辦公室檔案工作優化分析

雷鶴

（白城市疾病預防控制中心 吉林白城 137000）

基層服務體系的不斷完善使得單位工作范圍不斷增加，由此導致單位辦公室檔案形式及內容等也發生了很大的改變，傳統檔案管理工作體系已經無法滿足于當下檔案管理的要求。面對檔案管理要求的不斷更新，應采取多樣性的措施改進辦公室檔案管理的體系，從而提升檔案管理的效率和水平，實現對于辦公室檔案管理的科學優化，提升辦公室檔案管理效果。

1 單位辦公室檔案工作重要性

1.1 通過檔案工作明確單位歷史

單位檔案包含了單位在不同歷史時期制定使用的相關文件資料，是對單位發展歷程的標記。通過單位辦公室檔案工作的開展，能夠有效地保障單位對本單位在不同發展階段制定的相關規劃有具體翔實的文件記錄，能夠為單位日常管理工作中涉及的歷史內容查詢提供良好的數據支持。

1.2 通過檔案工作促進單位發展

科學的檔案管理工作能夠為單位的發展提供數據支撐。一方面，單位可以通過檔案管理工作對于發展過程中遇到的問題進行歷史總結，從中汲取有益的經驗，為下一階段的發展提供重要的歷史指導，從而使單位今后的發展過程能夠更加科學完善。另一方面，通過完善的檔案管理工作，能夠有效地提升單位的工作效率。針對檔案查詢需求的快速響應，能夠使得其他部門與檔案管理工作之間的合作更加協同高效，通過檔案工作為單位的運行提供重要基礎，促進單位的更好發展。

1.3 通過檔案工作更好服務社會建設

單位作為社會服務組織，其工作內容對于社會發展有著重要的推動作用，而檔案工作作為單位辦公室工作內容中的重要組成，對于單位開展社會服務工作同樣具有非常重要的影響。單位辦公室檔案工作的完善對于社會建設工作能夠起到良好的信息記錄效果，為單位開展社會服務提供重要的依據，更好地服務于社會建設。

2 當前階段辦公室檔案工作存在的問題

2.1 管理部門缺少對于檔案工作的重視

加強對單位辦公室檔案工作的重視，對于檔案管理工作的開展有著重要的影響。近年來，隨著單位管理細則的不斷優化，單位日常管理體系得到了有效的完善，但是對于檔案管理工作重視不足制約了檔案管理的改進優化。檔案管理作為辦公室檔案管理工作的重要組成內容，對于單位工作開展及后續發展有著積極作用。當前階段，由于單位主管部門對于辦公室檔案管理內容的忽視，一方面造成了檔案的日常管理工作運行體系流程不夠細化，例如，檔案管理工作的各個環節流程銜接性不足、文件借閱并未按照規范嚴格執行等現象頻發，影響單位良好運行。另一方面，管理部門對于檔案管理的輕視會直接影響檔案工作人員的工作態度，造成其對于日常工作缺少重視，敷衍了事，影響部門的整體工作效率。

2.2 檔案管理的流程體系建設不夠完善

完善的管理體系能夠為檔案管理工作的開展提供重要的指導作用。當前階段，單位檔案管理流程細則不夠完善，對于檔案管理工作的開展也會產生非常嚴重的負面影響。管理制度及流程體系建設在單位內部管理中發揮著重要的作用［1-2］。通過管理體系的建設，可以為檔案管理工作的進行提供完善的規劃設計，建立檔案管理工作全面細化的流程脈絡。完善工作開展的流程體系，不僅能夠達到規范檔案工作開展流程的效果，還可以進一步提升辦公室檔案管理的整體運行效率及管理水平。單位辦公室檔案管理流程體系不夠完善，工作流程不完善的問題影響了檔案管理工作的開展，并沒有通過管理體系對于檔案工作的開展起到良好的規范作用［3］。

2.3 辦公室檔案工作的信息化水平不足

隨著科技的發展，以計算機、互聯網為主的信息技術已經成為了社會發展的重要基礎，對于社會生產力的提升起到了重要的促進作用。在信息時代下，檔案工作也發生了實質性的改變。

首先，檔案內容形式不斷豐富。傳統的檔案內容主要以紙質信息為主，音頻、視頻信息占據的比重較少。隨著計算機的普及，以紙質檔案為主題的檔案管理已經轉變為紙質、網頁、音視頻的多種形式的檔案管理。

其次，檔案管理方式也在不斷更新。針對紙質檔案開展的管理工作主要是對于檔案的整理分類編冊，然后就是日常的維護工作。而現在多種形式的檔案內容對于管理方式的要求也不斷提高，針對信息檔案的管理，需要在服務器中進行保存。

最后，檔案工作的信息化程度不斷上升。通過設立計算機目錄，檔案管理的工作不斷細化。通過計算機索引，檔案的查找歸類更加科學高效。當前階段，單位檔案工作的信息化水平不足，導致了檔案管理工作的管理效率及整體效果受到影響，限制了單位檔案工作水平的提升［4-5］。

2.4 開展檔案工作的人員專業素質較低

管理部門負責檔案管理工作人員的技能水平對于管理工作的效果影響十分顯著。如果管理人員缺乏足夠的知識技能，那么相關管理流程實施效果也會大打折扣。對于檔案進行管理，相較于單位日常管理工作，其專業性要求更強。針對檔案進行的收檔、歸類、整理等，需要工作人員具備專業的知識技能，按照相應的標準開展檔案管理工作［6］。例如，針對檔案的重要程度進行的保密等級分類、按照檔案涉及的管理內容進行的內容分類等，按照不同的標準進行檔案管理，需要建立對應的目錄并且設計獨立的索引標記。檔案管理具備一定的保密性質，因此，除對人員技能素質有要求以外，還需要員工具備較高的道德標準。檔案相應的借閱工作必須按照流程嚴格進行，針對保密等級較高的檔案，需要按照保密規定嚴格規范流程，不能因私人原因違反相關借閱規范。而現階段，辦公室檔案員工專業技能缺失影響了管理工作的正常開展，并且相關的檔案借閱操作還存在著對于規范流程的漠視，對于檔案的安全性及檔案管理成效造成嚴重破壞［7］。

3 針對辦公室檔案工作的優化措施

3.1 提升對于檔案管理工作的重視

檔案管理是單位管理活動的重要內容，只有重視檔案相關的管理使用工作，才能實現對于流程的優化調整。單位的管理部門首先需要提升對于檔案工作的重視。管理部門要明確檔案對于單位日常管理的重要作用，針對單位當前階段檔案管理工作遇到的困難進行及時的了解，然后制定相應的解決措施。管理部門的表率作用能夠有效提升檔案工作在單位日常管理中的重要性，只有管理部門提高對檔案工作的重視，才能夠擴大對于檔案工作開展的投入支持力度，為檔案管理工作的開展提供良好的保障。其次，提升工作人員對于檔案工作的重視，是更好地開展檔案工作的重要基礎。管理部門的重視能夠有效地提升部門工作人員對于自身工作的重要性的認識，督促基層工作員工能夠具備更強的責任意識，投身到辦公室檔案管理工作體系中。單位管理部門提升對于檔案工作的認知需要不斷升級單位辦公室檔案工作的技術，為工作開展提供重要的保障，從而提升檔案管理人員的積極性，使檔案工作能夠為單位發展貢獻更大的力量［8-9］。

3.2 完善檔案管理工作制度體系建設

完善辦公室檔案內容管理體系，保障管理具備體系基礎，能夠在明確的流程體系下開展。第一，要對檔案工作的責任體系進行明確細化。通過對于管理體系的梳理，確保管理操作能夠在制度保障下進行，從而改進管理工作實施效果。通過針對性的考核活動，能夠促進檔案管理工作人員不斷提高自身的管理水平。在明確的責任體系下，一旦檔案管理工作出現問題，能夠按照責任體系對于相應的責任人進行處理，不斷提升檔案管理的工作水平，完善檔案管理工作制度體系建設。第二，要按照單位的實際情況進行針對性的制度建設。依照單位的實際情況，設置相應的規范管理制度，吸收先進的管理經驗，使得管理體系能夠符合單位的發展實際。通過針對性的優化，使單位的檔案管理工作能夠更加符合實際。例如，針對檔案管理專業人員不足的情況，可以開展相應的技能培訓活動提升員工的技能水平。通過對于單位檔案管理實際制度的考察，針對其中的弱項進行針對性的完善和強化，促進檔案管理工作的開展［10］。

3.3 提高檔案工作的數字化水平

實現數字化檔案管理，需要從硬件設施和軟件系統兩個方面入手，在這兩方面建設過程中，都需要重視安全意識在其中的指導作用。

針對硬件設施的建設，首先應當提升信息化水平。將內容通過數據的形式保存在計算機內部，實現對于檔案內容的高效分類管理與使用。在檔案中設置信息化標簽，如NFC近場通信技術，通過識別技術更快地完成檔案的查找錄入等工作。針對硬件基礎設施的建設要保障安全性，例如，將檔案館內部的計算機網絡和互聯網進行隔離，以避免黑客攻擊。通過硬件基礎設施的完善，提升檔案工作的信息化水平。其次是要通過軟件系統的建設，促進檔案管理工作的開展。一方面，可以健全完善的檔案管理系統，通過系統完成對于檔案的管理、維護及借閱工作。將單位的職工信息錄入檔案管理系統，員工可以在系統內完成對于檔案的查閱申請等工作，提升檔案借閱效率，同時，可以對檔案的安全使用起到積極的監督作用。另一方面，可以和其他單位開展合作，建立統一的檔案管理平臺，實現不同單位之間檔案的高效利用，提升單位協作水平［11-12］。

3.4 加強對于檔案工作人員的技能培訓

對于管理人員的專業技能進行培育，能夠使其應用更加科學的方式方法開展檔案管理工作。針對管理人員的技能培訓應當包含以下3個部分的內容。

首先是檔案管理技能培訓。針對檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用這6個部分內容的具體流程規范進行細化，不斷提升工作人員檔案管理的專業知識水平。

其次是計算機應用技能培訓。隨著檔案內容形式的不斷豐富，計算機等信息技術在管理活動中的應用更加廣泛，對于檔案管理人員的計算機水平提出了較高的要求。因此，需要開展相應的計算機能力培訓，使用信息技術提升管理水平，提高管理效率。

最后是重視對于管理部門員工責任意識的規范培訓。工作人員的責任意識和職業道德意識對于檔案管理工作有著重要的影響，通過職業道德培訓，提升員工對于檔案管理工作的認同感，使其能夠擔負起檔案管理工作的重要職責，提高檔案管理的工作成效［13-14］。

4 結語

單位的檔案管理工作對于單位發展有著積極的促進作用，能夠幫助單位更好地開展社會服務工作。通過提升對于整體管理工作的重視、完善管理制度體系建設、加強信息技術的應用及提升工作人員的專業技能水平這4 個方面的措施，能夠對當前階段單位辦公室檔案工作存在的問題進行優化，從而促進單位辦公室檔案工作的發展。