè)教育的重大改革都是對每個時期經(jīng)濟社會發(fā)展在技術(shù)技能人才需求方面的時代回應(yīng)。回顧高職教育的發(fā)展，高職院校改革經(jīng)歷了國家示范校、骨干校和優(yōu)質(zhì)校等階段，正處在國家“雙高”建設(shè)和提質(zhì)培優(yōu)的建設(shè)階段。對此，高職院校需要圍繞這些時期的改革積淀，重新梳理各時期的制度檔案并進行立卷歸檔，進而通過各時期制度檔案的對比剖析，全面性地開展校本規(guī)章制度的廢改立工程，為推進高職院校自身的深化改革發(fā)揮制度檔案的資政價值。

3.3 建立制度檔案建設(shè)的質(zhì)量保障機制

高質(zhì)量的制度檔案是高職院校更好推進高質(zhì)量發(fā)展的參考保障。為此，高職院校應(yīng)注重日常制度建設(shè)的規(guī)范性和合法性引導(dǎo)，進而確保制度檔案歸集的質(zhì)量。一是要建立規(guī)范制度建設(shè)的“管理法”。高職院校要研究出臺校本制度建設(shè)的管理辦法，明確制度新建、修訂和廢止的原則、程序、流程、解釋、反饋和責(zé)任等內(nèi)容，從源頭上提高制度檔案建設(shè)的規(guī)范性。二是要實行制度制定的合法性審核。高職院校要樹立法治觀念，著重審核所制定的制度與國家法律、地方法規(guī)條例和各級教育上位文件的一致性，以及與本校章程、校本制度的銜接性，確保出臺的制度能夠合法合規(guī)，形成促進制度檔案建設(shè)的法治化環(huán)境。

3.4 健全制度檔案建設(shè)的落實機制

高職院校應(yīng)實行制度檔案建設(shè)的定期聽議制，圍繞國家職業(yè)教育改革的部署定期聽取校本制度檔案建設(shè)的歸集情況，及時研究解決制度檔案建設(shè)中遇到的問題，形成定期研究制度檔案建設(shè)的工作機制；要推行制度檔案建設(shè)督查督辦，明確將包括制度檔案建設(shè)的內(nèi)容納入到督查督辦計劃之中，同時實行制度檔案建設(shè)“誰制定、誰負責(zé)”的主責(zé)部門負責(zé)制[12]，由主責(zé)部門針對業(yè)務(wù)領(lǐng)域的制度檔案進行集責(zé)式歸集，督查中要注重加強對制度檔案建設(shè)的專業(yè)指導(dǎo)，增強各方對制度檔案建設(shè)的理解和認同；要建立制度檔案歸集的溝通交流機制，強化制度檔案落實情況的責(zé)任承擔(dān)制，構(gòu)建起制度檔案建設(shè)的剛性約束，確保制度檔案得到及時、全面的歸檔。

3.5 構(gòu)建制度檔案建設(shè)的反饋機制

反饋機制的構(gòu)建能夠及時對制度檔案建設(shè)情況進行查漏補缺，推動制度檔案建設(shè)走向更加完善更加全面。高職院校要加強對制度檔案建設(shè)效果的調(diào)研和指導(dǎo)，及時反饋制度檔案建設(shè)的難點問題并指導(dǎo)加以改進、解決。雖然任何一項制度總是有著自身發(fā)展的生命周期，但是高職院校在推動制度檔案建設(shè)時，要注重在反饋過程培育起全校保護制度檔案原始記錄的工作自覺，讓全校認識到不能因為某一項制度已經(jīng)廢止就不納入制度檔案的歸集范圍，進而逐漸形成制度檔案的過程性和完整性的保護自覺。除此之外，高職院校還應(yīng)將包括制度檔案建設(shè)在內(nèi)的檔案工作列為校本績效考核的一項指標(biāo)，通過考核的方式促進制度檔案建設(shè)存在問題得到有效整改，推動制度檔案建設(shè)規(guī)范化切實落到實處，確保制度檔案建設(shè)得到應(yīng)有的效果。

4 結(jié)束語

高職院校正在迎來前所未有的高質(zhì)發(fā)展的高光時刻，而制度檔案基本循證了一所高職院校發(fā)展的改革軌跡。在高職院校加快推進現(xiàn)代化和不斷增強適應(yīng)性的機遇期，其制度檔案建設(shè)不應(yīng)受到非必要的忽視，相反的，而應(yīng)給予充分的足夠重視，應(yīng)擺在校本檔案工作的重要位置。唯有如此，才能讓制度檔案在高職院校新的改革時期復(fù)發(fā)應(yīng)有的利用價值，促使高職院校涵養(yǎng)形成尊重、維護、利用和保護制度的法治環(huán)境。

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Necessity, Problems and Countermeasures of Institutional Archives Construction in Higher Vocational Colleges

The construction of institutional archives in higher vocational colleges can play an important role as a reference for the deepening the reform of school-based education. It is inevitable for higher vocational colleges to explore the construction of vocational education types, promote the transformation from scale development to connotation upgrading, promote the construction of "double high", and promote the modernization of governance system and governance ability. However, at present, they are still facing the main problems such as insufficient top-level design, lagging archiving and preservation, absence of school-based supervision and lack of effective feedback. Therefore, higher vocational colleges should strengthen the top-level design of institutional archives construction, adhere to the major reform of vocational education, promote the archiving and preservation of institutional archives, establish the quality assurance mechanism of institutional archives construction, improve the implementation mechanism of institutional archives construction, and construct the feedback mechanism of institutional archives construction.

higher vocational colleges; institutional archives construction; necessity; problems; countermeasures

G271.3

A

1008-1151(2022)08-0194-04

2022-04-12

羅夏鉆（1986－），女，廣西賀州人，廣西財經(jīng)學(xué)院建設(shè)處教師，檔案館員，檔案學(xué)碩士，研究方向為檔案理論與實踐。