關于大數(shù)據(jù)環(huán)境下技術檔案電子化收集整理過程的研究

作者簡介：郭小燕，（1989-），女，漢族，河北省邯鄲市，助理管檔員，主要從事檔案管理工作。

摘要：在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案電子化已逐步成為趨勢，技術檔案作為工作人員的考核依據(jù)，規(guī)范化的管理及數(shù)字化同步變得尤為重要。本文以個人單位為例，加強技術檔案管理制度，引入先進數(shù)字化技術手段，針對收集并整理技術檔案過程中存在的問題，提出相應的解決方案。

關鍵詞：技術檔案;數(shù)字化;存在問題;解決方案

引言：為深入實施新時代人才強企戰(zhàn)略，夯實人才管理基礎，及時對職工進行監(jiān)督、檢查和考核，充分發(fā)揮高素質專業(yè)化人才隊伍中的重要作用，單位應將技術檔案資料管理納入工作范疇?，F(xiàn)階段，技術檔案數(shù)字化管理相對滯后[1]，存在未能及時同步將職工的工作經歷及工作業(yè)績等問題，收集并管理好電子技術檔案成為重中之重。干部技術檔案涉及范圍大，人員多，時間久遠等問題，本著對組織、歷史、職工高度負責的態(tài)度，技術檔案數(shù)字化的工作需要領導親自安排、部署，統(tǒng)籌好技術檔案管理工作力量，單位應組織專業(yè)的人員負責干部技術檔案收集的具體工作，同時安排專人對資料進行整理及相關問題的匯總，針對電子技術檔案收集及整理過程中的系列問題，有計劃、有安排、分批、分類予以解決，充分保證電子技術檔案的收取及整理工作按期高質量、高標準完成。技術檔案管理人員應緊跟時代潮流[2]，按照應提交的相關材料及相應政策，以此來推動電子技術檔案信息化工作的可持續(xù)發(fā)展。

1 技術檔案數(shù)字化必要性

人事檔案反映干部個人政治品質、學習經歷、工作經歷、專業(yè)素養(yǎng)等情況[3]，技術檔案作為人事檔案的補充和豐富材料，體現(xiàn)了職工的工作成長經歷，包括學歷變化、職稱晉升、職務任免、工作業(yè)績、工作經歷等。近年來，大數(shù)據(jù)化已經成為信息管理的重要方式，隨著2021年《中華人民共和國檔案法》的推行[4]，傳統(tǒng)紙質檔案的管理應用，已經不能滿足新時代檔案管理的要求，檔案數(shù)字化管理已成為必然趨勢[5]。單位內所有職工均需設置一份電子技術檔案，用于記錄各類人才的成長軌跡、職業(yè)生涯規(guī)劃和工作情況，便于單位對人才的實時管理、考核、激勵及懲罰，有效調動職工積極性，提高職工工作效率，加強單位對部門的管理及協(xié)調工作，合理制定下一步工作目標。

技術檔案電子化實現(xiàn)了網絡共享及保護作用，全面地降低了自然災害、意外災害等的威脅，穩(wěn)定的網絡系統(tǒng)及后臺完全可以承載技術檔案，也是對紙質檔案的保險備份。技術檔案電子化可以方便檔案的查詢，降低紙質檔案的使用頻率，減少紙質材料的翻閱次數(shù)，有效避免對紙質檔案內原始材料進行查閱、復印等行為，在最大程度上保護了原始資料，將紙質檔案的損毀程度降到最低[6]。同時，技術檔案電子化降低了檔案涂改造假的可能性，與紙質檔案相輔相成，互相印證，保障了材料的真實性。

2 收取技術檔案材料的要求及分類

2.1 收取技術檔案材料的要求

為保證材料真實有效，各單位負責人需將掃描材料與紙質材料進行核對。所有技術檔案需提交材料均須用電腦掃描或掃描全能王等掃描軟件進行掃描，不可手機拍照。經過檔案管理人員的會議討論決定選用jpg格式進行提交，根據(jù)系統(tǒng)提交要求單個圖片≤1M。從圖片的成像效果及保存方面考慮，pdf格式及jpg格式均能滿足技術檔案電子化的要求[7]，達到清晰無損保存的目的，雖然pdf格式相對jpg格式而言更加穩(wěn)定，但考慮后期涉及借閱及下載的問題，單位選擇以jpg格式進行提交，便于單頁材料下載，防止檔案內材料泄露。

2.2 收取技術檔案材料的分類

2.2.1 資質類材料

資質類材料包括學歷及學位證書、職稱及職業(yè)資格證明材料、從業(yè)資格證書、政治面貌證明材料、社會兼職證明材料、黨代表證等材料的掃描件。

2.2.2 榮譽及處分類材料

一般包括公司級及公司級以上單位榮譽證書掃描件及處分通知掃描件或原件電子版，包括勞模、標兵、優(yōu)秀共產黨員、三八紅旗手、技術能手、先進個人、競賽優(yōu)秀選手等。

2.2.3 成果類材料

成果類材料掃描件，包括科技進步獎、企業(yè)現(xiàn)代化管理創(chuàng)新成果、質量技術獎、專利、軟件著作權（應包含公司知識產權科出具的證明材料）、“五小”成果、講比項目獎、技術改進和合理化建議獎、職工先進操作法、職工創(chuàng)新成果等證書掃描件以及與項目配套的效益證明材料掃描件。

2.2.4 論文著作類材料

著作類材料：應包括作為主編、副主編參與撰寫的各類國內正規(guī)出版的書籍;個人或與他人合譯的譯作、譯本。

論文：包括在正規(guī)期刊刊發(fā)的論文和在會議中交流的論文，會議論文可包括論文集或會議獲獎證書。

2.2.5 職務任免類材料

職務任免材料掃描件，包括專業(yè)技術職務任職資格證書、技術職務聘任變動表、技術職務聘任紅頭文件、專業(yè)技術職務任職資格評審表等相關聘任材料、干部任免材料等，能充分體現(xiàn)職工職稱變動及人事任免情況。

2.2.6 總結類材料

總結類材料掃描件，應包括年度績效考核表、年度工作總結及其他總結類材料，主要用于考核職工年度或任職期間的工作表現(xiàn)。

3 材料收集及整理過程中存在的問題

3.1 材料保密性問題

由于技術檔案需提交材料涉及人事檔案內的部分材料，可能存在掃描過程中檔案內文件內容泄露及掃面完成后電子稿儲存和遺失的問題。

3.2 材料收集問題

材料收集一般會出現(xiàn)在兩個方面問題：

3.2.1 分管負責人收集技術檔案材料不及時，或者收集的材料不規(guī)范。

3.2.2 部分部門分管負責人未能及時進行材料掃描并下放材料整理通知，導致材料收集困難，進度緩慢，且出現(xiàn)部門內材料整理混亂不符合要求的現(xiàn)象。gzslib202204022237

3.3 材料完整性問題

所移交的材料必須完整，不能出現(xiàn)缺頭少尾的現(xiàn)象，并按照技術檔案材料移交流程進行材料的移交工作，根據(jù)技術檔案材料的收集和管理情況，建立收集制度，并對材料的收集進行嚴格的要求，材料完整性問題主要有以下兩方面內容。

3.3.1 材料缺失問題

⑴學歷學位材料的缺失

學歷材料不完整，例如：缺少某階段的學歷、學位證書掃描件，缺少某階段畢業(yè)生登記表、缺少某院校學位授予材料。

⑵入黨材料的缺失

入黨材料的不完整，例如：缺少入黨志愿書、入黨申請書、入黨轉正申請書、入黨志愿書、入黨政審材料或缺少加入其他黨派的相關證明材料。

⑶總結材料的缺失

總結材料不齊全，例如：缺少某一年度績效考核表;缺少部分年度總結材料。

⑷職稱材料的缺失

職稱材料不齊全，例如：已獲得高級職稱的職工，缺少初級、中級的職稱材料。

⑸干部任職變動材料的缺失

干部任職變動材料不齊全，例如：缺少干部任免審批表、單位呈報審批表。

3.3.2 材料內容缺失問題

材料提交頁面缺失問題：主要涉及資格證書編號頁的缺失，軟件著作權證明材料的缺失，論文內版權頁及目錄內容的缺失;材料頁面內容完整性問題：原材料缺少簽字或蓋章，導致材料無效。

3.4 提交材料不合格問題

3.4.1 材料掃描頁面存在的問題

⑴出現(xiàn)漏掃描、多掃描與重復掃描問題

所有圖片應清晰平整，現(xiàn)階段收取材料的過程中發(fā)現(xiàn)文件頁面存在大面積空白及陰影、頁面扭曲、掃描字跡模糊;部分技術檔案出現(xiàn)頁面折頁后字跡遮擋，頁面信息不完整的現(xiàn)象;技術檔案收集時不規(guī)范重復掃描后，導致重復提交;在掃描時，掃描人員為了追求掃描速度，容易多掃描或者少掃描;證書類等材料邊框缺失及其他類材料文字缺失等問題。

⑵出現(xiàn)掃描后的成像問題

掃描文件過大，超過系統(tǒng)提交最高范圍;采用圖片處理軟件導致圖片失真，圖像模糊等。

3.4.2 材料分類及命名問題

提交的材料未按要求分類或部分材料未能掌握具體類別，導致材料分類錯誤，出現(xiàn)材料放錯位置或重復性提交的問題。且文件未按要求進行命名，出現(xiàn)名稱過長或數(shù)字等無法準確體現(xiàn)文件內容的命名方式。

4 材料收集及整理過程解決辦法

4.1 材料保密性問題解決辦法

單位及各部門應成立技術檔案領導小組，單位主管領導親自負責此項工作，并配備專門負責人員，檔案管理部門需對單位及部門負責人進行統(tǒng)一培訓，詳細收集講解技術檔案的要求和具體步驟，通過培訓，進一步提高檔案管理相關人員對檔案重要性的認識，重點培養(yǎng)其嚴謹性、責任心，堅決做到對檔案內容不外泄、不討論、不更改。各部門負責人需對部門內人員的人事檔案內材料統(tǒng)一進行掃描，并將材料統(tǒng)一匯總整理，保證匯總過程中不經他人接觸。材料整理提交后，部門負責人需將所有掃描材料永久性刪除，切斷一切掃描材料可能泄露的途徑。

4.2 材料收集問題解決辦法

從收集材料的源頭開始，規(guī)定材料的提交范圍和內容，及時下達材料整理通知，并規(guī)定材料提交時間，嚴格督促部門分管負責人按時按序進行材料掃描。對材料收集整理過程中出現(xiàn)的問題進行收集，及時討論并給出相關處理方案。

4.3 材料完整性問題的解決辦法

4.3.1 材料缺失問題的解決辦法

干部聘任材料出現(xiàn)缺失的情況，可查調人事系統(tǒng)進查詢作證，并通過查閱人事檔案進行補充。

學歷學位方面，需根據(jù)個人學習經歷提供中專、大專、本科或研究生（包括碩士研究生及博士研究生）畢業(yè)證書和學位證書，如若學歷學位材料缺失，可查詢人事檔案內畢業(yè)生登記表及學位授予相關材料進行佐證。如未查詢到，可到學校檔案館復印相應的材料加蓋學校的公章，經辦人簽字，且根據(jù)需要提供學歷學位認證報告。

入黨材料以入黨志愿書或加入其他黨派登記表為主，缺失入黨志愿書的需按照黨委組織要求補填入黨志愿書或依據(jù)實際情況本單位黨委填寫情況說明放入檔案。

4.3.2 材料內容缺失問題的解決辦法

資格證書編號頁的缺失，需重新提交資格證書掃描件;軟件著作權證明材料的缺失，需結合軟件著作權證書到公司開具包含姓名及軟件著作權項目名稱等信息的有效證明材料和經濟效益證明;論文內版權頁及目錄內容的缺失，應重新提交補充，或提供知網、維普、萬方等三大網站的檢索頁。對于會議論文等無版權頁或目錄的文章無需提交相關材料，但在提交過程中要進行材料說明;針對缺少簽字或蓋章的材料，可以根據(jù)人事系統(tǒng)記載或檔案核實，根據(jù)情況進行補簽或出具證明。相關補充材料或證明，需第一時間進行歸檔，同時進行掃描上傳。

4.4 提交材料不合格問題解決辦法

4.4.1 材料掃描頁面存在的問題

⑴文件掃描過程中的問題

文件掃描過程中容易出現(xiàn)文件漏掃、多掃、重掃的現(xiàn)象，其主要原因包括以下兩方面：一是技術檔案整理工作不規(guī)范;二是掃描過程中掃描人員人為失誤。因此，必須在掃描之前做好技術檔案整理工作，檔案負責人員要檢查技術檔案完整性并簽字確認;掃描過程中，掃描人員要認真細致，從主觀上徹底消除掃描中因失誤而造成的漏掃、多掃和重掃的問題。

⑵掃描后文件成像的問題

所有文件均需提交原件掃描件，截取過程中保證材料頁面字數(shù)完整及清晰度，如出現(xiàn)圖片失真及頁面不完整等情況均需重新掃描提交。針對原件模糊或破損的文件，可以通過數(shù)字轉換技術手段進行處理，盡可能達到清晰完整的目的。

4.4.2 材料分類及命名問題

掃描提交過程中會出現(xiàn)文件分類錯誤，命名不清晰的情況。針對相關情況，單位負責人需建立文件模板，對所需材料進行嚴格分類并命名，命名應清晰體現(xiàn)對應文件的時間、內容等信息。所有文件應遵守分類+時間原則，按照同一模板進行命名，且同類別文件嚴格遵守時間順序排列，以方便材料信息的檢索及查詢，提高材料的利用率[8]，充分實現(xiàn)電子技術檔案的價值。gzslib202204022237

5 技術檔案管理要求

5.1 技術檔案管理人員的要求

檔案管理部門應對技術檔案管理人員進行專業(yè)培訓，相關人員應具有責任感、使命感及較高的檔案管理素質，深刻認識到檔案管理工作的重要性，且應接受上級部門及其他檔案管理人員的監(jiān)督[9]，嚴格遵守技術檔案管理要求，管理過程中實事求是，堅決做到不泄密、不篡改、不造假、不損毀檔案內所有材料。技術檔案收集過程中，檔案管理人員應對職工提交的電子材料逐一核對，保證所有材料信息完整一致、真實有效。

5.2 技術檔案管理制度的要求

技術檔案管理電子化技術相對落后，其管理制度不完善，管理過程中需明確檔案管理要求，制定具體標準。目前，國家檔案局已經發(fā)布了電子檔案管理規(guī)范的相關材料，單位檔案管理部門可以根據(jù)相關材料，制定單位內部檔案管理制度[10]。

由于人員變動導致檔案內總結及職務任免等材料易發(fā)生變動，針對相關材料應補充歸檔，各部門負責人應于職工入職當月為期建立技術檔案，并完成電子技術檔案的上傳。職工進行單位或部門變動時，職工所在部門應于一月內完成技術檔案的整理和交接工作。技術檔案交接時要形成交接記錄，負責人員做好登記，做到所有材料有據(jù)可依，電子技術檔案也需及時同步更新。對于單位內離職人員、退休人員等，部門內應建立人員信息臺賬，并及時對臺賬信息進行統(tǒng)計，更新，涉及人員技術檔案材料應由單位統(tǒng)一保存五年后登記銷毀。

對于企業(yè)檔案管理電子系統(tǒng)來說，安全性極其重要，其使用的網絡不得與外網連接，防止技術檔案內容外泄[11];電子檔案管理系統(tǒng)應嚴格遵守保密的原則，檔案查閱授權應具有針對性，僅對檔案管理人員及上層管理人員給予查閱權限。

5.3 技術檔案權限的要求

為便于檔案管理及信息更新，單位內各部門都應設置專門的管理人員負責新材料的整理及上傳工作，電子技術檔案系統(tǒng)應一對一開放權限，各部門負責人僅能擁有上傳更新本部門人員信息的權限，不得查閱其他部門人員信息，同時部門負責人不得下載系統(tǒng)內文件;單位內設置專業(yè)人員對接部門負責人，負責所有部門人員內容的核實及審批，若需文件下載，則需向上級管理部門或領導進行申請，通過規(guī)范的審批流程并登記，審批通過后，可臨時下放所需材料的下載權限，由單位負責人員統(tǒng)一下載。

6 結束語

國有企業(yè)技術檔案電子化管理的應用，可以有效提高人才管理工作的質量，為企業(yè)選拔高新人才打下了良好的基礎。在完善的電子技術檔案管理制度下，技術檔案管理人員的專業(yè)素質及責任心至關重要，在保證相關人員的專業(yè)性同時，完善的技術檔案電子化系統(tǒng)及穩(wěn)定的后臺必不可少。

單位本著認真、扎實、細致地開展職工技術檔案審核及數(shù)字化工作，通過文件掃描及整理提交，仔細總結技術檔案電子化過程中比較常見的問題，提出針對性強、切實可行的處理辦法，商定解決各類問題，有效提高了技術檔案電子化的效率，保證了檔案材料提交過程中材料的真實性及完整性。助推職工技術檔案管理工作的制度化、規(guī)范化和科學化水平，切實維護職工技術檔案工作的真實性、完整性和嚴肅性，從而促使技術檔案電子化管理工作有序進行。

參考文獻

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