如何加強和規范煤炭企業差旅費的管理

張志紅

所謂“麻雀雖小，五臟俱全”，小小的差旅費在煤炭企業成本中的比重雖然并不大，但在企業采購、運輸、銷售、考察交流、職工學習培訓等各個環節必不可少，可謂是貫穿企業生產經營全過程。當然，企業會根據有關規定制定切合自身實際情況的差旅費管理辦法，對發生的各種類型的差旅費進行規范性約束，在一定程度上會達到厲行節約、反對浪費的效果。但也是正因為企業生產經營各個環節中都會有差旅費的出現，往往在差旅費管理上會出現各種各樣的瑕疵問題，筆者根據多年財務工作經驗，結合從事行業實際，對企業差旅費的管理工作現狀進行了剖析，為規范報銷差旅費的個性問題進行了梳理。

差旅費，顧名思義，就是公司職工臨時到常駐地以外地區公務出差所產生的各種交通費、住宿費及各種補貼等費用。為加強和規范企業差旅費管理，推進厲行節約反對浪費經營理念，企業會根據中央和國家機關差旅費辦法文件，結合本企業實際，在不突破中央和國家機關制定的差旅費標準的情況下，制定適合公司自身情況的差旅費管理辦法。

一、加強差旅費管理的意義

雖然每年差旅費的發生額在煤炭企業總成本中占比微乎其微，但其卻是可控費用的重要組成部分。加強和規范差旅費的管理是企業可控成本管控的重點工作之一，也是把控企業廉政作風建設的重要關口。需要公務外出的工作人員應嚴格按照工作計劃進行公務活動，從嚴控制出差人數、天數及差旅費規模。嚴禁在差旅活動中進行變相旅游、進行無公務目的及無實質意義的差旅活動、到異地單位間無實質內容的學習交流及調研考察活動。否則就不僅僅是在揮霍企業的差旅經費的問題，更是違反黨風黨紀、“四風”意識淡薄、從思想上未對廉潔奉公提高重視的表現。

二、目前差旅費管理的現狀

《公司差旅費管理辦法》對公司職工臨時到常駐地以外地區公務出差所產生的各種費用及補貼做出了詳細說明，并對國內各省市自治區的住宿標準上限作出了規定，且較為人性化的對旅游城市作出了淡旺季差別標準上限。

（一）下達預算指標，保證預算執行剛性

職工差旅費規模應符合預算控制的要求。財務部門依據年初各部門申報的各種差旅、業務交流及培訓學習計劃，通過對比最近兩年各部門差旅費實際開銷、部門人員變動、業務范圍變化以及行業環境形勢，科學地制定各部門的差旅費年度預算指標。差旅費預算指標一經下達，即制定了各部門差旅費支出限額，無特殊原因不得隨意調整，以保證預算控制執行有效。

（二）履行事前審批手續，確保先審批再外出

職工公務出差前應先辦理出差審批手續，由職工本人書面填寫公務外出審批單，由相關負責人審批同意后，上交主管部門備案，方可公務外出。嚴控事前審批流于形式，口頭批準或是電話批準等形式將會造成無據可查的情況。此外，應禁止先外出公務后補審批手續的情形發生。公務外出審批應嚴格控制出差天數、出差人數及出差地點，不得隨意借由公務之名延長出差天數，不得隨意變更出差地點，對未經批準擅自出差的人員公司將進行嚴肅處理。

出差員工選擇交通工具為飛機的，也應當提前履行審批手續。公司差旅費文件規定，出差人員乘坐飛機要從嚴控制，原則上異地出差不允許乘坐飛機，確因工作需要乘坐飛機的，應提前填報公務乘坐飛機申請表，并由公司總經理審批通過后才可乘坐。凡是不經批準擅自乘坐飛機的，其機票只能按相應職級乘坐火車的票價報銷，超額部分由個人自理。

（三）嚴格按規定審核差旅費開支，確保差旅費報銷手續完備

財務人員按照《公司差旅費管理辦法》文件規定，對差旅活動取得的原始票據進行嚴格審核。一是住宿費是否是在標準限額之內憑發票據實報銷;二是城市間交通費是否按乘坐交通工具的等級憑票據據實報銷;三是實行定額包干的伙食補助費、出差地市內交通補助費是否按規定領取;四是參加會議或是培訓活動是否有領導簽批的會議通知、培訓通知;五是核驗取得的發票是否真實有效;六是通過各種原始票據查看出差人員是否無故延長出差天數、變更出差地點。

三、差旅費管理過程中出現的一些問題

（一）傳統手工報銷模式下預算指標的使用效率有待提高

年初，財務部門會協同各業務部門針對本年差旅計劃及往年差旅費實際使用情況，聯合制定較為科學的差旅費預算指標，并下發至各部門。各部門單獨使用本部門預算指標，每月的預算指標剩余額度以財務部門上月末結賬后的記錄為準，導致預算指標剩余額度無法做到每日實時更新，加之報銷流程中的領導審批時間上不可控從而造成了差旅費積壓，對有些出差業務頻繁的部門在預算指標的把控上無法做到切實到位。部分相關業務部門瞻前顧后，影響了其出差計劃。有些部門可能對差旅費積壓未能及時報銷以及出差中的差旅費不可控等原因考慮不周，造成差旅費超出預算指標的情況。

（二）差旅費的監督管理容易被忽視

按照《公司差旅費管理辦法》規定，各部門對本部門的差旅費管理負責，財務人員對差旅費報銷進行審核把關，并會同審計部、紀委監察部等有關部門對差旅費管理和使用情況進行監督檢查。實際工作中，經審計部及紀委監察部負責的重點項目繁多，而差旅費報銷金額一般不大且是公務發生，故很少對差旅費管理進行專項檢查，差旅費違規報銷引起的腐敗作風容易被忽視。

（三）不同情況下的差旅費核算容易進入各種各樣的誤區

公司的差旅費核算主要責任部門是財務部門，主管差旅費報銷審核的財務人員不僅僅要熟悉會計準則及差旅費管理辦法，還需謹慎細致地對待每一筆差旅活動，確保費用核算計入會計科目無誤。稍有疏忽，便會走入各種各樣的誤區。

一是并非公司承擔的所有人員的差旅費都計入公司差旅費。有些財務人員會因疏忽而未辨別報銷差旅費的工作人員是否為本公司職工，而將所有的差旅費全部計入到企業所得稅稅前扣除的公司差旅費中。某些情況下，公司也需承擔本單位以外的業務往來的員工的差旅費，如合同內應承擔的審計人員、律師的差旅費、接待來訪的業務人員的差旅費等，這些人員的差旅費并不在公司差旅費范疇之中。

二是并非所有出差人員均可按照出差天數領取定額包干的伙食補助。《公司差旅費管理辦法》規定，到省內其他地市及外省、市、地區出差人員的伙食補助費按出差自然天數實行定額包干。公司本部職能部門從下屬單位借調人員協助工作的，一律不給發放伙食補助。工作人員外出參加會議、學習、培訓等，由舉辦單位統一安排食宿的，僅報銷往返途中伙食補助。

三是并非所有出差人員均可按照出差天數領取定額包干的市內交通費補助。公司差旅費管理辦法有規定，到公司所在地以外的城市出差時，市內交通費按出差自然天數計算按規定包干使用。市內交通費補助的領取依據出差人員的公務事由而定，差旅費管理辦法明確規定有些人員不適用市內交通費定額包干辦法。如：到基層單位（包括公司所在地以外地區）工作的人員;各種工作隊的人員;到外地參加會議、各種培訓、學習及脫產進修的人員;自帶交通工具、接待單位或其他單位免費提供交通工具的出差人員。這些人員可以憑票據報銷車站至目的地往返交通費。

四是并非公司所有人的差旅費用都計入到管理費用。財務人員應按照差旅人員所屬部門進行費用劃分，有管理職能的機關各部室的人員的差旅費計入到管理費用，生產部門的人員的差旅費應計入生產成本，輔助生產部門的人員的差旅費應計入制造費用，銷售部門的人員的差旅費應計入銷售費用，招標部門的人員差旅費應計入到其他業務成本。實際操作中應重點關注研發部門的人員差旅費，其中屬于為跑辦、完成研發項目而產生的差旅活動的費用應計入到研發費用，而其他未涉及研發項目的差旅活動產生的費用應計入到管理費用。各部門職工的培訓差旅費均需要在主管培訓的部門進行審核登記，財務人員應將培訓類差旅費計入到已計提的職工教育經費的支用部分。

五是并非所有的住宿費發票都能全額抵扣進項稅。企業經營活動取得的進項稅發票應該做到“應抵盡抵”，但是出差人員的超標準住宿費不能按照發票上的稅額全額進行抵扣。按照差旅費文件規定，出差人員的住宿費超出文件規定的標準限額部分由員工個人承擔，若將已由個人承擔超標準部分的發票進行全額進賬、全額抵扣進項稅是不合規的，應將個人承擔那部分住宿費的進項稅做進項稅轉出處理。

六是并非所有的機票、車票都能按照票款全價進行抵扣進項稅。財務人員收到的差旅費報銷單據的原始憑證中，機票、車票等應重點關注取得時間（2019年4月1日之后取得）、是否注明旅客信息，特別是出差人員信息應與出差審批單的出差人員一致，其次就是乘坐的交通工具是否超出相應的級別標準。對于超標準的機票、高鐵票等超出標準部分需要個人承擔，不能按照票據的全額進行抵扣進項稅，應按照公司承擔的票價部分按照適用的稅率進行計算進項稅。

七是并非所有的增值稅普通發票均不能抵扣進項稅。根據稅法有關規定，納稅人購進國內旅客運輸服務取得增值稅電子普通發票的，可以按照發票上注明的稅額進行進項稅抵扣，如ETC通行費、滴滴打車費，開具的電子發票購買方信息必須為本公司發票信息，財務人員應將電子發票的電子原版妥善留存。

四、加強和規范差旅費管理的幾點建議

加強和規范差旅費管理并不是一時的行為，而是持續貫穿每年的工作任務。煤礦企業人員結構較為復雜，那相應的涉及的人員差旅費也會是多種情形并存，為了加強差旅費管理，筆者依據自身的工作經驗，提出以下幾點建議。

（一）通過業務培訓，提高出差人員意識。加強和規范差旅費需要各個部門差旅人員的大力配合，并不是單純的財務部門、紀委監察部門等差旅費管理部門提出嚴格要求就能做到的。紀委監察部門可以通過多舉辦各種廉政從業、廉潔奉公的政治學習，提高出差人員厲行節約、廉潔自律的意識。財務部門可以通過辦公平臺、微信工作群等對各部門負責差旅費報銷的人員進行專項業務培訓，重點是對交通工具的選擇上限、不同省市的住宿標準上限、定額包干伙食補助及市內交通費的領取限制條件等。此外，差旅費報銷單的填寫看似簡單，卻是代表的一項差旅活動的開始與結束，詳盡的出差事由及行程記錄、交通工具記錄、車票費、各種補助補貼等都要記錄在報銷單上，一項都不能少，也不能存在涂改等情況。這些都應讓負責報銷的人員了然于胸，然后將各種文件規定傳達至該部門所有有出差業務的人員。

（二）通過業務交流，提高財務人員規范差旅費業務的能力。大多數的財務人員對差旅費報銷業務都是依據文件規定及財務經驗或是職業判斷，但是各項文件規定都不會細到各種突發情況，所以僅僅靠經驗及個人對管理辦法文件的理解，是不足以正確處理財務業務的。各子分公司的財務人員定期或是不定期進行業務交流是非常有必要的，每位財務人員都可以分享自己的經驗與不足、聽取別人的建議及經歷，針對文件規定有歧義的地方進行討論，商定較為理想的財務處理方法，進一步對差旅費業務核算進行規范管理。

（三）與時俱進，適時完善改進差旅費管理辦法實施細則。隨著經濟的飛速發展，各種政策的不斷推陳出新，公司的差旅費管理辦法也應該適時地與社會發展接軌。各省市的住宿標準、交通工具的選擇也應隨著全民生活水平的日益提高做出科學合理的調整，以備工作人員更積極地對待出差活動。比如出差員工如遇機票打折費用低于按規定等級乘坐交通工具的費用時，可以本著為企業節約成本的原則，選擇更加省時的乘坐飛機，此類情況可不用提供乘坐飛機審批手續，提供相關證明后憑票據報銷。

（四）引入商旅平臺，加強差旅費電子管控。企業員工出差的交通工具及住宿酒店等依托商旅平臺的大數據，不但可以按照出差時間選擇更優的出行工具解決出差人員的訂票難問題，還可以通過設置住宿標準上限，在出差員工不超標準上限的范圍內選擇與相應出差目的地的距離較近且較為舒適的酒店，更重要的是如果通過第三方平臺結算各種出差費用，提供的票據具備較高真實性，可進行線上辨偽，同時出差的員工無需由自己墊付各種資金，財務人員也可省去審核各種票據是否超標等繁瑣工作，使得出差費用得到更好的管控。

結 語

在持之以恒落實中央八項規定的時代背景下，加強和規范差旅費管理更應該具有持續性，對日常管理中出現的局部問題不斷地進行改進，對不同情形下出現的實際問題做到深化細化處理，為廉政作風建設添磚加瓦。