淺談企業項目管理中采購計劃管理與成本控制

霍敏艷 喬亞鵬 李佳東 王菲

摘 要：企業在項目管理方面目前已經有了比較多的研究成果，但是針對在項目計劃管理和項目采購管理各個環節中的理論知識以及應用成果的研究比較少，而且不少企業缺乏項目采購全流程的綜合評價。本文針對項目采購計劃管理和項目采購過程管理多個環節提出了多維度、多層次的研究，以數據實現對采購項目全流程分析，企業對采購項目全流程管控，為提高企業采購管理水平提供價值參考。

關鍵詞：項目計劃管理;項目采購管理;采購成本管理;預算準確率;采購節資率

近年來，隨著全球市場經濟需求不斷擴大，國際和國內經濟市場競爭壓力日益增大，在企業采購項目各個環節中出現的不確定因素也逐漸增多，企業采購項目管理中要實現項目采購管理精細化、項目采購流程標準化、項目采購環節科學化的管理目標難度也逐漸增大。項目計劃管理和項目采購管理作為采購項目管理中的重要組成部分，如果企業項目計劃管理和項目采購管理能夠合理優化，將對采購項目管理起著積極的促進作用，能夠較大幅度提高企業的采購效率，降低采購成本。

一、項目計劃管理

項目采購計劃是采購項目管理工作的基礎，企業的采購需求計劃獲得批準后形成采購計劃，采購計劃包含了項目采購的名稱、概算金額、計劃采購時間等信息，項目采購工作的數據指標均以項目采購計劃為依據，預算準確率、采購節資率等這些采購指標算法均以采購計劃的項目概算為基準值進行計算。所以說制定合理的項目采購計劃，是采購項目管理工作的重中之重，完善優質的項目采購計劃不僅能夠在很大程度上提高企業的采購效率、降低采購成本，而且能夠檢驗一個企業的采購項目管理能力和水平。雖然不少企業嚴禁開展計劃外采購，但是現實工作當中在不少企業仍然存在很多隨意追加采購計劃或者無采購計劃而發生采購的行為，采購企業總能找到諸多借口開展計劃外采購。甚至有些企業不僅在制定制度、辦法時對計劃外采購沒有相關的要求，更是對項目計劃外采購缺少監管、缺失罰則，導致計劃外采購行為沒有關在制度的籠子里，更沒有受到企業的管罰，以至于企業追加計劃隨意，計劃外采購為常態。目前很多企業在利益的驅使下，內因、外因等多重因素導致了隨意追加計劃和計劃外采購項目得不到有效的控制，嚴重影響了項目全過程管理的開端，對項目執行產生較大的不利影響，更存在很大的經濟風險和審計風險。隨意追加采購計劃、無采購計劃采購或者隨意變更采購計劃，又或者以不合理的變更設計為理由調整預算采購等都是不規范的采購行為，在多個維度、多個層面對采購全流程管控都很不利，企業應該杜絕隨意追加采購計劃、無采購計劃采購或者隨意變更采購計劃，做到隨意追加采購計劃不采購，無采購計劃不采購，隨意變更調整采購計劃不采購，無正當理由變更設計調整采購計劃不采購，用合理的制度約束行為，做好采購計劃管理工作，也就是做好項目采購工作的開端。

做好項目采購計劃管理，企業可以通過做好以下幾點來實現：第一，制定企業的項目采購計劃管理制度，使得采購工作開展有章可循、有制可依。計劃管理制度的制定要與企業生產、決策緊密相連，在實際執行過程中，要確保采購計劃匯總的嚴肅性、采購需求的準確性和采購執行的及時性。第二，利用電子平臺優勢提高企業采購計劃管理水平。在采購計劃的匯總、分析和執行過程中，要充分利用現代電子采購平臺的優勢，逐步開發大數據、區塊鏈功能，做好項目采購統領、各環節計劃調整、采購節點的執行工作流程，形成系統模塊固化至采購平臺，使采購活動嚴格按照既定計劃實施。第三，合理編制采購需求計劃。采購人員根據企業采購需求編制詳盡的采購需求計劃，計劃管理人員匯總采購需求計劃，按照采購項目名稱、項目類型、預算金額、采購方式、計劃采購時間等采購要素，結合實際開展情況進行采購需求計劃調整，調整內容可包括項目增減、時間變更等，形成相對準確的年度采購計劃。第四，采購計劃做到動態調整，按照項目的實際進展情況進行計劃調整，在年度計劃的基礎上，做到按季度調整完善采購計劃、按月度執行落實采購流程。同時，對于計劃外采購或因特殊情況開展的緊急采購，應履行相應的審批、備案流程，確保企業的采購活動有序開展。第五，重視概預算的編制工作。概預算是企業采購成本支出的主要依據，在計劃管理中，企業可對一定數額以上的概預算實行審核制度，確保概預算編制依據合理、過程科學、數額準確，嚴格控制采購成本做到降本增效。

企業如果在實際工作中合理地制定采購計劃，開展高效的計劃管理工作，能使項目采購節點得到更好的把控，對項目周期管理起到較好的推進作用，從而促使企業采購管理水平得到大幅度提升。

二、項目采購管理

項目采購管理在各企業項目管理中存在的問題比較多，目前存在的問題主要包括三個方面：一是采購管理制度不夠健全、采購流程設置不夠合理;二是采購人員綜合素質偏低，不能做到持證上崗、不能熟知法律法規;三是供應商管理混亂，沒有相應的管理制度。

企業缺少健全的采購管理制度，缺乏制度化、規范化、標準化的流程。缺少制度和流程的約束，不僅使企業采購管理工作困難重重，在降低采購效率的同時又增加了采購成本，更不利于防控廉潔風險。采購流程不規范、不統一，導致采購人員在工作中無法可依、無章可循，出現每個項目都不一樣的采購流程情況，不利于發現問題、改進問題，也容易導致廉潔風險，被相關人員借此“鉆空子”，造成企業資產損失。鑒于此，企業應該制定好完善的采購制度，依據采購制度確定好采購流程，招標采購、非招標采購都需要制定嚴謹細致的采購流程，采購各環節嚴格按照采購流程實際開展采購工作，再結合制定好的采購計劃，提高采購效率，節約采購成本。

在企業項目采購工作中，項目管理各環節包括企業采購人員等，企業采購人員素質不夠高也在很大程度上制約了企業采購管理，因此企業采購人員較高綜合能力和綜合素質是提升企業采購管理的重要因素。企業的日常經營發展與人才是分不開的，包括企業采購相關人員也是企業人才的重要組成部分，企業采購相關人員負責企業的所有采購工作，當采購人員綜合素質較低時，企業的采購工作會受到很大的影響，甚至影響企業的經營發展。采購人員素質偏低主要表現在以下兩個方面：第一，企業從事采購工作的人員不夠專業，往往沒有通過系統的學習和培訓。在企業項目采購時，采購人員通常按照采購清單進行采購，不能夠深入了解采購需求，不具備專業的辨別能力，也就是只了解項目采購的商務工作采購流程不懂得采購需求的技術內涵。采購人員不知道如何合理制定采購資格條件，導致采購工作難以有效地擴大采購尋源力度，再加上現代市場環境比較復雜，信息流通速度快、范圍廣，項目采購中標單位有時不是優質承包商或者不能購買到質優價廉的物資設備，給企業帶來一定經濟損失。第二，采購人員的法律意識、風險防控意識有待提高，面對日益激烈的市場經濟環境，一些不法供應商，為了謀取利益獲得采購項目合同或者采購訂單，往往會采取一些不良手段，力圖與采購或其他相關人員達成利益同盟，供應商不法中標后實際供應低于采購標準的物資，嚴重損害了企業的經濟利益。如果企業采購人員的工作能力差、缺乏責任心、缺乏執行力，對工作處理不及時，很難有效地落實采購計劃，不利于企業的良好經營。

供應商管理混亂，缺少管理目標和制度。有的企業對供應商沒有實現統一管理，沒有建立有效的供應商管理制度，導致采購人員面對眾多魚龍混雜的供應商無法分辨其真實實力，僅僅依靠價格、注冊資金、營業執照等因素進行片面判斷，導致在項目采購過程中、履約過程中供應商出現各種問題，甚至出現嚴重的質量事故。有的企業雖然制定了供應商管理制度，但對供應商的管理大多停留在對供應商的制約和考核方面，而且對供應商的考核評價也往往在合同履約后評價或進行年度評價，沒有在合同履行過程中進行實時監督，未做到防患于未然，屬于比較被動的措施。同時，雙方關系沒有得到鞏固和發展，企業也沒有忠實可靠的長期合作伙伴，制約企業降本增效的目標。

三、采購成本管理

在企業經營發展過程中，企業的經濟效益往往被重視，不少企業只知道控制人力成本，往往容易忽視采購成本，其實采購成本占比是非常大的。節約采購成本能為企業的經營發展起到非常重要的作用，可以從以下幾個方面考慮和管理企業的采購成本。

1.完善企業采購管理制度

企業需要有健全的采購管理制度，只有企業采購管理制度健全，企業采購流程完善，企業才能夠實現對采購項目的有效管理、對采購成本的有效控制。所以，企業必須有健全的采購管理制度，用制度指導和約束人員行為，來確保企業采購工作合理合法、穩定有序開展，才能提高企業的采購效率、提高企業的采購指標。為了更好地監督采購行為建議企業建立相關采購監督職能部門，對項目采購人員和采購行為實施全程監督，在合法合規的范圍內開展采購工作。

在項目采購過程中，項目采購流程規范不僅能夠提高采購效率、保證采購質量，還能夠有效控制采購的成本，營造良好采購環境，為企業長久、健康、穩定發展奠定基礎。因此，企業需要規范采購流程，可以通過以下兩點來實現：第一，在采購工作之前，做好各部門之間溝通協調，包括對項目采購需求的深度理解，結合項目實際需求，制定科學的采購計劃。第二，企業及時開展市場調研，加強市場的了解，在項目采購中制定采購方案時充分考慮市場因素對項目的影響，充分利用各種互聯網，發揮新時代信息化優勢，服務采購工作，同時確保整個采購流程高效、透明、陽光，能夠增強市場競爭、降低采購成本。

2.提高采購人員專業素養、廉潔意識

企業采購人員承擔采購成本控制的重任，采購人員要在成本控制過程中充分發揮專業作用。作為一名合格的采購人員，除了要掌握充足的專業知識之外，還需要積累一定的采購經驗，更要有廉潔意識?；诖?，企業有必要定期為采購人員開展專業培訓，提升專業技能，強調法律意識和風險防控意識，鼓勵采購人員不斷提高自身素養，強化責任意識，強化擔當意識。

3.努力擴大尋源力度、降低采購成本

企業在現有的采購渠道上建立完善的供應商庫，不斷擴充優質供應商，淘汰不良供應商，充分利用大數據信息、企業物資采購平臺、市場采購平臺的優勢。同時，利用網絡載體的采購管理系統，在招標采購過程中吸引更多優質供應商，建立更專業、更高端、更優質的供應體系，最大限度地降低采購成本，使企業的采購工作更加高效、陽光。

4.引進現代管理理念，優化供應商管理。

在現代供應商管理理念中，供應商管理的根本目標是在完善供應商管理的同時，與供應商建立更為長遠的、優質的合作關系，實現企業降本增效。企業與供應商之間是相互依存的，優質的供應商關系能夠促進生產企業的健康發展。供應商關系的培養可分為以下幾個階段：

根據目前的法律規定和相關原則，企業（特別是國有企業）與多數供應商處于初次接觸的階段，少部分供應商能夠成為優先供應商，企業在培育優質供應商關系上可以采取更加深入的措施。同時，為在眾多供應商中實現優勝劣汰，選擇穩定、可靠的供應商，企業需制定完善的供應商管理制度，對供應商入庫審核、評價管理、考核約定進行規定，特別是要研究制定快速懲戒體系，將對供應商的管理做到日常工作中，對供應商的評價做到關口前移，可從以下方面著手：

（1） 如在合同履約過程中建立進度跟蹤體系，根據供貨（工期）偏離度進行實時考核。

做到對供應商合同履約的實時監控就需要對其履約過程做到定量分析，通過建立合同履約模型來實現過程監控，模型如下圖所示：

按照簽訂合同，以供貨量-合同時間為極軸做出正常供貨曲線。當合同時間為a時，供貨量為A，此時屬于正常供貨狀態;若合同時間為b時，供貨量為B'，則此時供貨量滯后于正常供貨量B，此時狀態C在正常供貨曲線以下，為合同偏離狀態，此時應該及時采取相關措施糾偏。

（2） 在采購過程中，充分利用采購小組（評標委員會）對供應商的審核意見，對其中發現的供應商違規行為進行快速通報懲戒，避免對后續工作的開展產生不良影響，真正實現防患于未然，審核做到關口前移。

四、預算準確率和采購節資率指標

1.項目采購預算準確率

衡量項目采購的指標一般可以通過項目預算準確率和采購節資率來判斷。假設項目預算金額為Y，項目最終中標金額為H，那么項目預算準確率ん可以通過以下公式來計算：

企業用采購預算準確率來衡量和判斷采購的項目編制預算的能力和水平，采購準確率越高，說明項目在編制預算前進行的市場調研越充分，以及對項目的理解深度越深入，通常我們希望預算準確率越高越好，ん>>90%就是一種非常理想的狀態了。相反，如果采購預算準確率偏低ん<<70%，甚至ん<<60%及以下就可以初步判定項目預算編制非常不合理。可以在后續的工作中通過加強預算編制人員對項目需求的理解深度以及提高項目前期市場調研能力，及時了解和掌握相關市場動態信息，根據了解到的有效信息及時做出預算調整方案，確保項目采購預算的準確率合理。

2.項目采購節資率

衡量項目采購的另一個重要指標就是項目采購節資率。假設項目預算金額為Y，項目最終中標金額為H，那么項目的節資率μ可以通過以下公式來計算：

企業通常用采購節資率來衡量和判斷采購項目的成果，采購節資率越高，說明采購成果越大，因為項目節約的成本越高，采購工作成績越好。通常我們希望采購節資率越高越好，μ>>20%就是一種非常理想的狀態了。相反，如果采購預算準確率偏低μ<<3%，甚至μ為負數，也就是項目采購中標金額高出項目預算金額，這都說明項目采購成果不夠好，項目在供應商或者承包商報價中未能形成有效的市場充分競爭，導致項目采購節資率偏低。

3.項目采購預算準確率和采購節資率的關系

衡量項目采購指標的采購預算準確率ん和采購節資率μ相互制約，我們希望采購預算準確率ん越高越好，但是采購預算準確率ん越高采購節資率μ就會越低;在項目最終中標金額為H小于項目預算金額為Y時，采購預算準確率ん越低采購節資率μ就會越高。鑒于企業衡量采購成果時把采購節資率μ指標要求得比較高，我們一般希望5%<<μ<<35%，但采購節資率μ提高了，采購預算準確率ん就降低了。所以想要達到比較理想的采購效果，采購指標的采購預算準確率ん和采購節資率μ需要為彼此作出讓步，犧牲一定的采購預算準確率ん來滿足采購節資率μ理想效果。

兩大采購指標的采購預算準確率ん和采購節資率μ都必須依賴于項目預算金額Y，所以這就證明了比較合理的項目預算金額Y是項目采購的基礎，也是最重要的先決條件。

五、結束語

筆者經過數十年對項目采購領域的研究和實踐工作，通過無數個項目采購研究分析，用大量的數據計算統計得出結論：在項目采購管理工作中，提升企業項目計劃管理能力，加強企業采購管理工作，優化企業項目采購流程，提高企業項目采購效率，降低企業項目采購成本，合理的項目預算準確率和節資率指標等是每個企業都應該努力提升的要素。企業能夠實現采購管理專業化、采購人員專業化、采購流程專業化，將為企業的經營發展帶來更好的效益。

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