高校教學資料檔案信息化管理的研究與應用

孫佳亮,劉鴻沈,尋博文,張思遠

(遼寧工業大學 電子與信息工程學院,遼寧 錦州 121001)

0 引言

高校檔案信息服務平臺的服務創新實質上是依賴層層遞進的資源對象與用戶為軸進行的頂層設計工作的結合設想[1]。傳統的檔案管理和服務方式由于技術落后、效率較低,已經難以適應時代發展對檔案工作的要求,很難滿足使用者對教學檔案服務工作的需求[2]。該系統是以《本科教學文件(檔案)管理辦法》為指導,按照檔案館、教務處、院(部)分級管理模式,設計的基于教學資料檔案管理的一體化應用平臺。用戶實現分級管理,教學文件歸檔分類設計清晰,教師用戶方便快速地按周期上傳相關電子文檔。同時,用戶對現有已經歸檔的紙質材料按存放位置統一錄入系統,快速檢索。可以應用二維碼技術,運用大數據等技術,對收集的教學文件進行分析,為教學督導和教學評估等提供輔助數據。

具體的研究內容如下:

(1)按照檔案館、教務處和學院分級管理,明確分管教學文件(檔案)工作的負責人,配備相應的專職或兼職的檔案管理人員,統一管理本部門的教學檔案。

(2)根據本科教學文件歸檔范圍,合理規劃多維度文件分類,便于檢索和查詢。

(3)實現文件圖片等電子資源文件分類上傳。

(4)實現文檔在線查閱和修改功能。

(5)錄入紙質文件存放位置,便于紙質材料查找。

(6)設立檔案借閱登記記錄,并可以及時催還。

(7)歷史數據分析可視化方式顯示。

1 系統設計

高校教學資料檔案信息化管理系統包括網站端和手機端兩部分,主要為教師和工作人員用戶提供服務,實現文件分類上傳管理等。

網站端功能模塊包括以下幾方面。

(1)數據管理:課程信息管理可以查看不同學院專業的課程信息。

(2)文件管理:根據部門分級展示文件信息,同時提供文件上傳至七牛云的功能,實現文件云存儲。

(3)借閱管理:由工作人員負責文件借閱登記操作,用戶可以查看借閱日志。

(4)系統管理:主要包括基礎數據信息管理,用戶、角色、部門、字典管理等。

2 界面設計實現

2.1 文件管理界面

文件管理模塊分為文件信息和文件分類兩個部分,用于規劃文件分類,便于檢索和查詢相應的文件信息。文件管理界面如圖1 所示。

圖1 文件管理界面

2.2 系統管理界面

系統管理的核心功能在于對用戶、角色和部門的管理,實現了檔案館、教務處、院級分級管理模式,教師用戶分配給不同的角色,實現數據權限控制。系統管理界面如圖2 所示。

圖2 系統管理界面

3 結語

該系統主要通過MVC 三層架構的設計、七牛云服務上傳文件等來完成系統。開發過程以瀑布+迭代的混合模型為指導,嚴格按照可行性研究、需求分析、總體設計、詳細設計、編碼和測試幾個階段進行。各個階段都要完成相應的文檔。程序設計采用多層開發模型,支持多人團隊開發,賦予每個工作人員不同的角色。團隊定期記錄工作的進展情況。該系統主要服務于教師和工作人員,實現文件分類上傳至服務器的功能,便于文件統一歸檔管理,系統管理員則負責統一管理全部數據,保證數據完整性,為學校提高教學管理水平提供決策輔助支持。