檔案信息化建設(shè)的影響因素分析與對(duì)策研究

張國(guó)棟

（濟(jì)寧市嘉祥縣職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校 山東 濟(jì)寧 272400）

0 引言

新時(shí)期，信息技術(shù)與各行業(yè)領(lǐng)域深度融合，日益成為驅(qū)動(dòng)行業(yè)、領(lǐng)域、企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的新動(dòng)力。檔案管理信息化建設(shè)是適應(yīng)當(dāng)前檔案資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、海量化發(fā)展趨勢(shì)的必然途徑，也是改善檔案管理效能，為檔案資源使用者提供精準(zhǔn)化、精細(xì)化服務(wù)的重要舉措?，F(xiàn)階段，隨著我國(guó)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布，中職學(xué)校檔案信息化管理取得了顯著成果，基本實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化并建立健全了檔案管理制度，但從整體來(lái)看，中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)整體水平偏低，新設(shè)備缺失，新技術(shù)、新系統(tǒng)投入和應(yīng)用滯后，制約了中職學(xué)校檔案管理信息化、智能化發(fā)展和檔案管理水平提升。因此，有必要深入分析中職檔案管理信息化建設(shè)影響因素，并針對(duì)性優(yōu)化和完善，提高中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)水平，助力中職學(xué)校檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。

1 中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)必要性分析

1.1 檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)

根據(jù)《國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)發(fā)展規(guī)劃（2016-2020年）》（國(guó)辦發(fā)〔2015〕89號(hào)）文件要求，我國(guó)檔案管理工作應(yīng)積極發(fā)揮信息技術(shù)在管理技術(shù)融合、業(yè)務(wù)融合、數(shù)據(jù)融合等方面的突出作用[1]，實(shí)現(xiàn)我國(guó)各行業(yè)領(lǐng)域檔案管理工作信息化建設(shè)全面、可持續(xù)、協(xié)調(diào)發(fā)展。在上級(jí)政策文件的指引下，中職學(xué)校基本實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化存儲(chǔ)，即將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化文檔存儲(chǔ)。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等，檔案信息化建設(shè)向集自動(dòng)化檢索、信息管理、知識(shí)管理、高效存儲(chǔ)等功能于一體的專業(yè)化系統(tǒng)模式發(fā)展[2]，中職檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不能滿足其教育教學(xué)管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理等對(duì)檔案資源的需求，弱化了中職學(xué)校各類檔案的資源化價(jià)值，如教學(xué)科研資料、教學(xué)設(shè)計(jì)資料、課題資料等。因此，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是中職學(xué)校檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1.2 檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理效能的關(guān)鍵路徑

通過(guò)檔案信息化建設(shè)，借助信息化技術(shù)手段對(duì)檔案資源進(jìn)行自動(dòng)化匯聚分類、數(shù)據(jù)挖掘、檢索調(diào)用，能夠降低檔案管理工作中人工工作量，減少人工干預(yù)產(chǎn)生的檔案管理誤差[3]，提高檔案管理效能。加強(qiáng)中職檔案信息化建設(shè)，可借助檔案信息系統(tǒng)權(quán)限分級(jí)管理和身份認(rèn)證，檔案使用者可根據(jù)需求自主查詢檔案文件，并根據(jù)檔案管理信息系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檢索、分析結(jié)果，提高中職學(xué)校檔案管理工作水平。

2 中職檔案信息化建設(shè)影響因素分析

當(dāng)前，中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)工作主要受技術(shù)、環(huán)境、資金等影響因素制約。

2.1 技術(shù)因素

檔案信息化建設(shè)的核心是信息化技術(shù)的應(yīng)用，新技術(shù)、新系統(tǒng)的應(yīng)用能夠提高中職學(xué)校檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。根據(jù)中職學(xué)校檔案管理流程和檔案收集范圍，檔案內(nèi)容包括紙質(zhì)文件、視頻、照片等資料，需要借助掃描、微縮等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案并分類建檔。在該過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按檔案管理流程對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、編研、歸檔等工作，還對(duì)檔案信息化技術(shù)應(yīng)用要求較高。但從當(dāng)前來(lái)看，中職學(xué)校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)應(yīng)用面臨以下突出問(wèn)題：（1）信息系統(tǒng)整體架構(gòu)建設(shè)規(guī)劃不足，重視傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，可實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)局部信息化應(yīng)用，如已編研數(shù)字化檔案檢索查詢等服務(wù)，但對(duì)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息安全、系統(tǒng)運(yùn)維等工作重視不足，未能根據(jù)《檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)指南》要求落實(shí)基礎(chǔ)信息建設(shè)、系統(tǒng)運(yùn)維等建設(shè)要求，造成檔案信息化建設(shè)作用弱化[4]，如校園網(wǎng)建設(shè)滯后，造成檔案信息化作用僅體現(xiàn)在檔案管理部門，而未覆蓋中職學(xué)校財(cái)務(wù)、人事等部門，制約了檔案信息化服務(wù)質(zhì)量提升；（2）檔案信息系統(tǒng)新技術(shù)應(yīng)用不足。

2.2 環(huán)境因素

從環(huán)境因素分析，中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)受其管理觀念、責(zé)任機(jī)制、規(guī)章制度的影響。首先從管理觀念來(lái)看，中職學(xué)校作為我國(guó)職業(yè)教育體系的重要組成部分，在我國(guó)教育體系中的地位日益突出，要求學(xué)校在加強(qiáng)教學(xué)質(zhì)量的同時(shí)，同步建設(shè)檔案信息化建設(shè)等配套基礎(chǔ)設(shè)施，但從中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀來(lái)看，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)重視程度不足，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)進(jìn)度滯后，配套設(shè)施建設(shè)不足，嚴(yán)重影響了中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。其次，責(zé)任機(jī)制方面，檔案信息化建設(shè)屬于專業(yè)化系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目，需要中職檔案管理部門根據(jù)學(xué)校檔案管理制度梳理檔案管理流程，打通檔案信息管理和檔案資源開(kāi)發(fā)利用中的“癥結(jié)”，需要學(xué)校相關(guān)部門、人員的支持與配合，但從信息化建設(shè)實(shí)踐來(lái)看，由于信息技術(shù)能力不足、檔案使用需求表述不清等原因，檔案信息化建設(shè)過(guò)度依賴檔案管理部門，導(dǎo)致中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)成果與實(shí)際需求存在偏離、脫節(jié)等現(xiàn)象，對(duì)中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生不利影響。

2.3 人力、資金等保障條件因素

由于中職學(xué)校信息化專業(yè)人才缺乏，造成檔案信息化建設(shè)由檔案部門主導(dǎo)，缺乏專業(yè)技術(shù)人員提供專業(yè)技術(shù)支持和系統(tǒng)運(yùn)維服務(wù)，造成中職檔案信息化建設(shè)“先天不足”，并對(duì)系統(tǒng)上線后運(yùn)維保障工作造成不利影響。一旦出現(xiàn)系統(tǒng)故障，可能造成檔案信息化服務(wù)中斷。在資金投入方面，由于中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化建設(shè)重視程度不足，對(duì)檔案信息化建設(shè)資金投入持審慎態(tài)度，資金投入規(guī)模小、功能需求限于基本的檔案管理服務(wù)，由于資金投資規(guī)模小，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)缺乏前瞻性、系統(tǒng)性，當(dāng)出現(xiàn)新的功能需求時(shí)可能需要定制開(kāi)發(fā)新功能或重復(fù)建設(shè)新系統(tǒng)，造成資金浪費(fèi)和重復(fù)建設(shè)問(wèn)題。

3 中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)提升策略研究

針對(duì)上述問(wèn)題，中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)歸口管理部門應(yīng)從信息系統(tǒng)整體架構(gòu)建設(shè)規(guī)劃、完善制度體系建設(shè)、加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)和資金保障等方面入手。

3.1 合理構(gòu)建檔案信息化建設(shè)框架

中職學(xué)校檔案信息架構(gòu)建設(shè)應(yīng)綜合安全性、系統(tǒng)集成性、融合共享等要求，根據(jù)中職學(xué)校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)要求和信息系統(tǒng)建設(shè)架構(gòu)（圖1），按資源層、服務(wù)層、保障層、應(yīng)用層技術(shù)架構(gòu)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、檔案存儲(chǔ)、檔案服務(wù)等環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)交互與隔離，提高中職學(xué)校檔案信息系統(tǒng)的可靠性、安全性。資源層主要包括中職學(xué)校人事、財(cái)務(wù)、行政、教學(xué)、基建等部門產(chǎn)生的各類型檔案資料，通過(guò)與校內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)、OA系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)、電子簽章系統(tǒng)等對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化，建設(shè)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生。針對(duì)現(xiàn)存的館藏檔案資源，應(yīng)根據(jù)數(shù)字化需求分批次、分類別、逐步實(shí)現(xiàn)全檔案資源數(shù)字化歸檔存儲(chǔ)[5]；服務(wù)層主要包括網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)平臺(tái)等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是中職學(xué)校檔案信息化的基礎(chǔ)，中職學(xué)校檔案信息化應(yīng)以校園基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為依托，通過(guò)校內(nèi)網(wǎng)或OA系統(tǒng)平臺(tái)接口，打破檔案信息化建設(shè)中的信息孤島問(wèn)題[6]，實(shí)現(xiàn)中職檔案信息系統(tǒng)全局服務(wù)能力；保障層包括信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、身份認(rèn)證和權(quán)限機(jī)制等。中職學(xué)校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中，應(yīng)詳細(xì)規(guī)劃信息安全保障機(jī)制，校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供時(shí)可通過(guò)用戶名密碼和IP雙重認(rèn)證機(jī)制[7]，防止非法入侵。

3.2 完善制度建設(shè)，落實(shí)檔案管理責(zé)任

中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期性工作，信息化建設(shè)推進(jìn)過(guò)程中離不開(kāi)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的支持配合，因此，為保障中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)進(jìn)度、建設(shè)質(zhì)量，檔案管理部門可通過(guò)組織召開(kāi)專項(xiàng)工作會(huì)議，普及檔案信息化建設(shè)的重要性，強(qiáng)調(diào)檔案資源在管理決策、數(shù)據(jù)分析、教育知識(shí)管理、專業(yè)技術(shù)人才培養(yǎng)、校園文化建設(shè)等方面的突出作用，提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的支持配合度，保障中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)工作有序推進(jìn)。

檔案是個(gè)人信息、集體信息的重要載體。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，由于檔案網(wǎng)絡(luò)化管理程度不高，檔案信息傳播路徑單一，檔案信息相對(duì)安全。但在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，由于互聯(lián)網(wǎng)接入檔案信息管理系統(tǒng)，并經(jīng)網(wǎng)絡(luò)整理和傳播，如檔案信息安全意識(shí)薄弱，可能造成檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)中職學(xué)校造成重大損失。因此，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，中職學(xué)校應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)信息安全管理，建立健全檔案信息安全管理制度，規(guī)范檔案信息化管理和使用各環(huán)節(jié)工作，對(duì)違規(guī)使用、傳播并造成檔案泄露的個(gè)人、單位視其情節(jié)予以處罰或報(bào)送公安機(jī)關(guān)，以此確保中職學(xué)校檔案信息安全。

同時(shí)，為保障檔案信息化建設(shè)責(zé)任落實(shí)到位，歸口管理部門應(yīng)制定、完善檔案信息化建設(shè)制度，明確檔案信息化建設(shè)責(zé)任主體和責(zé)任范圍，并制定切實(shí)可行的獎(jiǎng)懲措施，以此激勵(lì)相關(guān)部門支持配合檔案信息化工作，規(guī)范檔案信息系統(tǒng)使用行為，為中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)提供制度保障。

此外，檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為確保檔案信息化建設(shè)實(shí)效，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)價(jià)值，確保檔案“應(yīng)收盡收”[8]，以此改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作存在的弊端，歸口管理部門應(yīng)建立健全紙質(zhì)檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)流程，明確歸檔范圍和歸檔周期，促進(jìn)紙質(zhì)檔案及時(shí)歸檔，實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校紙質(zhì)檔案和電子檔案“雙軌歸檔”。

3.3 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，保障資金投入

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)日益呈現(xiàn)專業(yè)化、前沿化發(fā)展特點(diǎn)，即新興技術(shù)應(yīng)用日益增加，信息安全風(fēng)險(xiǎn)保障和系統(tǒng)可靠性要求高，而中職學(xué)校普遍缺乏信息技術(shù)專業(yè)人才，尤其是前沿信息技術(shù)人才，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)先天不足，對(duì)檔案信息需求分析和新技術(shù)應(yīng)用分析前瞻性不足，容易造成檔案重復(fù)建設(shè)和資金浪費(fèi)問(wèn)題。因此，中職學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)信息化專業(yè)技術(shù)人才的招聘、選拔、培養(yǎng)和任用，優(yōu)先招聘和任用具有與檔案信息化項(xiàng)目相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人才，建立健全中職學(xué)校專業(yè)信息化人才隊(duì)伍，為中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)提供人才保障。

3.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入和人力保障

硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的前提，需要投入較大的資金用于購(gòu)買相關(guān)硬件和軟件系統(tǒng)，并在系統(tǒng)建設(shè)后需要投入一定的資金用于系統(tǒng)維護(hù)和管理人員繼續(xù)教育和培訓(xùn)，由此可見(jiàn)，中職學(xué)校檔案信息化管理工作需要投入大量的資金和人力。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為減少重復(fù)建設(shè)，中職學(xué)校應(yīng)遵循整體設(shè)計(jì)、整體推進(jìn)或分步實(shí)施的原則，即在條件滿足的情況下，一次性建設(shè)檔案信息系統(tǒng)，減少因重復(fù)多次建設(shè)造成的檔案信息系統(tǒng)集成度低、重復(fù)建設(shè)的問(wèn)題。當(dāng)情況不滿足時(shí)，應(yīng)在完成系統(tǒng)主要功能的前提下分步建設(shè)其他子系統(tǒng)，如檔案數(shù)字化識(shí)別、RFID射頻識(shí)別等系統(tǒng)，確保檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與中職學(xué)校需求、實(shí)際情況相適應(yīng)。

在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)完成并上線運(yùn)營(yíng)后，中職學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員配置和管理工作，開(kāi)展檔案信息系統(tǒng)日常性巡檢維護(hù)和周期性系統(tǒng)優(yōu)化工作，確保及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)存在的故障、安全漏洞等問(wèn)題，減少因硬件、軟件系統(tǒng)故障造成的系統(tǒng)服務(wù)中斷風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行可靠性，為中職學(xué)校利用檔案提供有效支持。

3.5 提高檔案管理人員信息安全意識(shí)

檔案管理信息化使檔案更容易復(fù)制和傳播，并增加了檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)增大，威脅中職學(xué)校檔案信息安全。在中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案管理人員安全意識(shí)直接影響檔案信息系統(tǒng)信息安全水平，如檔案管理人員信息安全意識(shí)薄弱，未能嚴(yán)格依據(jù)檔案信息安全管理制度和規(guī)范流程操作，可能造成檔案泄露，并引發(fā)嚴(yán)重的信息安全問(wèn)題。因此，在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，中職學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員信息安全知識(shí)教育，強(qiáng)化歸口管理部門和檔案管理人員信息安全意識(shí)，降低因工作失誤造成的檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)。

在檔案信息傳播載體方面，為防止數(shù)字檔案在傳播過(guò)程中被篡改，檔案管理人員應(yīng)對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行加密處理，如PDF文檔、Word文檔加密、加水印并添加“防寫(xiě)”“加密”等標(biāo)識(shí)，確保檔案信息傳播過(guò)程中被惡意篡改。在檔案信息安全管理體制機(jī)制方面，技術(shù)層面的防范措施只能夠起到預(yù)防、控制的作用，如缺乏有效的信息安全責(zé)任獎(jiǎng)懲機(jī)制必然造成信息安全責(zé)任缺乏有效的規(guī)制。針對(duì)該問(wèn)題，中職學(xué)校應(yīng)在建立健全檔案信息安全管理制度的前提下，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)排查、責(zé)任落實(shí)和責(zé)任追究，對(duì)提前發(fā)現(xiàn)并反饋、處置安全風(fēng)險(xiǎn)的個(gè)人，應(yīng)予以獎(jiǎng)勵(lì)。針對(duì)因責(zé)任心不強(qiáng)、工作失誤等原因造成的信息安全事故，中職學(xué)校應(yīng)視其情節(jié)嚴(yán)重性，依據(jù)信息安全管理制度和相關(guān)法律法規(guī)予以處置，確保中職檔案安全管理機(jī)制不斷完善，為中職學(xué)校檔案信息系統(tǒng)安全工作提供了良好的體制保障。

4 結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期背景下，檔案資源利用價(jià)值日益凸顯，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展和中職學(xué)校教育教學(xué)要求的必然舉措，也是提高中職學(xué)校檔案服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效率的重要路徑。在中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)中，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案管理需求合理確定檔案信息系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)，建立健全檔案信息化建設(shè)制度，加大人力和資金保障力度，提高檔案管理人員信息安全意識(shí)，確保中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)工作有序、穩(wěn)步推進(jìn)。