多措并舉 做好檔案工作

【摘要】檔案是學校各項資源的真實記錄，能夠全面反映學校教學管理、人員信息等方面信息，對于學校的發展具有重要的意義。做好學校的檔案管理工作不僅是學校發展的需求，也影響著學校的整體建設。鑒于當前檔案工作還存在一定的問題，不能夠適應時代發展的需求，本文從檔案工作中存在的實際問題入手，結合實際的工作經驗，多措并舉，探討如何做好檔案工作。

【關鍵詞】基礎管理；檔案工作；路徑分析

【中圖分類號】G632 【文獻標識碼】A 【文章編號】1007-4198（2022）01-211-03

【本文著錄格式】謝偉.多措并舉 做好檔案工作[J].中國民族博覽，2022，01（01）：211-213.

檔案工作作為基礎性工作，是其他工作得以展開的基礎和關鍵，直接決定了后續其他工作的順利開展。基于檔案工作的特點，在優化檔案工作時，必須要從時代發展的角度出發，采取積極有效的措施，全面加強檔案管理工作。另外，在優化檔案管理時，還應堅持“為人民服務、為社會服務、”的原則，服務于創新與加強社會管理，將檔案管理的相關工作滲透于學校的建設當中。因此，在檔案工作的開展中，需注重因地制宜原則，牢記檔案承擔的社會發展職責，結合檔案事業的發展觀，通過多樣化的措施，不斷夯實檔案管理工作，從而使檔案管理工作更加科學、有效，以更好地滿足新時代下檔案管理要求。

一、做好檔案工作的必要性

（一）是推動學校各項活動有效開展的必然要求

檔案工作作為一項基礎性工作，是實現國家發展、學校建設的必然要求。經調查研究發現，越是發達國家，針對檔案工作就越為重視。可以說，一個國家針對檔案工作的重視程度，是衡量國家發達與否、社會現代化程度的關鍵標準。我國偉大的科學家錢學森曾明確提出了檔案管理工作的重要性，認為情報、檔案、圖書資料各項工作，屬于近現代新興的一種不能缺失的職業，做好相關工作，不僅能夠使社會的精神財富讓每個人都能隨手采用以及調閱，而且還能形成一個高度的文明世界。因此，在當今社會中，檔案工作雖然只是一個服務性行業，但卻十分光榮[1]。基于此，針對檔案工作人員來說，唯有對檔案工作特點進行全面、深刻地認識，才能在具體的工作中逐漸形成一種良好的工作服務態度，形成正確的檔案服務思想和意識，最終加強檔案工作管理效果，充分發揮其價值。檔案工作具有極強的政治性較。首先，檔案工作屬于一項基本服務，檔案工作都是相應階段掌握的，服務于學校的實際需要的，其不僅體現在人事檔案上，在當前社會的各個方面都離不開檔案的記錄和管理。其次，對于檔案工作而言，其具備相應的機要性。檔案工作的機要性基本上是由檔案的性質所決定的，因此，在學校檔案工作中基本實施專人管理的機制。比如，檔案工作具體可以分為記錄、整理、歸類、保存、歸檔、銷毀等幾個方面，如果沒有專人管理，很容易造成檔案的查閱、歸檔等過程中產生混亂，導致重要的資料丟失，或是一些歸類錯誤，不容易快速找出想要的資料，同時，多人管理還容易使得檔案內容外泄。檔案工作者與接觸檔案與文件的人員都需具備相應的保密觀念，才能促使其具體的檔案管理工作中，自覺維護機密檔案。最后，優化檔案工作方式。基于檔案管理工作的科學性、管理性，檔案管理還是一門科學[2]。管理工作人員必須要在日常的檔案管理中，將成分復雜、數量龐大的檔案進行收集和整理，實施考證與鑒別，將檔案按照類別進行科學保管，以促使檔案可以準確、全面地被檢索，最終保障檔案的有效利用，充分發揮其應用的價值。因此，在優化檔案管理工作時，必須要關注具體的檔案管理方法，借助科學的管理方法，提升檔案管理質量，充分發揮其應有的價值。但就目前而言，我國在進行檔案管理時，受到多種因素的制約，依然存在管理水平落后的現狀。在這種背景下，想要推進檔案工作的現代化、科學化，相關的檔案工作者就需對檔案管理的相關工作經驗與教訓進行總結，對傳統化檔案工作的經驗進行批判繼承，并注重對外國的檔案工作的技術與經驗加強學習，從而使檔案管理工作更加有效[3]。

（二）加強檔案管理，保證檔案的整體性

檔案工作建立與發展可以從正反兩方面進行優化：第一，從檔案數量上來說，在加強管理時，必須要將所有的檔案進行歸納集中起來，妥善地進行保存，真正實現檔案的齊全；第二，從檔案管理系統上來說，應關注其維護，不斷提升檔案管理質量護[4]。在對檔案系統性進行維護的過程中，必須要關注檔案的歷史真跡，以及檔案的有機聯系，切忌采用人為的方式，將其割裂和分散開來；也不能將檔案隨意進行堆積，更不能隨意對其進行更改、勾畫等，以免降低和影響檔案的真實性；尤其是針對學校來說，檔案基本上都是分散在各個部門中，致使檔案在管理時出現了不完整、不系統的現象，嚴重制約了檔案價值的發揮。基于此，應立足于檔案科學管理的角度，確保檔案管理的數量，才能在此基礎上，構建更加完整、系統化的檔案聯系，真正提升檔案管理的有效性。檔案安全通常也包含了兩方面。第一，從物質上來說，在加強檔案管理時，應保證其本身不會受到破壞，確保檔案的安全，盡可能延長檔案的壽命；第二，從管理上來說，在加強檔案管理時，必須要保證檔案在管理的過程中，不會出現被破壞、失密等現象。如果檔案在管理時，出現了失密、丟失等現象，就會出現相同的壞作用，制約了檔案的價值發揮。檔案的安全與完整，二者通常是相互影響、相互聯系的。同時，檔案的安全與完整，既與學校的利益具有直接關系，又和學校建設和發展問題具有直接關系。因此從這一方面來說，檔案工作者還應該注重檔案的連續性和完整性，保證檔案的查找和保存。

二、做好檔案工作的策略

檔案是學校實踐活動的真實記錄和實際經驗的積累，隨著學校各項工作的開展逐步積累起來，高效、科學的利用檔案資源，可以提高學校的管理水平和行政效率，促進學校的建設和發展。同時，檔案的管理和應用也能夠揭示出事物的規律，為教育的發展和優化提供參考和借鑒[5]。因此，做好檔案工作要立足當前檔案管理中的問題，多措并舉，有效發揮檔案的價值。

第一，加強檔案工作人員的綜合素質。具體來說，基于檔案工作的特點，應關注工作人員職業道德、專業技能兩個層面的綜合素養：（1）遵守紀律、忠于職守。這是檔案工作者必備的素質與原則，檔案工作者需具備明辨是非以及政治洞察的能力，據實立檔，對相關的檔案條例嚴格遵守，對檔案的機密與真實性自覺維護。（2）時常學習，增強技能。信息技術背景下，檔案載體也展現出多樣化，磁介質檔案、光盤檔案等的廣泛運用，傳統化紙質檔案也逐漸朝著數字、電子、虛擬的檔案方向發展，需注重檔案管理逐漸朝著新技術研究與教育。比如，檔案專業人員需注重掌握自動化技術、網絡技術、通信技術、設備維護以及軟件開發的技術等。在具體工作當中，檔案工作者需注重自身知識的更新頻率，不斷積累與補充新知識，加強自身知識結構的完善，加強自身的專業技能，以此更好的適應當前檔案管理的形勢[6]。目前，科學理性化發展，對檔案工作者以及職業行為都有了新要求，其職業行為也更趨向于理性化與規范化，因此，構建規則性職業道德的體系，已經成了各個行業的需求。想要使檔案職業道德在其工作者和職業行為當中落實，相關部門就需經過規章、制度、守則等相關紀律對檔案工作者加以約束。通過相關條款，就能了解到檔案工作者需具備什么職業道德，并說出違反規定所造成的負面影響及相關處罰。

第二，增強宣傳力度，為檔案管理的相關工作開展營造良好氛圍。檔案宣傳的相關工作需與檔案事業的發展相適應，對新時期的宣傳形式進行深入研究，注重宣傳內容的豐富，通過宣傳力度的加大，促進宣傳實效的提高。傳媒形式逐漸變化，各檔案部門的實際宣傳方式也產生了較大的影響，需堅持原先的宣傳方法，注重宣傳形式的創新，促進宣傳內容的豐富，網絡、展覽、傳統媒體、講座、座談會等都屬于檔案部門必備的宣傳方式[7]。同時，隨著科技逐漸發展，現代化設備逐漸成了人們生活的一部分，因此，檔案部門也會發生相同的變化，需與檔案工作具備的特點相結合，開展家庭檔案、聲像檔案等各種知識講座，以實現檔案知識傳播的同時，更好的服務于群眾的需要，并形成檔案部門公眾的形象。

第三，健全檔案工作制度，規范檔案管理流程

以往的檔案管理工作，由于制度不健全，跟不上時代發展等因素，為檔案工作帶來了一定的困惑，影響了檔案工作的效率。因此，檔案工作也應該契合學校發展的實際需求，迎合時代的腳步，健全檔案工作制度，規范檔案管理流程。健全檔案工作制度是當前工作的重點，學校要從檔案管理、工作步驟、實施細則等方面對檔案制度進行優化，并在實際的檔案工作中進行制度的改進和完善，促進檔案工作的規范化、流程化和科學化，提高檔案工作效率。根據實際情況，對檔案工作的職責、范圍、權利和義務進行細化，明確檔案工作的方向，激勵員工的積極性，可以嘗試制定和實行“檔案工作人員職責”、“日常檢查與管理細則”、“檔案的存取制度”、“檔案銷毀制度”“檔案工作的獎懲機制”等，為檔案工作的順利實施提供保障。

第四，與檔案為善，與人為善。檔案職業具備的特殊性就是和檔案工作者對應的對象不僅有檔案，也有用戶。檔案的日常管理當中，檔案管理者是服務于檔案的，但在檔案利用過程中，工作者又服務于具體用戶。怎樣才能有效地服務于用戶，首先，需做到與檔案為善，檔案是為了運用而形成的，想要利用就需要保護，檔案只有得到保護才能夠更好的利用。第一，檔案屬于學校的財富；第二，檔案制作的材料都是物質的，而物質則是一成不變，而檔案材料在不斷的保存以及利用中，都位于時刻運動變化當中，因此，檔案制成的材料壽命通常是有限的，此時，檔案工作者就需做到精心與科學的管理檔案，以確保檔案的壽命延長。其次，需做到與人為善，服務第一。用戶作為檔案工作者服務的對象，不服務于用戶，檔案事業就會缺乏生命力。但是，檔案工作通常是繁瑣、不被他人所重視的，檔案工作者在該環境下工作，若無法做到自我約束，通常會和用戶形成相應的沖突與矛盾。因此，檔案工作者需注重自身服務意識的強化，注重自身合法權益的維護，及時開放與公布檔案，服務于檔案用戶，充分尊重用戶自身的隱私權以及知情權，從而確保檔案工作的順利完成。

第五，注重改革創新，實現檔案工作管理的現代化。（1）實現檔案管理信息化，并將其納入到規范化、科學化的發展軌道中。在對檔案信息化建設的過程中，由于其屬于系統性工程，一般會聯系到檔案工作的各個方面。基于此，檔案工作者需具備全局的胸懷，立足于新時代背景下檔案事業的發展高度，不斷加強檔案信息化建設，并促使其逐漸朝著規范化、科學化軌道發展。（2）加強檔案的信息化建設，促進檔案業務相關工作的開展。檔案信息化建設屬于全新的一項工作，需注重與時俱進，對檔案的信息化建設加強研究，積極探索其發展規律，通過信息技術具備的特點以及優勢充分發揮，促進檔案的基礎業務順利開展。（3）保證檔案的信息化建設質量與效益。檔案的信息化建設屬于長期的任務，其不僅難度高，而且工作量大。基于此，檔案工作者需注重其無私奉獻、不畏艱辛的精神發揚，明確檔案安全的前提下，促進檔案信息的運用查準率、查全率[8]。（4）注重電子文件與電子檔案的管理。隨著信息技術的發展，自動化辦公程度愈來愈高，需注重開拓進取的精神發揚，注重電子檔案與電子文件的具體發展狀況，并做好檔案的管理。學校也應該為檔案管配備相應的信息技術軟硬件設施，諸如掃描儀、電腦、大容量硬盤、刻錄機等等。將現代信息技術應用到檔案管理中，建立電子檔案，優化檔案存取的效率。同時，采取與學校檔案工作需求相匹配的管理軟件，推動檔案的信息數字化，發揮電子檔案的優勢，這樣才能夠更好的查閱和利用檔案資源，發揮信息技術的優勢。（5）采取異質備份的策略，制定防止檔案損失的應急預案。對檔案進行梳理，通過掃描、拍照等方式，將傳統檔案與現代信息技術相結合，并定期進行整理和備份，防止由于失誤、各種災害以及偶爾事件導致的檔案缺少，使得檔案的存儲不單單是紙質、實物的形式，而是采用數字化的形態存儲于網絡空間，實現檔案共享的同時，更好地發揮檔案的價值。

三、結語

綜上所述，檔案工作者需注重自身對于檔案工作的具體認識，做好相應的檔案工作，強化政治業務的學習，以促使檔案工作能夠服務于現代化建設。基于此，結合新時代的發展特點，學校檔案工作要與時俱進，采取先進的方法和理念，優化檔案的存取效率，促進檔案工作者的素質提高，創新工作新思路，從而使檔案事業有效促進經濟社會的發展。

參考文獻：

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[4]王雯旎.淺談做好新時代檔案安全管理工作[J].黑龍江檔案，2020（002）：75-76.

[5]田淑華.弘揚南下精神樹立正確的人生觀和價值觀[J].山東檔案，2012（002）：12-12.

[6]臧成剛.學習南下干部精神做檔案事業科學發展的鋪路石[J].山東檔案，2012，02（2）：14-14.

[7]王雯旎.淺談做好新時代檔案安全管理工作[J].黑龍江檔案，2020（002）：75-76.

[8]馬木生.提高認識準確定位——新形勢下做好檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務，2017（006）：115-115.

作者簡介：謝偉（1978-），男，山西新絳，副研究館員，中央黨校在職研究生，研究方向為檔案管理。